Plan de Personalización de la atención en los centros hospitalarios y en los servicios de urgencias
Dirección General de Atención al Paciente
Spain

The Problem

La Dirección General de Atención al Paciente (DGAP), como dirección horizontal del Servicio Madrileño de Salud (SMS), tiene encomendado el desarrollo y cumplimiento de la Ley de Ordenación Sanitaria de la Comunidad de Madrid que sitúa al paciente en el centro del sistema sanitario. En un momento en el que hemos alcanzado la excelencia técnica la DGAP se plantea cómo podía mejorar la calidad percibida de la atención sanitaria.
El SMS es un servicio público, universal y gratuito y está estructurado en dos niveles, atención primaria y atención especializada. El nivel de Atención Primaria cuenta con 258 centros de salud, 155 consultorios locales, 38 Servicios de Atención Rural, 80 Servicios de Urgencias y el Servicio de Urgencias Médicas de Madrid (SUMMA 112). El nivel de Atención Especializada está integrado por 34 hospitales, de los cuales 24 disponen de Servicio de Urgencias, 40 Centros de Especialidades Periféricas y 36 Servicios de Salud Mental.

Durante el año 2010 en el ámbito de Atención Primaria se realizaron 55 millones de actos médicos y 16 millones de consultas de enfermería. En los hospitales se registraron 11 millones de consultas, 500.000 ingresos, 400.000 intervenciones quirúrgicas y más de 2,5 millones de urgencias. Asimismo, los servicios de emergencia atendieron a más de 3,7 millones de pacientes.

Para identificar las áreas en las que intervenir para mejorar la calidad percibida de la atención sanitaria por parte de los ciudadanos, la DGAP mantiene una relación directa con diferentes grupos de interés, conociendo de primera mano la percepción y las necesidades de los ciudadanos en su relación con el sistema sanitario público de la Comunidad de Madrid. Estos grupos de interés son los propios pacientes, familiares y allegados y los Servicios de Información y Atención al Paciente (SIAP) de los centros sanitarios, cuya actividad se centra en facilitar la relación de los usuarios con el centro asistencial.

También desarrolla otras actividades, que sirvieron como fuentes de información:

Entrevistas con las Asociaciones de Pacientes. De manera programada mantiene reuniones con las Asociaciones de Pacientes, donde se plantean compromisos y acuerdos de colaboración.

Gestión y análisis de las sugerencias, quejas y reclamaciones (SQR). Administra la gestión de las SQR presentadas en el ámbito sanitario público, a través de una aplicación informática, que no solo actúa como gestor de expedientes, sino que integra toda la información sobre las actividades realizadas con cada reclamación, permitiendo su posterior análisis.

Realización de encuestas de satisfacción. El SMS realiza anualmente estudios para evaluar la satisfacción de los usuarios con la asistencia sanitaria pública de la Comunidad de Madrid. La DGAP coordina la realización de las mismas.
Grupos de trabajo con los SIAP. La DGAP realiza jornadas de trabajo para compartir información y poner en común las diferentes actuaciones de mejora planteadas por los centros, así como para valorar si las iniciativas abordadas individualmente se hacen extensivas al resto.

Comités de Calidad Percibida de los centros. Analizan las opiniones de pacientes, familiares y acompañantes, identifican áreas de mejora e impulsan medidas efectivas.

El análisis de la información aportada por estas fuentes permitió identificar uno de los principales problemas de nuestro sistema sanitario que genera gran insatisfacción: la falta de información adecuada.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Una vez realizado el estudio de situación y analizados los resultados, la DGAP llegó a la conclusión de que era necesario desarrollar un Plan de Personalización de la atención en los centros hospitalarios y en los servicios de urgencias de la Comunidad de Madrid, con el objetivo final de humanizar la atención sanitaria y garantizar una información de calidad, oportuna y accesible durante todo el proceso asistencial, determinándose las siguientes áreas de actuación:

Guía de Acogida al Ingreso

Recoge información sobre las normas generales que rigen el funcionamiento de los centros hospitalarios del SERMAS, así como sobre los derechos y obligaciones de los ciudadanos en materia sanitaria, con el fin de facilitar su estancia en el hospital. En el año 2010 la implantación media fue del 96% y mediana del 100% en todos los hospitales del SMS.



Protocolo de Información Clínica a Familiares

Para facilitar a los acompañantes de los pacientes hospitalizados el acceso a la información médica diaria, indicando los horarios y la ubicación física dónde ésta será proporcionada en cada uno de los servicios de hospitalización. En el año 2010 la implantación media fue del 73% y mediana del 83% en todos los hospitales del SMS.


Guía de Información al Alta

Recoge la información necesaria para facilitar los trámites que garanticen la continuidad de la atención y cuidados, según las necesidades de cada paciente, a nivel sanitario y socio-sanitario, una vez indicada el alta médica. En el año 2010 la implantación media fue del 86% y mediana del 98% en todos los hospitales del SMS.



Guía de Atención al Duelo

Se ha diseñado para ayudar a las familias de los pacientes fallecidos durante la hospitalización, facilitando la información necesaria para agilizar los trámites administrativos, derivados del éxitus. En el año 2010 la implantación media fue del 49% y mediana del 52% en todos los hospitales del SMS.




Plan de Información y Acogida en los Servicios de Urgencias Hospitalarios:“Chaquetas Verdes”

Se incorpora la figura del informador en los servicios de urgencias, identificados mediante una chaqueta verde que facilita su visibilidad. En la actualidad, el SMS cuenta con más de 200 de estos profesionales, formados específicamente para facilitar información no clínica y el acompañamiento, siendo un puente de comunicación entre los pacientes, sus acompañantes y el centro asistencial. En el año 2010 la implantación media fue del 100% y mediana del 100% en todos los hospitales con servicio de urgencias, del SMS.


Implantación de un Servicio de Interpretación de Idiomas

Para facilitar la comunicación entre los pacientes de habla no hispana y los profesionales de los servicios de urgencias hospitalarios se ha desarrollado un sistema de interpretación de idiomas a través de telefonía móvil. Esta iniciativa ha sido posible gracias a la colaboración de Obra Social de Caja Madrid. En el año 2010 la implantación media fue del 100% y mediana del 100% en todos los hospitales del SMS.

La Guía de Acogida, el Plan de Información y Acogida y el Servicio de Interpretación de Idiomas están plenamente consolidados al ser las primeras iniciativas implementadas. Durante el año 2011 se ha impulsado la consolidación de la Guía de Información al Alta y del Protocolo de Información Clínica a Familiares, así como la implantación definitiva de la Guía de Atención al Duelo.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Para mejorar la información en todo el proceso asistencial de manera homogénea en el conjunto del SMS, se constituyó en 2008 un grupo de mejora liderado por la Dirección General de Atención al Paciente, con el objetivo estratégico de desarrollar el Plan de Personalización.

En el grupo de mejora participaron de manera indirecta, a través de su opinión, los pacientes, sus acompañantes y las Asociaciones de Pacientes y, de manera directa, los equipos directivos y responsables de los Servicios de Información y Atención al Paciente de los centros hospitalarios pertenecientes al SMS y técnicos de la DGAP.

La primera actividad que realizó el grupo de mejora fue analizar el proceso de hospitalización en su conjunto con el fin de identificar los puntos críticos de información, así como las diferentes causas que pudieran determinar que la información al paciente no fuese personalizada, abordando la evaluación desde el paciente, los servicios asistenciales, las gerencias de los hospitales o la propia DGAP, especialmente en el ingreso y en las urgencias, y se detectaron cuatro momentos clave:

 En la acogida, para atenuar el nivel de angustia que produce acudir a un centro hospitalario por una situación de enfermedad.
 Durante el proceso asistencial, para minimizar la incertidumbre sobre la evolución de la enfermedad.
 En el momento del alta médica, para disminuir la inseguridad que supone dejar el centro sanitario y el cuidado profesional hospitalario.
 En casos de fallecimiento, para acompañar y facilitar los trámites a los familiares y allegados.

Seguidamente se revisaron los circuitos de información existentes, según los puntos críticos identificados, en todos los hospitales del SMS analizando los puntos fuertes y débiles de cada uno de ellos.

En el momento de la planificación se consideró útil la realización de una serie de reuniones de coordinación con el grupo de mejora para establecer y consensuar los criterios de actuación, y la revisión de los documentos informativos desde su elaboración, maquetación hasta su distribución.

Los productos del Plan de Personalización: guías, protocolos y procedimientos fueron revisados y consensuados con el Gabinete del Consejero de Sanidad y de la Presidenta de la Comunidad de Madrid, previamente a la maquetación definitiva de los ejemplares y la implantación en los centros. Asimismo la Obra Social de Caja Madrid, participó como organismo externo en la financiación de la puesta en marcha del Servicio de Interpretación de Idiomas.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Una vez finalizada la fase de planificación se inició la implementación de los diferentes servicios y productos del Plan de Personalización previamente definidos.

De forma paralela a la implantación, y con el fin de garantizar una correcta y homogénea implementación, el grupo de mejora coordinado por la DGAP, realizó diferentes actuaciones, entre ellas, la presentación del documento final a los equipos directivos, celebración de reuniones de trabajo con profesionales de los SIAP y visitas a todos y cada uno de los hospitales para potenciar la difusión de las guías.

Para asegurar la consolidación del Plan de Personalización, se determinó que cada hospital desarrollase un protocolo de actuación que recogiera los indicadores especificados por la DGAP para todos los servicios, con el objetivo de evaluar la implantación en todos los centros sanitarios, y garantizar un nivel de calidad homogéneo en la información ofrecida a los usuarios, independientemente del centro al que acudan los ciudadanos de la Comunidad de Madrid. En el caso concreto de las guías, se determinó que los centros desarrollaran un registro de entrega de las mismas que monitoriza cada gerencia y la DGAP.

Asimismo, para dar a conocer a los ciudadanos de la Comunidad de Madrid el Plan de Personalización y favorecer la acogida de nuevas estrategias por parte de los profesionales de los centros, antes de la puesta en marcha de las guías y servicios, se llevó a cabo un plan de comunicación. Éste incluyó la elaboración de noticias para prensa y páginas Web de la Comunidad de Madrid y de la Consejería de Sanidad, presentación a medios de comunicación por parte del Consejero de Sanidad, e información de la existencia de las mismas por parte de la titular de la DGAP en diferentes foros.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Dada la magnitud del proceso, y su ámbito de aplicación -a todos los hospitales del SMS-, se consideró prudente, más factible y más operativo, que su implantación se hiciera de manera progresiva, para poder garantizar la integración de las nuevas acciones en la actividad diaria de los centros.
Toda la práctica se programó a través de un cronograma.

Para ello se priorizaron las actuaciones, de manera cronológica, de acuerdo a los puntos clave reconocidos en el proceso de información: acogida, durante el proceso asistencial y al alta.
Se decidió que la verificación de la implantación se realizaría de forma continua, desde el inicio de cada servicio. Todos los centros tuvieron un periodo de implantación en el que se realizó el pilotaje de cada iniciativa para verificar la correcta aplicabilidad, corrigiendo precozmente las desviaciones antes de su generalización al resto de servicios y unidades asistenciales, siempre coordinado por la DGAP.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Durante la fase de planificación el grupo de mejora analizó las causas que podrían influir de forma negativa en el resultado final; Asimismo trabajó en identificar factores que pudieran generar problemas en la fase de implantación.

Como posibles puntos críticos para el desarrollo del proyecto y para minimizar la resistencia al cambio de circuitos establecidos, se determinaron:
• la planificación,
• el plan comunicación
• la sensibilización de los profesionales
Este análisis permitió enfatizar y cuidar especialmente la estrategia de comunicación con los centros sanitarios durante la fase de implantación, para minimizar los riesgos potenciales que pudieran limitar el desarrollo del plan.

Fase de implementación: De los diferentes productos del Plan de Personalización, la Guía de Información al Alta y el Protocolo de Información Clínica a Familiares fueron los que generaron mayor resistencia por parte de los centros, al tratarse de dos procedimientos que implicaban importantes cambios estructurales.

Fase de consolidación: Por la importancia y envergadura del proyecto y con el objetivo de propiciar la implantación total del mismo por parte de los centros, se decidió incluir los diferentes procedimientos como indicadores de resultado de los objetivos de calidad incluidos en el Contrato Programa que el SMS firma con todos los hospitales. De este modo se analiza periódicamente el comportamiento de los diferentes indicadores hasta conseguir alcanzar el estándar fijado, estableciendo nuevas acciones de mejora según los resultados obtenidos (mejora continua).

Asimismo se establecieron otros métodos de verificación como las reuniones con los equipos directivos y auditorías en los centros -éstas últimas realizadas en coordinación con el órgano competente, la Dirección General de Ordenación e Inspección, donde se pudo confirmar la concordancia con los resultados aportados por los equipos directivos.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Los recursos técnicos utilizados corresponden a las horas de trabajo en las fases de análisis de situación, de planificación y de verificación. No ha sido necesaria la adquisición de software o hardware específico u otras herramientas.
Tampoco ha habido contratación de recursos humanos externos a la organización para ninguna de las fases del proyecto, salvo los profesionales que integran las Unidades de Información y Acogida en los servicios de urgencias (Chaquetas Verdes). En la actualidad son 200 Chaquetas Verdes, distribuidos entre los hospitales que disponen de servicios de urgencias. El coste anual de la contratación de estos profesionales es de 460.500 €. El 30% han sido adecuaciones de puestos de trabajo o promociones internas dentro del propio hospital, por lo que no ha supuesto un sobrecoste respecto a la situación de partida. De esta forma, el coste anual real de la iniciativa es, por año, de 322.350 € (coste año 2011)
El coste del diseño y maquetación de las Guías fue de 3.000 €
El coste de impresión y distribución de Guías, en el año 2011, ha sido de 1.080.000 €: 500.000 Guías de Acogida, 480.000 Guías de Información al Alta y 20.000 Guías de Atención al Duelo. Este coste está integrado en el presupuesto anual de cada centro hospitalario. En el caso de la Guía de Acogida, cuya información es necesaria durante el periodo de estancia hospitalaria, se están desarrollando estrategias para reutilizar la Guía, como es el empleo de soporte en papel plastificado.
El Servicio de Interpretación de Idiomas, dado que es financiado íntegramente por una entidad externa de mecenazgo (Obra Social Caja Madrid) a través de un convenio de colaboración, no ha supuesto coste alguno para el SMS, Para Obra Social Caja Madrid el coste en el último año ha sido de 223.000 €.
Los recursos para la financiación de los costes expuestos –excepto los referidos al Servicio de Interpretación de Idiomas, como se comenta previamente- provienen de los presupuestos de la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid, que se transfieren a cada uno de los hospitales pertenecientes al SMS. Estos recursos provienen de los presupuestos de la Comunidad de Madrid financiados por impuestos públicos.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Este proyecto se integra en el funcionamiento habitual del SMS con la intención de tener continuidad, sin menoscabo de desarrollo futuro y mejora continua. Satisface las demandas y necesidades de los pacientes y, por los datos obtenidos, se adecua a sus expectativas.
La sostenibilidad de este proyecto está asegurada por varios aspectos:
-Se enmarca en un contexto de alta estabilidad política.
-Se integra en el marco normativo actual, tanto el marco normativo español como en el de la Comunidad de Madrid. Además supone un desarrollo de los mandatos normativos, sobre todo en el aspecto referido al protagonismo del paciente en el sistema sanitario, como eje del sistema. La Constitución Española de 1978, en vigor, en sus artículos 43 y 49, reconoce el derecho de todos los ciudadanos a la protección de la salud. Por requerimiento de ella se aprobó la Ley 14/1986 General de Sanidad, que asegura la protección de la salud y la atención sanitaria a todos los españoles y extranjeros que tengan establecida su residencia en España. La Ley 16/2003, de Cohesión y Calidad del Sistema Nacional de Salud garantizara la equidad, la calidad y la participación social en el Sistema Nacional de Salud, así como la colaboración activa de éste en la reducción de las desigualdades en salud. La Comunidad de Madrid aprobó la Ley 12/2001 de Ordenación Sanitaria, regulando las acciones que permitan hacer efectivo el derecho de protección a la salud y situando al paciente en el centro del sistema sanitario
- Se integra en el funcionamiento y organización de los hospitales. La entrega de las Guías la realizan los profesionales sanitarios, interviniendo el profesional médico, de enfermería, trabajo social y administrativo.
Los profesionales de Información y Acogida (Chaquetas Verdes) de los servicios de urgencias forman parte del Servicio de Información y Atención al Paciente de cada hospital. Estos servicios están consolidados en los hospitales de la Comunidad de Madrid, desde hace 25 años. Además, todos los informadores (Chaquetas Verdes) tienen contratos laborales fijos.
- Se integra en la sociedad y cultura española y madrileña, que demanda unos servicios sanitarios centrados en el paciente, como aconsejan los modelos de calidad. Para alcanzar la excelencia en los servicios prestados, el SMS trabaja en el rediseño de los servicios y procesos, cada vez más orientados al cliente externo (paciente). Actualmente este proyecto, ya implantado, se ha convertido en un bien público y gratuito, a disposición de todos los ciudadanos de la Comunidad de Madrid, favoreciendo la integración de personas inmigrantes de habla no hispana, al facilitar el acceso y la comunicación con los profesionales sanitarios.
- Se asegura la sostenibilidad económica al integrarse el gasto en el presupuesto de los hospitales, como una partida consolidada y no puntual. El Servicio de Interpretación de Idiomas financiado actualmente a través de un convenio de colaboración con una entidad de mecenazgo, asegura su estabilidad con el desarrollo de un contrato marco con todos los hospitales, ante la posibilidad de extinción del convenio de colaboración.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Impacto:
Desde la implementación del Plan de Personalización hasta el año 2011 se produjo una disminución del número de reclamaciones:
• ↓23% reclamaciones por información en atención especializada.
• ↓22% reclamaciones por información en urgencias hospitalarias.

Asimismo, a través del resultado de las encuestas de satisfacción realizadas por el SMS de manera periódica, se ha podido constatar un incremento del 10% del grado de satisfacción de los usuarios que acuden a los centros hospitalarios respecto a la información recibida.

Aunque los datos observados confirman el éxito del Plan de Personalización, los objetivos finales de su aplicación superan la entrega de unas Guías o el establecimiento de unos protocolos. Según la información obtenida por los profesionales de los SIAP y según hemos constatado en las visitas de seguimiento a los hospitales, el desarrollo del Plan de Personalización supone un cambio de cultura en la atención hospitalaria.

El impacto en Seguridad del Paciente, aunque no medido hasta la actualidad, puede ser importante dado que se facilita la conciliación de la medicación y los cuidados al alta entre los niveles asistenciales de atención primaria y atención especializada.

Lecciones aprendidas:
• Importancia de la obtención de la Información. “Para mejorar la calidad percibida de la asistencia sanitaria por parte de los pacientes es esencial contar con la opinión de los pacientes”.
• Importancia del Trabajo en equipo. Gestión por procesos contando con todos los agentes implicados.
• Importancia de la Implicación de la autoridad Sanitaria.
• Importancia de la Implicación de los equipos directivos de los centros sanitarios.
• Importancia de la Planificación para la consecución de los objetivos planteados.
• Importancia de la Evaluación e implementación de acciones de mejora tras fase piloto.
• Importancia de la Comunicación con los centros sanitarios y los profesionales.
• Importancia de la Información a los ciudadanos.
• Importancia de la Evaluación previo establecimiento de indicadores adecuados.

La DGAP, en su misión de velar por la mejora continua y por conseguir la máxima calidad en la atención prestada a los ciudadanos que acuden al Sistema Sanitario Público de la Comunidad de Madrid, seguirá trabajando para alcanzar la completa personalización de la atención sanitaria. El hospital debe pasar de ser una estructura fría, compleja y excesivamente tecnocéntrica a ser un centro acogedor, accesible y humano. Los profesionales deberían vestirse, al menos un rato, con el pijama del paciente para comprender la incertidumbre y la ansiedad que surge, ante los silencios y ante lo desconocido, en especial cuando se da la circunstancia asociada de estar enfermo.

Contact Information

Institution Name:   Dirección General de Atención al Paciente
Institution Type:   Other  
Contact Person:   Ana Chacón García
Title:   Sra.  
Telephone/ Fax:   91 426 99 36
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   ana.chacon@salud.madrid.org  
Address:   Plaza Carlos Trías Bertrán, 7
Postal Code:   28020
City:   Madrid
State/Province:   Comunidad de Madrid
Country:   Spain

          Go Back

Print friendly Page