Mise en place d'un système de management de la qualité certifié ISO 9001 version 2008/ SMQ-AUT
Agence Urbaine de Taza
Morocco

The Problem

L’institution souffrait d’un manque de formalisation de ses procédés relatifs à l’exécution des missions qui lui incombent. La traçabilité et l’interactivité entre les différents acteurs internes et externes ont été entachées d’insuffisance et d’incohérence, ainsi que l’absence d’une démarche réfléchie (Politique qualité) pour l’élaboration et la mise en œuvre de la vision stratégique de l’établissement. Il en résultait :
- Une planification des actions non suffisamment cohérente avec les besoins et exigences de nos clients à satisfaire.
- Une mauvaise coordination et communication entre les différentes entités internes se répercutant négativement sur l’efficacité et la rapidité d’exécution des tâches.
-La pro-activité en deçà des attentes des intervenants notamment, les collectivités locales, les décideurs locaux et les professionnels.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
La mise en place d’un SMQ certifié ISO 9001version 2008, vient d’ériger l’AUT au rang des organismes qui se sont fixé l’amélioration continue de leur système de travail comme cible, et la satisfaction de leurs clients comme devis. Elle établit l’agence sur les rails de la bonne gouvernance et engendre, en son sein, une véritable dynamique du progrès. Les impératifs de satisfaction des clients, de l’amélioration continue et de la quête du perfectionnement sont, désormais, le leitmotiv pour l’ensemble du personnel de cet établissement afin de contribuer, avec efficience, à l’amélioration de la qualité de vie des populations et au développement de l’espace, ressort territorial de cette agence.
Le pilotage des processus permet une meilleure maitrise des activités, les objectifs qualités et les indicateurs de suivi de la performance déclinant la politique qualité de l’établissement sont rigoureusement suivis et améliorés, leur pertinence est régulièrement revue. Le taux de satisfaction de nos clients est en mesure de s’améliorer via l’écoute permanente des clients et le traitement de leurs réclamations. Les principaux avantages découlant de la mise en ouvre de cette initiative consiste à développer au sein de l’AUT les valeurs suivantes : le Professionnalisme, la Fiabilité, le Respect des délais, la Réactivité, l’Anticipation et la Traçabilité.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Cette initiative s’inscrivait dans le cadre de la volonté du ministère de tutelle à améliorer la qualité du service et introduire les outils de la bonne gouvernance au sein des agences urbaines. La conception et la mise en place de ce projet à été le fruit du concours et de la contribution de l’ensemble des fonctionnaires de l’AUT sous l’accompagnement d’un cabinet de consulting privé.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
La démarche adoptée a consisté à:

-A réaliser un diagnostic initial qui permettra de déterminer et d’appréhender les pratiques de l’AUT vis-à-vis des exigences de la norme ISO et de définir le niveau de maitrise des ses processus sur l’échelle de performance de l’AFNOR
-Réaliser les formations et les actions de sensibilisation nécessaires à la compréhension des concepts et outils qualité par le personnel et assurer leur implication et engagement dans cette initiative
-Concevoir la cartographie du SMQ par le Staff techniques et administratif de l’AUT
-Mettre en œuvre le SMQ conçue, le vérifier et apporter les modifications et changements éventuels
-Le mettre à conformité finale à la norme ISO 9001 version 2008 ( audit interne et audit à blanc)
-Le soumettre à l’audit de certification

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
- Diagnostic qualité et évaluation de la situation (avril-mai 2009)
- Sensibilisation et formations relatives à la qualité (juin-juillet-octobre 2009)
- Conception et organisation du Système de Management de la Qualité (SMQ) (Sept-Nov. 2009)
- Mise en œuvre du Système Qualité (Nov.2009 - Nov.2010)
- Mise en conformité finale du SMQ et préparation à l’audit de certification (Déc. 2010 Fév. 2011)
- Audit de certification (Mars 2011)
- Certification ISO 9001 Version 2008 du SMQ (Avril 2011)

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Parmi les principaux obstacles :
- Une résistance au changement traduite initialement par une faible implication et engagement du personnel.
- La mise en forme d’un certain nombre d’indicateurs pertinents de suivi de la performance
- Difficultés relatives à l’appropriation du système.

Afin de réussir et faire aboutir l’initiative, des actions de sensibilisation ont été menées afin de simplifier les concepts de la qualité et démontrer les biens fondés de la démarche qualité en matière d’amélioration des conditions de travail et du perfectionnement de l’efficacité vers la performance. D’un autre côté, des formations ciblées sur la norme ISO 9001, les techniques d’audit, l’approche processus, la dynamique et l’efficacité du SMQ,…ont été décernées aux acteurs internes pour améliorer leurs compétences dans le management de la qualité à même de garantir la bonne maitrise des techniques et outils de la qualité et dissiper, en conséquence, les craintes quant au changement et réussir à les impliquer facilement à cette initiative.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Cette initiative a été réalisée via un marché public d’une enveloppe budgétaire de 360 000.00 DHM et a mobilisé les efforts de toutes les ressources humaines (Direction et services) de l’Agence dans le cadre d’un travail collectif sur une période 2 ans. Le SMQ mis en place a été soumis à l’audit de certification tierce partie pour un montant de 60000.00 DHS étalées sur 3 années (un audit de certification (2011) et 2 audits de suivi (2012 et 2013)). D’autres formations de perfectionnement ont été réalisées au profit du personnel pour un montant environnant les 70 000.00 DHS

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Le SMQ mise en place au sein de l’AUT fait maintenant partie intégrante de la culture de cet établissement. La démarche qualité sur laquelle s’est engagée l’AUT est devenue indissociable de toute stratégie qui vise efficacité, performance, dynamique d’amélioration et pérennité.
Le projet mis en place est appelé à perdurer et évoluer, en fonction de l’évolution de l’institution, de ses missions et des exigences des clients d’une part, et en fonction de l’évolution des exigences des normes qualité d’autre part. Par ailleurs, le système de suivi de la certification consiste à un renouvellement tous les 3 ans.
Le transfert de cette initiative est assuré par le fait que notre établissement stimule, par l’effet d’entrainement et des relations et échanges mutuellement bénéfiques, ses partenaires à s’aligner à ses performances et à la qualité de ses réalisations.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
-L’instauration et l’encrage d’une culture de la qualité
- Une meilleure traçabilité des réalisations internes et externes de cette agence
- Une Implication et un engagement manifestés par la totalité du personnel de l’AUT à contribuer à l’amélioration continue du système en ayant comme ultime objectif la satisfaction des clients de l’AUT.
- Aisance quant à l’intégration des nouvelles recrues grâce à la formalisation du système de fonctionnement et de suivi des activités
- L’échange et la concertation interne et externe sont devenus des valeurs de l’institution qui contribuent à fournir un cadre propice à la production et la communication d’information fiable pour la prise de décision ainsi qu’au transfert de l’actif intellectuel dont dispose les individus qui composent cette institution.

Contact Information

Institution Name:   Agence Urbaine de Taza
Institution Type:   Public Organization  
Contact Person:   Said KODAD
Title:   Chef de service  
Telephone/ Fax:   0535285041-0535285115 /Fax :0535285113
Institution's / Project's Website:   www.autaza.ma
E-mail:   autat@iam.net.ma  
Address:   Avenue Hassan BAHTAT TAZA VN BP 1211 Taza-Gare
Postal Code:   35000
City:   TAZA
State/Province:   TAZA
Country:   Morocco

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