United Nations Public Service Awards Case Studies

Les systèmes de santé, à savoir la manière dont la promotion et l'accès aux soins sont organisés dans chaque pays, sont l'objet de contraintes importantes. Il s’agit notamment de garantir l’accès aux soins à toute la population, tout en maîtrisant les coûts que cela engendre. Les autorités manquent bien souvent de moyens ou d'outils de gestion capables de fournir une information complète et fiable indispensable à la prise de décision. C'est dans cette optique qu'a été créé l'Observatoire valaisan de la santé, avec pour mission principale la mise sur pied d'un système d'information permettant de produire en temps réel des données fiables et comparables.

En participant au Prix de l’Organisation des Nations Unies en matière de Service Public 2007, l'Observatoire valaisan de la santé espère non seulement contribuer à faire connaître ses activités, mais également susciter des initiatives similaires chez d'autres partenaires ou collectivités publiques, en Suisse comme ailleurs dans le monde.

Tout récemment, l'Observatoire valaisan de la santé a remporté le concours 2006 "Excellence dans les services publics", catégorie "Electronic Government" (http://www.excellence-public.ch), organisé conjointement par l'Institut de hautes études en administration publique (IDHEAP) de l'Université de Lausanne et la Société suisse des sciences administratives, pour son projet de système d'informations sanitaires (datawarehouse).

Ce concours est organisé depuis 2004 afin de mettre en évidence les pratiques novatrices et les réalisations de qualité émanant d'organisations publiques en Suisse. Le prix 2006 récompense les travaux menés par l'Observatoire valaisan de la santé dans le but de collecter l’ensemble des données relatives au système sanitaire valaisan et de les mettre à disposition des décideurs politiques, des autorités administratives et de tous les prestataires de soins.

Le jury du concours, composé de personnalités provenant de l'administration, du monde politique et scientifique, de la société civile et du secteur privé, a particulièrement apprécié la qualité des traitements statistiques, fondamentale à la difficile maîtrise du système et des coûts de santé en Suisse. Il relève encore la vision élargie de ce projet, avec l'intégration prévue de nouveaux acteurs (établissements médico-sociaux, médecine ambulatoire) et tient à souligner l'aspect exportable du datawarehouse dans d'autres cantons.

What is the initiative about? (the solution)
Contexte et objectifs Le système de santé valaisan a vécu ces dernières années une réforme de fond avec la réorganisation de ses établissements hospitaliers publics en réseau de compétences. Pour planifier et piloter efficacement ce réseau et fournir à la population valaisanne des prestations de qualité, un système d’information centralisé et complet était indispensable. C’est dans ce contexte que le Service de la santé publique du canton du Valais a souhaité, en collaboration avec les partenaires concernés, créer un observatoire de la santé chargé de collecter en temps réel l’ensemble des données relatives au système sanitaire valaisan, de les valider, de les rendre comparables et de les mettre à disposition des décideurs politiques, des autorités administratives et de tous les prestataires de soins. Ainsi, avec le soutien du Gouvernement valaisan, un nouveau système d’information sanitaire a été implémenté par étapes depuis 2001 dans le canton, en commençant par les données hospitalières. Le développement et l’harmonisation de l'informatisation des hôpitaux a permis la mise en place d’un système d’information produisant des données en temps réel, fiables et comparables. La deuxième phase, actuellement en cours, porte sur l’intégration de l’ensemble des établissements médico-sociaux (EMS) et des centres médico-sociaux (CMS) dans ce système d’information. Puis, dans une troisième étape, la médecine ambulatoire devrait y être associée. Les autorités et les prestataires de soins pourront alors disposer d’une vue globale de l’ensemble des soins délivrés à la population du canton. Contenu Le système d’information, ou datawarehouse, constitue un outil performant et novateur de traitement des données, permettant la mise en valeur optimale de l'information. Il présente le grand avantage de fournir sans délai les données les plus actuelles mises à jour quotidiennement, de manière anonymisée, structurée et consolidée. Ainsi, par exemple, il possible de connaître chaque jour le nombre de lits occupés la veille dans chaque établissement hospitalier, le taux d’activité de bloc opératoire, l’occupation du personnel, etc. Tous les domaines d'activité y figurent, notamment les diagnostics et traitements médicaux, les ressources humaines, les données financières et comptables ainsi que la gestion administrative des patients (admissions, séjours). Plus de 45 tableaux de bord et indicateurs sont produits régulièrement, calculés d'une manière uniforme, scientifique et cohérente. Ils sont mis à disposition de façon sécurisée par le biais de technologies modernes basées sur Internet. Utilisation et perspectives Cet outil est désormais devenu indispensable au pilotage et à la prise de décision en santé publique, ainsi qu’à la gestion quotidienne des établissements hospitaliers. Il permet également de conduire des études épidémiologiques et fournit les renseignements nécessaires au contrôle de la qualité des soins et de la prise en charge des patients. Avec les développements en cours (intégration des EMS, des CMS, puis de la médecine ambulatoire), les autorités et les partenaires du système de santé disposeront d’une vision globale et complète des besoins de la population du canton, permettant d’y répondre de manière appropriée et efficace. L’aspect exportable du datawarehouse offre des perspectives intéressantes de collaboration avec d’autres cantons, notamment en matière de comparaisons, voire même de planification.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
2003 Implémentation d'un prototype utilisant les données relevées de manière obligatoire pour l'Office fédéral de la statistique. Définition des droits d'accès, paramétrage des objets. Dès 2004 Implémentation par étapes des données provenant des systèmes source (système de gestion administratif et dossier patient informatisé) des hôpitaux publics valaisans. En premier lieu, ce sont les données relatives aux admissions et aux séjours (données socio-économiques, type d'assurance, etc), aux factures (montants, dates, rappels, etc.) et aux prestations (TarMed, laboratoire, etc.) qui ont été intégrées, avec une granularité allant jusqu'au patient (anonyme évidemment) Ensuite, fin 2004 – début 2005, la comptabilité financière et analytique (coût par cas), ainsi que les données relatives aux employés (taux d'activité, absences, etc.) ont été intégrées. Au niveau clinique, les prestations concernant la charge en soins du personnel infirmier (LEP) et l'activité des différentes salles du bloc opératoire des hôpitaux (taux d'occupation des salles, selon les heures de la journée et le type d'admission du patient - urgence, planifié, électif -, mais aussi selon le type d'intervention ou d'anesthésie) ont elles aussi été mises en valeur. Une partie "reporting opérationnel", soit une analyse du fonctionnement du datawarehouse (accès, hits, fréquence, performances, etc.) a été développée récemment, afin d'optimiser les tâches de gestion, d'éviter les goulets d'étranglement, etc. Le datawarehouse sert aussi désormais à générer chaque jour des rapports de secours (backups formatés) pour le dossier patient informatisé ou encore pour la division d'immuno-hématologie. 2007 Le datawarehouse recevra les données saisies par les médecins opérateurs (de manière similaire à ce qui est saisi par les anesthésistes). Un module, "StatOP", est développé actuellement dans le dossier patient. Dès 2007 et jusqu'en 2009, des données devraient être implémentées progressivement dans le datawarehouse, selon les modules mis en production dans les établissements médico-sociaux (EMS) et les centres médico-sociaux (CMS).

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
En 1999, L‘Institut de médecine sociale et préventive de l'Université de Lausanne remet au Département de la santé un rapport sur l’organisation des statistiques sanitaires en Valais. Il en ressort que les sources de données sont nombreuses, mais que les données sont disparates et peu comparables entre elles. En outre, ces données sont toujours vieilles d'au moins un an. Par conséquent, il existe peu d'indicateurs sanitaires disponibles en l'absence d'un véritable système d'information. Ce rapport recommande la création d’un Observatoire de la santé, chargé de rassembler, analyser, valider, rendre comparables et diffuser les données en temps réel et de renforcer les liens avec les institutions cantonales et externes disposant de données sanitaires. En 2000, L'Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne est mandatée par le Conseil d’Etat pour effectuer une étude sur la situation informatique des hôpitaux. Les conclusions font état de systèmes disparates et isolés, paramétrés de manière non coordonnée, centrés sur une gestion administrative. L'information qui en découle est partielle, lacunaire, peu homogène, parfois redondante et ne permet que très peu de comparaisons. Il s'agissait, pour reprendre une expression commune, d'un "cimetière de données" Ce deuxième rapport relève que l’Etat, par l’Observatoire de la santé, doit disposer, en temps réel, de tableaux de bord efficaces et performants, pour planifier et piloter. Les données doivent être centrées sur le patient, avec identification unique, cohérentes et homogènes, partageables et traçables. Suite à ces deux rapports d'experts, le Conseil d’Etat décide la création de l’Observatoire valaisan de la santé le 12 avril 2000. Le 7 juillet 2000, il convient de la mise en place par étapes d’un nouveau système d’information intégrant d’abord les hôpitaux, puis les établissements médico-sociaux (EMS= et les centres médico-sociaux (CMS), et finalement la médecine ambulatoire. Dans le cadre de la première étape, les hôpitaux se sont dotés d'un nouveau système d'information administratif, d'un dossier patient informatisé et d'un serveur d'identité (pour éliminer les doublons). Le datawarehouse (voir ci-dessus) de l'Observatoire valaisan de la santé est mis en place en parallèle, en intégrant les données provenant de systèmes opérationnels. En mai 2002, le concept d'informatisation des EMS et CMS est présenté par L'Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne au Service de la santé publique du canton du Valais. Le coût estimé de cette partie de projet était de 4 millions de francs. Le 10 novembre 2004, le Grand Conseil du canton du Valais accepte de prendre en charge la moitié des coûts de cette phase de projet, avec un crédit d'engagement de 2 millions de francs au maximum. L'autre moitié des coûts est supportée par les institutions bénéficiaires du projet elles-mêmes, selon une clé de répartition. Le message du Conseil d'Etat au Parlement fixe les étapes de réalisation et leur calendrier.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Outre les objectifs principaux de pilotage (par exemple pourquoi le budget du bloc opératoire a-t-il été dépassé au premier trimestre?) et d'aide à la décision (faut-il acheter une nouvelle IRM comme le réclame tel établissement?), les missions dévolues au datawarehouse comprennent également une importante partie épidémiologique (quel est le nombre d'hospitalisations pour des pneumonies acquises à domicile) et de contrôle de la qualité (le nombre de réhospitalisations après une cure de hernie inguinale par voie laparoscopique; ou le taux de patients sous bêta-bloquant après infarctus à la sortie de l'hôpital). Comme corollaire, un véritable système de benchmarking opérationnel peut se baser sur les fonctionnalités de cet outil (quel est le coût infirmier de mon hôpital pour un accouchement par voie basse par rapport aux autres hôpitaux valaisans?). Ainsi, la priorité a été donnée aux indicateurs qui relèvent de l'activité des établissements: analyse du nombre de patients admis et hospitalisés, nombre de journées passées à l'hôpital, de consultations, durée moyenne de séjour, utilisation des lits, etc., le tout ventilé selon une multitude d'axes, comme le type d'admission (stationnaire ou ambulatoire), les services de soins, la discipline médicale, le type d'assurance ou encore le type de soins (somatiques aigus, psychiatrie, réadaptation, etc.). Un certains nombre d'indicateurs connexes, mais néanmoins indispensables, complètent ces informations de base : délais de transmission des dossiers, délais et taux de facturation, indices de case-mix (lourdeur moyenne des cas), etc. Les objectifs prioritaires de maîtrise des coûts ont également nécessité l'analyse de plusieurs types de pratiques au sein du monde hospitalier, avec le but de les mettre en évidence de manière transparente et neutre, de les comprendre et de les rationaliser. L'Observatoire valaisan de la santé publie ainsi chaque mois le nombre et la nature des prestations fournies par les laboratoires ou les services de radiologie, en comparaison interannuelle ou sur une période donnée, tout comme le nombre de transferts dans et entre les hôpitaux. Les salaires représentant près de 70% des coûts totaux, des informations sont aussi mises à disposition des responsables des ressources humaines: nombre d'employés et d'équivalents plein temps (EPT), par département, compte salaire ou profession. Des indicateurs comme le taux de rotation du personnel, le taux d'absentéisme ou les motifs de départs des collaborateurs ont été mis sur pied. Les services médicaux et de soins sont également l'objet (et les bénéficiaires) d'une série de tableaux de bord périodiques. Ainsi, le personnel de soins, principalement infirmier, reçoit un compte-rendu de son activité sur la base des prestations saisies. L'activité des différentes salles du bloc opératoire des hôpitaux est elle aussi mise en valeur: le taux d'occupation des salles, selon les heures de la journée et le type d'admission du patient (urgence, planifié, électif), mais aussi selon le type d'intervention ou d'anesthésie, sont l'objets d'indicateurs spécifiques.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Les stratégies de développement du système d'information sanitaire valaisan dépendent en premier lieu du calendrier politique. Ainsi, comme indiqué plus haut, les décisions du Gouvernement cantonal en matière d'informatisation des hôpitaux ont permis la mise en place, de manière totalement intégrée, du datawarehouse. Une grande partie de son développement futur a été consolidée avec la décision de démarrer l'informatisation des EMS et CMS. Il en va de même, dans un futur plus lointain, du volet ambulatoire. La mise en réseau des hôpitaux publics a également déterminé la stratégie adoptée. En effet, la saisie des données n'a été rendue homogène qu'à ce prix. Or, des données source cohérentes et comparables permettent une consolidation qui aurait été bien plus difficile sinon. Néanmoins, la planification du projet a pu être faite de manière harmonieuse, tant la volonté et le soutien du Gouvernement valaisan était clair et sans ambiguïté quant aux finalités. Dès le départ, la construction du datawarehouse s'est basée sur deux idées force: la représentativité et la participation des partenaires impliqués dans les différentes étapes de développement. Ainsi, les spécialistes des différents domaines d'activité des hôpitaux ont pu soumettre leurs propositions, définir leurs besoins, choisir les priorités et enfin valider les résultats. Ils ont en outre pu décrire en détail le projet auprès de leurs collègues ou confrères, les rassurer, mettre en évidence les bénéfices et relayer leurs commentaires. Evidemment, selon les différentes phases de développement, la composition de ces groupes de travail a évolué, de nouveaux ont été créés et d'autres ont disparu. Il en sera de même avec les nouvelles phases à venir. De manière générale, l'approche qui a été privilégiée s'organise de manière "top-down", à savoir que les besoins du sommet de la hiérarchie (santé publique, hôpitaux) ont été pris en compte prioritairement. Cette approche a pour but de rapidement produire de l'information pertinente et utile à la décision. Le système s'est ensuite étendu aux niveaux hiérarchiques intermédiaires, qui avaient des besoins à la fois plus sectoriels et plus détaillés.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Le datawarehouse permet d'assurer la cohérence des données, leur historisation et leur sauvegarde, ainsi que d'éventuels nettoyages ou mises à niveau. En cela, il a mis fin à la situation dommageable qui prévalait auparavant et répond aux recommandations des experts (cf supra). Mis en production courant 2004, le datawarehouse de l'OVS s'impose aujourd'hui comme l'outil principal d'information et de pilotage pour la direction générale et le Conseil d'administration du Réseau Santé Valais (RSV). Les directions et les cadres des différents centres hospitaliers et établissements du RSV font également partie des utilisateurs, chacun selon ses droits et ses besoins. La direction et les collaborateurs du Service de la santé publique du canton du Valais, dans leurs tâches de contrôle, de planification et de prévention, bénéficient naturellement de cet outil. Dès la mise en œuvre, des groupes de travail interdisciplinaires ont réuni ces différents profils d'utilisateurs pour structurer leurs demandes et s'assurer qu'elles trouvent une réponse dans les développements du produit. Concrètement, chaque utilisateur accède au datawarehouse et à ses fonctionnalités par l'intermédiaire de son navigateur Internet. La partie "client" du datawarehouse ne nécessite donc aucune installation ni maintenance particulière. Une page d'accueil s'assure de l'identité du requérant (reconnaissance de l'adresse de la machine, nom d'utilisateur et mot de passe), puis autorise la connexion en mode sécurisé (les données envoyées et reçues sont cryptées comme pour les payements par Internet). Les utilisateurs externes au réseau informatique des hôpitaux bénéficient de surcroît de logiciels idoines assurant la sécurité de leur poste de travail (contre les virus, chevaux de Troie, cookies, etc.) avant toute connexion. L'utilisateur peut être soit actif (aller chercher l'information au travers du portail mis à sa disposition), soit passif (recevoir les rapports dans sa boîte à lettres électronique), selon ses disponibilités ou ses préférences. Un autre bénéfice important est le raccourcissement drastique du temps nécessaire à la mise à disposition de l'information. Actuellement, la plupart des données de la veille sont disponibles chaque matin, ce qui permet aux décideurs (politiques, gestionnaires) d'agir et plus simplement de réagir. Avec les développements en cours (intégration des EMS et CMS, puis de la médecine ambulatoire), les autorités et les partenaires du système de santé disposeront d’une vision globale et complète des besoins de la population du canton, permettant d’y répondre de manière appropriée et efficace.

Is the initiative sustainable and transferable?
Fin 2005, un rapport d'audit externe sur le projet Infoval a été rendu au Service de la santé publique du canton du Valais. Cet audit avait pour buts d'examiner l'adéquation entre les objectifs initiaux et les résultats, tant au niveau qualitatif que financier, ainsi que d'estimer la capacité de maintenir et de faire évoluer le système d'information une fois mis en production. Les conclusions de cet audit relèvent "la bonne réalisation des objectifs initiaux principaux, dans une enveloppe financière parfaitement maîtrisée, ce qui est exceptionnel pour un projet de cette envergure." Outre les considérations techniques, les recommandations du rapport portent en grande partie sur le développement de la communication et de la promotion auprès des utilisateurs et du grand public. Le rapport qualifie également le projet de "fédérateur et ambitieux" et souligne que malgré des moyens financiers limités et un contexte difficile (échec de projets précédents, faible culture informatique, réorganisations, etc.), la plupart des objectifs sont atteints (partie administrative : outils de gestion, de pilotage, de maîtrise des coûts, etc.) ou en passe de l'être (système d'information clinique), le tout dans le respect des normes et des lois. Il estime également que "dans un projet de cette envergure et compte tenu des comparaisons possibles à des projets similaires, il est illusoire de déterminer une réalisation finale à 100% des objectifs initiaux". Les auditeurs relèvent en outre que le retour sur investissement, de la part des mandants, consiste essentiellement en un "outil décisionnel stratégique majeur pour les hôpitaux et pour l'Etat" et "une prise en charge et un traitement des patients de meilleure qualité" avec "l'amélioration de la prescription et de l'activité médicale". En octobre 2006, un rapport de l'Institut de Médecin Sociale et Préventive de l'Université de Lausanne intitulé "Evaluation de l’impact de la transformation du système hospitalier sur la qualité des soins dans le canton du Valais" relevait que "le canton du Valais dispose actuellement d’un système d’indicateurs de la santé de la population et de la qualité des soins bien développé" et que "l’Observatoire Valaisan de la Santé en constitue la pièce maîtresse qui rassemble des données et indicateurs de diverses sources" pour conclure que "le canton du Valais est en avance sur nombre d’autres cantons suisses". La prochaine phase de développement intégrera plus de données issues du dossier patient informatisé (anamnèses, résultats d’analyses, etc.). Des fonctionnalités supplémentaires (création et modification de documents) pourront également être mises à disposition aux utilisateurs. Avec les développements en cours (intégration des EMS et des CMS, puis de la médecine ambulatoire), les autorités disposeront d’une vision globale et complète des besoins de la population, permettant d’y répondre de manière efficace. Ainsi, en faisant œuvre de pionnier dans le domaine de l'information sanitaire, le canton du Valais dispose désormais d'un outil moderne de pilotage pour son système hospitalier, réorganisé en réseau de compétences pour fournir, avec efficience, des prestations de grande qualité à sa population.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Une fois le principe du système d'information sanitaire acquis et son financement assuré, rares furent les difficultés concernant l'ensemble du projet. Ceci dit, compte tenu de la situation financière de la plupart des collectivités publiques, l'aboutissement du projet valaisan est pour l'instant unique en Suisse. La volonté manifestée dès le départ d'obtenir la confiance de tous les partenaires du projet n'a pas été un vœu pieux, mais n'a pas coulé de source non plus. Les oppositions, les inimitiés et les jalousies ont existé et existent encore, mais sans remettre en cause la voie tracée, ni les objectifs ou les moyens engagés. Un soin particulier a été mis dès le départ à s'assurer du strict respect de la législation relative à la protection des données. Tant au niveau conceptuel que technique, tous les éléments nécessaires à garantir la confidentialité et la sécurité des données ont été mis en œuvre. Associés à une communication claire et transparente, ces moyens ont permis d'obtenir la confiance de tous les partenaires du projet, le personnel médical et soignant en premier lieu. La multiplicité des données provenant de secteurs très différents (anesthésie, comptabilité, facturation, admissions, etc.) a constitué une source de complexité dans l'élaboration et la validation des indicateurs. Il n'a pas toujours été évident de disposer au bon moment des compétences de spécialistes de chacun de ces domaines: bien souvent, la collaboration se faisait "à bien plaire" et de manière ponctuelle. Cependant, l'usage a démontré que les utilisateurs acceptent d'autant plus facilement de s'impliquer lorsqu'ils bénéficient directement des développements dans leur travail quotidien. L'intégration de données externes (ou connexes) au réseau des hôpitaux publics valaisans est également problématique. Il n'existe pas de solution simple, en raison du fédéralisme helvétique qui permet à chaque canton de planifier son système sanitaire. Ainsi, les établissements externes au système sont gérés avec des outils paramétrés fort différemment les uns des autres. Une mise à niveau, avec une granularité fine, semble peu probable. Une intégration pourra donc se faire à un niveau d'agrégation plus élevé. Malgré ces quelques points d'effort et le travail qui reste à faire, rien ne permet aujourd'hui de prétendre que des choix différents auraient été souhaitables ou auraient permis de meilleurs résultats ou des économies.


Institution Name:		Observatoire valaisan de la santé
Institution Type:		Public Organization
Contact Person:		Jean-Christophe Luthi, Dr
Title:		Directeur
Telephone/ Fax:		+41 27 603 49 60
Institution's / Project's Website:		+41 27 603 49 82
E-mail:		jean-christophe.luthi@ichv.ch
Address:		Av. Grand-Champsec 86
Postal Code:		1950
City:		Sion
State/Province:		Valais
Country:		Switzerland

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information