United Nations Public Service Awards Case Studies

Au début, le giron de l’achat public était marqué par trois constats : 1. les entreprises avaient du mal à identifier les opportunités d’affaires puisqu’elles devaient faire le tour des donneurs d’ordres et des journaux nationaux pour assurer leur service de veille informationnelle sans compter les abonnements aux services de veille privés. Ainsi l’information sur les marchés publics, lorsqu’elle existe, est soit non exhaustive, soit non structurée, soit non mise à jour. 2. les outils liés à la gestion de l’achat public étaient non adaptés à la taille de la commande publique évaluée à environ 200 milliards de Dirhams pour 2010 (environ 23,5 milliards de dollars américains). Ces outils étaient marqués par la prédominance du papier et des procédures et des processus fortement décriés pour leur lenteur. 3. Le circuit de l’achat public présente des risques de corruption et de pratiques illicites dues à la prédominance du contact physique entre les entrepreneurs et les acheteurs publics.
Pour remédier à cet état de fait, la Trésorerie Générale du Royaume, dans sa démarche qualité orientée client, a mis en œuvre la plate-forme de dématérialisation de la commande publique, qui est un ensemble de téléservices gratuits dédiés à tout internaute et principalement à deux catégories d’utilisateurs : d’une part les entreprises qui soumissionnent aux marchés publics soit environ 30.000 entreprises, et d’autre part les acheteurs publics soit environ 4.000 donneurs d’ordres.
Deux chiffres clés manifestent de l’engouement que connait la plate-forme de dématérialisation de la commande publique qui enregistre déjà une moyenne de 200.000 visiteurs et 6.000.000 de pages consultées par mois.

What is the initiative about? (the solution)
La mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique a permis de réduire les coûts de prospection des opportunités d’affaires pour l’entreprise, qui est désormais dispensée de faire le tour des donneurs d’ordres et des journaux nationaux pour s’enquérir de l’information nécessaire pour soumissionner aux marchés publics. La plate-forme est devenue un carrefour des affaires par excellence regroupant plus de 4.000 donneurs d’ordres nationaux. Son ergonomie guidée et intuitive permet à toute entreprise d’être informée en temps réel des opportunités d’affaires répondant à ses centres d’intérêt et des erratums apportées en cours de route sur lesdites opportunités : le gain engendré par ce service de veille informationnelle gratuit est évalué à environ 25.000 Dhs par entreprise et par an (environ 3.000 dollars américains), rapportés au nombre d’entreprises qui soumissionnent aux marchés publics, le gain global est évalué à environ 750 millions de Dhs annuellement (environ 88 millions de dollars américains). L’impact induit par la plate-forme de dématérialisation de la commande publique est ressenti également au niveau du nombre des soumissionnaires aux appels d’offres ; tous les acheteurs publics affirment une plus grande concurrence en matière des marchés publics marquée par l’augmentation du nombre moyen de soumissionnaires par consultation depuis la mise en œuvre de la plate-forme, et une réduction notable des prix des soumissions. Par ailleurs, la qualité de la gestion de la commande a été améliorée en raison du rôle que joue la plate-forme en matière de vulgarisation de la réglementation des marchés publics et de mutualisation des meilleures pratiques des donneurs d’ordres.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
La plate-forme de dématérialisation de la commande publique a été mise en œuvre dans le cadre d’un programme ambitieux (e-Government) initié par le Gouvernement marocain en 2005. La Trésorerie Générale du Royaume a été désignée par décision de M. le Chef du Gouvernement n° 3-71-07 du 18 septembre 2007, en tant que pilote de la réalisation de cette plate-forme. A ce titre, la Trésorerie Générale du Royaume est chargée de l’hébergement de l’infrastructure technique et logicielle de la plate-forme, de sa maintenance adaptative et préventive, de la gestion des comptes d’accès aux différents utilisateurs, de la veille sur le respect de l’utilisation de la plate-forme et de sa sécurité technique et cryptographique. La mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique, a été réalisée par la Trésorerie Générale du Royaume dans le cadre d’une démarche participative impliquant les différents intervenants dans la commande publique. A cet effet, une équipe pluridisciplinaire a été constituée pour mener à bien ce grand projet, intégrant des experts métiers et techniques relevant de la Trésorerie Générale du Royaume et appuyés par des experts relevant d’un échantillonnage représentatif des donneurs d’ordres nationaux selon leur types (administrations de l’Etat, collectivités territoriales, Etablissements Publics), soit environ 30 experts relevant des départements ministériels chargés de l’économie et des finances, de l’équipement et du transport, de l’intérieur, de la santé, des eaux et forêts et lutte contre la désertification, les collectivités territoriales et les établissements publics représentés respectivement par la commune urbaine de Témara et la Bibliothèque Nationale du Royaume. L’approche participative adoptée n’a pas omis l’intégration de l’entreprise privée comme acteur principal dans l’identification des besoins et des fonctionnalités à intégrer à la plate-forme de dématérialisation de la commande publique, et a été représentée par les fédérations professionnelles les plus représentatives du tissu économique marocain à savoir la Confédération Générale des Entreprises Marocaines, la Fédération Nationale du Bâtiment des Travaux Publics, la Fédération Marocaine du Conseil et de l’Ingénierie, la Fédération Marocaine du Commerce et des Services, soit au total une dizaines de représentants d’entreprises relevant des fédérations professionnelles précitées. La Trésorerie Générale du Royaume s’est appuyée pour la réalisation de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique sur des expertises reconnues dans certains aspects technologiques précis.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
La stratégie adoptée par la Trésorerie Générale du Royaume repose sur la progressivité et le pragmatisme en tenant compte du niveau de développement de notre pays et des attentes des différents acteurs de la commande publique. En effet, avant le démarrage de la mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique, une étude de faisabilité, ayant bénéficié d’un don IDF de la Banque Mondiale, a été lancée par la Trésorerie Générale du Royaume et confiée à un consultant privé. Cette étude a permis de dégager les attentes des différentes parties concernées par la commande publiques, de réaliser un benchmark international, de dégager les difficultés rencontrées par les pays pionniers ayant initié des actions similaires. Cette étude a été couronnée par une feuille de route qui a identifié trois paliers clés du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique constitués de deux composantes chacun et l’échéancier prévisionnel de leur réalisation, à savoir : Le 1er palier concerne le portail marocain des marchés publics et la base de données des marchés publics. Le 2ème palier concerne la base de données des fournisseurs et la soumission électronique. Le 3ème palier concerne les enchères électroniques inversées et les achats groupés électroniques. Les objectifs assignés au Programme de Dématérialisation de la Commande Publique concernent l’intégration avisée des technologies de l’information dans le processus de l’achat public, la modernisation et la simplification des processus, la consolidation des mécanismes d’égalité d’accès à la commande publique, l’amélioration de la transparence et de l’éthique, le renforcement de la mise en concurrence, la réduction des pratiques illicites en réduisant l’intervention humaine dans l’acte de l’achat public.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
La mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique s’est déroulée chronologiquement selon les parties phases ci-après: 1. 1ère Phase : concerne l’étude préalable du programme de dématérialisation de la commande publique. Elle porte sur le diagnostic de l’existant, sur le benchmark international et sur la feuille de route pour la réalisation dudit programme ; 2. 2ème Phase : Mise en œuvre du programme de dématérialisation de la commande publique comme suit :  Le module de publication des appels d’offres opérationnel depuis janvier 2007 ; - La base de données des marchés publics opérationnelle depuis mars 2009 ; - La base de données des fournisseurs déployée dans des sites pilotes depuis janvier 2011 ; - La soumission électronique déployée dans des sites pilotes depuis janvier 2011 - Les enchères électroniques inversées déployées dans des sites pilotes depuis janvier 2011 ; - Les achats groupés électroniques déployées dans des sites pilotes depuis janvier 2011. La généralisation des quatre dernières composantes est prévue pour le premier semestre 2012 avec l’entrée en vigueur du nouveau décret des marchés publics. En parallèle à la mise en œuvre des composantes du programme de dématérialisation de la commande publique, un vaste programme de formation a été entrepris par la Trésorerie Générale du Royaume au profit des utilisateurs de la plate-forme (administrations publiques, entreprises privées).

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Le principal obstacle rencontré était la réussite de l’adhésion des intervenants dans la commande publique à l’utilisation de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique et le changement des habitudes desdits intervenants dans un environnement national marqué par une grande fracture numérique que connaît notre pays. La réussite de l’adhésion des intervenants à l’utilisation de la plate-forme était un réel challenge, et a été atteint par une stratégie de conduite de changement forte menée par la Trésorerie Générale du Royaume depuis le démarrage du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique. Cette stratégie était basée principalement sur la communication autour du programme, par la formation des différents utilisateurs quelque soit leur profil et par une assistance dynamique via la hotline dédiée ; à cet effet la Trésorerie Générale du Royaume s’est en outre appuyée sur ses structures déconcentrées en dédiant des référents privilégiés pour la dispense d’une assistance de proximité pour les acheteurs publics au niveau local. L’effet d’adhésion des utilisateurs relevant du secteur privé a été également fluidifié par les efforts des fédérations professionnelles impliquées dans la réalisation du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique dans le cadre de la démarche participative adoptée à cet effet. Il va s’en dire que la démarche progressive adoptée dans la mise en œuvre du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique a permis une appropriation progressive des téléservices qu’il offre et éviter un éventuel phénomène de rejet par les utilisateurs.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
La réalisation de la 1ère phase du programme relative à l’étude de l’existant et de la feuille de route a été réalisée dans le cadre d’un contrat confié à deux consultants et financé par un don IDF de la Banque Mondiale d’un montant de 600.000 Dhs (environ 70.000 dollars américains). La réalisation des composantes du 1er palier à savoir le Portail Marocain des Marchés Publics et la Base de Données des Marchés Publics a bénéficié également d’un don IDF de la Banque Mondiale à hauteur respectivement de 750.000 Dhs (environ 88.000 dollars américains) et de 2.998.764,40 Dhs (environ 350.000 dollars américains). La réalisation des composantes des paliers 2 et 3 a été supportée par le budget général de l’Etat à hauteur de 5.491.980,00 Dhs (environ 650.000 dollars américains). Encore faut-il ajouter le coût de l’infrastructure matérielle et logicielle estimée à 1,5 million de Dhs (environ 175.000 dollars américains). Par ailleurs, le suivi de la réalisation de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique a été assuré par des ressources humaines de la Trésorerie Générale du Royaume ayant des profils métiers et techniques et organisée comme suit : - Une direction de projet qui pilote l'ensemble des ressources nécessaires à la réalisation du projet ; - Un chef de projet responsable du pilotage opérationnel du projet ; - Une équipe projet avec deux pôles de compétences métiers (Quatre ressources) et techniques (Six ressources) ; - Un responsable qualité et conduite de changement.

Is the initiative sustainable and transferable?
L’utilisation des téléservices offerts par la plate-forme de dématérialisation de la commande publique a connu un engouement sans précédent dans les systèmes d’informations liés à l’achat public au Maroc, ci-dessous quelques statistiques qui manifestent de l’affluence des transactions opérées sur la plate-forme pour les trois dernières années de sa mise en œuvre : - Le nombre d'appels d'offres publiés est de 22.820, 27.565 et 30.220 pour les années 2009, 2010 et 2011; - Le nombre de pages consultées par mois est de 2.200.000, 3.000.000 et 6.000.000 pour les années 2009, 2010 et 2011; - Le nombre de visiteurs est par mois de 45.000, 60.000 et 200.000 pour les années 2009, 2010 et 2011; La plate-forme de dématérialisation de la commande publique est un portail accessible sur internet, tous les téléservices qu’elle offre sont gratuits et utilisés par environ 30.000 entreprises et 10.000 utilisateurs relevant d’environ 4.000 donneurs d’ordres nationaux. L’expérience marocaine est facilement transférable à tout pays moyennant un paramétrage pour l’adapter aux spécificités réglementaires du pays en question. Bon nombre de pays notamment africains ont exprimé leur volonté à dupliquer l’expérience marocaine à leur niveau ; il s’agit à titre d’exemple du Sénégal, du Bénin, du Madagascar, du Cap Vert…

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
La leçon apprise de la mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique est que les principaux éléments clés qui sont à l’origine du succès du Programme de Dématérialisation de la Commande Publique sont : - La progressivité dans la mise en œuvre des composantes du programme ; - La démarche participative par l’implication des différents acteurs dans le processus de la commande publique durant la réalisation du programme ; - La stratégie de conduite de changement par la formation, l’assistance, le conseil et la communication. En terme d’impact, la mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique a permis de réduire les coûts de prospection des opportunités d’affaires pour l’entreprise évalués à environ 25.000 Dhs annuellement par entreprise (environ 3.000 dollars américains) soit un gain direct d’environ 750.000.000 Dhs (environ 88 millions de dollars américains) ; également toute entreprise est désormais informée en temps réel des opportunités d’affaires répondant à ses centres d’intérêt et des erratums apportées en cours de route sur lesdites opportunités ce qui se traduit par un grand nombre des soumissionnaires aux appels d’offres ; tous les acheteurs publics affirment une plus grande concurrence en matière des marchés publics depuis la mise en œuvre de la plate-forme de dématérialisation de la commande publique et une réduction notable des prix des soumissions. La qualité de la gestion de la commande a été en outre améliorée en raison du rôle que joue la plate-forme de dématérialisation de la commande publique en matière de vulgarisation de la réglementation des marchés publics et de mutualisation des meilleures pratiques des donneurs d’ordres.


Institution Name:		Trésorerie Générale du Royaume
Institution Type:		Public Organization
Contact Person:		AZIZ BOUAZZAOUI
Title:		Directeur de l’Appui et de la Gestion des Ressourc
Telephone/ Fax:		05 37 57 82 01/ 05 37 57 82 02
Institution's / Project's Website:		www.tgr.gov.ma / www.marchespublics.gov.ma
E-mail:		aziz.bouazzaoui@tgr.gov.ma
Address:		Ilôt 31, Hay Ryad – Rabat – Maroc. BP 6495
Postal Code:		10100
City:		RABAT
State/Province:		MAROC
Country:		Morocco

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information