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Manejo electrónico en la atención a contingencias climatológicas en el sector rural de México
Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación
Mexico

The Problem

En el sector agropecuario y pesquero de México se localizan los más variados sistemas de producción, que ante la presencia de fenómenos climatológicos extremos como son sequía, helada, granizada, nevada, lluvia torrencial, inundación significativa o ciclón, presentan diversos índices de siniestralidad en las distintas regiones geográficas del país.

La atención de los efectos negativos provocados por estos fenómenos se vuelve de la más alta prioridad para el Gobierno de un país cuando la población afectada es la más vulnerable y de más bajos ingresos, sobre todo en este tiempo por el cambio climático que vuelve más impredecibles y atípicos los fenómenos climatológicos.

La respuesta del Gobierno Mexicano a la atención de éstas contingencias que impactaban a la población rural a partir de 1996, hasta antes de la implementación de la iniciativa tomaba un tiempo promedio para su atención de 210 días hábiles desde la ocurrencia del fenómeno climatológico hasta que los recursos federales eran radicados a los Gobiernos Estatales, para que estos a su vez pudieran entregarlos a los productores afectados.

La SAGARPA, a partir de mayo del año 2003 creó un Fondo específico para atender de manera conjunta con los Gobiernos Estatales las contingencias climatológicas en el sector agropecuario. El proceso de gestión continuó siendo por medios tradicionales, mediante el envío y recepción en físico de documentación con altos costos de operación e implicando el uso de servicios de mensajería, fax, espacios físicos para resguardo de grandes volúmenes de información en papel, con atención restringida a días y horarios de oficina, poca eficiencia en el manejo de la información, traslados de personas para la firma autógrafa de documentos y con un nulo sistema de información, seguimiento de bases de datos, aspectos necesarios en la coordinación gubernamental con que debe contarse ante la ocurrencia de estos fenómenos.

Retos Principales de la iniciativa:
• Desarrollar e implementar un Sistema de Operación y Gestión Electrónica de apoyos a contingencias climatológicas con recursos y personal propios, que abatiera tiempos, costos y aprovechara las ventajas de la tecnología on-line.
• Encontrar espacio en el marco jurídico-legal de la administración pública aplicable.
• Coordinar con varias dependencias la gestión de recursos públicos para ponerlos de manera expedita en manos de los productores, superando las barreras técnicas y el manejo tradicional de las solicitudes.
• Desarrollar una plataforma de seguimiento operativo, expedientes climatológicos, bases de datos para la toma de decisiones y de atención oportuna en cada uno de los procesos de gestión.
• Lograr que los productores rurales del país de bajos ingresos que poseen 18 millones de hectáreas en conjunto y que no cuentan con un esquema de aseguramiento catastrófico agropecuario en sus activos productivos, a la que pueden acceder solo 2.0 millones de hectáreas, pudieran contar protección contra riesgos climatológicos y ser reactivados de una manera expedita a sus ciclos económicos productivos.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
A través de un Sistema de Operación y Gestión Electrónica los funcionarios de diferentes Dependencias y de 32 entidades federativas cuentan con una herramienta que permite tramitar, gestionar y coordinar vía Internet y en tiempo real acciones y recursos a nivel nacional para atender de manera oportuna a la población rural de bajos ingresos afectada por contingencias climatológicas.

Es un esquema Gobierno a Gobierno con impacto directo en el ciudadano, basado en el envío y recepción de documentación del proceso de gestión que crea automáticamente expedientes electrónicos que permiten a los agentes involucrados mantenerse informados de la situación que guardan sus solicitudes, utilizando medios de identificación electrónica para dar la misma validez legal que los trámites realizados en físico y firmados autográficamente. Además contiene información relativa a los fenómenos atendidos por región, fenómenos, cultivos, padrones de productores, entre otros aspectos.

Principales Resultados:
- Reducción de tiempos de atención al pasar de 210 días hábiles en promedio a sólo 27 para la radicación de recursos federales, con casos como del estado de Quintana Roo con 16 días y Tabasco con 19 días ante contingencias climatológicas de gran impacto (Huracán Dean e Inundaciones en 2007).
- Mejor coordinación y comunicación dependencias. 32 Gobiernos Estatales han realizado trámites electrónicos a través del Sistema, involucrando un monto aproximado de 236.5 millones de dólares para apoyar 9.5 millones de hectáreas y 5.7 millones de Unidades Animal en beneficio de 4.9 millones productores.
- Disminución sustancial de los costos inherentes al proceso de gestión con importantes ahorros por concepto de papelería, mensajería, fax, teléfono y traslado de funcionarios gracias a la posibilidad de acceder al sistema las 24 horas del día los 365 días del año desde cualquier computadora con acceso a Internet. La reducción de costos ha sido de 97% promedio para los Gobiernos Estatales y de 98% para SAGARPA.
- Se han gestionado un total de 410 distintas solicitudes de apoyo desde su puesta en marcha, un promedio 152 solicitudes de apoyo por año en comparación con las 26 que se tuvieron cuando el manejo era en físico, con el mismo personal.
- Amplia aceptación de los usuarios. La más reciente encuesta trimestral aplicada por el Órgano Interno de Control en SAGARPA en el marco de la Carta Compromiso al Ciudadano arroja resultados de 96% de aprobación general, 87% en oportunidad, 95% en accesibilidad, 98% en amabilidad y 100% en transparencia.
- Fortalecimiento de la confianza de la sociedad en el Gobierno. Según la evaluación externa realizada por la Universidad Autónoma Chapingo (entidad ajena a la dependencia), los usuarios del sistema consideran que los trámites se realizan de manera sencilla y con transparencia, en una escala del 1 al 10 califican: simplificación de trámites 9.4; uniformidad de los servicios 8.6; transparencia 9.3; y número de proceso cubiertos de los trámites 8.7.
• - Permite llevar un seguimiento puntual a la Operación de los Seguros Agropecuarios Catastróficos de las coberturas contratadas, proporcionando elementos estadísticos y de análisis inherentes a su operación.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Propuso: La Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA), en consulta directa con las organizaciones de productores, sector legislativo, gobiernos estatales, el Consejo Mexicano para el Desarrollo Rural Sustentable y la Convención Nacional Hacendaria, en gestión con la Comisión Federal de Mejora Regulatoria y la Secretaría de la Función Pública.

Implementó:
La Subsecretaría de Desarrollo Rural de la SAGARPA a través de su Dirección General de Estudios para el Desarrollo Rural, participando de manera directa en la práctica 6 personas de nivel operativo (Subdirectores) y 2 de nivel directivo (1 Director General y 1 Director de Área).

Participan:
Las áreas funcionales que participan son:
a) En las Entidades Federativas las Secretarias de Desarrollo Agropecuario o sus equivalentes, de Gobierno, de Finanzas, de Planeación y de la Contraloría; así como las Oficinas de los propios Gobernadores que participan en el proceso solicitud de los recursos y firma de los Convenios de Coordinación con la SAGARPA.
b) En la propia Dependencia las Delegaciones Estatales y a nivel central las Áreas normativas que participan en el proceso de aprobación de los recursos del Programa como la Comisión Nacional de Pesca y Acuacultura, Subsecretaría de Agricultura, Coordinación General de Ganadería y la Subsecretaría de Desarrollo Rural.
c) En otras Dependencias Federales en la Comisión Nacional del Agua tanto en oficinas centrales como en sus Gerencias Estatales y Regionales.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Objetivo 1. Agilizar, facilitar y transparentar el proceso de atención de las solicitudes de apoyo para dar respuesta rápida y oportuna a la población rural de bajos ingresos afectada por fenómenos climatológicos adversos

Estrategia: Incorporar la totalidad del proceso de gestión de apoyos en un solo sistema desarrollado por la Dirección General de Estudios para el Desarrollo Rural que permita tramitar, gestionar y coordinar vía Internet y en tiempo real las acciones y recursos a nivel nacional, incorporando expedientes electrónicos automatizados que permitan a los agentes involucrados mantenerse informados en todo momento de la situación que guardan sus solicitudes.

Objetivo 2. Asegurar que los trámites electrónicos realizados a través del Sistema como solicitudes de apoyo, dictámenes técnicos, evaluaciones de daños, autorización de recursos, etc. tengan la misma validez legal que los trámites realizados en físico y firmados de manera autógrafa.

Estrategia: Establecer el marco jurídico así como los lineamientos técnicos y operativos acordes con la legislación vigente para dar sustento a la operación y gestión electrónica mediante la utilización de medios de identificación electrónica y mecanismos de que garantizan la seguridad, autenticidad e integridad de la información.

Objetivo 3. Contar con un instrumento de comunicación eficiente y de bajo costo entre las Dependencias Federales y Estatales que participan en la atención a contingencias climatológicas y disminuir los costos inherentes a los procesos de gestión realizados por medios tradicionales que implican el envío – recepción en físico de documentación oficial y el traslado de personal de las dependencias involucradas a las diferentes zonas y regiones del país.

Estrategia. Permitir el acceso al Sistema de Operación y Gestión Electrónica vía Web las 24 horas del día los 365 días del año para que desde cualquier lugar donde se cuente con una computadora y acceso a Internet se pueda realizar la totalidad del proceso de gestión del programa, dar seguimiento puntual de los avances y un transparente control de los recursos.

Objetivo 4. Que todos los funcionarios facultados de las dependencias participantes utilicen el Sistema de Operación Electrónica y cuenten con los conocimientos necesarios para realizar trámites electrónicos, así como con mecanismos permanente para evaluar el funcionamiento del Sistema.

Estrategia. Establecer las reglas de operación del programa el manejo electrónico como única vía para la atención de solicitudes de apoyo por contingencias climatológicas desde cualquier parte del país. Capacitar a los usuarios del sistema sobre su uso e implementación de una Carta Compromiso al Ciudadano para su retroalimentación y mejora continua.

Objetivo 5. Contar con elementos de análisis e información estratégica que pueda servir de soporte a los agentes involucrados en la toma de decisiones para la implementación, seguimiento y operación de esquemas de aseguramiento catastrófico agropecuario, prevención y protección contra riesgos climatológicos.

Estrategia. Incorporación de una plataforma de seguimiento operativo de las coberturas contratadas en el marco del Programa, puntual, confiable y actualizada, con indicadores, bases de datos, expedientes climatológicos, información sobre cultivos más expuestos al riesgo, estados y regiones más vulnerables, fenómenos más recurrentes, entre otros.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Noviembre, 2003.- Se analiza con las organizaciones de productores, el sector legislativo, los gobiernos estatales, y el Consejo Mexicano para el Desarrollo Rural Sustentable entre otros actores involucrados la problemática del manejo del Programa y se definen áreas de oportunidad.

Enero, 2004.- Se identifican los requerimientos para el manejo electrónico, las áreas internas y externas involucradas en cada etapa y compatibilidad con la normatividad del Programa.

Febrero, 2004.- Se cotiza con despachos externos a la SAGARPA el desarrollo el Sistema.

Marzo, 2004.- Al no encontrar una solución a la medida y no contar con los recursos necesarios para su contratación, la DGEDR inicia el desarrollo del Sistema de Operación y Gestión Electrónica con recursos y personal propios.

Junio, 2004.- La Convención Nacional Hacendaria solicita sustituir traslados físicos por firmas electrónicas y manejo en línea de programas para la atención de contingencias climatológicas. Se consulta con la Secretaría de la Función Pública los lineamientos del e-gobierno y legislación aplicable para el manejo electrónico.

Septiembre, 2004.- Se realizan pruebas piloto del Sistema en cuatro sedes regionales: Puebla, Estado de México, San Luis Potosí y Chihuahua.

Octubre, 2004.- Se realiza capacitación a funcionarios involucrados en la gestión de apoyos en las 32 entidades federativas a través de eventos regionales y entran en vigor los Lineamientos Técnicos Operativos. En adelante, este sistema es el único medio para la atención de solicitudes al programa.

Abril, 2005.- Se establecen compromisos de mejora y evaluaciones periódicas del nivel de satisfacción de los usuarios a través del esquema de Cartas Compromiso al Ciudadano implementado por el Gobierno Federal.

Junio 2006. Se incorporan al Sistema elementos adicionales de análisis e información para servir de soporte a los agentes involucrados en el proceso de gestión-entrega de los apoyos, como estadísticas históricas, seguimiento de las contingencias climatológicas registradas en el país, padrones de beneficiarios de los apoyos, superficies apoyadas, cultivos afectados, entre otros.

Mayo, 2007.- Derivado de las evaluaciones periódicas al sistema por los usuarios se reciben comentarios, sugerencias y propuestas de mejora. Se inicia el desarrollo de la versión 2.0 del sistema, también con recursos propios y por personal del Área.

Abril, 2008.- Entra en vigor la versión 2.0 del Sistema de Operación y Gestión Electrónica para la Atención de Contingencias Climatológicas

Julio, 2008.- Implementación de un Sistema de Información para el Seguimiento a la Operación de los Seguros Agropecuarios Catastróficos para llevar el seguimiento puntual de las coberturas contratadas durante su vigencia y proporcionar los elementos estadísticos y de análisis inherentes a su operación.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Noviembre, 2003.- Se analiza con las organizaciones de productores, el sector legislativo, los gobiernos estatales, y el Consejo Mexicano para el Desarrollo Rural Sustentable entre otros actores involucrados la problemática del manejo del Programa y se definen áreas de oportunidad.

Enero, 2004.- Se identifican los requerimientos para el manejo electrónico, las áreas internas y externas involucradas en cada etapa y compatibilidad con la normatividad del Programa.

Febrero, 2004.- Se cotiza con despachos externos a la SAGARPA el desarrollo el Sistema.

Marzo, 2004.- Al no encontrar una solución a la medida y no contar con los recursos necesarios para su contratación, la DGEDR inicia el desarrollo del Sistema de Operación y Gestión Electrónica con recursos y personal propios.

Junio, 2004.- La Convención Nacional Hacendaria solicita sustituir traslados físicos por firmas electrónicas y manejo en línea de programas para la atención de contingencias climatológicas. Se consulta con la Secretaría de la Función Pública los lineamientos del e-gobierno y legislación aplicable para el manejo electrónico.

Septiembre, 2004.- Se realizan pruebas piloto del Sistema en cuatro sedes regionales: Puebla, Estado de México, San Luis Potosí y Chihuahua.

Octubre, 2004.- Se realiza capacitación a funcionarios involucrados en la gestión de apoyos en las 32 entidades federativas a través de eventos regionales y entran en vigor los Lineamientos Técnicos Operativos. En adelante, este sistema es el único medio para la atención de solicitudes al programa.

Abril, 2005.- Se establecen compromisos de mejora y evaluaciones periódicas del nivel de satisfacción de los usuarios a través del esquema de Cartas Compromiso al Ciudadano implementado por el Gobierno Federal.

Junio 2006. Se incorporan al Sistema elementos adicionales de análisis e información para servir de soporte a los agentes involucrados en el proceso de gestión-entrega de los apoyos, como estadísticas históricas, seguimiento de las contingencias climatológicas registradas en el país, padrones de beneficiarios de los apoyos, superficies apoyadas, cultivos afectados, entre otros.

Mayo, 2007.- Derivado de las evaluaciones periódicas al sistema por los usuarios se reciben comentarios, sugerencias y propuestas de mejora. Se inicia el desarrollo de la versión 2.0 del sistema, también con recursos propios y por personal del Área.

Abril, 2008.- Entra en vigor la versión 2.0 del Sistema de Operación y Gestión Electrónica para la Atención de Contingencias Climatológicas

Julio, 2008.- Implementación de un Sistema de Información para el Seguimiento a la Operación de los Seguros Agropecuarios Catastróficos para llevar el seguimiento puntual de las coberturas contratadas durante su vigencia y proporcionar los elementos estadísticos y de análisis inherentes a su operación.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
El Sistema de Operación y Gestión Electrónica fue desarrollado en su totalidad por personal de la Dirección General de Estudios para el Desarrollo Rural, sin generar costos económicos adicionales para la Dependencia, empleando los recursos materiales con que cuenta sin descuidar las tareas principales del personal involucrado. Si se cuantifica el costo de estos recursos se tiene un total de 51,100 usd por todo el proyecto, según se detallan los siguientes conceptos:

Compra de software para desarrollo… 600 usd
Funcionarios operativos involucrados en el desarrollo e implementación:
1 Director General, 200 Horas dedicadas a coordinación
1 Director 300 horas dedicadas a supervisión
6 Subdirectores 500 Horas dedicadas a diseño (cada uno)
Costo Estimado Hora por funcionario:
Director General …. $50 usd
Director ……....……$30.0 usd
Subdirector……….. $10.5 usd
Costo por la asesoría……..............$50,500 usd
Costo total del proyecto……….… $51,100 usd

El hecho de haber desarrollado e implementado la práctica con recursos de la Dependencia representó un ahorro del 87.8% en los costos de implantación del Sistema de Operación y Gestión Electrónica.
Por otro lado, este proyecto también tiene un impacto directo en el gasto corriente de varios de los agentes involucrados en el manejo electrónico porque se eliminan gastos innecesarios de papeleo, llamadas telefónicas y traslado de funcionarios de los Gobiernos Estatales a oficinas centrales.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Sustentabilidad
El mantenimiento de la Operación y Gestión Electrónica no conlleva ningún costo adicional, solo el mantenimiento habitual en servidores por parte de personal de informática de SAGARPA y su administración por parte del personal de la Dirección General de Estudios para el Desarrollo Rural. Su utilización ha generado ahorros importantes por concepto de mensajería, envío de documentos vía fax, llamadas telefónicas y traslado de funcionarios. La reducción de costos es de un 97% promedio para los Gobiernos Estatales y de 98% para la Dependencia en estos rubros.

Difusión
Esta iniciativa fue ampliamente difundida y reconocida a nivel nacional al hacerse acreedora del Reconocimiento INNOVA en 2005, entregado por el Gobierno de México a dependencias y entidades que implanten practicas exitosas de innovación que se distingan por la transformación de servicios, con un alto valor agregado a la ciudadanía y que contribuyan a la Agenda de Buen Gobierno, con el objeto de fomentar la mejora continua, la innovación y el trabajo en equipo de los servidores públicos.

Iniciativa replicable
El Sistema es completamente replicable para cualquier programa de gobierno que implique trámites internos, interinstitucionales o entre diferentes órdenes de gobierno que demanden un intenso intercambio de información, que se encuentren alejadas físicamente unas de otras, y que requieran que dichos tramites cuenten con el mismo soporte legal que aquellos realizados de manera física. Diversas instituciones han mostrado interés en este esquema como el Fondo Nacional de Desastres Naturales (FONDEN) de la Secretaría de Gobernación y el Servicio Nacional de Sanidad Inocuidad y Calidad Agroalimentaria (SENASICA), quienes han solicitado platicas y demostraciones del Sistema.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
• Como uno de los Programas pioneros en la implementación del gobierno electrónico, se ha mantenido y consolidado con el cumplimiento de sus objetivos fundamentales: fiabilidad, simplificación de procesos, agilidad en los trámites del proceso de gestión de los apoyos, disponibilidad; obteniendo un alto grado de satisfacción por parte de los usuarios (gobiernos estatales); que incluso sugieren que se adopte un modelo semejante en otros programas federales.
• Desde la perspectiva del gobierno, la disposición de trámites en plataformas electrónicas, es la expresión más clara de la innovación tecnológica en las instituciones gubernamentales pues significa incrementar la transparencia y la eficiencia en la gestión administrativa.

• Desde el punto de vista de los usuarios (gobiernos locales), el resultado de esta estrategia genera un beneficio sustancial, pues permite abatir costos de operación, ahorrar tiempo, desalentar la discrecionalidad y abatir la brecha digital.

• Un aspecto vital para su puesta en marcha fue la constante consulta y coordinación permanente con el área jurídica y Oficialía Mayor de la SAGARPA, así como con otras dependencias de la Administración Pública Federal como la Secretaría de la Función Pública para establecer un marco jurídico-legal aplicable al proyecto.

• La propuesta se desarrolló e implementó con recursos y personal de la propia dependencia, sin descuidar las cargas de trabajo cotidianas, ni contar con presupuesto adicional para contratar despachos de consultoría o desarrolladores de portales web.

• Fue uno de los primeros en la SAGARPA en haber alcanzado un alto nivel de madurez en términos de gobierno digital. El resultado obtenido de la puesta en práctica del sistema lo hizo merecedor en el año 2005 al Reconocimiento Innova (mejores prácticas de gobierno), por parte de la oficina de la Presidencia de la República para la Innovación y Calidad Gubernamental.

Contact Information

Institution Name:   Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   Víctor Manuel Celaya
Title:   Director General de DGEDR de la SAGARPA  
Telephone/ Fax:   52 (55) 3871 1000 ext. 33467, 33462, 33468
Institution's / Project's Website:   52 (55) 3871 1000 ext. 33519
E-mail:   vcelaya.dgedr@sagarpa.gob.mx  
Address:   AV. MUNICIPIO LIBRE 377 PISO 3-B COL. SANTA CRUZ ATOYAC
Postal Code:   03310
City:   Ciudad de México
State/Province:   Distrito Federal
Country:   Mexico

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