United Nations Public Service Awards Case Studies

Antes de la implementación de la Ventanilla Única de Comercio Exterior la situación de la gestión de los permisos, certificados, licencias y resoluciones para la importación y exportación de las mercancías en el Perú, era la siguiente:
• Los trámites se realizaban presencialmente en las entidades
• Los pagos de las tasas administrativas se realizaban únicamente en el Banco de la Nación
• Se desconocía el estado de los trámites
• El trámite se soportaba sobre los papeles
• Los plazos de atención -en ocasiones- se encontraban por encima de lo establecido en las normas
• No se contaba con un marco legal especifico para que los trámites de mercancías restringidas se puedan realizar por medios electrónicos

What is the initiative about? (the solution)
La Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) es parte de la estrategia para desarrollar, facilitar y simplificar el comercio exterior. LA VUCE es una herramienta informática para facilitar las relaciones entre el ciudadano y el Estado al realizar trámites vinculados al comercio exterior, el objetivo final que se persigue es integrar, simplificar, racionalizar y hacer predictibles los procesos y servicios de las instituciones del Estado que brindan servicios relacionados a este tema. La Ventanilla Única de Comercio Exterior se implementó el 20 de enero de 2010, inicialmente con 20 procedimiento administrativos de 3 entidades: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Ministerio de la Producción y la Dirección General de Salud Ambiental (DIGESA) del Ministerio de Salud, a la fecha en la VUCE se gestionan 61 procedimiento administrativos de seis entidades, además de las mencionadas anteriormente participan las siguientes entidades: Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID) del Ministerio de Salud, Servicio Nacional de Sanidad Agraria (SENASA) y el Instituto Tecnológico Pesquero (ITP). La Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) es una herramienta digital en la cual el usuario puede realizar en línea la totalidad de los trámites y pagos que se requieren para proceder con la importación y exportación de mercancías. Este servicio virtual está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana. La VUCE ya está operando con trámites de las principales entidades públicas y progresivamente incorporará más de 250 procesos administrativos de mercancías restringidas de las 17 entidades públicas involucradas. Esto es una manifestación tangible de la simplificación administrativa a través del gobierno electrónico que mejora substancialmente la competitividad del comercio exterior peruano. La VUCE posibilita pasar de procedimientos con gestión documental física a una gestión digital implica un cambio cultural al interior del Estado y en los propios ciudadanos, además del alto grado de coordinación que se requiere para hacerlo con varias entidades a la vez, sin embargo se justifica por las ventajas que se obtienen en economía, rapidez y eficiencia en la realización de los trámites vinculados a comercio exterior. Los beneficios tangibles para el importador / exportador son los siguientes: 1. El importador/exportador se ahorra por lo menos US$ 50 dólares cada vez que realiza un trámite para obtención de autorizaciones, permisos, licencias o certificados para la importación o exportación de mercancías restringidas. 2. Simplificación de trámites y disminución de por lo menos 30% del tiempo que demoraba atender las autorizaciones, permisos, licencias o certificados para la importación o exportación de mercancías restringidas. 3. Habilitación de un portal virtual para realizar los trámites con alta disponibilidad que le posibilita recibir los trámites las 24 horas y los 7 días de la semana. 4. El importador/exportador puede realizar desde cualquier lugar, todo el trámite (presentar solicitud, pagos, trazabilidad, responder requerimientos de funcionarios públicos, recibir autorizaciones, permisos, licencias o certificados), no tiene necesidad de trasladarse a ninguna entidad pública o privada. Los beneficios para las entidades públicas son las siguientes: 1. Mejora de servicios a las empresas y ciudadanos 2. Mejora la gestión en el riesgo de toda la cadena logística 3. Optimiza el control de trámites 4. Genera mayores niveles de eficiencia y eficacia dado que genera niveles satisfactorios de ahorro en recursos humanos.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
La Ventanilla Única de Comercio Exterior fue propuesta por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo (MINCETUR) el año 2007, e inicialmente la definición del proyecto fue desarrollado entre MINCETUR y la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) El desarrollo e implementación se gestiona mediante una Comisión Especial formada expresamente para tal fin, la cual es presidida por el MINCETUR, en la que participa como Coordinador Técnico la SUNAT y participan las siguientes entidades públicas y gremios empresariales: Presidencia de Consejo de Ministros, Ministerio de Economía y Finanzas, Ministerio de Transporte y Comunicaciones, Ministerio de la Producción, Ministerio de Salud –Dirección General de Salud Ambiental (DIGESA), Ministerio de Salud - Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID), Servicio Nacional de Sanidad Agraria (SENASA), Instituto Tecnológico Pesquero (ITP), Ministerio de Agricultura - Dirección General de Flora y Fauna Silvestre, Ministerio del Interior - Dirección General de Control de Servicios de Seguridad-Control de Armas-Munición y Explosivos de uso Civil (DICSCAMEC), Asociación de Agentes de Aduana del Perú (AAAP), Asociación de Exportadores (ADEX), Asociación Peruana de Agentes de Carga Internacional (APACIT), Cámara de Comercio de Lima (CCL), Sociedad de Comercio Exterior del Perú (COMEX PERÚ), Sociedad Nacional de Industrias (SNI), Autoridad Portuaria Nacional (APN), Gobierno Regional del Callao – Dirección Regional de Salud del Callao (DIRESA Callao), Ministerio de Defensa - Dirección General de Capitanías y Guardacostas del Perú (DICAPI), Ministerio del Interior - Dirección General de Migraciones y Naturalización (DIGEMIN), Empresa Nacional de Puertos (ENAPU), DP World Callao SA, Asociación Marítima del Perú (ASMARPE), Asociación Peruana de Agentes Marítimos (APAM), Asociación Peruana de Operadores Portuarios(ASPPOR).

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Estrategias de carácter político: 1. Conformación de una Comisión Especial para la implementación de la Ventanilla Única de Comercio Exterior, en la que participen los ministerios rectores en comercio exterior, simplificación administrativa y gobierno electrónico, las principales entidades públicas vinculados a mercancías restringidas, y los gremios empresariales 2. Designación de la Presidencia de la Comisión Especial de la VUCE al representante del MINCETUR, debido a su rol articulador entre el sector privado y público. 3. Designación como Coordinador Técnico de la Comisión Especial de la VUCE al representante del SUNAT, dado el reconocido nivel de avance tecnológico de SUNAT. 4. Asegurar el financiamiento de la VUCE mediante un Proyecto de Inversión Pública. 5. Inclusión del proyecto dentro de la política del Estado concerniente a la mejora de la competitividad. Estrategias de aspecto técnico: 1. Conformación de un equipo técnico al interior del MINCETUR –dedicado exclusivamente al proyecto- que coordinando con la Comisión Especial, desarrollo e implementó la VUCE 2. Coordinaciones permanentes entre el equipo MINCETUR y las entidades públicas participantes. 3. Coordinaciones permanentes entre el equipo MINCETUR y los gremios empresariales participantes. 4. Fortalecimiento de capacidades técnicas a los funcionarios de las entidades 5. Dotación de un equipamiento mínimo a las entidades para que interoperen con la VUCE.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Los estudios iniciales respecto al diagnostico, concepción y su definición en un estudio con las rigurosidades de un Proyecto de Inversión Pública del Sistema Nacional de Inversión Pública, se realizó en 14 meses. El diseño y construcción del sistema se inicio en octubre de 2009 y la primera versión operó desde julio de 2010. Las fases y cronología se podría resumir en • Estudios iniciales y diagnóstico: 4 meses. Enero 2007 – Abril 2007 • Concepción y definición de alcance de proyecto: 4 meses Mayo 2007 – Agosto 2007 • Elaboración y aprobación del Proyecto de Inversión Pública de la VUCE: Setiembre 2007 - Diciembre 2007 • Definición del Modelo General de la VUCE - Mercancías restringidas: Agosto 2007 – Febrero 2008 • Definición detallada de la solución: Mayo 2009 – Setiembre 2009 • Diseño, Construcción y pruebas del sistema: Octubre 2009 – Junio 2010 • Implementación de versión 1.0: Julio 2010

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Los principales obstáculos que tuvo que enfrentar la VUCE fueron los siguientes: Obstáculo: • Gestión de proveedores: Inicialmente se tuvo dificultades para que el proveedor conceptualizará y dimensionará adecuadamente el proyecto y sus interrelaciones. Solución: • Luego de 13 meses se tuvo que rescindir el contrato con el proveedor extranjero y se conformó un equipo local que ha diseñado, desarrollado e implementado la VUCE. Obstáculo: • Gestión de interesados: Múltiples intereses en juego Solución: • Definición clara de los objetivos del proyecto. • Conformación de grupos de trabajos multidisciplinarios • Negociaciones permanentes Obstáculo: • Deficiencias en la infraestructura tecnológica de las entidades públicas Solución: • Proveer de un equipamiento mínimo a las entidades • Comprometer a las entidades en una mejora progresiva de su infraestructura tecnológica • Vincular al proyecto con metas de competitividad para lograr mayor cooperación • Lograr el compromiso de las entidades con mejor infraestructura para que compartan, por ejemplo en el caso de comunicaciones y productos desarrollados. Obstáculo: • Otros proyectos –también prioritarios e importantes- en las entidades: Fundamentalmente para que las entidades destinen recursos humanos y presupuesto a sus compromisos en la VUCE Solución • Negociación permanente en base a lo prioritario que resulta la VUCE para el país • Desarrollo en entidades con recursos del proyecto • Agenda flexible de reuniones Obstáculo: • Elevada rotación en los funcionarios públicos Solución • Conformar en cada entidad un equipo para que varias personas conozcan las distintas áreas del proyecto

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Los recursos que se emplearon para implementar la iniciativa de la VUCE fueron los siguientes: • Etapa inicial de la VUCE (estudios iniciales y diagnostico): Realizada con consultores locales, aproximadamente $ 30,000 dólares provistos por la cooperación internacional. • Concepción y definición de alcance de proyecto y gestión inicial: Realizada por un consultor local, aproximadamente US$ 70,000 dólares, provistos por la CAF • Elaboración y aprobación del Proyecto de Inversión Pública de la VUCE: Realizada por un consultor local, aproximadamente US$ 10,000 dólares, provistos por recursos del MINCETUR • Definición del Modelo General de la VUCE - Mercancías restringidas: Realizada por dos consultores locales y un extranjero, aproximadamente US$ 90,000 dólares, provistos por recursos de la Cooperación de la Unión Europea • Infraestructura tecnológica (hardware y software base y de base de datos): aproximadamente US$ 1’800,000 dólares, provistos por la Cooperación de la Unión Europea y recursos del MINCETUR • Gestión del proyecto segunda etapa: A cargo de un consultor local, aproximadamente US$ 50,000 dólares, provistos por la CAF • Construcción, pruebas e implementación del sistema: aproximadamente US$ 1’400,000 dólares, provistos por recursos del MINCETUR Los fondos se obtuvieron como parte del Proyecto de Inversión Pública (presupuesto público), cooperación de la Unión Europea (la VUCE es parte del Proyecto UE-Perú / PENX-MINCETUR), cooperación de la CAF en la gestión del proyecto (se firmó un convenio entre la CAF y MINCETUR).

Is the initiative sustainable and transferable?
La Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE) es plenamente sustentable y transferible a otras realidades. Las razones de su sostenibilidad son las siguientes: • La VUCE genera reducción del costo logístico de la importación o exportación de mercancías restringidas. • La VUCE optimiza y mejora los procesos internos para la obtención de autorizaciones, permisos, licencias o certificados para la importación o exportación de mercancías restringidas • Se ha logrado un mayor compromiso de las entidades participantes y de sus funcionarios en la calidad del servicio • Se han racionalizado la exigencia de documentos para cada trámite • Se han virtualizado los servicios Las razones para su transferencia a otras realidades son las siguientes: • En los Encuentros Regionales de Ventanilla Únicas de Comercio Exterior, se evidencia que los problemas que enfrentas los países son los mismos a los que se enfrentó el país, antes de contar con la VUCE. A la fecha el caso peruano se está tomando como una referencia en los esfuerzos que realizan los países de la región. • Se han seguido todas las recomendaciones dadas por los organismos internacionales en materia de tecnología de información y comunicaciones, metodologías de desarrollo, definición de alcance, integración con aduanas, etc.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
La VUCE es una manifestación tangible de la simplificación administrativa a través del gobierno electrónico que mejora substancialmente la competitividad del comercio exterior peruano. La VUCE posibilita pasar de procedimientos con gestión documental física a una gestión digital implica un cambio cultural al interior del Estado y en los propios ciudadanos, además del alto grado de coordinación que se requiere para hacerlo con varias entidades a la vez, sin embargo se justifica por las ventajas que se obtienen en economía, rapidez y eficiencia en la realización de los trámites vinculados a comercio exterior. Los impactos de la VUCE son los siguientes: 1. Ahorro de por lo menos US$ 50 dólares por cada trámite para el importador exportador 2. 61 procedimientos administrativos de 6 entidades que se atienden en línea 3. Los importadores y exportadores tienen atención 24 * 7 4. Reducción del tiempo de atención en por lo menos 30% del tiempo. 5. Mejores servicios a las empresas y ciudadanos 6. Mejor gestión en el riesgo de toda la cadena logística 7. Optimiza el control de trámites 8. Genera mayores niveles de eficiencia y eficacia dado que genera niveles satisfactorios de ahorro en recursos humanos. Lecciones aprendidas: 1. A pesar de lo complejo que puede resultar la gestión de interesados es fundamental la participación del sector público y del sector privado 2. Es importante que se logren objetivos en plazos cortos para generar credibilidad y sentido de logro en los participantes 3. Es importante empezar con las entidades que tienen la mayor cantidad de trámites 4. Resulta fundamental soportarse sobre experiencias y productos ya probados, por ejemplo la autenticación con clave SOL o la pasarela de pagos de SUNAT 5. Es trascendental el rol de la cooperación internacional para el financiamiento del proyecto.


Institution Name:		Ministerio de Comercio Exterior y Turismo
Institution Type:		Government Department
Contact Person:		Luis Torres
Title:		Director Nacional de Comercio Exterior
Telephone/ Fax:		511 5136100
Institution's / Project's Website:
E-mail:		ltorres@mincetur.gob.pe
Address:		Calle Uno Oeste N 050 Urb. Córpac - San Isidro - Lima
Postal Code:		Lima 27
City:		Lima
State/Province:		Lima
Country:		Peru

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information