Language:
Search
 
EXPRESS AUTOR
INSTITUTO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR
Mexico

The Problem

En México el Instituto Nacional del Derecho de Autor es la autoridad administrativa en materia de derechos de autor y derechos conexos, es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Educación Pública, que entre sus funciones se encuentra llevar el Registro Público del Derecho de Autor.
El Derecho de Autor es el reconocimiento que hace el Estado en favor de todo creador de obras intelectuales, en virtud del cual otorga su protección para que el autor goce de prerrogativas y privilegios exclusivos de carácter personal y patrimonial.
El Registro Público del Derecho de Autor tiene por objeto garantizar la seguridad jurídica de los autores, de los titulares de los derechos conexos y de los titulares de los derechos patrimoniales respectivos y sus causahabientes, así como dar una adecuada publicidad a las obras, actos y documentos a través de su inscripción.
La Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, cuenta con un archivo considerado de los más grandes de la Secretaría de Educación Pública, resguarda cerca de dos millones de obras con sus respectivos expedientes, que datan de 1867 a la fecha, se encuentra respaldado y organizado en tres sistemas informáticos SINDAUTOR, SISARCH y SIDD.
Este archivo está reconocido además de sus dimensiones, por sus características documentales en el cual se encuentra plasmada la historia cultural y artística de nuestro país, siendo único en su clase y tipo dentro de la República Mexicana.
En virtud de la importancia que reviste el uso y explotación de las creaciones intelectuales para la cultura y el progreso económico de nuestro país , el Instituto se dio a la tarea de mejorar el servicio que brinda a los autores para que registren sus obras, considerando que el plazo de respuesta a las solicitudes es de 15 días hábiles en su trámite normal, a partir de la recepción de la solicitud y en ocasiones no siempre era favorable su respuesta pues en algunos casos ameritaba algún requerimiento, esta situación ponía en desventaja a los autores y principalmente aquellos que provienen del interior de la República pues esto les generaba realizar diversos gasto económicos, además algunos llegaban a contratar los servicios profesionales de algún despacho, gestor o intermediario y algunos de ellos demoraban aún más la gestión del trámite con fines de lucro en su perjuicio, cobrándoles costos muy altos por la entrega de su certificado.
Posteriormente, se hizo imprescindible realizar diversos análisis y diagnósticos al interior del Instituto para buscar mecanismos que resolvieran esta problemática, dando origen a realizar una reingeniería del proceso, además considerando el tiempo que los autores dedican a la creación de sus obras y el tiempo que les tomaba acudir al Instituto a registrar su obra, se implementó un proyecto piloto denominado Express Autor, mismo que se puso en marcha en septiembre de 2008, brindando atención el mismo día a todas aquellas solicitudes presentadas por el mismo autor y que sea titular de los derechos patrimoniales.
Así en enero del 2009, el INDAUTOR implementa formalmente el servicio denominado Express Autor.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
El servicio Express Autor consiste en la atención inmediata y gestión de las Solicitudes de Registro de Obra y el otorgamiento el mismo día del Certificado de Registro de Obra, siempre y cuando la solicitud sea presentada de manera personal por el autor y titular de los derechos patrimoniales de la obra en las instalaciones del Instituto Nacional del Derecho de Autor.
Para ello, se seleccionó un grupo de personas eficientes y con amplia experiencia y los conocimientos técnicos especializados necesarios para participar en el proceso de gestión de las solicitudes de registro de obra que se presentaran a través del trámite Express Autor, y con ello asegurar la atención eficiente, pronta y expedita a todos los autores.
Los requisitos del sistema Express Autor son mínimos y muy fáciles de cumplir:
1.- Presentar por duplicado el formato de solicitud de registro de obra debidamente requisitado.
2.- Anexar dos ejemplares idénticos de la obra en el soporte material que el autor elija.
3.- Adjuntar el comprobante original del pago de derechos, actualmente por la cantidad de $177.00, el cual puede ser realizado en cualquier sucursal bancaria del país, mediante la hoja de ayuda establecida para dicho pago.
La solicitud de registro de obra y la hoja de ayuda para el pago de derechos se encuentran disponibles en forma electrónica en el portal del Instituto (www.indautor.sep.gob.mx), en formatos PDF y JPG para su impresión y en formato WORD para su llenado desde la propia página si así se desea. De igual forma, el mencionado formato puede obtenerse en forma gratuita en el módulo de información ubicado en la planta baja del edificio sede del INDAUTOR o utilizar el Kiosco informático para el llenado de la solicitud e impresión de la hoja de ayuda para el pago correspondiente.
El autor debe presentarse en la ventanilla de atención al público, en un horario de 9:30 a 12:30 h. y entregar sus documentos y obra.
En virtud de lo anterior, se indicará al autor que regrese el mismo día entre las 14:00 y las 15:00 h, a recoger su Certificado de Registro.
Resultados e indicadores
1.-Reducción del tiempo de respuesta, de 15 días hábiles a 1 día.
2.- Se aplica semestralmente una encuesta para evaluar los atributos de calidad del servicio e identificar acciones de mejora.
3.- Mensualmente se evalúan sus resultados a través de indicadores, al mes de noviembre de 2011 se han atendido y entregado 6,527 Certificados de Registro de Obra, lo que significa un avance real del 127.5 % con respecto a su meta anual que es de 5,119 registros de obra.
4.- Cada año se imparten cursos de capacitación sobre el Registro de Obra de manera gratuita a los usuarios.
Con esta acción se beneficia, además de los autores creadores de obras nacionales y extranjeros, a los artistas intérpretes y ejecutantes, productores de fonogramas, productores de videogramas, industrias creativas tales como editores de libros, disqueras, televisoras, industria cinematográfica y empresas dedicadas al comercio informático, en el ámbito nacional y extranjero.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Se partió de ideas originales de la Dirección General del Instituto Nacional del Derecho de Autor, con la participación del equipo de trabajo de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, complementadas con las necesidades y requerimientos de mejorar el servicio por parte de los autores, mismos que lo manifestaban en las encuestas de evaluación del servicio. En 2011 se llevaron a cabo dos encuestas para conocer las necesidades y requerimientos de los usuarios de Express Autor, esto último ha sido la clave del éxito del proyecto, ya que con ello hemos obtenido una mejora continua en el servicio.
También participo una ONG tendiente a darle voz a los ciudadanos-usuarios, para detectar áreas de oportunidad a través de un Monitoreo ciudadano. Este monitoreo se realizó la semana del 30 de agosto al 3 de septiembre de 2010.
Cabe destacar las sugerencias, comentarios y recomendaciones del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Educación Pública, para hacer más eficiente el Servicio de Express Autor.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Objetivo general
Brindar certeza y seguridad jurídica a los autores mediante la inscripción y registro de sus obras el mismo día de su solicitud, y con ello promover la cultura de la legalidad, la transparencia y el respeto de los derechos de autor.
Estrategias:
• Reducir al mínimo el tiempo de respuesta (El mismo día).
• Brindar un servicio de excelencia a los autores (Satisfacción del usuario).
• Proporcionar asesoría especializada (Resolver en forma inmediata las dudas que tenga el autor para la presentación de su solicitud).
• Recibir el 100% de las solicitudes que se presenten para registro de obra literaria y artística a través del sistema Express Autor.
• Entregar el 100% de los Certificados de Registro de Obra de las solicitudes que se presenten a través del sistema Express Autor.
• Identificar acciones de mejora del servicio (Aplicación de encuestas para escuchar la voz del usuario).
• Entregar el 100% de los Certificados de Registro de Obra sin errores.

Impacto de las estrategias.
• Un servicio de vanguardia y de calidad que se brinda a la comunidad autoral con el trámite de Express Autor.
• Atención inmediata en la recepción de las solicitudes presentadas.
• Entrega de los Certificados de Registro de obra el mismo día.
• Se inhibe la corrupción al ser un servicio proporcionado directamente al autor sin intermediarios.
• Coloca a México internacionalmente a la vanguardia en la protección de los Derechos de Autor.
• INDAUTOR es la única oficina a nivel mundial que otorga el certificado de registro de una obra en el mismo día que se solicita, además de ser una de las 5 oficinas con más registros de obras en el mundo y una de las más antiguas por su establecimiento en el año de 1867.
• Es resultado del Sistema de Mejora de la Gestión Institucional.
• Nueva forma de brindar un servicio del Gobierno Federal.
• Facilita el trámite a usuarios del interior de la República que se presentan personalmente a realizar su trámite en las oficinas del INDAUTOR.
• Reduce costos tanto al usuario como a la institución.
• Incremento sustantivo en la satisfacción del usuario.
• Elimina intermediarios o gestores
Estas estrategias fueron planteadas e implementadas por el equipo de trabajo de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, tomando como base las necesidades y requerimientos de los autores.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Podemos identificar seis fases de mejora al proceso:
Primera:
Para el trámite normal que se brinda, la normatividad nos establece un término legal de 15 días hábiles para dar respuesta, se logró bajar este término a 14 días, estableciéndose este estándar en las Cartas Compromiso al Ciudadano en 2007.
Segunda:
Para una mejora continua se logró reducir este estándar a 13 días en 2007.
Tercera:
A través de una reingeniería del proceso se propuso un proyecto piloto denominado Express Autor, mismo que se puso en marcha en septiembre de 2008.
Cuarta:
Con los elementos suficientes se implementó a partir de enero de 2009 el programa Express Autor, cuyo objetivo es brindar certeza jurídica al usuario mediante la inscripción y registro de su obra el mismo día de su solicitud a través de un servicio de excelencia.
Los resultados obtenidos en el año 2009 fueron de 4,838 registros de obras.
En 2010 se alcanza la cifra de 4,654 registros de obras.
Y en 2011 hasta el mes de noviembre se tiene un registro de 6,527 obras registradas, por lo que la cifra alcanzada el año anterior se ha rebasado ampliamente.
Quinta:
Para 2011 se mejoró el trámite para las personas con discapacidad, de la tercera edad, mujeres embarazadas y niñas y niños a quienes se les brinda una atención personalizada, con cortesía, facilidad de acceso a nuestras instalaciones y de atención inmediata en la recepción y entrega de su Certificado de Registro de obra en 1 hora a partir de la recepción de la solicitud.
Sexta:
Actualmente se está haciendo extensiva la recomendación a los usuarios en el caso que quieran registrar dos o más obras, para que las integren como colección con un título determinado, con el objetivo de pagar solamente un registro y con ello obtener un gran ahorro en este trámite.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Obstáculos encontrados:
• Instalaciones no adecuadas al servicio.
• Recursos financieros insuficientes para capacitación del personal.
• No se contaba con el equipo de cómputo suficiente y actualizado.
• Escasa difusión del servicio.
• Personal poco comprometido y desmotivado.
Medidas que contribuyeron al desarrollo del servicio:
• Sugerencias por parte de los usuarios para agilizar el trámite.
• Identificación de áreas de oportunidad.
• Se fortalecieron los recursos humanos y tecnológicos.
• Cumplir con el Programa de Mejora de la Gestión del Gobierno Federal.
• Cumplir con el programa de mejora continua del Instituto.
Acciones de mejora:
• Se realizaron adecuaciones a las instalaciones de acuerdo a los requerimientos de los usuarios para hacer más funcional el área de ventanillas y otorgar un servicio de excelencia, poniendo especial atención en los requerimientos de infraestructura de las personas con discapacidad y de la tercera edad.
• Se programaron los recursos necesarios para brindar al personal capacitación especializada en materia de Derechos de Autor y calidad en el servicio.
• Se asignó equipo de cómputo actualizado a todo el personal, esto permitió hacer más eficiente el proceso y brindar atención al 100% de las solicitudes.
• Se realizó difusión del servicio por medio de una campaña de comunicación, misma que se efectuó en radio, carteles, trípticos, ferias y exposiciones y otros.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Es importante mencionar que para implementar este servicio no se solicitaron recursos adicionales, toda vez que se utilizaron los ya asignados al área en su presupuesto anual, generando con ello una mejor utilización de los recursos públicos.
El Sistema Express Autor utiliza lo mínimo indispensable de recursos humanos y administrativos para su operación, disminuye considerablemente los costos o gastos para el usuario tanto de traslado, transportación y especialmente para aquellos usuarios que se encuentran ubicados en distintos estados de la República, así como una respuesta inmediata para los autores con discapacidad y de la tercera edad. De la misma manera, representa un ahorro de papelería tanto para el usuario como para el Instituto, este servicio se proporciona en pasos secuenciales y en forma lineal, ya que al usuario no se le hacen requerimientos ni hay rechazos salvo notoria improcedencia, ya que al ingresar su solicitud el resultado será 100% positivo, esto representa una ahorro económico en papelería, en horas-hombre y otros.
Independientemente de estos ahorros, es evidente que la atención a través de Express Autor representa para los autores un incentivo más para seguir incrementando sus creaciones intelectuales y enriquecer el acervo cultural del país, dándoles la oportunidad de utilizar sus recursos y tiempo en la creatividad.
Lo anterior es posible gracias a que se cuenta con personal técnico especializado que cumple con las especificaciones y perfil del puesto que ocupa y conoce a detalle cada una de sus actividades asignadas para que se desempeñe eficientemente, adicionalmente se le proporciona capacitación especializada en materia de derechos de autor, administración del tiempo, etc.
En encuesta realizada en septiembre de 2008 fecha de arranque del proyecto piloto, los usuarios manifestaron que están dispuestos a pagar en su mayoría más del 50% del costo de la tarifa actual que es de $177.00, por recibir el mismo día la resolución a su trámite, algunos usuarios están dispuestos a pagar hasta el 400% más de la tarifa normal, si se mantenía este servicio.
Sin embargo, considerando la situación económica que vive el país, las autoridades de este Instituto han mantenido desde 2009 a la fecha las actuales tarifas, con la intención de apoyar directamente a toda la comunidad autoral, cultural y educativa.
Con este tipo de servicios el usuario considera que la inversión destinada a este tipo de servicios está correctamente utilizada y que así deberían de ser otros servicios.
Adicionalmente, con la puesta en marcha del servicio Express Autor, a los autores les ha generado grandes ahorros económicos y de tiempo, al no tener que contratar los servicios de personas que se dedican a realizar gestorías o de representación legal que lucran exageradamente, cobrándoles costos muy altos por la entrega de su certificado en el trámite normal.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
La práctica responde a los objetivos de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor y consecuentemente responde a su misión y visión, coadyuvando a los objetivos institucionales mismos que se plasman en al Plan Estratégico 2008-2012 del INDAUTOR.
Al estar incluida en el Plan Estratégico se alinea directamente con el Plan Sectorial y el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.
Para asegurar la permanencia de este proceso, se encuentra documentado dentro del Manual de Procedimientos de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor clave: I00-PR-07, denominado “Inscripción de Registro de Obra Normal y Express Autor”, lo cual le da formalidad y permanencia en el tiempo sin riesgo a desaparecer. El incremento de su utilización por los usuarios hará que los ahorros que genera este servicio serán mayores mientras más lo utilicen.
Para dar seguridad jurídica a nuestra práctica, ésta se encuentra alineada a los instrumentos normativos que la regulan y aplican:
Ley Federal del Derecho de Autor.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Convenios Internacionales.
Reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor.
Reglamento Interior del Instituto Nacional del Derecho de Autor.
Acuerdo de los trámites inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria.
Se puede afirmar que la información que genera la práctica es confiable y segura, ya que una vez registrada no puede ser modificada.
La práctica cuenta con un sencillo acceso a la información por medio del portal www.indautor.sep.gob.mx, en el que se pueden obtener datos generales sobre el registro de obras. Aunado a lo anterior, se fortalece la creación de bases de datos en la que se detalla cada una de las fases que sigue una solicitud desde su inicio y hasta su conclusión total y definitiva, permite consultar cualquier movimiento desde que se implementó este sistema, esto es lo que le otorga sustentabilidad y estabilidad a la práctica.
La información que se obtiene está clasificada de conformidad con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en confidencial, reservada o pública, y puede proporcionarse mediante una petición formal por escrito y la información general está disponible al público, siendo el caso de estadísticas periódicas.
Este método puede ser replicable para otros servicios que brinda también la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor que son: las búsquedas de antecedentes registrales o correcciones de errores de transcripción o de otra índole directamente imputable al Registro Público del Derecho de Autor. Por otra parte, en la Dirección de Reservas de Derechos para el trámite de Dictamen previo sobre la procedencia de una reserva de derechos, mismos que no conllevan realizar un análisis jurídico complejo de fondo.
Esta práctica puede ser reproducida en todas las oficinas internacionales que llevan a cabo actividades de Derechos de Autor que así lo requieran, a través de un convenio de colaboración entre el INDAUTOR y esas instituciones.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Este servicio ha hecho al personal del área más consciente de la situación económica que vive el país en cuanto a la optimización del uso de recursos públicos, cumple con un alto grado de responsabilidad y compromiso en todas las tareas encaminadas a satisfacer los requerimientos y expectativas de los usuarios que hoy en día demandan un servicio expedito, eficiente y de calidad.
Mayor cooperación de los servidores públicos quienes se han involucrado de manera significativa con el compromiso y el trabajo en equipo de todo el personal que interviene en el proceso.
El personal se ha mostrado motivado al conocer la aceptación de los usuarios al trámite de Express Autor al grado de redoblar esfuerzos en respuesta al incremento de la demanda.
Se ha logrado una mejor organización del tiempo y distribución de cargas de trabajo, eliminando en sus procesos las prácticas inútiles y los cuellos de botella, y por ende la reducción de tiempos muertos.
Cabe destacar que el personal que interviene en el servicio de Express Autor realiza una doble función ya que atiende también las actividades del registro de obra literaria y artística en su proceso normal, por lo que las cargas de trabajo son abrumadoras y los esfuerzos de superación que ha desarrollado le han traído consigo el cumplimiento de las metas individuales asignadas y evaluadas.
También se tienen reuniones periódicas con el equipo de trabajo que interviene en Express Autor, para evaluar los resultados alcanzados mensualmente, e intercambiar ideas, información y despejar dudas que pudieran presentarse, todo esto con la finalidad de hacer más eficiente y eficaz el servicio.
La capacitación recibida por el personal incluye la materia de Derechos de Autor y Administración de tiempo, dicha capacitación los ha dotado de las herramientas adecuadas para brindar al autor asesoría de forma clara, oportuna, veraz y precisa, lo cual se traduce en un servicio de excelencia de mejora continua.
La capacitación del servicio, no solo se brinda al personal del Instituto, sino también a los usuarios para que con ello hagan un mejor uso del trámite e incrementen la productividad tanto institucional como del mismo usuario, al presentar sus solicitudes mejor elaboradas y requisitadas.
La práctica al ser altamente evaluada por el usuario, le ha permitido un valor adicional al área, ya que sienten que sus esfuerzos son reconocidos por quien recibe el servicio, mismo que ve satisfecho sus requerimientos.
Como valor agregado es la interacción con el usuario, ya que puede sugerir mejoras al servicio de acuerdo a sus necesidades y requerimientos y el personal de Express Autor incorporarlos en la etapa de mejora continua.
El servicio ha impactado fuertemente la imagen que el usuario percibe de los servicios que presta el INDAUTOR por conducto de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, al dar respuesta a su solicitud el mismo día, sin incrementar su costo, lo que ha manifestado con beneplácito reconociendo los esfuerzos que ha realizado la Institución para mejorar el servicio.

Contact Information

Institution Name:   INSTITUTO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   MANUEL GUERRA ZAMARRO
Title:   LICENCIADO  
Telephone/ Fax:   (55) 36 01 82 70 / (55) 36 01 82 14
Institution's / Project's Website:   www.indautor.sep.gob.mx
E-mail:   mguerra@sep.gob.mx  
Address:   CALLE DE PUEBLA No. 143 Piso 5, COLONIA ROMA, DELEGACION CUAUHTEMOC
Postal Code:   06700
City:   DISTRITO FEDERAL
State/Province:   DISTRITO FEDERAL
Country:   Mexico

          Go Back
Print friendly Page