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Création d'un site Web et implantation d'un espace virtuel de formation à distance
Centre de Formation et d'Appui à la Décentralisation
Tunisia

The Problem

Existence d'un seul mode de formation: qui est "la formation en présentiel" des cadres et agents de l'administration centrale, régionale et locale, d'où les problèmes de coûts élevés, de disponibilité (aussi bien des formateurs que des formés), et parfois même d'inadéquation des formations dispensées avec les besoins réels et les attentes individuelles des participants…
La formation dispensée reste limitée dans le temps et dans l'espace: car la fréquence de l'organisation des sessions de formation reste tributaire des capacités organisationelles, matérielles et techniques de l'institution (le CFAD) ainsi que de la disponibilité des formés par rapport à leur charge de travail quotidienne au niveau de leurs postes de travail et l'accord de leurs supérieurs hiérarchiques.
La base des bénéfiçiaires ciblés par la formation reste également limitée dans le sens où la formation ne peut être généralisée et toucher, en même temps, l'ensemble, ou du moins le maximum de public cible, dans les délais souhaités à cause des contraintes organisationnelles sus- indiquées.
Méconnaissance des activités et des programmes de l'institution (la circulation ou la diffusion de l'information reste limitée aux supports écrits…)

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Diversification des modes de formation en exploitant les nouvelles techniques d'information et de communication
Rationalisation et diversification des méthodes andragogiques et d'animation des groupes (pédagogie numérique, messagerie électronique, forums, chatt, cours à contenu interactif et convivial, QCM et auto-évaluation…)
Rapprochement de la formation des bénéfiçiaires d'où un meilleur accès à l'information et à la formation dans l'espace et dans le temps, une réponse instantanée aux attentes et aux besoins réels des participants, économie dans les coûts d'organisation et de montage des actions de formation, une meilleure disponibilité des tuteurs et des apprenants,…)
Gestion automatisée des activités de formation et un meilleur feed-back (création d'une banque de données des questions/ réponses, une meilleure interactivité et communication entre l'institution et les apprenants et entre les apprenants eux-mêmes à travers le Web (identification des besoins en formation, l'information sur les activités et les programmes du CFAD, l'évaluation de la formation et de la qualité de la production pédagogique, …)
Elargissement de la base des bénéfiçiaires, un meilleur ciblage des participants et une diffusion plus large de la formation (espace virtuel de formation à distance ouvert à tous les agents de l'administration centrale et des collectivités locales).

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Cette solution de création d’un site Web et d'un espace virtuel pour la formation à distance (des cadres et agents des collectivités locales et centraux du ministère de l'intérieur et du développement local) a été conçue et initiée par le le CFAD lui-même dans le cadre du troisième projet de développement municipal financé conjointement par la Banque Mondiale (BIRD) et l'Agence Française de Développement (AFD). La réalisation et la mise en place de cette solution ont été assurées par un Bureau d'études spécialisé tunisien et avec la contribution d'un bureau de conseil canadien dans le cadre de l'assistance à maîtrise d'ouvrage au CFAD.
Le suivi de l'exécution des différentes étapes du projet a été réalisé par les équipes techniques du CFAD.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Ce projet s'inscrit dans le cadre du Programme Présidentiel visant à promouvoir l'administration électronique et l'amélioration des prestations rendues aux citoyens.
Cette solution entre également dans le cadre de l'appui à la professionnlisation du CFAD et de la diversification de ses modes et méthodes de formation au profit des cadres des collectivités locales afin de :
 Renforcer la décentralisation de la formation,
 Rapprocher la formation des bénéfiçiaires,
 Adapter la formation aux besoins et attentes des partiçipants,
 Rationaliser les coûts de la formation,
 Exploiter au mieux les nouvelles techniques d'information et de communication dans le domaine de la formation…

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Etapes de réalisation du projet relatif à la création d’un site Web et l’implantation d’un espace virtuel de formation à distance au CFAD.
 Identification du projet, fixation des besoins, constitution de l'équipe technique chargée du suivi des étapes de réalisation, Détermination de l'architecture et du Contenu du site
 Elaboration des termes de références et du cahier des charges et lancement de l'appel d'offres pour le choix du Bureau d'études spécialisé pour l'exécution du projet.
 Préparation du Contenu du site par les unités du CFAD (en langues arabe, française et anglaise)
 Réalisation, dans le cadre de l’assistance à maîtrise d’ouvrage au CFAD, d'une mission d’audit par un bureau d'études et de conseil Canadien. Cette mission a été effectuée par un expert en matière de formation à distance pour réaliser un audit/conseil sur la plate-forme de formation à distance à mettre en place ...À l’issue de sa mission, l’expert a validé les phases d’exécution du projet.
 Etablissement de conventions avec les formateurs et les chercheurs pour le développement, la mise à jour, et la conversion des cours en présentiel en cours sous format numérique (convivials et interactifs) destinés pour la formation à distance avec l'élaboration de leurs résumés.
 Achèvement de la préparation du contenu du site web en trois langues: française, arabe et anglaise.
 Acquisition des équipements informatiques nécessaires pour l’hébergement et le fonctionnement du site et l'implantation de l'espace virtuel de formation à distance.
 Validation du Site Web et de la plate–forme de formation à distance l'hébergement des cours numérisés.
Achèvement de la réalisation du projet et réception provisoire du site.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
 Ce mode de formation, la pédagogie numérique ainsi que la scénarisation des cours sont des notions nouvellement introduites dans la formation et auxquelles les différents intervenants ou acteurs doivent s'y préparer (auteurs, tuteurs, apprenants…)
 L'outil informatique n'est pas maîtrisé d'une manière identique par tous les apprenants au niveau des collectivités locales (logiciels bureautiques, messagerie et navigation à travers le Web…)

Afin de surmonter ces obstacles ou ces contraintes, le CFAD a réalisé plusieurs activités de sensibilisation au profit de tous les acteurs comme il focalisé la formation autour des thèmes préçités (environ 25% des actions de formation se rapportent aux thèmes de l''informatique et de l'administration électronique)

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Coût total de réalisation du Projet: 192.000 DT
Ce projet a été financé par le biais des fonds provenant de l'appui institutionnel au CFAD dans le cadre du troisième projet de développement municipal financé conjointement par la Banque Mondiale (BIRD) et l'Agence Française de Développement (AFD).
Les différents coûts de réalisation de ce projet se répartissent comme suit:
 Acquisition de matériels et logiciels informatiques appropriés pour la réalisation et la mise en place du projet :
 Acquisition d’un premier lot d’équipements et de matériels informatiques (serveurs, ordinateurs, switches, firewall et onduleur) pour un montant total de 31.100 DT.
 Acquisition d’un second lot d’équipements et de matériels informatiques (ordinateurs, imprimantes, tour de graveur DVD, équipement de connexion réseau, adaptateurs d'accès réseau sans fil…) pour un montant total de 28.350 DT.
 Réalisation par le bureau d'études- conseil canadien d’une session de formation-coaching au profit des cadres du CFAD en matière "d’initiation à la formation àdistance" avec un coût global de 9.300 DT.
 Création d'un site web et conversion des modules sur support numérique :
 Etude- diagnostic du projet: réalisée par le bureau d'études- conseil canadien dans le cadre de l’assistance à maîtrise d’ouvrage au CFAD avec un coût total de 12.800 DT
 Réalisation du projet par le bureau d’études tunisien avec un coût total de 70.200 DT.
 Conversion et scénarisation des cours destinés à la formation à distance : 40.000 DT
 Etablissement par le CFAD de conventions avec les formateurs pour tester la mise à jour et la conversion d'une première série de cours en présentiel sous format numérique.
 Conversion et scénarisation d'une seconde série de cours de formation à distance.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Cette initiative est durable et transférable dans la mesure où le site Web du CFAD constitue l'un des éléments les plus importants dans le système d'information de ce dernier. Il demeure un outil de communication ouvert, convivial et durable pour la communication et l'échange d'information entre les différents intervenants et acteurs dans le domaine de la formation aussi bien sur le plan local, régional, national et internaternational.
De même, l'easpace virtuel de formation à distance, qui est ouvert uniquement dans un premier temps aux cadres des collectivités locales et territoriales et ceux du ministère de l'intérieur et du développpement local, pourra être ouvert à l'avenir à d'autres bénéfiçiaires des différents départements ministériels, aux chercheurs et au grand public en général.
Donc, ce projet permettra au CFAD de s'ouvrir et de rayonner sur son environnement intérieur et extérieur…

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Les éléments clés qui sont à l'origine du succès de cette initiative se rapportent aux garanties suivantes:
 La nature du projet lui-même qui façilite l'accès à l'information et à la formation car c'est un projet pionnier, original et nouveau dans son genre dans la fonction publique en général, et dans le système de formation des agents des collectivités locales tunisiennes.
 La disponibilité dans le temps et dans l'espace des différents acteurs (auteurs, tuteurs, apprenants…)
 La réponse aux attentes et besoins réels et individuels des participants,
 Le contenu des cours numériques qui sont conçus d'une manière dynamique répondant aux besoins des bénéfiçiaires (thèmes très variés, questions/réponses, auto-évaluation, communication synchrone et asynhrone entre les acteurs…)

Contact Information

Institution Name:   Centre de Formation et d'Appui à la Décentralisation
Institution Type:   Public Organization  
Contact Person:   Salah Boussattâ
Title:   Directeur Général du CFAD  
Telephone/ Fax:   71.809.699
Institution's / Project's Website:   71.807.872
E-mail:   cfad.doc@email.ati.tn  
Address:   9, Rue du développement cité el Khadhra
Postal Code:   1003
City:   Tunis
State/Province:   Tunis
Country:   Tunisia

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