Trámites digitales a través del Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF)
Secretaría de Comunicaciones y Transportes
Mexico

The Problem

Se identificó a través de las encuestas de salida a los usuarios, así como de las opiniones de los Centros SCT, que el Sistema Integral de Información del Autotransporte Federal (SIIAF) resultaba un sistema poco amigable, de difícil manejo, con constantes fallas y expuesto al error humano, lo cual determinó la necesidad de transformarlo íntegramente.

Una de las principales problemáticas que se tenían para el otorgamiento de permisos del autotransporte federal y altas vehiculares en forma expedita, era la obsolescencia de la plataforma en la que estaba desarrollado el Sistema Integral de Información del Autotransporte Federal SIIAF por lo que se requería realizar actualizaciones en cada uno de los equipos donde se procesaban los trámites, lo que incrementaba el riesgo de errores humanos, y su consecuente repercusión en fallas en las aplicaciones de filtros.

Adicionalmente, se tenía una falta de control sobre el personal que accedía y operaba este sistema, lo cual posibilitaba acciones discrecionales en el procesamiento de estos trámites. Al ser un sistema informático obsoleto, no había posibilidades de extraer información que apoyara la toma de decisiones oportunas y los criterios eran unilaterales.

Por lo que se detectó la urgente necesidad de migrar la base de datos del autotransporte federal hacia sistemas informáticos robustos, que permiten ejecutar diversos procesos (trámites) de manera simultánea sin generar fallas o bloqueos, y en plataformas de acceso general, como es el ambiente web y utilizando expedientes electrónicos donde confluye la información de diferentes áreas y es procesada en tiempo real.

Las 67 Departamentos de Autotransporte Federal y el Centro Metropolitano, que son las áreas responsables de atender los servicios relacionados con la expedición de permisos de autotransporte federal y sus trámites complementarios, tales como: altas vehiculares, bajas, canjes de placas, reposiciones de placas y tarjetas de circulación, modificaciones de tarjetas de circulación, etc.; eran vulnerables, debido a que existían procesos manuales, reprocesos, tiempos excesivos y errores en la emisión de los mismos, así como a la posible emisión de permisos sin cumplir con la normatividad vigente en la materia.

El anterior Sistema Integral de Información del Autotransporte Federal (SIIAF), desarrollado en base de datos PROGRESS, no permitía su operación vía internet y no estaba programado para la obtención de informes. Por lo que no se contaba con reportes que permitieran explotar la información capturada en estas bases de datos, incluyendo el registro de la totalidad de los trámites realizados, así como la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de las obligaciones de los permisionarios de Autotransporte Federal. La toma de decisiones estratégicas se dificultaba al no contar con datos precisos.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Las partes interesadas beneficiadas en este trámite fueron los transportistas, tanto empresas como personas físicas y hombres camión que operan los servicios de autotransporte federal de carga, pasaje, turismo, transporte privado de personas o carga, arrendadoras, trasladistas y demás permisionarios que transitan en carreteras federales, quienes se encuentran agrupados en diversas cámaras, asociaciones y confederaciones, tales como CONATRAM, CANACAR, CANAPAT, ANTP, AMOTAC, etc. Se logró la implementación de 20 trámites de permisos de autotransporte federal, con uso de FIEL y expediente digital, inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios (RFTS) de la COFEMER.
Cabe destacar el incremento exponencial que se ha venido registrando sobre la atención de trámites de permisos, ya que en el año 2010 se realizaron 90,586 trámites a nivel nacional y en 2011 se realizaron 115,329, mientras que en el periodo de enero a diciembre de 2012 se realizaron 226,898 trámites, por lo que se ha visto un incremento considerable a partir de la implementación del Sistema Institucional de Autotransporte Federal.
Así mismo, se cuenta actualmente con un padrón de 145,552 permisionarios de autotransporte federal a nivel nacional que se han visto beneficiados con la implantación del SIAF y la disponibilidad del ingreso y atención de sus trámites por internet.
Dentro de los beneficios alcanzados, destacan los siguientes:
La reducción de tiempos en la atención de los trámites de permisos de autotransporte federal en todas sus modalidades. A manera de referencia, trámites de altas vehiculares que se realizan en un promedio de 5 días, una vez cubiertos todos los requisitos y liberados los filtros, era de 5 días. Si se realiza este trámite por internet, se atiende en 2 días como máximo. federal, que se gestionan ante la SCT.
Se garantiza la seguridad de los usuarios, dando certeza de su trámite a través de la validación en línea. Se facilita el seguimiento del trámite por parte del usuario, vía internet lo que permite consultar en línea, del estatus del trámite a nivel nacional.
Se garantiza la seguridad de los usuarios, dando certeza de su trámite a través de la validación en línea. Se facilita el seguimiento del trámite por parte del usuario, vía internet lo que permite consultar en línea, del estatus del trámite a nivel nacional.
Generación de un expediente digital (requisitos escaneados) en todas las etapas de revisión y/o autorización del trámite, se tendrán visibles los documentos presentados por los solicitantes para la obtención de los permisos y altas vehiculares.
Se elimina presencia de usuarios en ventanillas. Únicamente se presentarán para entrega de permisos y/o placas.
Diseño e implementación de los procedimientos para la obtención permisos, lo que permitió al sistema la administración y actualización del trámite, así como establecimiento de una guía, tanto para el funcionario como para el usuario involucrados en el proceso para evitar discrecionalidad en la presentación y aceptación de los requisitos.
Las mejoras del proyecto serán aplicables a la Dirección del Centro Metropolitano y a los 67 Departamentos del Autotransporte Federal que emiten Permisos y de la DGAF.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
La iniciativa del proyecto para la atención de los trámites de permisos de autotransporte federal vía internet, mediante esquema digital a través del nuevo Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF), fue impulsada por la Dirección General de Autotransporte Federal de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT), como parte de los compromisos asumidos ante la Secretaría de la Función Pública en el marco del Programa Especial de Mejora de la Gestión 2008-2012.

Para lograr la implantación de esta iniciativa a nivel nacional, se requirió el apoyo y la estrecha coordinación de diferentes áreas de la SCT que se citan a continuación, tanto para la definición de las acciones de mejora, alcances, responsables y seguimiento del respectivo programa de trabajo, como para la impartición de capacitación a nivel nacional de los 67 Departamentos de Autotransporte Federal ubicados en los 31 Centros SCT instalados en cada Estado de la República Mexicana:

•Dirección General de Autotransporte Federal.- Responsable normativo de la emisión de permisos de autotransporte federal a nivel nacional.
•Coordinación General de Centros SCT.- Superior jerárquico de los Directores Generales de los 31 Centros SCT
•Dirección General de Evaluación.- Dirección General adscrita a la Coordinación General de Centros SCT. Responsable del seguimiento de la operación de los 31 Centros SCT, área que realizó las convocatorias a nivel nacional para la capacitación de los Departamentos de Autotransporte Federal, como parte de las acciones coordinadas con la DGAF, para promover e impulsar la implantación del SIAF y el desarrollo del proyecto integral.
•Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.- Área adscrita a la Oficialía Mayor de la SCT, responsable del desarrollo de los diferentes módulos que conforman el SIAF, así como de la incorporación de los elementos tecnológicos del RUPA, FIEL y expediente digital, que permitieron la atención de los trámites por internet.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
En el proyecto de implantación del Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF), inscrito en el Programa de Mejora de la Gestión (PMG) de la SCT, el uso de la Firma Electrónica (FIEL), Registro Único de Personas Acreditadas (RUPA) y Expediente digital permitió la atención de los trámites de permisos de Autotransporte Federal en forma electrónica.

El proyecto se desarrolló en 2 etapas:

Etapa 1

La implementación de un sistema denominado “Sistema Institucional de Autotransporte Federal” (SIAF), desarrollado en plataformas abiertas, ambiente web, con bases de datos robustas y de alta seguridad, así como bitácoras de seguimiento de registros en estos trámites, con la finalidad de reforzar los controles en la emisión de permisos de autotransporte federal, mismo que cuenta con herramientas de seguimiento a fin de contar con un registro preciso de los funcionarios que intervienen en cada una de las etapas de los trámites de permisos.

Etapa 2
Incluir en el Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF): RUPA, FIEL y expediente electrónico, que permitan incrementar el nivel de automatización en la realización de los trámites de permisos de autotransporte federal en forma digital.
Se logró la implementación de 20 trámites de permisos de autotransporte federal que se encuentran a disposición de los usuarios en el la página de internet http://www.sct.gob.mx/tramites/intPages/autotransporteFederal.html en la opción Trámites y Servicios de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
El desarrollo de este proyecto a cargo de la Dirección General de Autotransporte Federal (DGAF) en la Secretaría de Comunicaciones y Transportes, es permitir a los ciudadanos solicitar trámites de permisos de autotransporte federal a través de la página de Internet de la SCT ingresando su FIEL y/o RUPA así como la generación del Expediente Digital, así mismo la necesidad de contar con información que permitiera reconocer datos básicos en el control de expedición de permisos y trámites derivados, tanto en aspectos de control y supervisión, como administrativos. Se consideró la incorporación de elementos de validación automática de criterios, a fin de evitar el emplacamiento de unidades que no cumplan con la normatividad aplicable.

Para la incorporación de los esquemas planteados, la UTIC con el apoyo del Fondo de Información y Documentación para la Industria (INFOTEC), elaboró un mapeo de procesos de los permisos de autotransporte federal.

En el análisis que se realizó de Trámites por Internet, se indicó que esta mejora de proceso le permitirá al ciudadano solicitar un trámite por internet en la página de la SCT ingresando su FIEL y/o RUPA así mismo generando un Expediente Digital, tomado esto como referencia la Unidad de Tecnologías de la Información (UTIC) desarrolló todos los módulos que conforman al Sistema Institucional de Autotransporte Federal.

Con la reingeniería del proceso y el monitoreo de los trámites por parte de la Dirección General Adjunta Normativa de Permisos y el apoyo de la Dirección de Sistemas de Operación de la DGAF se implementó el Sistema Integral de Autotransporte Federal (SIAF), con lo cual se ha incrementado en forma paulatina la demanda del trámite en la emisión de permisos.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Etapa 1. Análisis de situación

Identificar los problemas
Se requería incrementar el nivel de automatización en la realización de los trámites de permisos de autotransporte federal en forma digital, por lo que en una primera etapa se planeó incorporar en el módulo del SIAF: el RUPA, la FIEL y el expediente digital.
Se requería el fortalecimiento del Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF) incluyendo el registro de la totalidad de los trámites realizados, así como la información necesaria para el seguimiento del cumplimiento de las obligaciones de los permisionarios de Autotransporte Federal.
No se contaba con reportes que permitieran explotar la información capturada en las bases de datos del nuevo SIAF, para la toma de decisiones.

Realizar un diagnóstico de la situación actual
No se contaba con una base única para el procesamiento y atención de todos los trámites en materia de autotransporte federal.

Identificar el estado que se quiere alcanzar
Habilitación de los diferentes módulos del SIAF para que se pudan realizar trámites por internet, mediante el uso de RUPA, FIEL y el expediente digital.
Habilitación del reporteador Oracle Business Intelligence 11 a nivel nacional para la explotación de la información que permita la oportuna toma de decisiones.

Etapa 2. Mejora de procesos, trámites y servicios

Definir las características del proceso
Definir procedimientos existentes para su actualización con la operacion del nuevo SIAF y definir el proceso para trámites con uso de RUPA, FIEL y expediente digital.

Analizar el proceso
En el Sistema de Institucional de Autotransporte Federal no se contaba con un procedimiento para el uso de RUPA, FIEL y expediente digital.
Habilitar el módulo de carga para que se puedan realizar trámites por internet, mediante el uso de RUPA, FIEL y el expediente digital

Implantar acciones de mejora
Implementar el procedimiento para el uso de RUPA, FIEL y expediente digital en el módulo de carga

Etapa 3. Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones

Planear la incorporación de TIC’s
Análisis de los requerimientos de cambio de nuevas funcionalidades, para la incorporación de la FIEL en los Módulos de Permisos del nuevo Sistema Institucional de Autotransporte Federal.
Realizar las gestiones jurídicas, de infraestructura y físicas para la apertura de ventanillas del Registro Único de Personas Acreditadas (RUPA) e incorporación de la FIEL en el nuevo SIAF.

Implantar las TIC’s
Diseño y construcción de los nuevos componentes de software para incorporar la FIEL en los Módulos de Permisos del nuevo Sistema Institucional de Autotransporte Federal.
Solicitar a la Dependencia Normativa de la RUPA (Secretaría de la Función Pública), el acceso a los sistemas requeridos para la interconexión con los sistemas del autotransporte federal.

Implantar el plan de aseguramiento
Desarrollar un programa de monitoreo que permita la verificación mensual del funcionamiento de los trámites por internet.
Realizar acciones de mejora a partir de las observaciones encontradas en la verificación mensual.

Medir la satisfacción del usuario
Establecer las métricas de satisfacción del usuario con base en el plan de aseguramiento.
Elaborar el reporte de satisfacción del usuario.
Diseñar una encuesta de satisfacción del usuario
Diseñar la metodología con la que se calificará la encuesta.
Aplicar la encuesta de manera piloto en sector central, para su posterior aplicación a nivel nacional

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Riesgos:
•Derivado de los requerimientos para la adecuación del sistema y la captura de información de permisionarios y migración de la flota vehicular, se retrasó el tiempo inicialmente estimado para su implementación a nivel nacional.
• Resistencia por parte del personal de mando y operativo, directamente vinculado con el trámite, respecto a los cambios que se tuvieron que realizar en la normatividad, en el sistema y en los procesos empleados para la atención de estos trámites.
•Poco personal para analizar los requerimientos de ajuste en el sistema y las cargas de trabajo de la Dirección General Adjunta Normativa de Permisos de Autotransporte Federal, responsable del seguimiento del proyecto, así como de la Dirección de Sistemas y Operación, responsable de realizar los cambios requeridos en el desarrollo del SIAF, en coordinación con la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

Acciones Correctivas:
•Se realizó la capacitación a nivel nacional a todo el personal de mando y operativo involucrado en el proceso de expedición de permisos y trámites derivados.
•Se platicó con el personal sobre los beneficios de esta modernización (vía videoconferencias, por teléfono y mediante correos electrónicos)
•Coordinación a nivel nacional para que se implementara la atención de trámites de permisos a través del nuevo SIAF.
•Como estrategia se seleccionó un grupo de Centros SCT piloto (2 cada región) quienes posteriormente se encargaron de la capacitación y asesoría a los Centros SCT de su respectiva región, con apoyo del personal del área normativa así como del área de sistemas de la Dirección General de Autotransporte Federal.
•La homologación de la base de datos institucional a nivel nacional, tuvo un proceso de mejora continua, ya que la planeación original consideraba menos datos de los que ahora se tienen y la consulta rápida y fácil de los mismos en el Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF).
•En forma adicional, se consideró la incorporación de elementos de validación automática de criterios, a fin de evitar el emplacamiento de unidades que no cumplan con la normatividad aplicable.
•Las mejoras del proyecto son aplicables a los 67 Departamentos de Autotransporte Federal que emiten Permisos y a la Dirección del Centro Metropolitano de Autotransporte.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
2´000,000.00 (Dos millones de pesos 00/100 M.N.)
Para realizar mejorar al nuevo SIAF y adaptaciones para incorporar firma electrónica, RUPA y expediente digital en los trámites de permisos de autotransporte
federal.
Los recursos se obtuvieron mediante el Recurso asignado a la DGAF, mismo que fue transferido a la Unidad de Tecnologías de la Información (UTIC).

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
La Dirección General de Autotransporte Federal (DGAF) informó que a partir del 30 de agosto de 2012 se habilitó en el portal de Internet de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT) la opción para que los usuarios interesados en obtener permisos de autotransporte federal, ingresen vía Internet sus solicitudes, anexando la documentación de los requisitos escaneada (expediente digital), utilizando su Firma Electrónica Avanzada (FIEL).

Lo anterior en cumplimiento al proyecto denominado “Trámites digitales a través del Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF)”, mismo que se encuentra inscrito en el Programa de Mejora de la Gestión (PMG) de la SCT, donde se comprometió la atención de trámites por internet con uso de Firma Electrónica Avanzada (FIEL), Registro Único de Personas Acreditadas (RUPA) y expediente digital, en el Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF), con apego a lo establecido en la Ley de Firma Electrónica Avanzada, publicada en el DOF del 11 de enero de 2012.

Con las innovaciones y experiencias adquiridas en la implantación del proyecto “Trámites digitales a través del Sistema Institucional de Autotransporte Federal (SIAF)”se ha podido replicar en el sector Aeronáutico y Marítimo.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
La experiencia adquirida en este proyecto permite un considerable avance en materia de mejora de la gestión en el sector comunicaciones y transportes de México, ligado al gobierno electrónico.

Así mismo, se han tomado como referencia para la presentación de otras iniciativas para automatizar los trámites en toda la Subsecretaría de Transporte.

El avance de estos proyectos, gracias al know-how adquirido, permitirá a la Secretaría de Comunicaciones y Transportes brindar servicios ágiles con la accesibilidad que permiten las tecnologías de comunicación e información.

Es a través de la mejora en los trámites, que se ha logrado la reducción de la corrupción, en la búsqueda de incrementar la satisfacción ciudadana, como una clara muestra de que las dependencias de la Administración Pública Federal en México están transformándose para impulsar el desarrollo que el país requiere.

Contact Information

Institution Name:   Secretaría de Comunicaciones y Transportes
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Francisca Ofelia Amaro Martínez
Title:   Sra  
Telephone/ Fax:   (55) 50119220
Institution's / Project's Website:   www.sct.gob.mx
E-mail:   oamaro@sct.gob.mx  
Address:   Calzada de las Bombas No. 411, 2° piso, Colonia Los Girasoles, Delegación Coyoacán
Postal Code:   04920
City:   México
State/Province:   Distrito Federal
Country:   Mexico

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