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"PROCESOS DE INSCRIPCIÓN DE ESTUDIANTES DE LA UANL"
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN
Mexico

The Problem

Por mas de 30 años, estuvo operando un proceso de inscripciones que implicaba mover cada semestre/tetra a más de 100,000 estudiantes para que realizaran su trámite de inscripción definitiva ante el Departamento Escolar y de Archivo, generando con ello un trámite nada expedito y por ende se propiciaban largas filas (colas) con el consabido malestar de los estudiantes.
El personal del Departamento Escolar y de Archivo asignado a esta función, desempeñaba tareas que no eran de su competencia tales como, responsabilizarse de una caja registradora para dar ingreso al cobro que por concepto de inscripción, establecía la Tesorería General de la UANL y que en algunas ocasiones era personal improvisado y carente del perfil para tal asignación.
Aunado a lo anterior era una inversión de horas-hombre muy significativa que traducida a parámetros de orden económico-energético resultaba inconcebible.
La alta dirección convocó al Comité de Calidad para desarrollar una estrategia de planeación con resultados inmediatos. Con el objetivo firme de sistematizar en forma escalonada las inscripciones de los estudiantes.
Se hizo una estratificación de que tipos de inscripción quedarían vigentes pues antiguamente se manejaban diversos tipos de inscripción como eran: estudiantes de nuevo ingreso, reingreso, regularización, reincorporación y abandonos, dando como resultados una obesidad administrativa y difícil de controlar.
Afortunadamente existía un expertis interesante en el personal y directivos del Departamento Escolar y de Archivo por lo que se realizó una reingeniería integral del proceso.
Al reestructurar se vio necesario agrupar tan solo 3 tipos de inscripción, que comprendieran a todos los ya mencionados, como son inscripción de primer ingreso, reingreso, regularización, lo cual exigió que homologáramos este cambio con un nuevo reglamento general sobre los procedimientos de admisión y permanencia de los alumnos.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Al momento en que se puso en práctica el nuevo proceso de inscripciones se tenía una población inscrita de 102, 147 estudiantes. La alta dirección planeó llevar a efecto, la sistematización de la inscripción de los estudiantes de reingreso, pues representaban el 85% de la matrícula; para ello hubo la necesidad que el Departamento Escolar y de Archivo, diseñara la conceptualización en base a la normativa vigente, para posteriormente la Dirección General de Informática la sistematizara, para ello la Universidad desarrolla su propio sistema llamado SIASE (Sistema Integral para la Administración de los Servicios Educativos), en el que todo estudiante de reingreso pueda accesar con su password a dicho sistema y así poder imprimir el formato de pago que la Tesorería General establece y con ello ir a la institución bancaria autorizada para que realice dicha transacción, de esta manera y debido a que el banco está en línea con la UANL el estudiante queda automáticamente inscrito, evitándole tiempos y movimientos innecesarios, esta práctica se inició en 1997 como una mejora y se ha mantenido por significar un procedimiento exitoso, como ejemplo, para el semestre: agosto-diciembre 2011 se han beneficiado a más de 90,000 estudiantes representando el 66% de la población total inscrita.
Continuando con la estrategia previamente rediseñada un semestre posterior se inicia la automatización de la inscripción de los estudiantes que se denominan de regularización (abandonos, suspendidos por reprobación, cambios o reincorporación por aprobación de asignaturas en 5ta o en 6ta Oportunidad de acuerdo al reglamento). Este tipo de estudiantes al igual que los de reingreso, tiene la opción de accesar al sistema para hacer su inscripción en línea. Para el semestre agosto-diciembre 2011 se han beneficiado de este proceso 6,071 estudiantes representando este el 4 % de la población total inscrita.
Adicionalmente la Universidad a través del Departamento Escolar y de Archivo implementa la inscripción sistematizada de los estudiantes que proceden del Nivel Medio Superior de las Escuelas oficiales de la UANL a Facultad, la cual consiste en alimentarle al SIASE los candados de rigor que son:
1. Aprobación del Concurso de Ingreso a la Facultad de su elección.
2. Pago, beca o crédito por concepto de inscripción que establece la Tesorería General de la Universidad.
3. Haber concluido íntegramente los estudios del Nivel Medio Superior.

De esta forma 11,000 estudiantes aprox. realizaron su trámite de inscripción para el semestre: agosto-diciembre de 2011 evitándoles acudir a las ventanillas del Departamento Escolar y de Archivo, así como también el hacer filas innecesarias, representando esto el 8 % de la población total inscrita.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Se efectúa una reunión con los jefes de las Divisiones que conforman el Departamento Escolar y de Archivo, principalmente con la de Control Académico e Inscripciones y aquellas que interaccionan con ésta como son: Informática Escolar y Credencialización, Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad, Registro y Titulación, para analizar los impactos de la implementación de esta práctica de mejoramiento administrativo, en la misma prevaleció una lluvia de ideas para contar con los factores restrictivos y factores impulsores que permitieran tomar la mejor de las decisiones. Las reuniones fueron presididas por el director del Departamento Escolar y de Archivo, quien expuso la propuesta ante el Secretario General y Rector de la UANL. En virtud de los beneficios directos alcanzados para todos los estudiantes que aprovechan esta medida se autorizó su implementación definitiva.
El involucramiento del personal operativo fue definitivo para el éxito obtenido, recibiendo su capacitación con gran entusiasmo al ser testigos de un cambio radical en los procesos de inscripción que tradicionalmente se desarrollaban, además de la satisfacción obtenida al recibir comentarios y reconocimientos de otras entidades de la administración central e instituciones de Educación Superior ajenas a la UANL.
Se comunica el nuevo proceso a todos los responsables de servicios escolares de Escuelas y Facultades para que a su vez multipliquen la información entre su personal operativo.
En el ámbito universitario se tiene la participación de los responsables de servicios escolares de escuelas y facultades que son convocados a reuniones informativas para explicarles el nuevo procedimiento y que a su vez lo sociabilicen entre la comunidad de sus dependencias, al público en general se les informa que pueden accesar a la página de Internet de la universidad para que conozcan los nuevos procedimientos.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
En base a la cronología expuesta en el punto de antecedentes, de cómo se fue delineando la estrategia de planeación podemos destacar que una decisión trascendente fue llevar a efecto, la realización de los pagos por concepto de inscripción a través de un convenio con una institución bancaria, estableciendo condiciones para que los estudiantes los realicen con nítida transparencia.
La implementación del sistema de información, implicó desde luego un análisis pormenorizado de intercambio de información con otras instituciones del país, que tuviesen el mismo concepto de universidad pública, para lo cual se recurrió a reuniones convocadas a nivel nacional por la Subsecretaría de Educación Superior, de la Secretaría de Educación Pública, que tuvieron verificativo en diferentes lugares del país así como en instituciones extranjeras.
Paralelamente fueron contactados distintos proveedores externos que pudieran diseñar u ofrecer licencias para el uso de un software especializado que cumpliera con las necesidades que requería la entidad federal antes mencionada y la propia Universidad, donde los procesos administrativos de escolar, financiero y recursos humanos estuviesen incluidos en un sistema integral en línea.
Sin embargo se concluyó que todas estas aplicaciones consultadas carecían de los elementos para satisfacer al 100% las necesidades propias de la UANL aparte de resultar demasiado costosas, fue así como después de un análisis detallado del equipo guía del Departamento Escolar y de Archivo se conceptualizó una plataforma que serviría de base para que la Dirección General de Informática nos hiciera un desarrollo propio, que es con el que estamos funcionando en la actualidad, al que posteriormente se le incluyeron otros módulos para facilitar la administración y gestión tales como el control patrimonial, becas, servicio social y prácticas profesionales, entre otras.
Aspecto importante que no debemos soslayar, es la experiencia demostrada y fortalecida de los que integran a esta entidad, quienes en honor a la verdad fueron los que con sus aportaciones llegamos al éxito deseado, todo lo que hasta aquí expuesto, esta debidamente certificado bajo la Norma ISO 9001:2008 inclusive con evidencia en el que se hacen comentarios positivos al respecto.
Como dato importante es de mencionar que el Departamento Escolar y de Archivo data desde el año de 1933, con esto corroboramos lo antes mencionado.
Como colofón de este comentario es de resaltarse la inversión financiera aplicada a las tecnologías de la información con las que este Departamento cuenta como son:
• Digitalización de documentos escolares
• Adquisición de equipo de cómputo y periféricos para la operación de procesos administrativos.
• Adquisición de servidores con características que garanticen la integridad de la información.
• Implementación de un sistema informático que permite conocer el antecedente académico para sistematizar el proceso de inscripción.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Durante el año 1996 se desarrollaron las siguientes actividades:

Etapa 1: Sistematización para el Reingreso: Febrero-Julio 1997
• Planeación estratégica del proyecto –Febrero y Marzo
• Convenio con Institución bancaria autorizada-Junio

Etapa 2: Sistematización para Primer Ingreso a Facultad Agosto-Diciembre 2006
• Diseño y Análisis del Sistema de Información- Octubre 2005
• Implementación del Sistema – Enero a Junio 2006

Etapa 3: Sistematización para Regularización de Preparatoria y Facultad: Enero-Junio 2007
• Planeación –Septiembre 2006
• Análisis y configuración en el sistema – Octubre 2006

Etapa 4: Sistematización para Regularización de Posgrado Enero-Junio 2011
• Planeación –Septiembre 2010
• Análisis y configuración en el sistema – Octubre 2010

Etapa 5: Sistematización para Primer Ingreso a Preparatoria Agosto-Diciembre 2011
• Planeación – Marzo 2011
• Análisis y Configuración al Sistema- Mayo-Junio 2011
• Implementación del Proceso de Inscripción: Julio-2011

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
La inercia del personal del Departamento Escolar y de Archivo en su actitud que “siempre se ha hecho así”.
Acción emprendida para superarlo:
Reuniones de concientización y sensibilización para generar un cambio en la actitud, siempre con enfoque a la satisfacción del cliente.
Factores restrictivos:
Incertidumbre que la propuesta no estuviese sustentada en la normativa ajena a la UANL, disposiciones de la Secretaría de Educación en el Estado, en el proceso de registro profesional con la dirección General de Profesiones.
Acción emprendida para superarlo:
Con base en el carácter autónomo de nuestra Institución se toma la decisión de implementar la práctica consultando la medida con las autoridades educativas del estado y a nivel federal con la Dirección General de Profesiones se encontró eco en la propuesta y manifestaciones de apoyo para la simplificación planeada.
Factores restrictivos:
Contar con la información de estudiantes egresados de secundaria en el tiempo previsto para el inicio de las inscripciones del nivel medio superior era un factor de riesgo.
Acción emprendida para superarlo:
En entrevistas realizadas con las autoridades de Educación Estatal se estableció el compromiso de tener los datos necesarios para la inscripción sistematizada de alumnos de primer Ingreso a Preparatoria y beneficiar a 29,525 aprox.
Involucrar al personal de apoyo de la Dirección General de Informática de la UANL para que en tiempo y forma desarrollaran una aplicación que pudiera dar el éxito planeado para esta mejora.
Acción emprendida para superarlo:
A través de gestiones con la Dirección General de Informática se recibió toda la ayuda necesaria al convencerse de los múltiples beneficios que traería consigo el realizar todo el proceso vía Internet.
Factores Impulsores:
El compromiso del Departamento Escolar y de Archivo de ofrecer un servicio de calidad a todos sus usuarios.
Los objetivos declarados en el Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008 de buscar la mejora continua en todos nuestros procesos.
El plan de trabajo del Rector de la UANL (2009-2012), donde en su estrategia de gestión administrativa incluye la simplificación de los procesos administrativos.
El liderazgo del responsable del Departamento Escolar y de Archivo que busca continuamente la dinámica de los procesos en beneficio del estudiantado.
El contar con la infraestructura informática necesaria para el logro de la práctica administrativa.
d. ¿Qué recursos se emplearon para implementar la iniciativa?
La bancarización de los pagos por conceptos de cuotas escolares de la Tesorería General de la UANL, la sistematización de los procesos de inscripción de primer ingreso y reingreso de los estudiantes generó ahorros con impacto directo en la economía de ellos y sus familias al evitar traslados a las instalaciones del Departamento Escolar y de Archivo.
En la inscripción sistematizada se elimina la documentación física de papelería prevista en los requisitos, ahorrando costos por digitalización de documentos, utilización de espacios físicos para guardar los expedientes y recursos humanos para programar devolución de documentos originales a los interesados, contribuyendo a la sustentabilidad del medio ambiente.
La satisfacción de nuestros usuarios de la simplificación de esta práctica, se refleja en las encuestas de opinión aplicadas.
Un beneficio tangible, es la prevención de exponer a los estudiantes en época de inscripciones a factores de inseguridad en virtud que traen consigo el efectivo para cubrir sus cuotas en las cajas de cobro de la Tesorería General de la UANL y en los tiempos actuales pueden hacer sus pagos a través de una institución bancaria, que cuenta con suficientes sucursales en el área metropolitana y en cualquier otra ciudad del país, ya que el pago se refleja en tiempo real en el sistema financiero de la UANL.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Se han identificado dos áreas de oportunidad, una de las cuales se pudiera aplicar este proceso de inscripción sistematizada en los diferentes niveles del sistema educativo en sus diferentes niveles del Estado de Nuevo León, según nos han hecho saber sus autoridades a fin de compartirles la experiencia adquirida y el factor de éxito obtenido.
Como una segunda área de oportunidad se visualiza el replicarla en entidades administrativas internas de la propia Universidad tales como: el Departamento de Becas, Dirección de Servicio Social y Prácticas Profesionales y Tesorería General de la UANL.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
El impacto mas significativo que se percibe es la gran aceptación de nuestros estudiantes usuarios del proceso de inscripción, que ya no tienen que acudir al Departamento Escolar y de Archivo y hacia el interior de nuestra unidad administrativa el personal que se destinaba a la atención, ahora se dedica al soporte a otras áreas de servicio.
En el aspecto de horas-hombre se encuentra un ahorro significativo en el pago de horas extraordinarias que se necesitaban antes de la puesta en práctica de esta mejora. Se eliminan las líneas o filas de servicio en la División de Control Académico e Inscripciones, ahora se supervisa el proceso vía electrónica, la Sustentabilidad se hace manifiesta al eliminar el expediente físico en papel consistiendo en un promedio de cinco documentos por estudiante.
El ejemplo impuesto en la UANL, ha despertado el interés de otras entidades de la administración central que tienen que ver con procesos de estudiantes en replicar la práctica.
Impacto directo o indirecto en la sociedad:
Con la sistematización de la práctica se reflejó un beneficio en las unidades de la administración central que tienen relación con el Departamento Escolar y de Archivo como son: el Departamento de Becas, Tesorería General de la UANL y las Dependencias Académicas como son: Preparatorias, Escuelas Técnicas y Facultades, quienes también haciendo uso de la tecnología de la información programaron su inscripción interna vía Internet.
Para el logro de estas acciones se contó con la participación del personal responsable de servicios escolares y operativos dependientes de escuelas y facultades para esto se desarrollaron juntas con todo el personal involucrado en los procesos escolares para tener una orientación y capacitación en los cambios implementados, estas reuniones fueron presididas por el Secretario General de la UANL en coordinación del Departamento Escolar y de Archivo.

Contact Information

Institution Name:   UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   TERESA DE JESUS GUILLEN RANGEL
Title:   LIC.  
Telephone/ Fax:   01 (81) 83294057
Institution's / Project's Website:   www.uanl.mx
E-mail:   teresajs.guillenrng@uanl.mx  
Address:   AVE. PEDRO DE ALBA S/N, CIUDAD UNIVERSITARIA
Postal Code:   66451
City:   SAN NICOLÁS DE LOS GARZA
State/Province:   NUEVO LEÓN
Country:   Mexico

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