United Nations Public Service Awards Case Studies

Para la obtención de una licencia o registro comercial (derecho que otorgaba el Órgano Ejecutivo de la República de Panamá a través del Ministerio de Comercio e Industrias MICI) a las personas naturales o jurídicas, panameñas o extranjeras para el ejercicio de las actividades comerciales e industriales, se tenían que cumplir con una serie de requisitos básicos que incurrían en múltiples costos y largas filas; y dependiendo del tipo de actividad se añadían otros trámites con requisitos especiales que involucraban a otras entidades gubernamentales agregando tiempo, otros costos y largas filas.
El MICI, llevaba el proceso de apertura de negocios de una forma manual y el tiempo para obtener una licencia o registro comercial tomaba no menos de 30 días hábiles; no menos de 3 trámites, el ir como mínimo a 3 lugares distintos y un costo no menor de los B/. 18.00 (entre papeleo, transporte, otros).
El reto de esta iniciativa además de incentivar e incrementar la apertura de nuevos negocios en Panamá, es la de reducir el tiempo para abrir una empresa, disminuir los trámites, costos y largas filas; además de facilitar a las entidades competentes del Estado dar seguimiento del cumplimiento de los requisitos para realizar una actividad comercial. Involucrando de esta forma no solo al MICI, sino también permitiendo integrar de forma inmediata y en tiempo real a otras entidades del Estado.
Afectados: 1- Persona Natural / Jurídica (Emprendedores o dueños de negocios), 2- Personal de diferentes secciones del MICI, 3- Banco Nacional de Panamá (Pagos del derecho único), 4- Municipios (Acceso a detalles de los nuevos negocios creados y los pagos efectuados), 5-Ministerio de Economía y Finanzas MEF (Recibe inscripciones al Registro Único de Contribuyente RUC a través del sistema, informes de pago e interacción en línea), 6-Otras entidades reguladoras(tienen acceso a información de su interés a fin de mantener un proceso de fiscalización)

What is the initiative about? (the solution)
Se Desarrolló un sistema informático para el MICI que automatiza el proceso de apertura de un negocio y brinda una herramienta que permite su posterior administración y seguimiento mediante controles establecidos. Este nuevo sistema esta basado en tecnología web y cuenta con mejoras tales como: consulta en línea de la data del Tribunal Electoral para la verificación de la cédula de identidad personal del usuario, consulta en línea con la Dirección General de Ingresos para la generación y consulta del RUC, pago en línea mediante el uso de tarjeta de crédito – ePago, generación de boletas de pagos a través del Banco Nacional de Panamá. La Licencia o Registro Comercial pasa hacer Aviso de Operación (proceso mediante el cual se deja constancia de que la actividad comercial o industrial que va a ejercer el declarante ha sido debidamente informada a la Administración Pública, e incluye una declaración jurada del interesado, en la que declara haber cumplido las normas que amparan la actividad que desarrollará). Los logros de esta iniciativa se reflejan en indicadores de rendimiento y guardan una relación directa con los objetivos: 1- Incentivar la apertura de nuevos negocios en Panamá: Aumenta la apertura de negocios a 100 por día. 2- Agilizar el proceso de apertura de un negocio por parte de una persona natural o jurídica, panameña o extranjera en el territorio nacional: se disminuye el tiempo de generación de un Aviso de Operación, de 30 días a entre 1 a 2 horas. 3- Facilitar al MICI una herramienta informática administrativa que le permita dar seguimiento y control a las actividades comerciales que se dedica el negocio; se disminuye el tiempo de búsqueda de la información referente a un Aviso de Operación de 3 horas a 15 minutos. Beneficiados: MICI: Automatización de un proceso manual hacia un sistema informático orientado a objetos y con plataforma Web; Introducir novedades o mejoras a la aplicación ya que se cuenta con los archivos fuentes y el personal adiestrado; Contar con información oportuna. Integración en línea del sistema nuevo con el Tribunal Electoral y con el MEF - Dirección General de Ingresos DGI. Usuario Externo: • Administración de la información por el propio dueño del establecimiento comercial. • Publicación de los detalles generales de las nuevas empresas creadas a través del sistema, fomentando un ambiente de transparencia. • Pago único en línea por tarjeta de crédito. • Mayor Accesibilidad. • Agilidad en el trámite de la apertura de negocios. • Desburocratización del proceso de apertura de negocios. • Impresión del Aviso de operación desde cualquier lugar con acceso a internet.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
La solución a esta iniciativa de gobierno fue planteada por un equipo de trabajo conformado por el Ministerio de Economía y Finanzas, la Secretaría de la Presidencia para la Innovación Gubernamental y el Ministerio de Comercio e Industrias. Se involucro personal de las diferentes entidades: Directores de Departamentos, Abogados, administradores de proyectos, programadores, usuarios del sistema. El Sistema PanamaEmprende fue desarrollado e implementado por el personal de la Secretaría de la Presidencia para la Innovación Gubernamental. Una vez se desarrollado el sistema, este fue entregado al Ministerio de Comercio e Industria para su mantenimiento y nuevos desarrollos.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Objetivos Generales: Diseñar un sistema informático que permita informar al estado de las actividades comerciales y empresariales que se inician en el territorio nacional. Además, permitirá el seguimiento de las mismas, tanto a los solicitantes como a las entidades gubernamentales que se encargan de regularlas. Objetivos Específicos: • Crear los servicios específicos que debe prestar el sistema PANAMAEMPRENDE a todos sus usuarios (solicitantes, entidades reguladoras, administradores del sistema, etc.) • Crear un entorno amigable para la variedad de usuarios de este sistema. • Crear una plataforma confiable para la gestión de la información, que permita realizar análisis y tomar decisiones basados en la misma. Una vez se aprobó la ley que ha agiliza el proceso de apertura de empresas; las partes involucradas dan nombre al sistema y levantan los requerimientos del mismo, para luego designar al ente que lo desarrollaría. El Sistema PanamaEmprende fue desarrollado por el personal de la Secretaría de la Presidencia para la Innovación Gubernamental con el apoyo del administrador de proyectos contratado para dicho fin, el apoyo conceptual del personal del Ministerio de Comercio e Industrias y para el desarrollo de las interfaces de integración (web service) se contó con el apoyo del Tribunal Electoral, Banco Nacional de Panamá y el personal de la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas. Descripción de la Solución Tecnológica: Esta nueva herramienta provee la facilidad y accesibilidad de hacer transacciones en línea ya que su plataforma es basada en tecnología web, ayuda en la simplificación de los procesos y permite brindar informes más oportunos y consolidados. Se desarrolla con la herramienta PHP 5.2.0-8, como base de datos se utiliza Mysql Versión 14.12 Distribución 5.0.32 para pc-linux-gnu (i486) using readline 5.2, Linux webserver 2.6.18-4-686 #1, Servidor Apache Versión Apache/2.2.3 (Debian) PHP/5.2.0-8+etch7.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Esta iniciativa es parte de los proyectos de estado ha desarrollar por el actual gobierno; para el año 2006 se empieza a trabajar en el proyecto y en el borrador que crearía la ley que va ha agilizar el proceso de apertura de empresas. Para enero del 2007 el Proyecto PanamaEmprende pasa de ser una iniciativa a ser Ley de la Republica; Ley 5 del 11/01/07 “Que agiliza el proceso de apertura de empresas y establece otras disposiciones”. Entre los meses de enero a junio se dieron una serie de actividades en paralelo que eran necesarias para el desarrollo de este sistema: Presentación, Discusión y Aprobación del Reglamentación de la Ley 5; Diseño y Aprobación del Logo de PanamaEmprende; Compra de Servidores de Computadoras e Impresoras, Mobiliario; Hospedaje de Servidores; Instalación - Prueba de Servidores; Enlaces de Comunicación (Servidores) con interdependencias; Selección de métodos de Pagos: Banco Nacional de Panamá(BNP) pagos en efectivo, empresa ePago pago con Tarjeta de Crédito visa. Se terminó de levantar el Diseño Conceptual del sistema por el MICI y por parte de la SIG se comienza con el desarrollo del Sistema PanamaEmprende: Análisis, Diseño, Prueba, Implementación y por parte de la empresa contratada la traducción del sitio de Español a Ingles. Las Charlas de Divulgación para el MICI, Municipios, Entidades Reguladoras, Organizaciones no Gubernamentales se empezaron a dar una vez se aprobó la Ley y las Capacitaciones para los usuarios del sistema (internos y externos) comenzaron cuando el desarrollo del sistema llego a su etapa de prueba; El día 11 de julio del 2007 se realiza el lanzamiento oficial del sistema, en su primera fase. Este sistema se implemento en dos fases: En la primera fase del proyecto (11 de julio / 2007) se liberará a producción el registro de usuarios, la solicitud e impresión del Aviso de Operación, el pago en línea mediante el sistema ePago, las facilidades de validación del comprobante de pago del Aviso de Operación a través el BNP, las consultas y actualizaciones en línea con el Tribunal Electoral y con la DGI. En la segunda fase del proyecto (30 de octubre / 2007) se liberará el módulo de administración, el cual estará conformado por las revisiones del Aviso de Operación, categorización de las actividades, generación de inspecciones, generación de notificaciones, solicitud de cancelaciones, entre otras. Una vez terminado el desarrollo del sistema, el mismo es traspasado al MICI para su posterior mantenimiento y nuevos desarrollos; el personal designado del MICI recibió una pasantía del sistema en donde tuvieron la oportunidad de interactuar con el desarrollo y mantenimiento del sistema.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Dentro de los impedimentos que se presentaron a lo largo del desarrollo del proyecto, podemos mencionar: - Completo entendimiento de los procesos que se debían eliminar y mantener para dar cabida al diseño y desarrollo de la herramienta. Manteniendo siempre presente los objetivos iniciales tales como, transparencia y agilidad en el proceso. En este punto, un grupo de profesionales representantes de cada sector (comercio e industrias, finanzas, tecnología) en conjunto rediseñaron el proceso que en aquel entonces permitía el registro de empresas y creando de esa manera la ley 5 que es el fundamento legal. - Conformar un equipo de trabajo que transformara gran parte de lo estipulado en la nueva ley en una herramienta usable, segura y accesible desde cualquier lugar del mundo; y que estuviera dentro del presupuesto contemplado. El contratar a una empresa desarrolladora no era una opción viable en ese momento, por lo que se escogió al equipo de trabajo de la Secretaría de la Presidencia para la Innovación Gubernamental para que desarrollara el aplicativo y en un periodo de tiempo estipulado incorporara a un equipo de la entidad receptora. - Permitir el acceso a los registros antiguos dándole a estos el nuevo formato estipulado. En este punto, se reestructuraron los registros anteriores a la vigencia de la nueva ley y se pusieron a disposición de los dueños de dichas empresas, permitiéndoles que mediante una petición formal a un administrador y previa confirmación de su identidad y legitimidad tuviera acceso a sus registros y disfrutara de las nuevas ventajas.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Presupuesto: Equipos y Servicios del Sistema B/. 154.412,03 Servicio de Hosting B/. 17.640,00 Adquisición de Servidores B/. 23.032,95 Adquisición de PC B/. 46.865,01 Adquisición de impresoras B/. 13.519,89 Adquisición de puntos de acceso B/. 7.732,62 Servicio de Internet y Red Inalámbrica de Datos B/. 19.949,96 Mobiliaro áreas de consulta servicio de internet B/. 7.971,60 Servicio de Cobro a través de Tarjetas de Crédito B/. 15.000,00 Servicio de enlace servidores PE B/. 2.700,00 Mano de Obra B/. 85.255,80 Director de Proyecto B/. 20.000,00 Desarrollo del Sistema B/. 60.000,00 Consultoría B/. 5.255,80 Capacitaciones, Charlas, Divulgación: Viáticos, Pasajes y Hospedaje de Facilitadores B/. 3.634,78 Servicio de Traducción de la Ley No.5 y su reglamento, pantallas del sistema B/. 4.000,00 Evento de Lanzamiento del 11 de julio de 2007 B/. 12.070,04 Consultoría Plan de Prom. y Divulgación (P4) B/. 200.000,00 Espacio Publicitario B/. 735,00 Otros Volantes (Slip de pago Bco. Nal.) B/. 507,68 GRAN TOTAL B/. 460.615,33 Este monto es un aproximado del costo total del proyecto. El recurso económico utilizado para la implementación de esta iniciativa fue totalmente financiado por el Estado; administrado por el Programa Compite Panamá del Ministerio de Economía y Finanzas. En cuanto al recurso humano, fue necesario el reclutamiento de personal para cubrir una nueva sección en la entidad administradora (MICI), dicho personal incluye: administrador de bases de datos, administrador de seguridad y redes, programadores de planta, atención al cliente. El personal existente en la entidad recibió una capacitación especial en el uso de la herramienta y su administración a fin de otorgarles nuevas obligaciones y moverlos a otras posiciones.

Is the initiative sustainable and transferable?
Esta iniciativa, permite a medida que se utiliza la generación de millones de balboas o dólares adicionales en ingresos para las empresas, miles de empleos adicionales al año y millones de balboas en impuestos para el fisco gracias a que cientos de nuevas empresas, que actualmente no se han formalizado o que anualmente desisten por lo costoso de los actuales trámites, van a poder iniciar operaciones formalmente. Como ya se explico anteriormente, el resultado final redunda en beneficio para el Estado panameño por ser un proyecto estatal, financiado en su totalidad por este y fundamentado legalmente. El solo hecho de dar el paso al reformar la manera de crear empresas en este país es un vivo ejemplo para el resto de las naciones de cómo se puede mejorar la administración pública. El desarrollo de esta iniciativa se esta tomando como modelo para otros sistemas a desarrollar por otras entidades del gobierno; por ejemplo entidades que realizan cobros por algún trámite desean implementar los pagos en línea; entidades que desean registrar en línea la solicitud del algún servicio, dar seguimiento a la misma y entrega del resultado final.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
- Contar con una base o fundamento legal firme y su reglamentación. - El ser un proyecto de estado se disminuyo la burocracia protocolar para conseguir el apoyo entre diferentes entidades y lograr que sistemas de diferentes entidades interactúen entre sí. - La formulación de objetivos claros y alcanzables en un periodo de tiempo. - Rediseño de los procesos que permitían el registro de empresas. - Contar con un equipo de trabajo calificado y comprometido en el desarrollo del proyecto. - La Conformación de un equipo que evaluó cada uno de los sectores implicados o afectados. - Tener el presupuesto para desarrollar esta iniciativa en todas sus fases. - La campaña de divulgación de la Ley, la Reglamentación y las constantes capacitaciones y apoyo a los usuarios externos para que por si solos obtengan su Aviso de Operación.


Institution Name:		Ministerio de Comercio e Industrias
Institution Type:		Government Agency
Contact Person:		René Jethmal
Title:		Director Nacional de Panamá Digital
Telephone/ Fax:		(507)560-0600
Institution's / Project's Website:
E-mail:		jachurra@mici.gob.pa
Address:		Plaza Edison, Tercer Piso
Postal Code:
City:		Panamá
State/Province:		Panamá
Country:		Panama

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information