Proceso de simplificación y agilización de movimientos vehiculares
Dirección General de Transporte y de la Seguridad Vial
Mexico

The Problem

Durante su campaña política, el actual Gobernador del Estado recogió una preocupación ciudadana con respecto a la mala imagen de los servicios de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial, la cual no cumplía con las expectativas de la población colimense en cuanto a los servicios de movimientos vehiculares como el emplacamiento y la atención de los servidores públicos. Las acciones de mejora se dieron en el marco del programa “100 días, 100 beneficios para todos”.
En el pasado inmediato, los servicios y trámites que ofrecía la Dirección General del Transporte repercutían negativamente en su imagen, pues en opinión de la mayoría de la población resultaban de pésima calidad. Esa oficina estaba catalogada entre las de peor percepción en encuestas realizadas por el Gobierno del Estado, resultando las variables de tiempo, atención, transparencia y corrupción, como las mas negativas para esta dirección.
La gente que acudía a la oficina de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial, sabía, que iniciar el trámite de emplacamiento de un vehículo, representaba un vía crucis, que por diferentes circunstancias, se realizaba en la mayoría de los casos e tres días, debido a los complicados pasos del proceso del movimiento vehicular.
Conseguir una ficha para iniciar un procedimiento significaba pagar en el mercado clandestino la cantidad de $200 pesos por la misma o llegar a las 6 de la mañana, y en caso de no conseguirla, regresar al día siguiente. Una vez obtenida la ficha, el ciudadano se sometía un proceso engorroso, problemático, cansado, con malos tratos y cargado de favoritismos y corrupción.
El proceso que duraba días, iniciaba con la revisión física vehicular en el departamento de peritos; continuaba con el acomodo y revisión de documentos, después obtener la liquidación o costo del movimiento a efectuar, luego la auditoria de documentos para comprobar la veracidad o autenticidad de los mismos, seguido de la compulsa de facturas, luego el pago en caja y finalmente la entrega del producto, siete pasos que por su complejidad, la gente prefería no realizarlos personalmente, por lo que contrataba un gestor que mediante un pago acordado, realizaba dichos trámites.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Uno de los principales beneficios que trajo la simplificación y agilización de trámites vehiculares a través de la modificación y reingeniería del proceso, junto con la implementación de sistemas informáticos, fue la reducción del tiempo para efectuar un trámite de tres días a dos horas, esto tuvo un impacto positivo y de satisfacción a clientes en el sector automotriz, en propietarios de lotes de autos usados y en general en la población propietaria de uno o más vehículos automotores. Además se redujo de siete pasos a solo tres (Validación de Documentación, Revisión vehicular y Pago y entrega de placas).
A partir de la reingeniería del proceso, se redujo en 98% las inconformidades de los ciudadanos recopiladas mediante el buzón de quejas y sugerencias, operado por la Dirección General de Control Gubernamental del Gobierno del Estado; según datos arrojados por encuestas aplicadas por esta misma Dirección, desde la reingeniería se ha registrado un incremento favorable de la variable “Atención al Ciudadano”.
Con la regulación y simplificación administrativa, se eliminó la traducción del título de propiedad de automóviles extranjeros y la certificación de copias de hacienda para títulos SALVAGE, favoreciendo la economía del contribuyente. Además por la reducción del tiempo del trámite de tres días a dos horas, el ciudadano evita pagar hasta diez horas de estacionamiento público, o el gasto de varias visitas a las instalaciones de la Dirección de Transporte.
Sin duda alguna el impacto de esta práctica de mejora de procesos con servicios de calidad, además de beneficiar a la población colimense, ayuda a la transformación de la gestión pública, pues esta experiencia exitosa se ha compartido con otras entidades federativas, lo que contribuye a fortalecer la cultura de la mejora continua, y se ratifica el compromiso de atención con calidad, calidez y eficiencia para los ciudadanos.
En lo que respecta al alcance de los beneficios, podemos afirmar que son de carácter estatal con influencia regional, pues Colima es vecino de las entidades de Jalisco y Michoacán y esta vecindad nos obliga a compartir servicios y procesos gubernamentales como es el caso de los movimientos vehiculares que se efectúan en la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial.
En lo que se refiere al tipo de impacto de beneficio final, aseguramos que la innovación gubernamental, coadyuva a cambiar la imagen institucional de las dependencias, incorporando controles, simplificación administrativa, rediseño institucional, transparencia y honestidad, que sin duda acercan los servicios de calidad a favor de los “Ciudadanos Colimenses”.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
La práctica fue originada por la visión del C. Gobernador Constitucional Lic. Mario Anguiano Moreno, de ofrecer servicios ágiles y con calidad a través de la Innovación Gubernamental que generen mejora continua en las dependencias que tienen atención al ciudadano, coadyuvando al mejoramiento de la imagen institucional.
Para el análisis y el rediseño de los procesos de movimientos vehiculares de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial en el Estado de Colima, se integró un equipo de trabajo de alrededor de diez personas, destacando la estrecha coordinación y colaboración con la Secretaría General de Gobierno, Secretaría de Finanzas, Secretaría de Administración y Secretaría de Desarrollo Urbano.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
El proceso de simplificación y agilización de movimientos vehiculares tiene como objetivo fundamental, brindar al público usuario que acude ordinariamente a la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial, un servicio de calidad, calidez, eficiencia, honestidad y transparencia en la que el ciudadano de manera pronta y expedita pueda realizar de forma satisfactoria trámites de movimientos vehiculares.

Para conseguir el objetivo anterior, en primer lugar se realizó un análisis de la normatividad aplicable, para determinar qué se podía simplificar sin incurrir en incumplimientos legales que amenazaran la seguridad en el control de los movimientos vehiculares; posteriormente, se hizo un trabajo de concientización en los servidores públicos por medio de pláticas y capacitaciones en los temas de Calidad y Excelencia en el Servicio y Equipos de Trabajo; también se integró un equipo con conocimiento y experiencia en el servicio para diseñar, desarrollar e implementar sistemas informáticos: “Sistema de Control de Citas de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial”, el “Sistema de Evaluación y Seguimiento de Turnos” y el portal WEB de la Institución.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
a. Se realizó un trabajo de concientización en los servidores públicos por medio de pláticas y capacitaciones en los temas de calidad y excelencia en el servicio y equipos de trabajo.

b. Se integró un equipo con conocimiento y experiencia en el servicio para diseñar, desarrollar e implementar los procesos modernizados y los sistemas informáticos: “Sistema de Control de Citas de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial”, el “Sistema de Evaluación y Seguimiento de Turnos” y el portal WEB de la Institución.

c. Se realizaron modificaciones físicas de los espacios del edificio (especialmente en el área de atención), logrando con ello el fácil desplazamiento de la ciudadanía. También se incorporó dentro de las instalaciones un cajero automático y un kiosco de servicios electrónicos, los cuales son de mucha importancia ya que elimina la necesidad de trasladarse a otra dependencia o empresa a solicitar los servicios que ahí se prestan, disminuyendo el tiempo y el costo del ciudadano que realiza un movimiento vehicular.
d. Se modificó el flujo en el procedimiento de movimientos vehiculares, el cual exigía al ciudadano formarse en hasta siete sitios dentro de las instalaciones a lo largo del proceso, para la realización del trámite vehicular. La generación de acciones que crearon valor agregado al procedimiento tales como, las adecuaciones físicas de espacios, reasignación de funciones en servidores públicos y la reubicación de actividades del proceso, lograron la disminución de siete sitios a tres, lo cual eliminó la complejidad que tenía el ciudadano para entender el trámite y originó una disminución en los tiempos de espera, impactando positivamente en la disminución significativa en la duración total del proceso.

e. Se implementó el Sistema de Evaluación y Seguimiento de Turnos, el cual consiste en analizar los tiempos necesarios que se llevan a cabo en cada uno de los subprocesos del trámite de movimientos vehiculares. Lo anterior nos marca la pauta a seguir para reforzar aquellos subprocesos que requieran de apoyo oportuno para agilizar y disminuir los tiempos del ciudadano. Además ofrece información en la sala de espera a través de un módulo de consulta que señala el avance del trámite de cada uno de los turnos entregados.

f. Con la misma visión de innovar gubernamentalmente, se desarrolló el Sistema de Control de Citas de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial, para que el ciudadano pueda apartar el día y la hora en que será atendido inmediatamente. Se puso a disposición el Sistema de Citas al ciudadano a través del portal WEB de la Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial, en 27 Kioscos de Servicios Electrónicos y en atención telefónica a través de una línea 01800.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Uno de los principales obstáculos fue la resistencia al cambio ya que la mayoría del personal de esta dependencia es sindicalizada, aunque se solventó con los cursos de sensibilización a la calidad y trabajo en equipo y sobre todo viendo los resultados obtenidos y los beneficios que se otorgan a los clientes al reducir de manera muy significativa los tiempos de atención del servicio. Otro de los obstáculos fue que el Gobernador comprometió una meta muy ambiciosa de la variable “tiempo” ya que él determinó un plazo máximo de dos horas para realizar dichos trámites, lo cual representa un referente nacional.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
No se considera la generación de costos adicionales al gasto corriente aprobado en el presupuesto anual de las dependencias involucradas, ya que el rediseño de los procesos, las remodelaciones físicas, la capacitación al personal y el desarrollo de software se realizó con personal de las mismas dependencias.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
En lo que respecta al alcance de los beneficios, podemos afirmar que son de carácter estatal, con influencia regional, pues Colima es vecino de las entidades de Jalisco y Michoacán y esta vecindad nos obliga a compartir servicios y procesos gubernamentales como es el caso de los movimientos vehiculares que se efectúan en esta Dirección General del Transporte y de la Seguridad Vial.

El Comité de Informática de la Administración Estatal y Municipal A.C. (CIAPEM) organiza anualmente el Premio I+T GOB para las prácticas innovadoras en servicios públicos, y en 2010 Colima obtuvo el 1er. Lugar de dicho premio con esta práctica “Proceso de Simplificación y Agilización de Movimientos Vehiculares” en la categoría de Innovación Gubernamental.

Derivado de esto se ha tenido la visita de otros estados a nuestras instalaciones para compartirles la práctica y les se observe la operación in situ de los servicios y la forma de llevarlos a cabo.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Uno de los principales impactos, fue la simplificación y agilización de trámites vehiculares a través de la modificación y reingeniería del proceso, la reducción del tiempo para efectuar un trámite de tres días a dos horas, esto tuvo un impacto positivo y de satisfacción a clientes en el sector automotriz, en propietarios de lotes de autos usados y en general en la población propietaria de uno o más vehículos automotores. Además se redujo de siete pasos a solo tres (Validación de Documentación, Revisión vehicular y Pago y entrega de placas).

Se redujo hasta en un 98% las inconformidades de los ciudadanos depositadas en el buzón de quejas y sugerencias, se eliminó la traducción del título de propiedad de automóviles extranjeros y la certificación de copias de hacienda para títulos SALVAGE.

Se redujo el tiempo del trámite de dos a tres días, por dos horas y el ciudadano evita pagar hasta diez horas de estacionamiento público.

En lo que se refiere al tipo de impacto de beneficio final, aseguramos que la innovación gubernamental, coadyuva a cambiar la imagen institucional de las dependencias, incorporando controles, simplificación administrativa, rediseño institucional, transparencia y honestidad, que sin duda acercan los servicios de calidad a favor de los “Ciudadanos Colimenses”.

Se benefició a toda la población propietaria de Vehículos automotores, que realiza algún Trámite de Movimiento Vehicular en esta Institución.

Contact Information

Institution Name:   Dirección General de Transporte y de la Seguridad Vial
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Juan Carlos Córdova Estrada
Title:   Ing.  
Telephone/ Fax:   (52) 312 312 4673
Institution's / Project's Website:   http://www.transporte-col.gob.mx/
E-mail:   jkcordova@hotmail.com  
Address:   Nicolás Lenin 1175
Postal Code:   28060
City:   Colima
State/Province:   Colima
Country:   Mexico

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