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Ministère de l'Equipement et du Transport
Morocco

The Problem

Le Ministère de l’équipement et du transport disposait de deux sites Web (Equipement et Transport), ces deux sites présentaient des problèmes de mise à jour et n’offraient pas réellement de services aux internautes. Ils étaient surtout des sites informationnels statiques.
L’initiative a consisté à fusionner ces deux sites pour disposer d’un site unique pour tout le ministère et qui répond aux préoccupations ci-après :
- Disposer d’une procédure formalisée de mise à jour ;
- Offrir plus de services aux partenaires du ministère (professionnels, chercheurs et citoyens) ;
- Assurer plus de transparence par rapport aux projets menés par le ministère ;
- Informer les citoyens et les professionnels sur leurs droits.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
L’initiative a permis de développer un nouveau site plus convivial avec une page d’accueil agréable. L’organisation des rubriques (par thème, par secteur et par profile) permet un accès rapide à l’information. L’initiative a été accompagnée par la création du comité web et l’élaboration d’un certain nombre de documents qui régissent son alimentation et sa mise à jour permettant ainsi de disposer d’un contenu à jour.
Dès le lancement du nouveau site, les rubriques interactives (écrire au ministre, contact) ainsi que le nombre de visiteurs (qui avoisine 1000 visites par jour) ont reflété l’impact de l’initiative sur les internautes qui ont exprimé une satisfaction considérable. De même, une évaluation faite par le journal ‘L’économiste’ du 10/8/2008 a classé le site du ministère parmi les champions du WEB.
Les bénéficiaires du site sont les partenaires du département tels que les bureaux d’études, les entreprises du bâtiment, des travaux publics et du transport et également les citoyens.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
L’initiative a été lancée par la direction des programmes et des études (département de l’équipement). Cette dernière a fait appel à des professionnels en matière de graphisme et de traitement de l’image pour développer une nouvelle identité visuelle du site ministériel.
Ensuite, l’Unité Centrale de la Communication a été impliquée pour concevoir un nouveau rubriquage des thèmes. Dès que tout a été validé par les instances supérieures, toutes les directions ont été invitées à alimenter le site par le contenu relatif à leurs secteurs. Pour ce faire, un comité web a été constitué et un nouveau master web a été désigné.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
- Les principaux objectifs :
 Un site comme moyen principal de communication du ministère ;
 Disposer d’un seul site pour les deux départements (équipement et transport) ;
 Offrir plus de transparence et plus de services ;
 Disposer d’un contenu à jour.
Les objectifs ont été établis suite à une évaluation de l’ancien site. Cette évaluation a été faite par la direction des programmes et des études.
- La stratégie :
 Impliquer tout les secteurs ;
 Sensibiliser les responsables (lors du comité de direction) ;
 Responsabiliser les membres du comité web ;
 Formaliser les procédures d’alimentation et de mise à jour ;
 Evaluer le site régulièrement.
Les stratégies ont été établies à travers des réunions de travail des membres du comité web.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
- Evaluation de l’ancien site ;
- Développement d’une nouvelle charte graphique ;
- Conception de la nouvelle page d’accueil ;
- Elaboration du référentiel du site (document décrivant le rubriquage des thèmes, la périodicité de mise à jour, les responsables du contenu, … etc.) ;
- Constitution du comité de suivi et de mise à jour ;
- Développement du nouveau site (en sous-traitance) ;
- Validation par le comité directeur ;
- Alimentation en contenu (langue française) ;
- Traduction du contenu en langue arabe et validation par les secteurs ;
- Lancement du nouveau site.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
- L’alimentation du site en contenu : Le site concerne plusieurs secteurs donc l’information est disponible mais éparpillée chez plusieurs directions, ce qui rend difficile sa collecte et son insertion. Ce problème a été contourné par la nomination d’un responsable contenu par direction.
- L’insertion des actualités : Les événements d’actualité du ministère nécessitent de disposer de l’information en temps réel, le comité de suivi initialement constitué ne comptait pas parmi ses membres un représentant des chargés de communications ce qui rendait impossible l’alimentation de la rubrique « Actualités ». Alors, il a été décidé d’impliquer la responsable communication avec la presse pour remédier à cette difficulté.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
- Ressources financières
i. Traduction : 155.000 dh
ii. Charte graphique : 144.000 dh
iii. Développement : 160.000 dh
- Ressources techniques
i. 1 Serveur
ii. Les logiciels : Windows Server ; SQL Server et CMS
- Ressources humaines
i. 2 ingénieurs en informatique
ii. 16 membres du comité web

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
D’après l’expérience du ministère, après 3 ans de mise en ligne, le site devra être encore évalué et probablement restructuré pour répondre aux futurs besoins et profiter des évolutions technologiques.
De même, en cas de changements réglementaires ou institutionnels, le comité de suivi pourrait statuer sur une refonte du site.
La démarche adoptée pour cette initiative pourrait être transférée à d’autres administrations publiques.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Un site web est un produit vivant qui nécessite un suivi quotidien et continu. Sa durabilité et sa réussite sont tributaires de l’implication de tous les secteurs et surtout des responsables sans oublier le top management.
Le comité de suivi est une entité indispensable pour veiller sur la validité et la fiabilité des informations publiées, sur l’évolution du site et sa durabilité.
Le Développement et la maintenance du site web n’incombent pas totalement à l’informatique, ils doivent être considérés comme projet faisant intervenir l’informatique comme support technique à sa réalisation.

Contact Information

Institution Name:   Ministère de l'Equipement et du Transport
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   Saâd SEBBATA
Title:   Chef de la DSI  
Telephone/ Fax:   +21237765635
Institution's / Project's Website:   +21237763350
E-mail:   sebbata@mtpnet.gov.ma  
Address:   Ministère de l'Equipement et du Transport
Postal Code:  
City:   Rabat
State/Province:  
Country:   Morocco

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