دائرة مراقبة الشركات
Jordan

The Problem

الهيكلة التي جرت في دائرة مراقبة الشركات كانت بتخصيص مهام المديريات والإقسام في الدائرة بحيث تصبح كل مديرية متخصصة بنوع واحد من الشركات و تتابع كافة المعاملات التي تتم على هذا النوع من الشركات دون إحالة المعاملات على قسم آخر. وقد تمثل الوضع قبل إجراء إجراء الهيكلة بإضطرار متلقي الخدمة إلى مراجعة أكثر من جهة وشباك من أجل إتمام معاملته ، حيث يضطر إلى التنقل بين أكثر من مديرية وقسم من أجل إتمام معاملة تتعلق بنفس الشركة. وكذلك بالنسبة لنظام الارشفة. التي تمثل خدمة أفضل للمراجعين وتمهيداً لذلك فقد عمدت الدائرة إلى استكمال الأرشفة الالكترونية في إنجاز معاملاتها اليومية والاستغناء عن طلب الملفات الورقية مما أدى إلى تقليل الوقت المستغرق لانجاز المعاملات علماً بأن طموح الدائرة مستمر لتحسين مستوى الخدمات المقدمة للجمهور خلال الفترة القادمة.كان الوضع قبل إنشاء النظام كما يلي:
النسخ والتصوير غير المبررين.
الاستخدام المبذر للورق .
عدم الإحكام والسيطرة على إنشاء الوثائق والملفات.
ملف بدون أسم يعني معلومات ضائعة أو ملف غير مهم Unavailable Info
عدم نضج مستوى الأداء لعدم الحصول على المعلومات اللازمة في الوقت المطلوب.
عدم إتباع سياسة للاستبعاد الملفات والإعدام للوثائق المنتهية الصلاحية وهذه وحدها اخطر قضية.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
بتطبيق الهيكلة ، تم تخصيص المديريات في الدائرة حيث أصبحت كل مديرية تعنى بنوع معين من الشركات وتختص بإجراء كافة المعاملات التي تتم عليها دون الإحالة إلى قسم آخر أو مديرية أخرى ، مما سهل وبسّط الخدمة على متلقي الخدمة ، بحيث ينهي متلقي الخدمة معاملته في مديرية واحدة دون الحاجة الى التنقل في الدائرة ، كما أن الهيكلة تعزز الدور الرقابي للدائرة على الشركات.اما بالنسبة لنظام الارشفة فقد اقتصر الوقت والجهد على متلقى الخدمة.لانه بوجود هذا النظام اصبح بالامكان البحث عن اي نوع من الوثائق الكترونيا ودون الرجوع الى طلب الملف والبحث فيه. للوصول إلى الشفافية في التعامل ورفع كفاءة تقديم الخدمات والتقليل من البيروقراطية بمفهومها التقليدي الشائع، حيث إن التعامل الإلكتـروني هدف يتطلع إليه جمهور المتعاملين مع الإدارات لتوفير الخدمات المميزة لهم ويخلصهم من تأخير معاملتهم وروتين الانتظار. (Accessibility) تيسير الاطلاع على الوثائق وضبط عمليات الاطلاع والبحث والإفادة Security) تامين وحماية الملفات من التلف والضياع والسرقة والتزوير والحريق تيسير سبل الإتاحة للمستندات والملفات واستغلال أمثل للوقت والجهد والمال من خلال رقمنه (عمليات التحويل الورقي إلي نظام الكتروني) الوثائق وإتاحتها بالصورة الرقمية وفق طرق الربط الإلكتروني بين مكاتب الدائرة التي تقع في أكثر من نطاق جغرافي.
سهولة وإمكانية التوافق مع أي هيكل تنظيمي للمؤسسات.
التكامل مع عدد من النظم الفرعية مثل الحضور والانصراف وإدارة الموارد البشرية والنظم المالية ونظم الأرشفة الوثائقية مسح الضوئيScanning
القدرات التحليلية. وتعظيم الاستفادة من الثروة البشرية.
توظيف الموارد المادية والاستغلال الأمثل لها
تعظيم الاستفادة من الوقت والجهد نتيجة التنظيم الجيد للملفات
بناء قاعدة بيانات (Database) أو بنك معلومات متكامل يلبي احتياجات المؤسسة
عدم إنكار التصرف المرتبط بالمعلومات ممن قام به (أي الحجية والإثبات) Non-repudiation
السرية أو الموثوقية Confidentiality:
الجودة في الأداء وفي النتيجة Quality

يقوم هذا النظام على أرشفة المستندات المختلفة سواء كانت نصية أو في شكل صور.
يتمتع النظام بواجهة تعامل سهلة لجميع المستخدمين.
يمكن بإستخدام هذا النظام لأرشفة المستندات، الصحف، الصور، الرسومات...الخ

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
مراقب عام الشركات بالتعاون مع ديوان الخدمة المدنية ومع مؤسسة التمويل الدولية.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
قوائم بمهام المديريات ؛ الوصف الوظيفي للموظفين. وكما ذكر سابقا بالنسبة لخدمة الملفات.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
تم تطبيق الهيكلة إعتباراً من منتصف العام الحالي ، بحيث تمت إعادة تسمية المديريات بما يتفق والهيكلة الجديدة ، وضمت كل مديرية موظفين مؤهلين من التخصصات القانونية والمالية و الأخرى ذات العلاقة ، بحيث أصبحت كل مديرية وحدة متكاملة بخدماتها وكادرها. اما الارشفة تم مسح تفصيلي لجميع الإدارات بالدائرة، وتم إعادة تنظيم الملفات وتسجيل كافة بيانات الملفات وتنظيم الملفات غير المنظمة وتصنفيها داخليا وإعداد دليل أو كشاف عام بالملفات يشمل الكود والرمز والإدارة والتاريخ وتفاصيل الملف كاملة.
المسح الضوئي (Scanning).لاي وثيقة يتم التعامل معها اول باول.
إرفاق الملفات والوثائق على البرنامج (Attachment).
عمليات الاسترجاع والإتاحة والاختبار (Retrieval - Test )
تم توفير وتجهيز المكان المناسب ذو معايير دولية ..... في الأمان والحفظ والتشطيبات,والأثاثات ، كما تم توفير معظم الأجهزة اللازمة لعملية معالجة وتجهيز المعلومات ( ماكينة تصوير ، حاسب إلي – سكانر – طابعة ، واهم عنصر سيرفر عالي Database Center

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
عدم معرفة بعض الموظفين لبعض الإجراءات في المديرية المتواجد فيها بعد الهيكلة. وبالوعي الى ضرورة التغيير والتحسين وتعزيز القدرات التنافسية وتهيئه الموظفين وتدريبهم بمرونة وكفاية.وبالتعليم والتدريب المستمر اصبح ليس هناك عراقيل او صعوبات.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
استخدمت موارد مالية وتقنية وبشرية لتنفيذ الهيكلة وخدمة الملفات وسوف سنتحدث عنها بالتفصيل فيما بعد.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
بالتأكيد ، فالتخصص في تقديم الخدمات ينعكس إيجاباً على نوعية الخدمة المقدمة ويالتالي الحصول على رضا متلقي الخدمة.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
بلورة ثقافة للمنظمة تشجع العاملين على ابداء الاراء والاقتراحات للتحسين
دعم الادارة العليا ومساندتها لجهود التحسينات المستمرة
التركيز على تحسين ظروف العمل وأية عوامل اخرى من الممكن أن تدعم عملية التغيير، وذلك من خلال إيجاد شعور جماعي بالرغبة في التغيير، وتبادل المعلومات اللازمة وتقدير مشاركات الأفراد وتحقيق النتائج المرغوبة
تنمية معارف ومهارات الموظين على استخدام برنامج الأرشفة الإلكترونية في حفظ الوثائق واسترجاعها بكفاءة وفاعلية. واستخدام المسح الضوئي للوثائق بسهولة ويسر واسترجاع الوثائق بكفاءة وفاعلية. وطباعة الوثائق من نظام الأرشفة الإلكترونية بدقة وإتقان من خلال عمل برامج وورش تدريبية للموظفين. ان الدائرة ارشفت مليون و 200 الف وثيقة اودعت في
ملفاتها.
في حال وجود أي استفسار أو ملاحظة يرجى الاتصال بدائرة مراقبة الشركات
هاتف 5600260
فاكس 5659444

ص.ب (9192) 11191 عمان – الأردن

E-mail: info@ccd.gov.jo


Web Site: www.ccd.gov.jo

Contact Information

Institution Name:   دائرة مراقبة الشركات
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   ابراهيم منصور الطاهات
Title:   رئيس قسم تنمية الموارد البشرية  
Telephone/ Fax:   00962776678878
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   ibraheem.taha@ccd.gov.jo  
Address:   ibraheem.taha@ccd.gov.jo
Postal Code:  
City:   عمان
State/Province:   العاصمة
Country:   Jordan

          Go Back

Print friendly Page