United Nations Public Service Awards Case Studies

El proceso para realizar el trámite de Apostilla hasta el año 2009, se efectuaba con el apoyo de un sistema que sólo permitía tener la base de datos en un equipo de cómputo y únicamente la persona designada podía ingresar al sistema para capturar e imprimir el trámite. El control y la verificación de las firmas de los funcionarios se realizaban manualmente, los documentos de apostilla eran firmados a mano por autoridades competentes de la Secretaría de Gobernación (SEGOB), asimismo, al ser éste un mecanismo humano quedaba expuesto a diversas situaciones, como pueden ser falsificaciones, errores o incumplimiento en los tiempos previstos de entrega al ciudadano. El usuario tenía que desplazarse hasta la Ciudad de México para poder realizar el trámite de Apostilla de documentos públicos Federales, por lo que se presentaban quejas por parte de los usuarios, mismos que comentaban que tenían que venir a la Ciudad de México, con los gastos que implica el transporte, tiempo de traslado, hospedaje, comidas y demás circunstancias para poder obtener una apostilla.
El papel usado para imprimir las Apostillas carecía de suficientes elementos de seguridad por lo que era muy vulnerable a la falsificación ya que era de papel couche (papier couché) además no existía un mecanismo para verificar la autenticidad del documento por parte de la autoridad que lo requiriera, asimismo la apostilla se imprimía solamente en idioma español, lo que hacía difícil su comprensión cuando se presenta en países donde no se habla esta lengua. Lo anterior, originaba el aceptar cualquier documento ignorando si realmente era legítimo. ¿Qué quiere decir esto? Que si un estudiante llegaba a España a cursar una maestría o doctorado en medicina con un Titulo falso, al final de sus estudios regresaba a México con una maestría o doctorado válido.
La mayoría de los países Europeos conocen la problemática de la falsificación de documentos en México, por lo que aumentaba la necesidad de saber si el documento había pasado por un era un trámite legítimo, ya que no existía un mecanismo para verificar el trámite de Apostilla.
Los problemas más comunes para los usuarios antes de la implementación del proyecto era que su trámite tardaba más tiempo, existían más requisitos y los países receptores llegaban a dudar de la autenticidad del trámite por lo que llegaban a perder la oportunidad de obtener un beca, trabajo, de concretar un negocio, ciudadanía etc.

What is the initiative about? (the solution)
• La Secretaría de Gobernación lleva a cabo diversas acciones encaminadas a promover una nueva cultura de eficiencia y transparencia en el servicio público, a través del aprovechamiento de tecnologías de la información y comunicación en la expedición de diversos trámites y servicios. Como parte de dichos esfuerzos, México se comprometió en el marco de la Comisión Especial sobre el funcionamiento práctico de los Convenios de la Haya, a desarrollar un mecanismo tecnológico que agilice y suministre mayor seguridad a la operación de la apostilla en nuestro país. • Al ponerse en marcha la apostilla y el registro electrónico se toman en cuenta los principios de las mejoras prácticas del Gobierno Electrónico lo que deriva en un incremento de la eficiencia de las operaciones gubernamentales y en el mejoramiento de los servicios y productos públicos, promoviendo al mismo tiempo la transparencia y la rendición de cuentas. • El nuevo formato de apostilla trilingüe facilitará la comprensión del documento en los países que no hablan español. • La apostilla electrónica tiene encriptada una Firma Electrónica Avanzada, con lo que se asegura la integridad, la autenticidad y no-repudio del documento público además de incrementar las medidas de seguridad, lo que reduce considerablemente el riesgo de fraude en la emisión de los documentos. • Los usuarios serán beneficiados porque su trámite se hará más rápido, ya que al contar con la firma electrónica avanzada, se redujeron los tiempos, pasando de 24 horas a un máximo de 85 minutos y tendrán la certeza de que su apostilla será bien recibida en el extranjero, ya que la misma podrá ser consultada y verificada vía Internet por los interesados, a fin de constatar su autenticidad. • De igual forma y pretendiendo avanzar hacia un proceso de apostilla enteramente electrónico, se diseñó e incorporó un motor de consulta remota mediante el cual con solo digitar una clave y la fecha en la que se realizó el trámite, los usuarios podrán verificar por registro digital, a través del sitio http://dicoppu.gobernacion.gob.mx/registro/, la apostilla que han tramitado en formato PDF. • La implementación de este esquema de modificaciones aportará importantes beneficios a los ciudadanos, pues no sólo eleva los estándares de seguridad de la apostilla de documentos, sino que incrementa la eficiencia y productividad del servicio al reducir significativamente tanto los costos indirectos, como los tiempos en su expedición. • La apostilla electrónica tiene la misma validez que una apostilla impresa ya que, ambas cuentan con la firma digitalizada del servidor público, misma que está respaldada jurídicamente con la firma electrónica avanzada, lo que asegurará la autenticidad del trámite. • Con estas acciones, México se posiciona a nivel mundial en materia de autentificación de documentos públicos a través de medios electrónicos, mostrando que nuestro país está realizando esfuerzos hacia la modernización y simplificación de trámites, lo que contribuye al fortalecimiento de nuestros niveles de competitividad. • El proceso de Apostilla cuenta con la certificación del ISO9001:2008, cumpliendo con la calidad del servicio y la eficacia en el proceso.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Como resultado de la participación al evento denominado “Comisión Especial sobre la Operación Práctica de las Convenciones de La Haya sobre Apostilla, sobre pruebas, sobre notificación y sobre acceso a la Justicia”, en febrero de 2009, el Director de Coordinación Política con los Poderes de la Unión, se comprometió, a que en menos de 12 meses, México estaría dentro de los países que tendrían la Apostilla Electrónica. Y no solamente eso, sino que haría una transformación total en todo el trámite: reducción de tiempos, mejora en el papel seguridad, reducción de requisitos, mejora de la página WEB, creación de un Chat en línea. Entonces, solicitó el apoyo de la Subsecretaría de Gobierno, para hacer las mejoras a este trámite de carácter internacional. Posteriormente, una comisión fue a Bogotá, Colombia para conocer, cómo hacían su proceso de Apostilla, y tomar ideas para el diseño mexicano. En México existe la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) que utiliza la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, pero esta se encuentra limitada solo para el territorio nacional mexicano, por lo que se optó por contratar a una compañía privada que está regulada por la Secretaría de Economía, la cual utiliza una Firma Electrónica que reúne todos los requisitos de validez internacional. Como encargado del proyecto, tomó todas las decisiones para la reingeniería de los procesos y de la creación de módulos dentro del Sistema Integral de Legalización, Apostilla y Certificación (SISLAC) por lo que solicitó el apoyo de la Dirección General de Tecnologías de la Información para que hicieran los programas e insertar la firma electrónica y el sitio WEB de consulta. Todo lo cual se tardó 5 meses en construirse. Mientras estaba en su desarrollo informático, paralelamente se siguió en reuniones con “La Oficina Permanente de la Haya”, quien solicitó sugerencias y puntos de vista. Fue el 1o de Febrero de 2010 que emitieron la primera Apostilla, la cual tomó 11 meses y 3 semanas en concretarse, haciéndola oficial mediante un comunicado de prensa el día 1o de marzo de 2010. Es importante puntualizar que, se adaptó la idea del programa piloto de la e-Apostilla, para aplicarla en todos los trámites que realiza la Dirección a su cargo.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
• La oficina permanente en su página web también emitió un comunicado, en el cual México formaba ya parte del Registro y Apostilla Electrónico (E-APP). Siendo la autoridad máxima en el tema dio el visto bueno para evitar que las instituciones y Gobiernos extranjeros dudaran sobre la legalidad de la Apostilla emitida en México. • Sus usuarios al ver hacer su verificación en línea, no se les tuvo que convencer que funcionaria ya que con sus propios ojos vieron todas las mejoras en el proceso de Apostilla. • Proporcionando información sobre los trámites, beneficios y mejoras realizadas. • Atendiendo las preguntas generadas de manera interna, así como externas, igualmente se tomaron en cuenta las sugerencias y solicitudes de los usuarios. • Se otorgó información vía telefónica, de manera personal, así como, a través de la página de internet del área. • Se mejoró la página WEB de la Dirección de Coordinación Política donde se puso un apartado de las preguntas frecuentes que tienen los usuarios referentes al trámite con un total de 16 preguntas. • Los días 29 y 30 de junio de 2010, se llevó acabo el 6º Foro Internacional Sobre el Proyecto Piloto de Apostillas Electrónicas (e-APP), co-organizado por La Conferencia de la Haya de Derecho Internacional Privado y el Ministerio de Justicia Española, donde más de 60 expertos procedentes de 20 países se reunieron en Madrid (España), el foro permitió una vez más la difusión e intercambio de conocimiento y experiencia sobre el funcionamiento de registros de apostillas electrónicas y la emisión de apostillas electrónicas.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
• El 23 febrero de 2009, se empieza con el proyecto de apostilla y registro electrónico, en el cuál se contemplaba tecnología PDF con firma electrónica para emitir Apostillas, Legalización de Firmas y Certificación de Diarios Oficiales. Actualmente estos documentos se imprimen en papel seguridad e incluyen una imagen de la firma hológrafa. La firma electrónica, se basa en un certificado emitido por una Autoridad de Certificación confiable, no se encuentra en la versión de papel pero sí en la versión electrónica de los trámites y es archivada en un e-registro. Una vez que el destinatario acceda al e-Registro e ingrese la fecha y el código del documento, aparece la versión electrónica completa y el destinatario puede verificar fácilmente el origen de la firma electrónica y la veracidad del trámite realizado en su sitio Web: http://dicoppu.gobernacion.gob.mx/registro/ , el cual terminó el 1 de febrero del 2010. • A finales de octubre de 2009, se realiza el viaje a Bogotá Colombia, para conocer que tecnología utilizan en su proceso de Apostilla • De noviembre de 2009 a febrero de 2010 se trabajó en todos los aspectos del diseño del papel seguridad, del sitio WEB, de la firma electrónica y de la nueva versión de nuestro Sistema Integral de Legalización, Apostilla y Certificación (SISLAC). • Para el 1 de febrero ya era un hecho el proyecto para implantar la firma electrónica, en sustitución de la firma autógrafa del o los servidores públicos facultados para realizar el procedimiento de legalización, además de dar plena certeza a las autoridades tanto nacionales como extranjeras, al ser verificable a través de la página Web creada para dicho propósito. Cabe señalar, que con este proceso de modernización, México se convierte en el segundo país en América Latina en contar con un medio electrónico como el presente, el cual se encuentra apegado a las recomendaciones de la Convención de la Haya.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
• La aprobación del proyecto para que se asignaran los recursos necesarios para la mejora del trámite a favor de los usuarios y que se desconocía la cantidad de dinero que se gastarían en el proyecto. • Los cambios de los mandos altos en la Secretaria de Gobernación dificultaban en un principio la continuidad del proyecto ya que quedaba bajo su criterio si era de alto impacto o no la mejora de la Apostilla. • Se resolvieron al momento de exponer la certeza que daba la implementación de esta propuesta en los trámites, justificando costo-beneficio, tanto para los usuarios como para la misma Secretaría. • El empezar de cero en la creación de módulos para insertarlos en el SISLAC, tales como crear los formatos en PDF con los datos de la Apostilla, incrustar la firma electrónica en el documento pero esto se solucionó en gran parte con la ayuda de la Oficina Permanente de la Convención de la Haya.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
• Horas de desarrollo: 960 aprox. • Personas que participaron en el desarrollo: 3 • Costo total del desarrollo: $302,400.00 MX aprox. • Horas de Mantenimiento de Mejoras: 408 aprox. • Personas que participaron en el mantenimiento: 2 • Costo total de mantenimientos: $128,520.00 MX. • Costo Total de Desarrollo y Mantenimientos: $430,920.00 MX. • Horas Totales de Desarrollo y Mantenimientos: 1368 horas. • Personas totales en participación: 5 • El SISLAC se desarrolló y concluyo en el 2008, los mantenimientos se han dado desde el 2008 al 2011. • Para el desarrollo del SISLAC los recursos económicos y humanos se obtuvieron de la fábrica de desarrollo de la Dirección General de Tecnologías de la Información y mantenimiento de software.

Is the initiative sustainable and transferable?
• Es sustentable tomando en consideración los costos que tiene que pagar por concepto de derechos el usuario. • La herramienta que se utiliza para consultar el trámite es de forma gratuita al usuario. • Genera seguridad en el extranjero sobre su validez ya que además de se podrá consultar el trámite las veces que se requiera por un tiempo mínimo de 30 años ya quedará almacena en nuestra base de datos. • Reduce el uso innecesario de papel, por lo que el trámite es amigable con el medio ambiente. • Mejora la imagen institucional al realizar el trámite de manera eficaz y eficiente. • Sin lugar a duda es transferible como se ha demostrado con países como Ecuador, Perú, Costa Rica y demás a quienes México los ha apoyado con toda la información necesaria para que la puedan implementar en sus respectivos países en menos tiempo y aun costo más bajo.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
• México ha compartido sus conocimientos y asesorado a países como Ecuador, Costa Rica y Perú entre otros para que implementen la apostilla y registro electrónico en dichos países. • Al ponerse en marcha la apostilla y el registro electrónico se toman en cuenta los principios de las mejoras prácticas del Gobierno Electrónico lo que deriva en un incremento de la eficiencia de las operaciones gubernamentales, y en el mejoramiento de los servicios y productos públicos, promoviendo al mismo tiempo la transparencia y la rendición de cuentas. • Se incrementaron las medidas de seguridad lo que reduce considerablemente el riesgo de fraude en la emisión de los documentos. • Los usuarios son beneficiados porque su trámite se hace más rápido al contar con la firma electrónica avanzada. • Se redujeron los tiempos de entrega. • Permite a los interesados verificar por internet si la apostilla que les ha sido presentada efectivamente existe, para ello, sólo deberá ingresar la fecha y el número de la Apostilla con lo que se accederá al registro correspondiente. • El alcance es mundial, ya que los trámites de Apostilla son internacionales y van a cualquier estado miembro de la Convención de la Haya. • Esta tecnología también se aplica en la Legalización de Firmas y Certificación de Diarios Oficiales.


Institution Name:		Dirección de Coordinación Política con los Poderes de la Unión.
Institution Type:		Government Agency
Contact Person:		César Plascencia Salcedo
Title:		Mtro.
Telephone/ Fax:		50933200 Ext. 35782
Institution's / Project's Website:		http://www.dicoppu.gobernacion.gob.mx/
E-mail:		cplascencia@segob.gob.mx
Address:		Río Amazonas 62 Colonia Cuauhtémoc
Postal Code:		06500
City:		Ciudad de México
State/Province:		Distrito Federal
Country:		Mexico

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information