ALTA SEGURIDAD"
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN
Mexico

The Problem

La Credencial Universitaria anterior tan solo contaba con los elementos de identificación como fotografía y código de barras. En el año 2001, por gestiones de las autoridades universitarias, se considera el establecimiento del convenio con la institución bancaria, con el objetivo de no repercutir el costo de la credencial al estudiantado, garantizando además que dicha credencial contara con dispositivos de alta seguridad tales como: código de barras, banda magnética, impresión termocromática de la fotografía digital y datos personales del estudiante, aparte de proporcionar la facilidad de activar una cuenta de débito opcional relacionada a la credencial universitaria.
Aunado a lo anterior esta credencial contempla al reverso un refrendo semestral que se otorga a través de un holograma de alto relieve, brillo y reflexión en el que se especifica el periodo de inscripción como estudiante de la UANL.
La Universidad Autónoma de Nuevo León prevé en el Reglamento General de Admisión y Permanencia de los Estudiantes, que el instrumento que identifica como tal, a un estudiante inscrito ante el Departamento Escolar y de Archivo, es la credencial universitaria. Las mejoras en la credencial universitaria se implementan en el año 2009, a raíz del crecimiento tecnológico impulsado por la Rectoría de la UANL, así como del análisis de las oportunidades de mejora establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Escolar y de Archivo, vertidas a través de la opinión de nuestros clientes (estudiantes), que solicitaban un medio que favoreciera la realización de los trámites administrativos de manera más eficiente y efectiva, con tecnología de vanguardia. Resultando que, además de su objetivo de identificación, funciona como tarjeta de prepago en el sistema de transporte urbano del Estado de Nuevo León, gozando de la tarifa preferencial de estudiantes que ofrece dicho sistema. Otra aplicación opcional con la que actualmente cuenta, consiste en que el estudiante al ser mayor de edad puede activar su credencial universitaria como una tarjeta de débito en la institución bancaria autorizada.
Como parte de la innovación y buscando otorgar mejores servicios a los estudiantes, se pretende la incorporación de nuevas aplicaciones tecnológicas, que serán desarrolladas por la Universidad, considerando la capacidad de almacenamiento del chip integrado en esta credencial de 2k. A continuación mencionaremos algunas de estas aplicaciones: control de accesos a estacionamientos, bibliotecas, centros de cómputo y unidades deportivas; control de asistencia de los estudiantes al ingresar en las aulas de las Escuelas y Facultades de la institución, expedición de documentos escolares ante el Departamento Escolar y de Archivo por medio de kioscos electrónicos ubicados en los diferentes campus universitarios.
Esta credencial dispone de alta seguridad, debido a las características tecnológicas con las que cuenta. Es importante resaltar que previo a su implementación, fue sometida a estrictas pruebas de laboratorio para determinar la durabilidad de la impresión de los datos personales del estudiante, dureza, maleabilidad (se cuenta con evidencia), con lo que se garantiza una vida útil de cuatro años.
En virtud de lo anterior se denomina “credencial universitaria multifuncional y de alta seguridad”.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
La entrega de la credencial universitaria multifuncional y de alta seguridad a los casi 129,000 estudiantes inscritos en la UANL, implicó el diseño y planeación de una estrategia de distribución por medio del análisis estadístico de los tiempos de respuesta contra la matrícula inscrita, dando como resultado la programación de entrega de 6,400 credenciales diariamente durante el mes de noviembre del año 2009. En conjunto con la Dirección General de Informática, el Departamento Escolar y de Archivo implementó una herramienta de consulta y seguimiento del trámite de la credencial universitaria para los estudiantes, utilizando la plataforma del portal web institucional, a través del cual los interesados pudieron consultar en línea la programación establecida (fecha, hora y ventanilla de atención asignadas) para recibir este documento.
La implementación de esta práctica está soportada en el Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos (SIASE), que es el sistema informático institucional que enlaza al Departamento Escolar y de Archivo con las dependencias académicas, con el cual se administran entre otras, las etapas de preparación de la credencial como son: toma de fotografía del estudiante vía remota (desde la escuela o facultad en que estuviese inscrito), validación de la fotografía en línea y preparación de la base de datos y de fotografías que se envía a la institución bancaria para la maquila de las credenciales, programación de entrega, bitácora de movimientos por estudiante, control del resello de la credencial.
El alcance de la práctica administrativa cubrió la cantidad de 128,870 credenciales del proceso de recredencialización de agosto-diciembre 2009, 5,039 del Semestre Enero-Junio 2010 y la práctica se consolidó para los siguientes periodos Agosto-Diciembre 2010 con 38,012 credenciales; 6,474 durante Enero-Junio 2011; 16,178 en Agosto-Diciembre 2011; 22,332 para el semestre enero – junio 2012 y 43,587 durante el semestre Agosto – Diciembre 2012 , dando un total de 260,492 credenciales emitidas bajo esta tecnología

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
En junio 2009 el actual Rector, Dr. Jesús Ancer Rodríguez siendo Secretario General, convoca al Director del Departamento Escolar y de Archivo IQ. Lázaro Vargas Guerra para desarrollar un proyecto cuyo objetivo fuese encaminado a que la credencial universitaria sirviese al estudiante como tarjeta de prepago en el transporte urbano para lo cual los estudiantes de la universidad se benefician además con tarifa preferencial, este concepto consiste en que la Universidad a través del Departamento Escolar y de Archivo y la Dirección General de Informática de la Universidad, deberían de utilizar un espacio que sirviese para que el usuario de la misma pueda recargar el saldo en diferentes tiendas de conveniencia o en oficinas que la mismas empresas transportistas tienen situadas en puntos estratégicos.
Posteriormente la alta dirección convoca a reuniones con personal responsable de servicios escolares de Escuelas y Facultades para la actualización de la fotografía de los estudiantes inscritos, con los estándares de calidad establecidos por el Departamento Escolar y de Archivo.
Reunión de las partes integrantes para el desarrollo del nuevo proyecto: Secretaría General, Departamento Escolar y de Archivo, Dirección General de Informática, Diseño e Imagen Institucional, Institución Financiera Autorizada, Agencia para la Racionalización y Modernización de Sistema de Transporte Público del Estado de Nuevo León, Asociación de Transporte Público de Pasajeros de NL, A.C., empresa Enlaces Inteligentes SA de CV., cada entidad en la esfera de su competencia participó para el logro de la mejora proyectada.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
•Se elabora una programación para su entrega ya sea en la Dependencia universitaria o en el Departamento Escolar y de Archivo, según sea el caso.
La credencial universitaria es utilizada como identificación oficial del estudiante de la UANL; mediante el código de barras se accesa a su matricula de identificación con lector óptico y le es solicitada en los trámites propios dentro de las instalaciones de la universidad como áreas deportivas, centros de cómputo, bibliotecas y laboratorios; se solicita para otorgar el prestamos de libros materiales didácticos y deportivos, control de resellos por periodo académico, apertura de cuenta de ahorros Banorte-Visa, uso en el medio de transporte urbano con tarifa preferencial para el estudiante; dentro del chip de proximidad se registra la asistencia a eventos y seminarios, considerándose a la fecha el desarrollo de otras aplicaciones en beneficio del estudiante.
A partir del semestre Enero Junio 2010, se pone en marcha el Programa FERIA, establecido por el gobierno del estado, a través de la Agencia Estatal del Transporte, integrando al chip de proximidad de alta seguridad de la credencial una nueva tecnología de prepago para el transporte urbano de Monterrey y su área metropolitana, que permite al estudiante universitario recargar en centros de emisión FERIA y tiendas de conveniencia, el presupuesto destinado al uso del transporte, evitándole cargar dinero en efectivo promoviendo la seguridad a bordo de las unidades.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Durante el año 2009 se desarrollaron las siguientes actividades:

Etapa 1: Planeación estratégica del proyecto - junio y julio.
Etapa 2: Capacitación - Julio, agosto y septiembre
Etapa 3: Captura de fotografías- Reingreso: Junio y Agosto, Primer Ingreso: Octubre y Noviembre.
Etapa 4: Difusión del Proyecto-Junio –Noviembre
Etapa 5: Procesamiento de la credencial, Reingreso: Septiembre-Octubre, Primer Ingreso: Diciembre
Etapa 6: Distribución de la credencial

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Factores restrictivos:
•La implementación del programa “feria” que en su proyecto original los estudiantes universitarios debían adquirir una tarjeta genérica que implicaba un costo que el estudiante debía pagar, para tener acceso al transporte urbano con tarifa preferencial y realizar recargas de saldo para cubrir su pasaje en las unidades de transporte público.

Acciones emprendidas:
Se superó el factor estableciendo un convenio entre la Agencia Estatal de Transporte, Asociación de Transportistas y la UANL para que la credencial universitaria tuviese funciones para comprar saldo y ser utilizada en el transporte urbano, lo anterior fue posible gracias a gestiones de la Secretaría General de la UANL, la Dirección del Departamento Escolar y de Archivo, Dirección General de Informática y la Institución bancaria autorizada para que nuestra credencial universitaria tuviese la tecnología adecuada y se optó por la incorporación de un chip que contiene suficiente espacio para múltiples aplicaciones en la que una de ellas consiste en activarla como tarjeta de prepago en el transporte público.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
La capacidad de gestión de las autoridades de la Universidad dio lugar a la firma de un convenio de colaboración con una institución bancaria, cuyo compromiso principal es elaborar la credencial de nuestros estudiantes, donde el costo para los estudiantes de primer ingreso será cubierto por el banco. En caso de reposición de un plástico por maltrato, extravío o robo tendrá el costo de recuperación con cargo al estudiante.
El ahorro de recursos económicos, destinados a elaborar las credenciales es significativo, donde a la universidad no le implica una erogación de gastos.
Por lo anterior, los resultados de este gasto se reflejan en la disminución de la aplicación de recurso humano, aprovechamiento del espacio físico, adquisición de equipo especializado y materia prima.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
En el área de Recursos Humanos de la UANL, han realizado acercamiento con el Departamento Escolar y de Archivo para hacer extensiva esta práctica a los empleados universitarios con una credencial multifuncional que sirva como identificación, tarjeta de prepago para el uso del servicio público de pasajeros, identificación para otorgarle el servicio médico universitario y acceso a las diferentes instalaciones de la universidad.
•Identificación: Conteniendo la fotografía del empleado así como su número de registro ante el Departamento de Recursos Humanos.
•Tarjeta de prepago: Activación en el programa “feria” del transporte aplicando para tarifa general.
•Credencial de Servicios Médicos: Conteniendo en la partición del chip su historial clínico, vigencia, tipo de contrato, entre otros.
•Acceso a las instalaciones y servicios del empleado universitario.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
•Satisfacción del estudiante al recibir su credencial universitaria en tiempo, una vez que haya completado el proceso de inscripción.
•Al implementar en el chip de proximidad la tarifa preferencial del transporte público, el estudiante podrá establecer un presupuesto evitándole el portar dinero en efectivo.
•Emisión de más de 150,000 credenciales cada 4 años aproximadamente, a la comunidad estudiantil inscrita en su periodo escolar correspondiente.
•El cumplimiento del servicio multifuncional, como recientemente lo fue la implementación de la tarifa preferencial del transporte urbano, que por su exitosa planeación cumplió con los objetivos deseados.
•Se conviene con los responsables del programa FERIA, se otorgue un saldo simbólico inicial, en beneficio de los estudiantes universitarios.
La estrategia de entregar la credencial universitaria en las dependencias universitarias, evitó el traslado innecesario del estudiante hacia el Departamento Escolar y de Archivo donde antiguamente lo realizaba. Este proceso evitó la custodia y espacio físico de credenciales no recibidas por el estudiante.
La función dual de este instrumento permite beneficios al estudiante al activar la credencial universitaria como tarjeta de debito opcional, acudiendo a la institución bancaria para abrir una cuenta que le permita administrar su recursos financieros, este beneficio impacta a los estudiantes que proceden de otros estados en donde sus padres realizan depósitos para la manutención de sus hijos; o dejarla como un simple instrumento de identificación.
La sistematización del proceso de entrega de la credencial universitaria ha permitido eliminar el presentar documentos oficiales, al implementar las validaciones propias para la entrega y resello de credencial, requiriendo solamente la presencia del titular de la credencial como único requisito indispensable.
Actualmente en el chip de proximidad que contiene la credencial universitaria, mediante el programa FERIA, en la práctica se garantiza que el estudiante no esta sometido al libre albedrío del operador del transporte, porque con esta tecnología solamente pagará exactamente el costo del pasaje que oficialmente está autorizado.
A nivel de instituciones de educación superior, la implementación de un chip de proximidad, nos coloca entre las primeras en innovación tecnológica, dando lugar al desarrollo de aplicaciones como:
•Transporte Publico Avanzado
•Administración de Accesos
•Servicio Social Gubernamental
•Tarjetas de Prepago
•Programas de Lealtad
•Credencial de Identificación

Contact Information

Institution Name:   UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   LÁZARO VARGAS GUERRA
Title:   I.Q.  
Telephone/ Fax:   01(81)83294057
Institution's / Project's Website:   www.uanl.mx
E-mail:   julieta.rodriguezcll@uanl.mx  
Address:   AVE.PEDRO DE ALBA S/N, CIUDAD UNIVERSITARIA
Postal Code:   66451
City:   SAN NICOLAS DE LOS GARZA
State/Province:   NUEVO LEON
Country:   Mexico

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