United Nations Public Service Awards Case Studies

La UANL por muchas décadas mantuvo su proceso de trámite de titulación sin modernización, la demanda de títulos se incrementó sustancialmente, los métodos tradicionales resultaban ser burocráticos y con duración de hasta dos años en la entrega del mismo.
Durante esta época los estudiantes iniciaban su trámite con el Examen Profesional aprobado, para posteriormente continuar con la emisión del título, el cual se realizaba de la siguiente manera:
1.- Elaboración del título con impresor externo (Proveedor de servicio), y registro interno de firmas de autoridades de la UANL.
2.- Registro del título ante la unidad de Legalizaciones del Gobierno del Estado de Nuevo León, y por ende firmas del Gobernador y Secretario General del Gobierno del Estado de Nuevo León.
3.- Trámite del Registro Profesional ante la Dirección General de Profesiones para la obtención de la cédula para ejercer. Enviando físicamente el título y la documentación académica probatoria a la sede de la Dirección General de Profesiones en la Ciudad de México a través de servicios de mensajería con los riesgos latentes de extravío, maltrato o siniestros con pérdidas de documentación.

En promedio el tiempo invertido en cada una de las fases anteriores era de aproximadamente 4 meses, dando como resultado en tiempo total 12 meses.
El proceso del trámite bajo este esquema implicó problemática en la impresión de los títulos emitidos por el proveedor externo, motivo por el cual la tardanza se prolongaba a seis meses. La información referida a la Dirección General de Profesiones incluía una serie de requisitos durante el proceso: envío de información de trámites en diskette, pago de compulsas (regreso de documentos originales), emisión e impresión del certificado global de antecedentes académicos en cada uno de los trámites. Asimismo el tiempo implicado en la firma de autoridades de gobierno, retrasaba la entrega del título y cédula.
Una manera de favorecer la tramitación de los títulos, fue que en acuerdo con la Dirección General de Profesiones se realizaron jornadas de trabajo en esta Universidad, en las que se atendían trámites de expedición de cédula profesional, acortando tiempos de respuesta a los usuarios, sin embargo, estas prácticas no eran constantes.
A partir del año 2000, se tuvo un aumento de casi cincuenta por ciento en la demanda de trámites de titulación, como efecto de la inmersión en la Nueva Sociedad del Conocimiento, donde surgía la necesidad de los profesionistas de obtener de forma expedita la cédula profesional, ya que existía un alto nivel de competitividad y por los retos que la sociedad demandaba, se manejaron nuevas estrategias y gestiones administrativas para mejorar dicho proceso.

What is the initiative about? (the solution)
Para realizar una mejora tangible al proceso de titulación, hubo de practicarse una reingeniería de proceso que consistía en: 1.- La creación de la oficina de Registro y Titulación, dependiente del Departamento Escolar y de Archivo 2.- Por ser figura autónoma y en base al precepto legal de nuestra Ley Orgánica, el gobierno nos faculta para que nuestros títulos ya no requieran de las firmas del Gobernador y Secretario General del Gobierno del Estado 3.- Aprovechando la utilización de las Tecnologías de Información, nuestra Universidad opta por dotarnos de equipos de impresión de alta resolución para eliminar la dependencia con un proveedor externo. Asimismo se contactó un proveedor que proporcionara el nuevo formato de título que incluyera multiplicidad de seguridades como hologramas, validaciones ocultas, tintas especiales invisibles reactivas a la luz ultravioleta, etc. 4.- Se signa un convenio a través de la Dirección General de Profesiones, dependiente de la Secretaría de Educación Pública, denominado Validación Electrónica de Título, con el que surge la simplificación del proceso, basado en una responsabilidad compartida. Con la implementación de esta mejora se ha logrado que la entrega de títulos sea en un período aproximado a tres meses, incluyendo el Registro de Título y Expedición de Cédula ante la Dirección General de Profesiones.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
A nivel interno se contó con la colaboración de entidades de la administración central: Rectoría de la UANL. Secretaría General. Tesorería General. Dirección General de Informática. Departamento Escolar y de Archivo. En la contribución se destaca por su importancia, la capacidad de gestión del Rector y Secretario General de la UANL, con las autoridades del Gobierno del Estado de Nuevo León para conseguir una sustancial mejora al proceso de titulación de nuestros egresados. Esquemas de financiamiento del pago de derechos por concepto de titulación con la entidad financiera correspondiente. Desarrollo de sistemas de información para la administración del cambio en el proceso de titulación, además de los soportes tecnológicos correspondientes para la actualización del equipo de cómputo y periféricos. A nivel Dependencias académicas: Dirección de Escuelas y Facultades. Responsables de la Administración Escolar de cada unidad de responsabilidad. Responsables del proceso de titulación de las diversas unidades de responsabilidad. Se contó con la participación entusiasta de los directivos de las Escuelas y Facultades en el proceso de capacitación para la implementación de las mejoras al proceso de titulación, además del involucramiento del personal administrativo adscrito a la oficina de Registro y Titulación, difundiendo de manera precisa los nuevos procedimientos entre la comunidad de sus dependencias. A nivel externo: Dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación Pública. La Secretaría General de Gobierno del Estado de Nuevo León. Firma de los siguientes convenios: Convenio de colaboración por el que se establece la validación electrónica en el trámite de Registro de Título Profesional, Grado Académico o Diploma de Especialidad que celebran la Secretaría de Educación Pública a través de la Subsecretaría de Educación Superior asistido por la Dirección General de Profesiones y la Universidad Autónoma de Nuevo León. Convenio de colaboración para el uso del timbre holograma en el trámite de Registro de Título Profesional, Grado Académico o Diploma de Especialidad celebrado por la Secretaría de Educación Pública a través de la Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica, asistido por la Dirección General de Profesiones y la Universidad Autónoma de Nuevo León. La Secretaría General de Gobierno impulsó la solicitud que planteó la Universidad Autónoma de Nuevo León interviniendo entre el Gobernador del Estado de Nuevo León, para lograr la mejora a nuestro proceso, en virtud del beneficio potencial a favor de los estudiantes egresados de la Universidad.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
1.En la División de Registro y Titulación se dio el cambio de mobiliario que incluían las nuevas impresoras para evitar el retraso de esta etapa del proceso con ayuda de la Dirección General de Informática 2.Se realizó el convenio con la Dirección General de Profesiones para el Registro de Títulos y Expedición de Cédulas, mediante el Sistema de Validación Electrónica que el Sr. Rector, el Secretario General y el Director del Departamento Escolar y de Archivo realizaron con el Director General de Profesiones 3.Se omitió la legalización y firmas de autoridades del Gobernador y Secretario General del Gobierno del Estado, mediante un convenio entre éstos y autoridades de la UANL

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
FASE 1. Creación de la Oficina de Registro y Titulación - Noviembre, Diciembre 2003 Asignación de espacio físico, actualización del equipo de cómputo, periféricos y mobiliario – Noviembre, Diciembre. FASE 2. Implementación del Sistema de Validación Electrónica - Enero de 2004 Capacitación del personal de la División Registro y Titulación. Prueba de transmisión de datos a la Dirección General de Profesiones. Firma de Convenio de Colaboración Universidad Autónoma de Nuevo León – Dirección General de Profesiones. FASE 3: Consolidación del proyecto - Febrero de 2004 Inicio de actividades del Sistema de Validación Electrónica.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Factores que contribuyeron al desarrollo de la práctica: •Continuas peticiones de agilización del trámite de título •Desventaja de nuestros egresados en su contratación laboral por no contar con su título universitario •Diferencia salarial de los egresados al tener título o no contar con él. •Trámites burocráticos que retardaban la entrega del título. •Fortalecer los indicadores de titulación para accesar a partidas presupuestales gubernamentales que incentivan la titulación. •Sustitución de la piel, material con la que se elaboraba el título por papel importado de alta seguridad. •Contar con equipo de impresión de alta resolución. Factores restrictivos: •Romper paradigmas de que el título en piel tenía mayor reconocimiento. •Depender de un impresor externo que trabajaba la piel caprina y porcina. •El procedimiento requería la legalización del título donde firmaba el Gobernador y Secretario General de Gobierno del Estado de Nuevo León. •El envío físico del original del título universitario, con sus antecedentes académicos originales a la sede de la Dirección General de Profesiones en la Ciudad de México mediante el uso de servicios de paquetería. •La dependencia de gestores de la UANL en la ciudad de México. Acciones emprendidas para superar los factores negativos: •Los tiempos modernos exigen respuestas rápidas, por lo que se buscaron proveedores que proporcionaran papel, tintas, medidas de seguridad visibles y ocultas que no podían ser incorporadas en materiales de piel. •Con la adquisición de equipo de cómputo: computadoras, scanners, impresoras de alta resolución, se eliminó la dependencia de un impresor externo. •Con el apoyo del Gobernador del Estado de Nuevo León y la Secretaría General de Gobierno y con sustento en la Ley Orgánica de la UANL, se logró que el título universitario omitiera la firma de citados funcionarios, reduciendo significativamente el tiempo de procesamiento del trámite de título. •Con el uso de las tecnologías de la información ya no es necesario enviar los documentos físicos a la Ciudad de México, evitando el riesgo latente de un siniestro que dañara los documentos en su viaje a la Ciudad de México, y con la firma de convenio de colaboración Dirección General de Profesiones-Universidad Autónoma de Nuevo León, la migración de información se realiza vía Web. •La utilización de gestores ahora se reduce a la revisión de la documentación que se remite a la UANL.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
A través de la Tesorería General de la Universidad, el Departamento Escolar y de Archivo genera recursos por el pago de derechos del trámite de documentos escolares, optimizando los recursos asignados para la operación, adquisición de consumibles y actualización de equipo. En el rubro de reducción de costos podemos destacar lo siguiente: a)Sustitución de la piel de cabra por cartulina Buff con medidas de seguridad. b)Eliminación de contratos de confidencialidad, al contar con impresores externos de los títulos. c)Gastos de envío de documentación original a la ciudad de México. d)Eliminación del proceso de legalización de los títulos a nivel institucional, estando sujeta a la necesidad del interesado, quien por sí mismo la efectúa. e)Eliminación de la adquisición de tinta especial para impresión de sellos oficiales. Con el convenio de coordinación dentro del Programa de promoción, modernización y simplificación del Registro Profesional, establecido entre la Universidad Autónoma de Nuevo León y la Dirección General de Profesiones, se simplificó el trámite para alcanzar mayor cobertura, eliminando la inclusión del certificado de estudios, que tenía que elaborarse para los estudiantes oficiales de la UANL. Resultados tangibles. 1.Entrega del título universitario con cédula profesional en un promedio de 3 meses. 2.Formatos de título con elementos de alta seguridad, que dan más certeza y transparencia al trámite. 3.El proceso de elaboración del título en todas sus etapas, depende exclusivamente del Departamento Escolar y de Archivo. 4.Reconocimiento del proceso de titulación de la UANL a nivel nacional de acuerdo a las visitas que hemos recibido de 13 universidades que quieren conocer nuestro proceso para implementarlo en sus lugares de origen. 5.Incremento de la Satisfacción de la población. 6.El índice de satisfacción declarado en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Escolar y de Archivo, ha evolucionado de 85% a 100% desde el año 2003 a la fecha. 7.El esquema de financiamiento del pago de derechos para trámite de título ha sido bien recibido donde se anticipa el 50% y el resto en la entrega del título.

Is the initiative sustainable and transferable?
Puede ser replicada en otras instituciones de educación superior que tengan el carácter de autónomas, a través de la firma de convenio con la Dirección General de Profesiones, con el fin de reducir los tiempos de respuesta y beneficiar a sus comunidades. El Departamento Escolar y de Archivo de la UANL, ha compartido experiencias con universidades públicas y privadas a nivel nacional e internacional, estableciendo vínculos de apoyo mutuo: •Dirección de Autorización y Registro Profesional de la Dirección General de Profesiones. •Universidades Nacionales: oAutónoma de Baja California oAutónoma de Campeche oAutónoma de Coahuila o Autónoma de Hidalgo oAutónoma de Sinaloa oAutónoma de Tamaulipas oAutónoma de Yucatán oBenemérita Universidad Autónoma de Puebla oNacional Autónoma de México oPanamericana campus Guadalajara oPopular de la Chontalpa, Cárdenas Tabasco •Universidades internacionales: oUniversidad Central de Chile. Acordes al programa Institucional “Educación de Calidad un compromiso social”, impulsado por la Rectoría, se han implementado esquemas de pago que benefician la titulación de los egresados con dificultades económicas. Acciones que contribuyen a la sustentabilidad: Enero 2004. Ampliación de la Oficina de Registro y Titulación, actualización del equipo de cómputo y periféricos; creación del sistema SET para la emisión de los títulos. Octubre de 2007, eliminación de la microfilmación de los documentos del trámite. Técnica obsoleta y de mantenimiento oneroso; sustituyéndola por la digitalización, obteniendo seguridad en el resguardo de la información, calidad y nitidez en las imágenes y consultas eficientes. Junio 2008. Creación del Reglamento General de Titulación: Preparatoria Técnica, Técnico, Técnico Superior Universitario, Profesional Asociado y Licenciatura, que suprime las opciones para obtener un título, siendo suficiente que haya concluido el programa educativo, cumpliendo con los requisitos administrativos establecidos. Año 2011. Actualización del equipo de cómputo y periféricos. Eliminación de la impresión en papel de documentos para la revisión, verificando los datos en pantalla contribuyendo al programa de sustentabilidad universitaria. Introducción de clave numérica en los formatos de los títulos con la finalidad de fortalecer el control y la rastreabilidad de los mismos. Fortalecimiento de las medidas de seguridad del formato del título, de las que se destaca el sello cromático de tintas especiales denominado Evergreen, de uso exclusivo de la UANL. Implementación del timbre holograma propio del Departamento Escolar y de Archivo al reverso del título, como una medida de control en el producto final. Disponibilidad de información al usuario: •Atención personalizada. •Trípticos impresos con requerimientos del trámite. •Consulta del avance del trámite a través del portal www.uanl.mx mediante el folio de trámite. •Comunicación vía correo electrónico. •Atención a domicilio a personas con capacidades diferentes. Medición del índice de satisfacción del sector estudiantil, a través de encuestas. Auditoría de expedientes académicos verificando la existencia de los antecedentes y la honestidad del personal que interviene en el proceso. Marco normativo UANL: •Ley Orgánica •Estatuto General •Reglamentos: oGeneral de Titulación: Preparatoria Técnica, Técnico, Técnico Superior Universitario, Profesional Asociado y Licenciatura. oGeneral del Sistema de Posgrado

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Referencias estadísticas del proceso Año 2012 Técnico 17 Bachiller Técnico 596 Técnico Superior Universitario 94 Licenciatura 8,444 Maestría 809 Especialidad 200 Doctorado 105 Total: 10,265 Se han atendido 74,571 trámites de titulación desde la vigencia de este procedimiento. El Director del Departamento Escolar y de Archivo convoca a reuniones plenarias al personal operativo para realizar aportaciones de mejora de los procesos en los que participan, sensibilizándolos en la importancia de la empatía con los usuarios. La capacidad de gestión de las autoridades de la UANL permitieron que se firmara un convenio de colaboración entre la Secretaria de Educación Pública a través de la Subsecretaria de Educación Superior y la Dirección General de Profesiones con la UANL, para simplificar el trámite de título, proporcionando certeza a la sociedad sobre el carácter de profesionista de una persona. Otra estrategia fue la adquisición del equipo de cómputo apropiado para la realización del proyecto denominado Sistema de validación electrónica que se encuentra soportado en un programa informático que incluye la utilización de medidas de seguridad tales como el uso de un código óptico de seguridad que contendrá información obtenida de manera fraccionada de cada uno de los titulares del trámite y otra que consiste en un timbre holograma que contendrá los datos de registro y cédula profesional. Lo anterior determinó la necesidad de desarrollar cursos de capacitación para el personal en el manejo del nuevo proceso y operación del equipo. El dominio de este proceso por parte de nuestro personal fue reconocido por otras instituciones de educación superior que solicitaron un intercambio de experiencias que permitieran compartir las mejores prácticas administrativas en el rubro de registro y titulación. El Director del Departamento Escolar y de Archivo ha participado en foros nacionales con la asistencia de universidades públicas y privadas que organiza la Dirección General de Profesiones para exponer las ventajas de la mejora del proceso implementado en la UANL. Cada seis meses es aplicada la evaluación del desempeño del personal, que consiste en detectar el grado de cumplimiento de las tareas asignadas, el comportamiento y cumplimiento a las políticas de disciplina del personal calificado por el líder e identificar las principales áreas de mejora relacionadas al desempeño.


Institution Name:		UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN
Institution Type:		Academia
Contact Person:		LÁZARO VARGAS GUERRA
Title:		I.Q.
Telephone/ Fax:		01(81)83294057
Institution's / Project's Website:		www.uanl.mx
E-mail:		jesus.leos@uanl.mx
Address:		AVE.PEDRO DE ALBA S/N, CIUDAD UNIVERSITARIA
Postal Code:		66451
City:		SAN NICOLÁS DE LOS GARZA
State/Province:		NUEVO LEÓN
Country:		Mexico

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information