"HUMANIZANDO EL TRATO, MODERNIZANDO EL SERVICIO"
CONSULADO DE COLOMBIA EN NUEVA YORK
United States

The Problem

La Comunidad Colombiana en el los Estados de New York, New Jersey, Pennsylvania y Connecticut, representa aproximadamente el 30% de la población Colombiana en Estados Unidos. El Consulado General Central de Colombia en Nueva York tiene bajo su circunscripción una población de aproximadamente 300000 personas. La comunidad se encuentra organizada en diferentes grupos u organizaciones que actúan de manera independiente pero no existe realmente ese lazo de unión entre toda la comunidad.
Adicionalmente, los horarios de trabajo, lugar de residencia (en muchos casos se requiere de hasta dos o tres horas para llegar a la sede del Consulado), dificultades de transporte y en otros casos motivos de dificultad en la movilidad fisica, entre otros, no permiten a los connacionales el acceso regular a los servicios y beneficios que les ofrece el Consulado.
Es un reto para la nueva Cónsul General Central, Sra. Elsa Gladys Cifuentes Aranzazu, mas que cumplirle a la Comunidad con sus necesidades consulares, llevar a cabo acciones que la fortalezcan, empoderen y creen lazos de unión entre ella. De ahí su iniciativa de trabajo: “Humanizando el trato, Modernizando el servicio”.
Este reto incluye evolucionar en el concepto de “Consulado”, entendido como un pedacito de país, como lugar de apoyo y guía de la comunidad para su vida en el exterior, fuente de información de servicios para ellos tanto desde el país como a nivel local, lugar de encuentro para aprender, para compartir y adquirir conocimientos, hogar de todos.
Este no es un trabajo fácil pero el Consulado a través de sus actividades, organización, Jornadas de atencion al publico extendidas, Sabados Consulares, Consulados descentralizados, Asambleas Consulares, la creación de la Ventanilla Social y la promoción del Programa Colombia Nos Une, ha empezado a ver sus resultados, reflejados en las actuaciones consulares realizadas, la actitud y comentarios de los usuarios del Consulado y en la respuestas de las diferentes formas organizadas de la comunidad residente en esta circunscripción.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
A través de las acciones del Consulado, interna y externamente se ha venido realizado un proceso de concientización, generando sentido de pertenencia y de solidaridad entre nuestros connacionales.
Durante estos cuatro meses de gestion bajo la direccion de la nueva Consul, se ha hecho un cambio a la forma administrativa del Consulado, un nuevo redireccionamiento a la forma de hacer las cosas. El cambio ha sido notorio tanto en la atencion al publico como en la eficiencia de las tramites consulares. La entrega masiva de mas de 9719 cedulas, la elaboracion de 131 tarjetas de identidad, la expedicion de 3500 pasaportes, el registro de 262 personas como nacionales Colombianos, mas de 250 connacionales informados sobre el Programa Colombia Nos Une y alrededor de 300 casos atendidos desde la Ventanilla Social.
Nuestros connacionales sienten que son mejor atendidos, no solo por el trato mas personal y amable sino tambien por la conveniencia de horarios, por la implementacion de la nueva teconologia, por la rapidez en el servicio, por la actitud de ayudar al usuario a solucionar mas que a crear trabas, y por que no, hasta por el ambiente de pais que se respira en el Consulado, ya que muchos sienten que han llegado a su hogar.
Gracias a las alianzas realizadas desde el Consulado con el sector publico, sociedad civil y sector privado, se cuenta ahora con la presencia permanente de diferentes Agencias Privadas y del Estado que ofrecen servicios a la comunidad es tambien toda una novedad para ellos, ademas de un gran beneficio ya que en la mayoria de los casos se desconocian estos servicios a los que podian tener acceso o no sabian como hacerlo y ahora es el Consulado quien los pone a su disposicion.
De manera general se podria decir que las reformas administrativas y el reacondicionamiento de los procesos de prestacion de servicios han generado beneficio para la comunidad de forma cualitativa, cuantitativa e inclusive economico.
La Comunidad Colombiana se ha beneficiado en la calidad de servicio, atencion de sus inquietudes, asesoria en sus necesidades, aprovechamiento de la oferta de servicios desde el pais y desde lo local, acceso directo al personal del Consulado, incluyendo a la CGC, ahorro de tiempo al hacer sus tramites, facilidad de acceso, tambien algo muy importante como la disminucion o no utilizacion de sus dias laborales para poder hacer sus visitas al Consulado gracias a los horarios extendidos y/o sabados consulares y consulados descentralizados.
El llamado de la Comunidad ha participar en actividades como la “Jornada de Analisis y Reflexion sobre la Ley 1465 de Junio 29/11”; por medio de la cual el Gobierno Nacional crea El Sistema Nacional Migratorio, incorporo de manera satisfactoria la opinion publica de todas las expresiones de la sociedad civil Colombiana residente en esta circunscripcion. Era la primera vez que podian participar directamente en la implementacion de una ley de tanta importancia para los connacionales residentes en el exterior.
Durante esta jornada igualmente se presento la Rendicion de Cuentas de la gestion del Consulado hasta esa fecha, lo cual fue aun mas novedoso e inesperado por la Comunidad, toda vez que era algo realmente innovador para ellos.
Las acciones del consulado han sido realmente incluyentes, a traves de la convocatoria a diferentes actividades se han tenido en cuenta diversos grupos poblacionales como son los Jovenes, apoyando la formacion del Grupo de Jovenes trabajando por Colombia; Mujeres, con la reactivacion del Foro Internacional de Mujeres Colombianas, Grupos de la tercera edad, con la orientacion en el tema de Pensiones; Microempresarios, con la realizacion de la Jornada del Trueque; Artistas, apoyando diferentes expresiones culturales; estudiantes y profesionales entre otros. Para el 2012 se proyecta la reactivacion de las mesas de trabajo en areas como Salud, Educacion, Cultura, Jovenes, Tercera Edad y Ninez.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
La iniciativa “Humanizando el Trato, Modernizando el Servicio” proviene de la Sra. Cónsul General Central, Elsa Gladys Cifuentes Aranzazu. Ha sido implementada de forma transversal en el Plan de Acción del Consulado, considerando la equidad de genero y socializada durante los diferentes acercamientos con las diferentes expresiones de la sociedad civil Colombiana residente en esta circunscripción.
La receptividad de esta iniciativa por parte de los funcionarios del Consulado, la comunidad y la sociedad civil organizada han contribuido a lograr en muy corto plazo resultados positivos. De igual forma, el acompañamiento del sector privado y las instituciones públicas locales han sido insumo importante para maximizar el alcance de la iniciativa.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
ESTRATEGIAS DE LA INICIATIVA
El Consulado General Central de Colombia en Nueva York, se encuentra bajo la direccion de la Sra. Elsa Gladys Cifuentes Aranzazu desde el mes de Agosto de 2011. Ha sido a partir de este mes que se han visto cambios de mejoramiento notorios en el normal funcionamiento de este.
La formación académica y experiencia profesional de la Sra. Cónsul, Elsa Gladys Cifuentes Aranzazu, son el motor de su iniciativa. Como especialista en derechos humanos, ex Directora Nacional para la Equidad de la Mujer, ex Gobernadora de Risaralda y ex Senadora, contribuir al bienestar y al desarrollo humano de la comunidad Colombiana en esta circunscripción son su principal objetivo.
Su pertenencia por la Defensa y Promoción de los Derechos Humanos influencia cada una de sus actuaciones lo cual marca la diferencia en su ejercicio como Cónsul General Central, posición desde la cual no solo está mejorando la atención a la comunidad en sus trámites consulares; sino también poniendo a su alcance la oferta de servicios que desde lo local y desde el país contribuyan a su bienestar y desarrollo.
De esta forma el Consulado ha hecho énfasis en promover y divulgar el Programa Colombia Nos Une del Ministerio de Relaciones Exteriores, a través del cual se busca fortalecer la comunidad Colombiana residente en el exterior y darle a conocer la oferta de servicios que el País tiene para ellos en el exterior. Se ha creado también la Ventanilla Social, a través de la cual se orienta y educa a la comunidad sobre los servicios y programas ofrecidos por el Estado a nivel local. La Ventanilla Social abarca las áreas de Educación, Salud, Laboral, Psicológico, Violencia doméstica, Negocios, entre otros.
Poco a poco también se avanza en la modernización del servicio, implementando la política anti trámite y aplicando la filosofía de facilitar los procesos, de evitar trabas y de mayor eficiencia y eficacia en los procesos. La nueva implementación de las Jornadas Adicionales, el segundo martes de cada mes y los sabados consulares, cada segundo sábado del mes y los Consulados Descentralizados han facilitado para muchos usuarios el acceso al Consulado. Se ha pensado en sus limitaciones de tiempo y lugar para que puedan satisfacer sus necesidades consulares.
OBJETIVOS PRINCIPALES DE LA ESTRATEGIA
- Darle prioridad al usuario como Ser Humano. Humanizar el trato.
- Realizar acciones que contribuyan al Desarrollo Humano de los connacionales residentes en la circunscripción del Consulado de Colombia en NY.
- Facilitar los trámites consulares. Participar de la política anti trámites. Modernizar el servicio
- Ser incluyente y equitativo en cada una de sus acciones

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Como todo Plan de accion, la iniciativa ha contado con una etapa de analisis, de identificacion de problemas, de caracterizacion de la poblacion, de proyeccion de estrategias y realizacion de actividades.
Cronologicamente se podria decir que la iniciativa se ha implementado de manera muy rapida. En cuatro meses de gestion los cambios han sido notorios.
Desde el mes de Agosto en que la CGC inició sus funciones, el cambio ha sido notable en el Consulado. La organización y estructura fisica de la sede del Consulado ha sido renovada, dando mas comodidad a los usuarios y a los funcionarios. La amabilidad en el trato, la rápidez en el servicio, la organización, las jornadas adicionales de atención al público y el acceso a otros recursos novedosos como la Ventanilla Social y el Programa Colombia Nos Une, han sido elementos implementados durante estos cuatro meses de su labor y se espera sigan ampliandose y mejorando para el ano 2012.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Durante el proceso de implementacion de la iniciativa se han encontrado algunos obstaculos que poco a poco con la intervencion del Consulado en alianza con la sociedad civil organizada han sido superados.
Se encontraron situaciones como: Prevencion por parte de los usuarios y lideres comunitarios, Distanciamiento entre las comunidades, Falta de confianza hacia el Consulado, Comunidad desinformada, Desconocimiento de los Programas Nacionales y locales y por lo tanto desaprovechamiento de ellos, Confusion y demora en los procesos,
Estas situaciones se han ido superando y/o mejorando mediante la intervencion del Consulado a traves de acciones internas y externas, estableciendo y promoviendo alianzas entre el sector publico, sociedad civil y el sector privado, dialogando con la comunidad y promoviendo el dialogo entre ellas, realizando visitas a las diferentes comunidades y organizaciones, ofreciendo servicios novedosos y de utilidad para la comunidad, implementando horarios diferentes y adicionales de atencion al publico, apoyando las iniciativas de la sociedad civil organizada y siempre explorando acciones que contribuyan al desarrollo de la comunidad Colombiana residente en en nuestra circunscripcion.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Los recursos empleados podríamos decir que son parte de lo grande de la iniciativa. A mas que incurrir en costos, ha sido el direccionamiento y aprovechamiento de los recursos existentes lo que ha permitido obtener el impacto hasta la fecha alcanzado.
Aquí se han aprovechado al máximo los recursos existentes para alcanzar el máximo beneficio y alcance al menor costo posible. El aprovechamiento y descubrimiento del capital humano ha jugado papel importante en el desarrollo de la iniciativa; el buen uso de los recursos ofrecidos por el Estado y algunas organizaciones privadas y/o ONG’s a nivel local, de manera gratuita para beneficio de la comunidad; la reestructuración física de la sede del Consulado, las alianzas establecidas, la modernizacion en los sistemas y especialmente el factor humano han sido elementos claves para el éxito de la iniciativa.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Si. La iniciativa es totalmente sustentable y transferible, la única condición necesaria es que se mantenga la visión del Consulado como Hogar de los Colombianos en el exterior desde el cual se recibe, atiende y considera a los connacionales como ser humano receptor de buen trato, excelente servicio, pero además con la visión de Consulado como generador de acciones que contribuyan al bienestar y desarrollo humano de la comunidad Colombiana en el exterior.
La iniciativa puede ser objeto de réplica en otros consulados en todo el mundo, pero también por Consulados de otros países. Implementando los programas aplicados y sobre todo siguiendo la visión de “Humanizar el Trato y Modernizar el servicio”, de acuerdo a las condiciones y necesidades locales.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
El impacto de la iniciativa se refleja en hechos reales como la Satisfaccion y actitud de la Comunidad; Integracion de grupos de la comunidad, Eficiencia en los procesos, Mejoramiento en el nivel de confianza hacia la labor del Consulado, Mayor inclusion de los diferentes grupos poblacionales en cada una de las acciones realizadas por el Consulado, Realizacion de alianzas interinstitucionales; Conflictos resueltos; Interaccion de la sociedad civil y organizada; Incremento en las acciones consulares realizadas, Mayor participacion de la comunidad en las actividades realizadas por el Consulado, Mayor sentido de pertenencia hacia el Consulado y hacia el pais.

Las lecciones aprendidas se pueden resumir muy brevemente: El simple hecho de ver, tratar y entender al usuario como el Ser Humano que es, HUMANIZAR el trato hacia el, complementandolo con un servicio cordial, puntual y descomplicado, genera bienestar y contribuye a su desarrollo humano.
"Humanizar el Trato, Modernizar el Servicio" esta debe ser la vision de las instituciones publicas y en este caso del Consulado de Colombia en Nueva York, donde su razon de ser debe ser simplemente "LA COMUNIDAD"

Contact Information

Institution Name:   CONSULADO DE COLOMBIA EN NUEVA YORK
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   ELSA GLADYS CIFUENTES ARANZAZU
Title:   Sra.  
Telephone/ Fax:   212-798-9048
Institution's / Project's Website:   www.consuladodecolombiany.com
E-mail:   elsag.cifuentes@cancilleria.gov.co  
Address:   10 E 46TH STREET
Postal Code:   10017
City:   NEW YORK
State/Province:   NEW YORK
Country:   United States

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