United Nations Public Service Awards Case Studies

La Agencia Estatal de Seguridad Aérea (AESA) debido a su gran especialización en un área tan tecnificada como es la aeronáutica requiere de un enorme esfuerzo formativo de su personal. Los requisitos de formación continua son cada día mayores para mantener actualizados los conocimientos y poder enfrentarse al día a día de un sector puntero.
La Organización de Aviación Civil Internacional y la Agencia Europea de Seguridad Aérea en los últimos años han incidido especialmente en la cualificación y competencia de todo el personal inspector de AESA.
En respuesta a este entorno que exige un alto grado de especialización y conocimientos más allá de los puramente académicos, se ha implantado un Sistema de Control de Conocimientos, cualificación y formación.
El reto principal es el de realizar una adecuada identificación de funciones y tareas en puestos que llevan asociado un perfil con alta especialización en materia aeronáutica y la definición de la cualificación (formación y experiencia) idónea para el puesto manteniéndola actualizada.

What is the initiative about? (the solution)
Las principales innovaciones que implica la práctica suponen: • La definición y descomposición funcional y jerárquica de los Organismos en Unidades, hasta el último detalle. • El establecimiento de relaciones jerárquicas y funcionales entre dichas Unidades, así como la asignación de responsabilidades a cada una de ellas. • La identificación de los marcos legislativos, a nivel nacional y supranacional, que afectan a toda la estructura de la Organización, o a parte de la misma, teniendo en cuenta posibles cambios y su impacto en las estructuras y funciones. • Aplicación a cada puesto de los perfiles de actividad y competencia, así como formación específica, continua o recurrente y experiencia. • En los puestos donde se requiera un control de conocimientos específicos y de refresco, se confrontará el perfil requerido para el puesto con el perfil de las personas que lo ocupan. • También adapta el sistema de formación a los continuos cambios de contenido exigidos por el entorno, el control de estos cambios permite fijar efectividades.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
El Servicio de Estandarización de Procedimientos de Inspección, perteneciente a la Dirección de Evaluación de la Seguridad y Auditoría Técnica Interna de la Agencia Estatal de Seguridad Aérea, se compone de siete personas en total que colaboran en esta práctica desde distintos ámbitos: • Tres personas están a cargo de la Gestión Documental, su control y su publicidad. • Una persona esta a cargo de la ejecución y control de todas las acciones formativas. • Dos personas identifican, en coordinación con los Departamentos responsables, la estructura de la Organización, definiendo y asignando perfiles en la ejecución de cada tarea y función, identifican el marco legislativo que aplica a dichas funciones y las posibles relaciones con otras Unidades. • Una persona está a cargo de las herramientas informáticas de control que permiten, tras proceder al cruce de datos, identificar aquellas áreas en las que debe actuarse y que medidas deben tomarse en cuanto a formación o asignación de tareas o supervisión para asegurar la convergencia de los perfiles de actividad del puesto y personales de competencia.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Una de las principales estrategias ha sido la de hacer partícipe a todo el personal de AESA de la iniciativa. Puesto que en AESA somos coscientes de que nuestro personal está excelentemente preparado y además conoce mejor que nadie muchas de las tareas, una gran parte del Plan de Formación está impartido por profesorado obtenido internamente. Gracias a lo anterior se consigue una importante recuperación del valor interno, de homogenización de procedimientos entre distintos departamentos y de involucración del personal. Todo ello se completa con una búsqueda de formación externa en los entornos mas punteros. Los resultados así logrados demuestran un excepcional equilibrio entre la recuperación de conocimiento interno y la captación de nuevos conocimientos y técnicas provenientes del exterior. Los resultados son excelentemente valorados por la gran mayoría de la Organización.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
El proyecto se lleva desarrollando varios años. La implementación ha sido progresiva en las distintas Direcciones de las que se compone la AESA. Algunas direcciones empezaron hace más de cinco años, mientras que otras han empezado en el 2011. Las fases principales en las direcciones que llevan más tiempo trabajando han sido: • recopilación de formación del personal • elaboración de fichas del personal • identificación de las principales tareas realizadas • evaluación de conocimientos necesarios para la realización de las tareas • preparación de planes de formación incluyendo los resultados de los análisis • evaluación sobre si la formación se puede adquirir internamente o es necesario buscarla fuera de la Organización • organización de la formación • valoración de la formación recibida por parte del personal • proceso de mejora continua con: - reevaluación de tareas y cursos - afine de formación necesaria

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Los principales obstáculos encontrados son: • Existe personal que realiza un gran número de tareas y por ello requiere una enorme cantidad de formación y de actualización de la misma. • Se requiere un importante sistema informático que controle a todo el personal. • Se requiere la optimización de los recursos. • Es muy importante el compromiso decidido de todos los departamentos, ya que en los primeros estadios del proyecto tienen que prescindir de horas operativas de su personal para dedicarlas a estos temas.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Los planes de Formación han supuesto inversiones cercanas a 300.000 Euros anuales de gastos en formación al personal de AESA. Todo el plan de Formación ha sido gestionado con herramientas de Software que se han ido adaptando a las necesidades particulares de AESA. Estas herramientas entre otras cosas: • Controlan la formación recibida por el personal • Contienen las funciones y tareas que desarrolla la organización y los requisitos exigidos para la misma • Cruzan la información de formación del personal con los requisitos • Proporciona Certificados de Cualificación al personal que cumple con los requisitos • Permite una planificación eficiente de los planes de formación

Is the initiative sustainable and transferable?
Esta iniciativa es trasferible a otras administraciones que deseen llevar una Gestión de Cualificación. Los procedimientos son fácilmente adaptables en otras organizaciones. No obstante el esfuerzo en cualquier otra Entidad es notable, ya que se requieren muchas horas de análisis de las actividades y procesos realizados.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
El impacto ha sido muy importante. AESA ha sufrido una importante transformación. El personal se encuentra cada día más preparado para realizar sus tareas. La motivación de todos los inspectores que conforman la Agencia ha crecido enormemente y la seguridad para afrontar sus tareas se ha incrementado de manera notable


Institution Name:		Agencia Estatal de Seguridad Aérea
Institution Type:		Government Agency
Contact Person:		David Bellido
Title:		Sr.
Telephone/ Fax:		34913968403
Institution's / Project's Website:		www.seguridadaerea.es
E-mail:		dbellido@fomento.es
Address:		Avda General Perón 40
Postal Code:		28020
City:		Madrid
State/Province:		Madrid
Country:		Spain

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information