EXPRESS AUTOR
INSTITUTO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR
Mexico

The Problem

En México el Instituto Nacional del Derecho de Autor es la autoridad administrativa en materia de derechos de autor y derechos conexos, es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Educación Pública, que entre sus funciones se encuentra llevar el Registro Público del Derecho de Autor.
El Derecho de Autor es el reconocimiento que hace el Estado en favor de todo creador de obras intelectuales, en virtud del cual otorga su protección para que el autor goce de prerrogativas y privilegios exclusivos de carácter personal y patrimonial.
El Registro Público del Derecho de Autor tiene por objeto garantizar la seguridad jurídica de los autores, de los titulares de los derechos conexos y de los titulares de los derechos patrimoniales respectivos y sus causahabientes, así como dar una adecuada publicidad a las obras, actos y documentos a través de su inscripción.
La Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, cuenta con un archivo considerado de los más grandes de la Secretaría de Educación Pública, resguarda cerca de dos millones de obras con sus respectivos expedientes, que datan de 1867 a la fecha, se encuentra respaldado y organizado en tres sistemas informáticos SINDAUTOR, SISARCH y SIDD.
Este archivo está reconocido además de sus dimensiones, por sus características documentales en el cual se encuentra plasmada la historia cultural y artística de nuestro país, siendo único en su clase y tipo dentro de la República Mexicana.
En virtud de la importancia que reviste el uso y explotación de las creaciones intelectuales para la cultura y el progreso económico de nuestro país, el Instituto se dio a la tarea de mejorar el servicio que brinda a los autores para que registren sus obras, considerando que el plazo de respuesta a las solicitudes es de 15 días hábiles en su trámite normal, a partir de la recepción de la solicitud y en ocasiones no siempre era favorable su respuesta pues en algunos casos ameritaba algún requerimiento, esta situación ponía en desventaja a los autores y principalmente aquellos que provienen del interior de la República pues esto les generaba realizar diversos gastos económicos, además algunos llegaban a contratar los servicios profesionales de algún despacho, gestor o intermediario y algunos de ellos demoraban aún más la gestión del trámite con fines de lucro en su perjuicio, cobrándoles costos muy altos por la entrega de su certificado.
Posteriormente, se hizo imprescindible realizar diversos análisis y diagnósticos al interior del Instituto para buscar mecanismos que resolvieran esta problemática, dando origen a realizar una reingeniería del proceso, además considerando el tiempo que los autores dedican a la creación de sus obras y el tiempo que les tomaba acudir al Instituto a registrar su obra, se implementó un proyecto piloto denominado Express Autor, mismo que se puso en marcha en 2008, brindando atención inmediata y entregando el mismo día el certificado de obra, cuando la solicitud es presentada por el mismo autor.
Así en enero del 2009, el INDAUTOR implementa formalmente el servicio denominado Express Autor.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
El servicio Express Autor consiste en la atención inmediata y gestión de las Solicitudes de Registro de Obra y el otorgamiento el mismo día del Certificado de Registro de Obra, siempre y cuando la solicitud sea presentada de manera personal por el autor.
Para ello, se seleccionó un grupo de personas eficientes y con amplia experiencia y los conocimientos técnicos especializados necesarios para participar en el proceso de gestión de las solicitudes de registro de obra que se presentaran a través del trámite Express Autor, y con ello asegurar la atención eficiente, pronta y expedita a todos los autores.
Los requisitos del sistema Express Autor son mínimos y muy fáciles de cumplir:
1.- Presentar por duplicado el formato de solicitud de registro de obra debidamente requisitado.
2.- Anexar dos ejemplares idénticos de la obra en el soporte material que el autor elija.
3.- Adjuntar el comprobante original del pago de derechos, actualmente por la cantidad de $198.00, el cual puede ser realizado en cualquier sucursal bancaria del país, mediante la hoja de ayuda establecida para dicho pago.
La solicitud de registro de obra y la hoja de ayuda para el pago de derechos se encuentran disponibles en forma electrónica en el portal del Instituto (www.indautor.sep.gob.mx), en formatos PDF y JPG para su impresión y en formato WORD para su llenado desde la propia página si así se desea. De igual forma, el mencionado formato puede obtenerse en forma gratuita en el módulo de información ubicado en la planta baja del edificio sede del INDAUTOR o utilizar el Kiosco informático para el llenado de la solicitud e impresión de la hoja de ayuda para el pago correspondiente.
El autor debe presentarse en la ventanilla de atención al público, en un horario de 9:30 a 12:30 h. y entregar sus documentos y obra.
En virtud de lo anterior, se indicará al autor que regrese el mismo día entre las 14:00 y las 15:00 h, a recoger su Certificado de Registro.
Resultados e indicadores
1.-Reducción del tiempo de respuesta, de 15 días hábiles a 1 día.
2.- Se aplica semestralmente una encuesta para evaluar los atributos de calidad del servicio e identificar acciones de mejora.
3.- Mensualmente se evalúan sus resultados a través de indicadores, al mes de noviembre de 2012 se han atendido y entregado 8,724 Certificados de Registro de Obra, lo que significa un avance real del 124.74 % con respecto a su meta anual que es de 6,994 registros de obra.
4.- Cada semestre se imparten cursos de capacitación sobre el Registro de Obra de manera gratuita a los usuarios.
Con esta acción se beneficia, además de los autores creadores de obras nacionales y extranjeros, a los artistas intérpretes y ejecutantes, productores de fonogramas, productores de videogramas, industrias creativas tales como editores de libros, disqueras, televisoras, industria cinematográfica y empresas dedicadas al comercio informático, en el ámbito nacional y extranjero.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Se partió de ideas originales de la Dirección General del Instituto Nacional del Derecho de Autor, con la participación del equipo de trabajo de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, complementadas con las necesidades y requerimientos de mejorar el servicio por parte de los autores, mismos que lo manifestaban en las encuestas de evaluación del servicio. En 2012 se llevó a cabo una encuesta para conocer las necesidades y requerimientos de los usuarios de Express Autor, esto último ha sido la clave del éxito del proyecto, ya que con ello hemos obtenido una mejora continua en el servicio.
También participó una ONG tendiente a darle voz a los ciudadanos-usuarios, para detectar áreas de oportunidad a través de un monitoreo ciudadano. Este monitoreo se realizó la semana del 30 de agosto al 3 de septiembre de 2010.
Cabe destacar las sugerencias, comentarios y recomendaciones del Órgano Interno de Control en la Secretaría de Educación Pública, para hacer más eficiente el Servicio de Express Autor.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Objetivo general
Brindar certeza y seguridad jurídica a los autores mediante la inscripción y registro de sus obras el mismo día de su solicitud, y con ello promover la cultura de la legalidad, la transparencia y el respeto de los derechos de autor.
Estrategias:
• Reducir al mínimo el tiempo de respuesta (El mismo día).
• Brindar un servicio de excelencia a los autores (Satisfacción del usuario).
• Proporcionar asesoría especializada (Resolver en forma inmediata las dudas que tenga el autor para la presentación de su solicitud).
• Recibir el 100% de las solicitudes que se presenten para registro de obra literaria y artística a través del sistema Express Autor.
• Entregar el 100% de los Certificados de Registro de Obra de las solicitudes que se presenten a través del sistema Express Autor.
• Identificar acciones de mejora del servicio (Aplicación de encuestas para escuchar la voz del usuario).
• Entregar el 100% de los Certificados de Registro de Obra sin errores.

Impacto de las estrategias.
• Un servicio de vanguardia y de calidad que se brinda a la comunidad autoral con el trámite de Express Autor.
• Atención inmediata en la recepción de las solicitudes presentadas.
• Entrega de los Certificados de Registro de obra el mismo día.
• Se inhibe la corrupción al ser un servicio proporcionado directamente al autor sin intermediarios.
• Coloca a México internacionalmente a la vanguardia en la protección de los Derechos de Autor.
• INDAUTOR es la única oficina a nivel mundial que otorga el certificado de registro de una obra en el mismo día que se solicita, además de ser una de las 5 oficinas con más registros de obras en el mundo y una de las más antiguas por su establecimiento en el año de1867.
• Es resultado del Sistema de Mejora de la Gestión Institucional.
• Nueva forma de brindar un servicio del Gobierno Federal.
• Facilita el trámite a usuarios del interior de la República que se presentan personalmente a realizar su trámite en las oficinas del INDAUTOR.
• Reduce costos tanto al usuario como a la institución.
• Incremento sustantivo en la satisfacción del usuario.
• Elimina intermediarios o gestores.
Estas estrategias fueron planteadas e implementadas por el equipo de trabajo de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, tomando como base las necesidades y requerimientos de los autores.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Podemos identificar nueve fases de mejora al proceso:
Primera:
Para el trámite normal que se brinda, la normatividad nos establece un término legal de 15 días hábiles para dar respuesta, se logró bajar este término a 14 días, estableciéndose este estándar en las Cartas Compromiso al Ciudadano en 2007.
Segunda:
Para una mejora continua se logró reducir este estándar a 13 días en 2007.
Tercera:
A través de una reingeniería del proceso se propuso un proyecto piloto denominado Express Autor, mismo que se puso en marcha en 2008.
Cuarta:
Con los elementos suficientes se implementó a partir de enero de 2009 el servicio Express Autor, cuyo objetivo es brindar certeza jurídica al usuario mediante la inscripción y registro de su obra el mismo día de su solicitud a través de un servicio de excelencia.
Los resultados obtenidos en el año 2009 fueron de 4,838 registros de obras.
En 2010 se alcanza la cifra de 4,654 registros de obras.
En 2011 se registran a través de Express Autor 6,924 obras.
Hasta el mes de noviembre de 2012 se llevan registradas 8,724 obras.
Quinta:
Para 2011 se mejoró el trámite para las personas con discapacidad, de la tercera edad, mujeres embarazadas y niñas y niños a quienes se les brinda una atención personalizada, con cortesía, facilidad de acceso a nuestras instalaciones y de atención inmediata en la recepción y entrega de su Certificado de Registro de obra en 1 hora a partir de la recepción de la solicitud.
Sexta:
Se mejora el servicio haciendo extensiva la recomendación a los usuarios en el caso que quieran registrar dos o más obras, para que las integren como colección con un título determinado, con el objetivo de pagar solamente un registro y con ello obtener un gran ahorro.
Séptima:
Express Autor, es un proceso de mejora continua, de tal manera que a partir del 1° de junio de 2012, recibimos las solicitudes y entregamos los Certificados de Registro en dos bloques, esto en beneficio de autores y creadores de obras.
Primer bloque: Recepción de las solicitudes: 9:30 a 11:00, se les entrega el Certificado de registro de obras 12:00 a 13:00 h.
Segundo bloque: Recepción de las solicitudes: 11:01 a 12:30, se les entrega el Certificado de registro de obras 14:00 a 15:00 h.
Octava: Con el objetivo de proteger el arte de comunidades indígenas se difunden los servicios de Registro de Obra en 7 lenguas indígenas, siendo éstas Náhuatl, Totonaco, Purépecha, Mixteco, Maya, Tseltal, y Zapoteco, la atención para ellos es de forma inmediata, entregando su certificado de Registro de Obra en tan solo una hora.
Novena: Con la finalidad de promover y difundir el registro de obra y Express Autor , hemos creado varios instrumentos para su difusión e incrementar su uso, tal es el caso del sector infantil al crear la “Primera Guía de registro de Obra para niños Autorin” y el juego “Mi Primer Obra, Mi Primer Registro”, éste último ha sido replicado en otros países, como Guatemala y Panamá.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Obstáculos encontrados:
• Instalaciones no adecuadas al servicio.
• Recursos financieros insuficientes para capacitación del personal.
• No se contaba con el equipo de cómputo suficiente y actualizado.
• Escasa difusión del servicio.
• Personal poco comprometido y desmotivado.
Medidas que contribuyeron al desarrollo del servicio:
• Sugerencias por parte de los usuarios para agilizar el trámite.
• Identificación de áreas de oportunidad.
• Se fortalecieron los recursos humanos y tecnológicos.
• Cumplir con el Programa de Mejora de la Gestión del Gobierno Federal.
• Cumplir con el programa de mejora continua del Instituto.
• Sugerencias y recomendaciones de la Secretaría de la Función Pública

Acciones de mejora:
• Se realizaron adecuaciones a las instalaciones de acuerdo a los requerimientos de los usuarios para hacer más funcional el área de ventanillas y otorgar un servicio de excelencia, poniendo especial atención en los requerimientos de infraestructura de las personas con discapacidad y de la tercera edad.
• Se programaron los recursos necesarios para brindar al personal capacitación especializada en materia de Derechos de Autor y calidad en el servicio.
• Se asignó equipo de cómputo actualizado a todo el personal, esto permitió hacer más eficiente el proceso y brindar atención al 100% de las solicitudes.
• Se realizó difusión del servicio por medio de una campaña de comunicación, misma que se efectuó en radio, carteles, trípticos, ferias y exposiciones y otros.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Es importante mencionar que para implementar este servicio no se solicitaron recursos adicionales, toda vez que se utilizaron los ya asignados al área en su presupuesto anual, generando con ello una mejor utilización de los recursos públicos.
El Sistema Express Autor utiliza lo mínimo indispensable de recursos humanos y administrativos para su operación, disminuye considerablemente los costos o gastos para el usuario tanto de traslado, transportación y especialmente para aquellos usuarios que se encuentran ubicados en distintos estados de la República, así como una respuesta inmediata para los autores con discapacidad y de la tercera edad. De la misma manera, representa un ahorro de papelería tanto para el usuario como para el Instituto, este servicio se proporciona en pasos secuenciales y en forma lineal, ya que al usuario no se le hacen requerimientos ni hay rechazos salvo notoria improcedencia, ya que al ingresar su solicitud el resultado será 100% positivo, esto representa una ahorro económico en papelería, en horas-hombre y otros.
Independientemente de estos ahorros, es evidente que la atención a través de Express Autor representa para los autores un incentivo más para seguir incrementando sus creaciones intelectuales y enriquecer el acervo cultural del país, dándoles la oportunidad de utilizar sus recursos y tiempo en la creatividad.
Lo anterior es posible gracias a que se cuenta con personal técnico especializado que cumple con las especificaciones y perfil del puesto que ocupa y conoce a detalle cada una de sus actividades asignadas para que se desempeñe eficientemente, adicionalmente se le proporciona capacitación especializada en materia de derechos de autor, administración del tiempo, etc.
En encuesta realizada en septiembre de 2008 fecha de arranque del proyecto piloto, los usuarios manifestaron que están dispuestos a pagar en su mayoría más del 50% del costo de la tarifa actual que era de $177.00, por recibir el mismo día la resolución a su trámite, algunos usuarios estaban dispuestos a pagar hasta el 400% más de la tarifa normal, si se mantenía este servicio.
Con este tipo de servicios el usuario considera que la inversión pública destinada a este tipo de servicios está correctamente utilizada y que así deberían de ser otros trámites.
Adicionalmente, con la puesta en marcha del servicio Express Autor, a los autores les ha generado grandes ahorros económicos y de tiempo, al no tener que contratar los servicios de personas que se dedican a realizar gestorías o de representación legal que lucran exageradamente, cobrándoles costos muy altos por la entrega de su certificado en el trámite normal.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
La práctica responde a los objetivos de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor y consecuentemente responde a su misión y visión, coadyuvando a los objetivos institucionales mismos que se plasman en el Plan Estratégico 2008-2012 del INDAUTOR y este está alineado al Plan Sectorial y Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.
Para asegurar la permanencia, se encuentra documentado dentro del Manual de Procedimientos de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor clave: I00-PR-07, denominado “Inscripción de Registro de Obra Normal y Express Autor”, lo cual le da formalidad y sustentabilidad en el tiempo sin riesgo a desaparecer.
Para dar seguridad jurídica se encuentra alineada a los siguientes instrumentos normativos:
Ley Federal del Derecho de Autor.
Ley Federal de Procedimiento Administrativo.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Convenios Internacionales.
Reglamento de la Ley Federal del Derecho de Autor.
Reglamento Interior del Instituto Nacional del Derecho de Autor.
Acuerdo de los trámites inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios de la Comisión Federal de Mejora Regulatoria.
Se puede afirmar que la información que genera la práctica es confiable y segura, ya que una vez registrada no puede ser modificada.
Este método puede ser replicable para otros servicios que brinda la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor como son: las búsquedas de antecedentes registrales o correcciones de errores de transcripción o de otra índole directamente imputable al Registro Público del Derecho de Autor. Por otra parte, en la Dirección de Reservas de Derechos para el trámite de Dictamen previo sobre la procedencia de una reserva de derechos, mismos que no conllevan realizar un análisis jurídico complejo de fondo.
Esta práctica puede ser reproducida en todas las oficinas internacionales que llevan a cabo actividades de Derechos de Autor que así lo requieran, a través de un convenio de colaboración entre el INDAUTOR y esas instituciones, como ha sido el caso hasta la fecha con Guatemala, Costa Rica, Paraguay, Honduras, Panamá, El Salvador y Nicaragua.
Express Autor ha sido difundido por el Gobierno Federal a través del Programa de Mejora de la Gestión al serle otorgado el Primer lugar del “Reconocimiento PMG 2012”, en la categoría: Mejora de procesos, trámites y servicios, reconocimiento que otorga la Secretaría de la Función Pública a los mejores proyectos de mejora de la gestión.
A través de un juego lúdico, para fomentar el registro en el público infantil se creó “Mi Primer Obra, Mi Primer Registro”, mismo que ha sido presentado en Guatemala, Panamá y recientemente en el curso “WIPO-MCST-KCC INTERREGIONAL TRAINING PROGRAM ON COPYRIGHT ENFORCEMENT”, organizado por World Intellectual Property Organization (WIPO), Ministry of Culture, Sports and Tourism (MCST) of the Republic of Korea y Korea Copyright Commission, celebrado del 12 al 20 de noviembre pasado en la Ciudad de Seúl, Corea; dentro de la presentación que dieron las representantes del INDAUTOR con el tema del Derecho de Autor en México, teniendo una excelente respuesta por parte de los organizadores y participantes del curso.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
El personal se ha involucrado más en sus actividades y se encuentra motivado al conocer la aceptación de los usuarios al trámite de Express Autor al grado de redoblar esfuerzos en respuesta al incremento de la demanda.
Cabe destacar que el personal que interviene en el servicio de Express Autor realiza una doble función ya que atiende también las actividades del registro de obra literaria y artística en su proceso normal, por lo que las cargas de trabajo son abrumadoras y los esfuerzos de superación que ha desarrollado le han traído consigo el cumplimiento de las metas individuales asignadas y evaluadas.
También se tienen reuniones periódicas con el equipo de trabajo que interviene en Express Autor, para evaluar los resultados alcanzados mensualmente, e intercambiar ideas, información y despejar dudas que pudieran presentarse, todo esto con la finalidad de hacer más eficiente y eficaz el servicio.
La capacitación del servicio, no solo se brinda al personal del Instituto, sino también a los usuarios para que con ello hagan un mejor uso del trámite e incrementen la productividad tanto institucional como del mismo usuario, al presentar sus solicitudes mejor elaboradas y requisitadas.
La práctica al ser altamente evaluada por el usuario, le ha permitido un valor adicional al área, ya que sienten que sus esfuerzos son reconocidos por quien recibe el servicio, mismo que ve satisfecho sus requerimientos.
Como valor agregado es la interacción con el usuario, ya que puede sugerir mejoras al servicio de acuerdo a sus necesidades y requerimientos y el personal de Express Autor incorporarlos en la etapa de mejora continua.
El servicio ha impactado fuertemente la imagen que el usuario percibe de los servicios que presta el INDAUTOR por conducto de la Dirección del Registro Público del Derecho de Autor, al dar respuesta a su solicitud el mismo día, sin incrementar su costo, lo que ha manifestado con beneplácito reconociendo los esfuerzos que ha realizado la Institución para mejorar sus servicios.
Las mejoras implementadas en 2012, tales como la reducción del tiempo de entrega del certificado de registro en 2 horas, material de apoyo para su difusión, como el juego “Mi Primer Obra, Mi Primer Registro”, “Guía del usuario para niños y niñas Autorin”, el reconocimiento otorgado en Guatemala y Panamá, así como el de la Secretaría de la Función Pública, además de la difusión en eventos en que participa el Instituto Nacional del Derecho de Autor, ha impactado al usuario al incrementarse su uso en forma exponencial de tal forma que durante 2011 en el periodo enero – noviembre se registraron 6,527 obras, y en el mismo periodo pero de 2012 se llegaron a registrar 8,724, lo que significa un incremento del 134% con respecto al año anterior.
Lecciones aprendidas. Los buenos servicios no necesariamente requieren de grandes inversiones, sino de visión y actitud de todos los que intervienen en el proceso, institucionalmente al incorporar los requerimientos y necesidades de los usuarios y ellos al confiarnos la protección de sus obras.

Contact Information

Institution Name:   INSTITUTO NACIONAL DEL DERECHO DE AUTOR
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   MANUEL GUERRA ZAMARRO
Title:   LICENCIADO  
Telephone/ Fax:   (55) 36 01 82 70 / (55) 36 01 82 14
Institution's / Project's Website:   www.indautor.sep.gob.mx
E-mail:   mguerra@sep.gob.mx  
Address:   CALLE DE PUEBLA No. 143 Piso 5, COLONIA ROMA, DELEGACIÓN CUAUHTEMOC.
Postal Code:   06700
City:   DISTRITO FEDERAL
State/Province:   DISTRITO FEDERAL
Country:   Mexico

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