Las etapas del PMG son: diseño conceptual, desarrollo de la plataforma informática, implementación, medición de resultados, actualización y transferencia del conocimiento.
Diseño conceptual: En el Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012, se estableció como uno de los objetivos mejorar la regulación, la gestión, los procesos y resultados del gobierno.
En ese contexto, la Secretaría de la Función Pública integró el PMG, el cual contiene objetivos, estrategias, líneas de acción y metas, con el propósito de renovar el funcionamiento del gobierno poniendo al ciudadano en el centro.
El PMG promueve la adopción de mejores prácticas en materia administrativa. Para ello, a través de los diagnósticos se analizan sistemáticamente los procesos, se identifican áreas de oportunidad, se comprometen proyectos y se evalúan sus resultados.
Así, al inicio del programa (2009-2010) se simplificó el marco regulatorio, los procesos, trámites y servicios. En la segunda fase (2011) los procesos simplificados pasaron a una etapa de automatización. En este momento, el programa promueve la integración interinstitucional de los trámites y servicios alrededor del ciudadano.
Desarrollo de la plataforma informática: Tomando como base los procesos del PMG, el desarrollo del sistema SAPMG siguió los siguientes pasos: Especificación detallada de requerimientos, diseño funcional y técnico, desarrollo de un prototipo y puesta en producción. Aprovechando la experiencia de COMIMSA esta etapa se desarrolló de agosto a diciembre de 2010.
Implementación: A través del manual se operación del PMG se comunicó a cada dependencia y entidad la puesta en marcha del sistema de administración del PMG, se capacitó en el uso de la herramienta y se establecieron plazos para el registro de proyectos de mejora.
Medición de resultados: El sistema incluye módulos de indicadores, cronogramas, diagrama de gantt, semáforos que permiten monitorear el avance de cada proyecto y evaluar el impacto de los mismos. Además, el Índice de Desarrollo Institucional permite medir el avance en cada una de las instituciones del gobierno federal de los tres objetivos del programa.
Actualización: Al implementar y evaluar el programa se identificaron áreas de oportunidad que se integraron a la etapa de actualización. Esta incluye levantar encuestas entre los participantes del programa e integrar sus opiniones al manual de operación del PMG y a mejorar el sistema informático. Por ejemplo, se han agregado funciones que complementan la operación original del SAPMG.
Transferencia del conocimiento: A nivel federal se transfirió el código fuente del SAPMG a la Secretaría de Seguridad Pública para la administración de sus proyectos estratégicos. También, dicha licencia se entrego a los gobiernos locales de los estados de Sonora y Puebla. Además, se impartieron seminarios de Mejora de la Gestión ante servidores públicos de nueve Estados de la República Mexicana, en Colombia, República Dominicana y se tiene planeado impartirlo en Costa Rica en enero de 2012.
Finalmente, en las reuniones trimestrales con los servidores públicos que realizan los diagnósticos se presentan los casos de éxito con el propósito de compartir con ellos las lecciones aprendidas al desarrollar estos proyectos.
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