United Nations Public Service Awards Case Studies

Le problème majeur qui préoccupait le ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche scientifique et de la technologie (MESRST) en Tunisie durant toutes ces dernières années, consistait à gérer un flux impressionnant de nouveaux bacheliers en un temps record qui s'étale sur les deux mois les plus chauds de l'année (juillet et août) !
Auparavant, le ministère de tutelle devait faire parvenir un guide de l'orientation universitaire à tous les candidats au baccalauréat (autour de 150 000 par an) qui dresse un tableau exhaustif du menu de formation proposé par l'Etat accompagné des capacités d'accueil offertes et qui permet aux candidats de choisir, en fonction des leurs motivations et de leurs résultats, leur filière d'avenir.
Juste après la proclamation des résultats définitifs du baccalauréat par le ministère de l'éducation et de la formation (MEF), les services du MESRST devaient récupérer ces résultats afin d'y opérer les calculs et classements nécessaires et éditer des fiches de choix (de trois couleurs distinctes) pour les admis au baccalauréat.
Les vingt quatre directions régionales de l'enseignement de La Tunisie devaient ensuite récupérer ces fiches et les remettre aux candidats.
Une fois que les candidats auront exprimé leurs choix et renvoyer leurs fiches de choix à la DGAE (par le même circuit), cette dernière entame l'opération de transfert des données à partir d'un format papier vers un serveur de traitement avec l'appui d'une centaine d'agents de saisie spécialement recrutés pour la tâche.
Une application informatique spécifique permet de traiter les choix des candidats et de les affecter vers les établissements de l'enseignement supérieur.

Bien entendu, ces différentes opérations devaient être recommencées avec les quatre tours de l'orientation universitaire.

Les étudiants qui ne sont pas satisfaits de leur affectation universitaire doivent déposer des demandes de réorientation à la DGAE et revenir éventuellement prendre connaissance des résultats de leurs requêtes et récupérer la décision écrite de réorientation, justificatif utile pour les procédures de l'inscription.

What is the initiative about? (the solution)
L'orientation universitaire en ligne qui a été globale pour la session 2007 (dans la mesure où elle a englobé toutes les étapes de l'orientation universitaire : mise en ligne des fiches de choix, saisie des choix par les nouveaux bacheliers, proclamation des résultats pour chaque tour, dépôt de dossiers de réorientation, proclamation des résultats de réorientation…) a permis surtout de familiariser le jeune bachelier tunisien et sa famille avec la mise en application des nouvelles technologies de l'information et de la communication et la façon dont on peut tirer profit avec les moindres coûts possibles. Nous soulignons également que grâce à cette opération d'envergure nationale (montée, conçue et gérée par des compétences strictement tunisiennes) qu'est l'orientation en ligne, l'administration publique a fait l'économie de dépenses colossales allouées autrefois aux différentes exigences de la gestion quotidienne de l'orientation universitaire (papier, encre, agents de saisie, transport, veillées, restauration collective…) et a permis en même temps aux nouveaux bacheliers et à leurs parents d'éviter de lourds déplacements et de longues attentes . Par ailleurs, il serait intéressant aussi d'insister sur le fait que les erreurs commises autrefois par les candidats et qui étaient à l'origine de nombreux désagréments aussi bien pour l'administration que pour les candidats à l'orientation eux-mêmes, ont disparu grâce aux nouvelles applications informatiques qui permettent d'attirer l'attention du candidat sur la moindre faute commise lors de la saisie des choix. Pour le volet gestion du temps, la nouvelle formule nous a permis de compresser les délais d'une manière significative en réduisant le nombre des tours. Nous attirerons l'attention également sur un autre avantage réalisé par cette nouvelle approche et qui mérite d'être signalé : celui de permettre aux bacheliers de corriger eux-mêmes et à distance, grâce à un login et un mot de passe mis à leur disposition, les fautes constatées dans les données signalétiques personnelles (Numéro de la carte d'identité nationale, date et lieu de naissance, nom et prénom…) Nous précisons enfin que cette première expérience novatrice nous a permis de mettre en ligne, et à l'issue de chaque tour, les listes des affectés dans tous les établissements de l'enseignement supérieur en temps réel afin que ces derniers puissent télécharger grâce à des codes d'identification spécifiques et ouvrir immédiatement le site d'inscription en ligne aux affectés.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
L'initiative qui consiste à inscrire les différentes opérations de l'orientation universitaire en Tunisie dans une approche entièrement numérique en ligne fut une œuvre longuement réfléchie qui a débuté en 2005 en procédant par étapes et en mettant à chaque fois une action en ligne (proclamation des résultats uniquement dans un premier temps, puis diffusion des fiches de choix et enfin mise en ligne intégrale de toutes les opérations de l’orientation universitaire) ; une œuvre qui était parfaitement en phase avec les grandes orientations nationales en matière de diffusion de la culture numérique, de la volonté politique de jeter les bases d’une société du savoir et la promotion d’un service public de proximité qui soit performant et transparent ainsi que la nécessité de se mettre en phase avec les impératifs de la réforme LMD. C’était l’aboutissement naturel d’un long processus ayant commencé depuis quelques années et qui voulait anticiper sur les bonds qualitatifs que connaissent les sociétés modernes grâce à l'apport des nouvelles technologies de l’information et de la communication et ce, dans tous les domaines. Face à la charge du travail entrepris dans le champ de l’orientation universitaire qui grandit d’une année à l’autre et le coût de plus en plus élevé des préparatifs et de la gestion des différentes opérations de l’orientation, le ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche scientifique et de la technologie a pris l’initiative de « repenser » les procédures classiques de gestion de l’orientation universitaire à une ère où le département dispose des compétences nécessaires pour entreprendre et réussir une action pareille. Toutefois, il fallait, avant de démarrer cette action, prendre en considération certains points essentiels tels que l'état des lieux des laboratoires d'informatique dans les lycées secondaires et leur connexion à internet, les problèmes de la sécurité des données, la fiabilité et la performance des applications, la gestion des données, la fluidité des transmissions… Toutes ces exigences ont amené le ministère (et particulièrement la direction générale des affaires estudiantines qui était appelée à piloter la mise en place effective de l’action) à engager un marathon de séances de travail avec l'ensemble des partenaires impliqués dans le processus de l’orientation universitaire et les sensibiliser à l'ampleur de l'initiative et à ses implications. Ainsi, furent associés : - Le ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche scientifique et de la technologie : direction générale des affaires estudiantines, direction de l’informatique, cellule de l’Internet, centre du calcul Khawarizmi (pour l’hébergement des sites Internet de l’enseignement supérieur) - Le ministère de l’éducation et de la formation (Direction de l'informatique, conseillers d’orientation, directeurs régionaux de l’enseignement, responsables des laboratoires d’informatique dans les lycées…) - Les FAI (fournisseurs d’accès Internet privés et publics) - L’ATI (Agence Tunisienne d’Internet) - Le ministère de la jeunesse, du sport et de l’éducation physique (qui dispose de maisons de jeunes connectées à Internet et fréquentées par les jeunes) - La Poste Tunisienne (partenaire du ministère dans la procédure de l'inscription en ligne) - Le ministère des technologies de la communication - Opérateurs de la téléphonie mobile (Tunisie Télécoms..) Les fonctions d’audit et de sécurisation du réseau ont été assurées par une agence gouvernementale (l’Agence Nationale de Sécurité Informatique) et par des organismes privés indépendants.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Pour réaliser cette initiative, le ministère s'est défini deux objectifs majeurs : - Garantir une session d'orientation universitaire sans failles avec les meilleurs indicateurs possibles de transparence, de visibilité et de savoir faire. - Inscrire l'initiative de l'orientation universitaire en ligne dans une démarche plus globale visant à développer le concept du e-service public et promouvoir la culture Internet à la plus large échelle possible. Pour ce faire, des orientations stratégiques ont été mises en place : - Miser sur une forte campagne de sensibilisation et d'information (spots publicitaires dans les médias, travail avec les relais d'information dans les lycées…) afin de clarifier les nouveaux concepts et baliser le terrain devant une initiative prometteuse mais en même temps sensible et peu commune. - Mobiliser toutes les ressources disponibles et consolider l'infrastructure existante pour assurer la fiabilité des applications mises en œuvre (expérimentation du matériel existant, acquisition de nouvelles composantes, sessions de formation ciblée pour les techniciens et responsable des services informatiques…) - Impliquer tous les partenaires ayant rapport avec les différentes opérations de l'orientation universitaire à tous les niveaux de la chaîne étant persuadés que qu'il s'agissait d'une initiative novatrice multidimensionnelle nécessitant beaucoup d'efforts, de concertation et de mobilisation. - Assurer les conditions de pérennité de l'initiative et circonscrire les difficultés qui surgissent en temps opportun pour faire aboutir l'opération et réaliser les objectifs qui lui étaient assignés.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
2005 : proclamation des résultats de l’orientation et de la réorientation universitaires via le web 2006 : mise en ligne des fiches de choix et proclamation des résultats via le web 2007 : mise en ligne de l’intégralité des différentes opérations suivant les étapes suivantes : - Etape 1 : consultation des différents partenaires pour s’assurer des conditions de faisabilité compte tenu de l'état actuel des progrès réalisés en matière d'infrastructure et de savoir faire. - Etape 2 : conception et élaboration de l’application dédiée à l'initiative - Etape 3 : essais et simulations sur l’infrastructure habilitée à héberger les serveurs appropriés (serveurs pour l'application et ceux pour la gestion des bases de données) - Etape 4 : appel à tous les partenaires impliqués dans l'opération de l'orientation en ligne pour faire le point et valider les accords conclus antérieurement avant le coup d'envoi officiel de l'initiative. - Etape 5 : Edition des codes d'identification et des mots de passe destinés aux bacheliers, mise en ligne des fiches de choix et démarrage réel de l'orientation en ligne dans sa première édition (juillet 2007). - Sachant qu'une étape intermédiaire ayant accompagné parallèlement toutes les autres : celle qui a consisté à engager des actions de communication auprès des conseillers d'orientation, des professeurs chargés de l'orientation universitaire dans les établissements de l'enseignement secondaire…afin de préparer suffisamment à l'avance les élèves et les familles aux différentes nouveautés qui affecteront le système de l'orientation dans ses aspects techniques.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
En dépit de la réussite de l'initiative de l'orientation en ligne qui fut une première dans notre pays (aussi bien technologique que culturelle), il faudrait signaler que nous avons rencontré –surtout au démarrage du premier tour- quelques ennuis techniques relatifs à la gestion du flux de connexions et leur ventilation sur les différents serveurs disponibles, et qui résultent d'une saturation anormale du réseau. L'intervention de nos ingénieurs et techniciens, ceux du CCK et aussi les experts chargés de la surveillance du comportement des serveurs a permis de "nettoyer" le réseau et rediriger les fiches de choix des nouveaux bacheliers sur des serveurs plus disponibles dans un laps de temps record, avec en aval, une cellule d'écoute et de veille au siège du ministère qui répondait aux interrogations des étudiants et recueillait les difficultés rencontrées par les utilisateurs du portail www.orientation.tn Les tours 2 et 3 ainsi que le tour de la réorientation s'étaient déroulés sans le moindre ennui.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Les ressources utilisées pour mener à terme l'initiative de l'orientation en ligne étaient essentiellement : - Celles du centre de calcul Khawarizmi (CCK) organisme étatique qui dépend du ministère et qui constitue la plateforme dédiée à l'hébergement des applications web du ministère et des institutions qui en dépendent. - L'œuvre des compétences internes du ministère qui ont conçu et développé l'application de gestion de l'orientation en ligne (ingénieurs et techniciens de la direction de l'informatique) - La DGAE qui a supervisé l'intégralité de l'opération et suivi les préparatifs et le déroulement jusqu'à la dernière heure.

Is the initiative sustainable and transferable?
Comme nous l'avons déjà signalé plus haut, l'un des objectifs assignés à cette initiative était de jeter les bases d'une expérience pérenne qui rompe avec les procédés classiques de gestion (lenteur, lourdeur en termes de ressources humaines et financières) et qui pourrait avoir des incidences "pédagogiques" quant à une éventuelle transférabilité au sein du même département (enseignement supérieur) ou dans d'autres services publics. Nous estimons que l'on a acquis, à travers cette initiative suffisamment d'expérience et de savoir faire pour la reproduire dans les prochaines sessions en l'améliorant davantage et en la consolidant afin de la rendre encore plus performante.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Une des clefs primordiales ayant conduit à la réussite de notre initiative fut, à notre sens, la volonté (sur le plan décisionnel) de concrétiser un vœu ancien cultivé pendant de longues années comme étant un défi difficilement réalisable et présentant des risques majeurs. Il a fallu rompre avec un certain attentisme et oser franchir le pas fatidique. Un autre facteur a contribué sensiblement à la réussite de cette initiative : il y avait d’un côté une maturité dans les mentalités (surtout après la tenue de la deuxième phase du Sommet Mondial Sur la Société de I'Information à Tunis (Novembre 2005) et la réussite fulgurante de ses travaux ainsi que la pertinence de ses recommandations), et d’un autre côté la convergence d'un ensemble de conditions objectives en termes de compétences et d’infrastructure logistique qui ont permis de mener à bien une telle entreprise en dépit de sa sensibilité et de la complexité des sa mise en œuvre


Institution Name:		Direction générale des affaires estudiantines
Institution Type:		Public Organization
Contact Person:		Mohamed MEJATTY
Title:		Directeur général des affaires estudiantines
Telephone/ Fax:		+216 71 784 054
Institution's / Project's Website:		+216 71 791 433
E-mail:		mohamedmejatty@yahoo.fr
Address:		Rue de Sousse
Postal Code:		1002
City:		Tunis
State/Province:
Country:		Tunisia

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information