BITACORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Mexico

The Problem

La bitácora es para efecto de la ley, un medio oficial y legal de comunicación, además de ser un instrumento técnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construcción o de prestación de servicios relacionados con la obra pública, regulando y controlando su ejecución. Ésta constituye el instrumento principal para registrar los asuntos relevantes que se presenten durante el desarrollo de una obra e incidencias en la obra.

Tradicionalmente, la bitácora se llevaba en papel, mediante una libreta que debía ser de un material resistente para un uso rudo, confeccionada con papel autocopiante y juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo número. Es responsabilidad del residente de obra, como representante de la institución contratante de la obra, tener la bitácora a su resguardo.

Llevarlas de esta manera, presentaba ciertas problemáticas, como lo son:
• Los extravíos frecuentes
• El acceso restringido de alguna de las partes
• Redacción poco clara y mala caligrafía en las notas
• Información poco confiable, no oportuna y sin utilidad

Para resolver estos problemas de oportunidad y de aprovechamiento de la información, Petróleos Mexicanos (PEMEX), entidad paraestatal del Gobierno Federal de México, desarrolló el sistema de Bitácora de Obra Pública, de la cual cedió posteriormente los derechos legales a la SFP, quien integró la BEOP que es la iniciativa materia de la presente nominación.

Los principales retos que había que enfrentar:
• Tener una cobertura total en las dependencias y entidades de la APF así como en las entidades federativas que realizan obra pública con recursos federales.
• Contar con la base normativa que garantizara la continuidad y uso del sistema informático de Bitácora Electrónica de Obra Pública.
Lograr un correcto uso del sistema que permitiera a corto y mediano plazo poder explotar datos en tiempo real de los acontecimientos suscitados en las obras, ya sea con un enfoque preventivo (de control) o correctivo (de fiscalización).

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
El sistema BEOP entró en funcionamiento en diciembre del 2009 y en poco más de 2 años se ha consolidado como una herramienta útil que beneficia a todos los involucrados en la obra pública en México: servidores públicos de la Administración Pública Federal (APF) y Entidades Federativas, empresas contratistas y superintendentes de construcción. A la fecha, el sistema cuenta con 201 dependencias y entidades de la APF así como las 31 entidades federativas dadas de alta; 18 mil 601 usuarios de la APF y de las entidades federativas); 26 mil 281 superintendentes de construcción registrados; 1 millón 113 mil 467 notas de bitácora firmadas; y 45 mil 949 bitácoras en sistema.
Entre los beneficios que da la BEOP a los usuarios del sistema, destacan los siguientes:
• 21 reportes globales para administradores.
• Opción para diseñar el reporte especifico requerido para consultor (instancias fiscalizadoras).
• Acceso vía Internet los 365 días del año y las 24 hrs. del día.
• Disponibilidad total de la información en tiempo real.
• Seguridad en el manejo de información.
• Asignación automática de fecha y folios.
• Cifrado de información.
• Plena validez jurídica, gracias al uso de la firma electrónica avanzada.
• Amplia transparencia, mediante el acceso de los usuarios a la información consolidada de toda la obra pública ejecutada con recursos federales.
• El sistema reside en un centro de datos de alta disponibilidad y seguridad.
• Cuenta con una mesa de ayuda que resuelve dudas técnicas y de uso.
• Su interfaz es muy amigable y los materiales de ayuda son dinámicos.
• Los requerimientos computacionales son mínimos y se puede acceder al sistema en cualquier computadora que cuente con Internet y Windows.

En materia de capacitación ha sido un éxito también, ya que desde el 2008 se han capacitado a 9 mil 079 servidores públicos, en 430 cursos. Los cursos se imparten por personal que se capacita dentro de un módulo especial creado para tal propósito en la BEOP.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Inicialmente la base del bitácora electrónica fue desarrollada por PEMEX, quien cedió la herramienta y sus derechos a la Secretaría de la Función Pública, para cumplir con el nuevo Reglamento de la LOPSRM al poner a disposición de las instituciones federales y estatales, un sistema de bitácora electrónica, que fuera común para todas las partes involucradas y que operara de forma eficiente e innovadora.
La segunda versión de este sistema, ahora llamado Bitácora Electrónica de Obra Pública (BEOP) involucró en su desarrollo a varias áreas de la Secretaría de la Función Pública, como lo son: la Unidad de Control y Auditoria a Obra Pública, la Dirección General de Tecnologías de Información, la Unidad de Gobierno Electrónico y Políticas de la Información, la Dirección General Adjunta de Difusión y Posicionamiento.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Se estableció un equipo de trabajo entre diferentes unidades de la Secretaría de la Función Pública, PEMEX, y algunas dependencias de la APF seleccionadas para la etapa de pruebas; al interior del cual se establecieron los objetivos y estrategias de la iniciativa.

El objetivo era proveer una herramienta informática que:
• Hiciera más eficiente y trasparente la ejecución de la obra pública en México durante su desarrollo.
• apoyara los trabajos de supervisión, control y revisión de las obras públicas que se lleven a cabo con cargo parcial o total a recursos federales,
• los registros de notas de la bitácora, se realizaran de forma ordenada, transparente y eficiente.
• consolidara la información de todos los ejecutores de obra pública con recursos federales, generando datos útiles y con valor para la toma de decisiones.

Las estrategias fueron las siguientes:

En el 2008:

• Inició el desarrollo de la Bitácora de Obra Pública para operar con medios remotos de comunicación electrónica (BEOP), y bajo la premisa de ser una plataforma que sirviera para el uso y manejo de toda la Administración Pública Federal.
• Se realizaron modificaciones funcionales a la primera versión desarrollada por PEMEX, ajustando factores de dimensionamiento, necesidades de infraestructura, adecuando la imagen institucional para su liberación en la APF, incorporando la seguridad del esquema de firma electrónica, así como la incorporación de niveles de administración, entre otras adecuaciones.
• Se formaron capacitadores para impartir cursos a dependencias y entidades de la APF.

En el 2009:

• Se desarrollaron políticas y lineamientos para operar la BEOP, así como guías, instructivos y manuales por perfil determinado.
• En este año entró en funcionamiento la BEOP para dependencias de la APF.
• Iniciaron los cursos de capacitación a dependencias y entidades de la APF en toda la República Mexicana.

En el 2010:

• Se implementó su uso para Entidades Federativas que tuvieran que ejercer obra pública con recursos federales.
• Inició la capacitación a todos los niveles requeridos dentro de las Entidades Federativas.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
En 2002 el Órgano Interno de Control realizó un diagnóstico de la obra pública en PEMEX Exploración y Producción, motivado por el elevado número de observaciones detectadas por las diversas instancias fiscalizadoras, detectando entre otros, un deficiente llenado de las bitácoras por parte del supervisor.

Se realizaron modificaciones a la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con las Mismas (7-jul-2005) y a su Reglamento (29-nov-2006), con lo que se reglamentó el uso de una bitácora de medios remotos de comunicación electrónica.

En 2005 se inscribió en el Registro Público del Derecho de Autor el Sistema de Bitácora Electrónica para la Obra Pública desarrollado por PEMEX PEP.

En 2006 se realizaron pruebas piloto en la Administración Publica Federal y la implementación en PEMEX y sus organismos subsidiarios de la Bitácora Electrónica de Obra Pública desarrollada por la entidad.

La transferencia legal a la SFP de la Bitácora Electrónica de Obra Pública desarrollada por PEMEX se realizó en 2007 en el marco del Programa de Transparencia y Rendición de Cuentas.

En el 2008 y a partir del diseño base realizado por PEMEX, la SFP inicia el proceso de desarrollo de la BEOP y comienza la formación de capacitadores en la Comisión Federal de Electricidad (CFE).

El 9 de septiembre de 2009 inicia el uso obligatorio de la BEOP conforme a los lineamientos que regulan el uso del programa informático para la elaboración, control y seguimiento de la bitácora de obra pública por medios remotos de comunicación electrónica, publicados en esa fecha en el Diario Oficial de la Federación.

En 2009 continúa la formación de capacitadores en 7 instituciones líderes en la APF (ASA, CAPUFE, CNA, IMSS, ISSSTE, SCT, PEMEX). Se crea la guía e instructivo del uso de la BEOP y se difunden de manera paulatina en la Administración Pública Federal.

El uso del programa informático del sistema BEOP, inició el 8 de diciembre de 2009, cumpliendo con el Art. 46, párrafo último de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, que establece que “en la elaboración, control y seguimiento de la bitácora, se deberán utilizar medios remotos de comunicación electrónica, salvo en los casos en que la SFP lo autorice” (DOF 28- may-09).

Al 2011 se tiene una cobertura de 201 dependencias y entidades de la APF, así como de las 31 entidades federativas del país.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
En un inicio el proyecto presentó atrasos debido a los continuos movimientos de Directivos en la SFP, lo que se reflejó en procesos muy largos de venta del proyecto y en una constante redefinición de estrategias.

Adicionalmente en la Dirección General de Eficiencia Administrativa y Apoyo a Buen Gobierno (DGEABG), área que inicialmente coordinaba el proyecto, no hubo el interés de los directivos para apoyarlo con recursos humanos, financieros ni tiempo.

Debido a los cambios constantes, demoras e indefiniciones, se perdió el interés de las instituciones líderes y no líderes en la APF, así como de los gobiernos estatales, que en un inicio solicitaban reiteradamente información.

Esto se solucionó con la toma de liderazgo por parte de la Unidad de Control y Autoría a Obra Pública, que contrató los recursos suficientes para asegurar que una vez trasferido el conocimiento y habilidades por parte de PEMEX, se atendieran eficaz y eficientemente los pendientes. Se redefinió el alcance del proyecto de acuerdo a las nuevas bases normativas e impulsó de nuevo, la difusión del proyecto.

Se involucró a la Dirección General de Tecnologías de Información, con lo que se logró eliminar la dependencia que se tenía del personal técnico de PEMEX.

Otro obstáculo fueron las dificultades tecnológicas que impedían llevar la bitácora por medios remotos de comunicación electrónica. El personal ubicado en las obras no contaba con Internet y los residentes de obra usaban deficientemente el sistema.

Para resolver esto, la SFP:
• Se reservó la posibilidad de autorizar el uso de la bitácora convencional cuando por virtud del sitio donde se realicen los trabajos existan dificultades tecnológicas que impidan llevar la bitácora electrónica.
• Promovió mejoras al sistema para que los requerimientos computacionales fueran mínimos.
Impartió capacitación y creo una mesa de ayuda que responde dudas técnicas y de uso.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Para esta iniciativa fue necesario contar con personal con perfiles especializados para la parte del desarrollo del sistema y la infraestructura de la herramienta. Para esa parte se contrataron cuatro personas bajo el esquema de honorarios, para dar apoyo a la UCAOP y la Dirección General de Tecnologías de la Información de la SFP, que lideraron el proyecto.

Dado que la UCAOP utiliza recursos del 5 al millar, ya que dentro de sus objetivos está la vigilancia, inspección y control de la obra pública realizada con recursos federales, y dado que la Bitácora Electrónica de Obra Pública es un instrumento de control en esa materia, los recursos financieros que se han utilizado en sus adecuaciones, implementación, difusión, mantenimiento y capacitación en su uso, desde que la UCAOP tomó el liderazgo del proyecto se han obtenido del 5 al millar.

Fue necesaria la participación de personal de diversas áreas de la SFP, durante el desarrollo, implementación, pruebas, capacitación, promoción, administración, mantenimiento y consolidación del mismo.

Como parte de la estructura actual de la UCAOP, se cuenta, en el mismo esquema de honorarios pagados con 5 al millar, con dos personas responsables de la mesa de ayuda, dos personas responsables de los procesos de capacitación a servidores públicos, y dos personas técnicas dedicadas al mantenimiento del sistema. Para estos conceptos se asignó en el 2011, la cantidad de 3 millones 498 mil 677 pesos como presupuesto para cubrir los gastos fijos y variables de estas personas contratadas.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
En el aspecto financiero, la iniciativa se mantiene por recursos del 5 al millar, que son los recursos que de acuerdo al artículo 191 de la Ley Federal de Derechos, son destinados para la vigilancia, inspección y control en materia de obra pública. Esto significa que los contratistas con quienes se celebren contratos de obra pública y de servicios relacionados con la misma, pagarán un derecho equivalente al cinco al millar sobre el importa de cada una de las estimaciones de trabajo, mismo que podrá ser utilizado por la SFP de acuerdo a las leyes vigentes en la materia.

Operativamente, el 8 de diciembre del 2009 se hizo obligatorio el uso obligatorio de la BEOP, por lo que todos aquellos que realicen obras públicas, así como de los servicios relacionados con las mismas son sujetos obligados a su manejo tanto de la Administración Pública Federal como las entidades federativas, los municipios y los entes públicos de unas y otros, con cargo total o parcial a recursos federales, conforme a los convenios que celebren con el Ejecutivo Federal.

Con base a lo anterior, actualmente, los usuarios cargan la información en el sistema, desde el administrador local quien captura y verifica en la BEOP, los datos de los contratos de obra pública y de servicios relacionados con las mismas y la información relativa a las altas, bajas y cambios de residente, supervisor, y superintendente de construcción.

Del mismo modo monitorea el uso de la BEOP por parte de los usuarios de su Dependencia o entidad Estatal o municipal, exclusivamente para visualizar sesiones y cantidad de notas por usuario, por contrato o por área.

Los usuarios finales (Residente y Superintendente) crean la bitácora y asientan sus notas para dar las instrucciones pertinentes y recibir las solicitudes que formule el contratista.

De esta manera y bajo las reglas de la BEOP, se da a conocer con amplitud los proyectos, normas de calidad y especificaciones de construcción, catálogo de conceptos o actividades de obra, programas de ejecución y suministros, incluyendo los planos con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construcción y normas de calidad, bitácora, convenios y demás documentos inherentes que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos.

Dicha información es supervisada, controlada y auditada por la SFP.

Actualmente el sistema BEOP es utilizado por 201 dependencias y 35 sectores de gobierno y organismos de las entidades federativas, lo que demuestra que dicha iniciativa ya se ha reproducido a nivel nacional.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
La BEOP facilita la extracción y aprovechamiento de la información para la toma de decisiones y mayor eficiencia y eficacia de la obra pública, apoyando la transparencia, control y seguimiento en la ejecución de la obra pública, ya que hace eficiente y transparente la ejecución de la obra pública en México, ya que evita el ocultamiento de información y brinda valor a los datos contenidos en la bitácora.

Con la BEOP se combate la corrupción y se evita la alteración de registros; da certeza del llenado de la bitácora en tiempo y forma, lo cual mejora el seguimiento de obra y su auditoria.

Se tiene la información en línea oportunamente y además permite la obtención de indicadores para detectar oportunamente, posibles desviaciones en la ejecución de las obras.

Su manejo y aprendizaje es sencillo y los usuarios tienen acceso a capacitación, manuales de usuario y ayuda vía telefónica y por correo que les permite el uso correcto del sistema.

El sistema garantiza la inalterabilidad de la información que se registre por medio de la FIRMA ELECTRONICA, emitida por el SAT, como medio de identificación electrónica.

Contact Information

Institution Name:   SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   JUAN PARATORE GARCIA
Title:   Ingeniero Civil  
Telephone/ Fax:   55 2000 3000 ext. 4049
Institution's / Project's Website:   http://beop.funcionpublica.gob.mx/bitacora/
E-mail:   jparatore@funcionpublica.gob.mx  
Address:   MIGUEL LAURENT NO. 235
Postal Code:   3100
City:   MEXICO
State/Province:   DISTRITO FEDERAL
Country:   Mexico

          Go Back

Print friendly Page