Language:
Search
 
e-Admissions System
King Saud University
Saudi Arabia

The Problem

كانت الجامعة تطبق خدمة قبول خريجي وخريجات الثانوية العامة بشكل تقليدي يفرض حضور الطالب أو الطالبة لمقر القبول في فترات متكررة لتقديم طلب الالتحاق واستكمال الإجراءات اللازمة، مما يعني فوات الفرصة على عدد كبير من الجنسين ممن لا تسمح لهم ظروفهم المادية أو الاجتماعية أو الصحية أو ظروفهم الطارئة بالحضور من الحصول على مقعد دراسي في مؤسسة التعليم العالي، وهذا الإجراء لا يحقق مبدأ تكافؤ الفرص والعدل والمساواة للجنسين لأسباب: منها عدم قدرة عدد غير محدود ممن يسكنون خارج مقر تقديم الخدمة من الحضور إلى مقر تقديم الخدمة لضعف إمكاناتهم المادية، وبالتالي لا يتمكن ابنها أو ابنتها من الحصول على فرصهم في القبول بمؤسسة التعليم العالي، ولا نغفل ما يتحمله من يحضر لمقر تقديم الخدمة من أعباء اجتماعية ونفسية واقتصادية (خاصة من يقيم خارج مقر تقديم الخدمة نظرا لموقع المملكة الجغرافي مترامي الأطراف) لكون حضوره بشكل مباشر لمقر التقديم شرطًا أساسيًّا في الحصول على مقعد دراسي. كما أن هذا الإجراء يفرض على الكثير من الأسر عدم تمتعها بإجازاتها السنوية لتعدد فترات القبول وطول مداها الذي يستمر على مدى شهر تقريبا. ومن المشكلات الأخرى التي فرضت تقديم الخدمة أن الإجراء التقليدي يفرض على المتقدم من الجنسين الحضور في ضوء نسب محددة وأوقات زمنية محددة مما يعني أن في عدم تمكن الطالب أو الطالبة من الحضور في الوقت المحدد فوات فرصته في الحصول على القبول في كليات يحقق شروطها بسبب اكتمال المقاعد بما لا يحقق مبدأ تكافؤ الفرص والعدل والمساواة للجنسين. وأما المشكلات التي فرضتها خدمة القبول في إطارها التقليدي على الجهة المقدمة للخدمة فمتعددة، منها استنفار عدد كبير من الموظفين لاستقبال الطلاب وإرشادهم وإدخال بياناتهم، ومنها الأعباء المالية التي تشمل تهيئة مقر تقديم الخدمة ومكافآت موظفي تقديم الخدمة، والأعباء النفسية والبدنية التي تعيشها الإدارة المشرفة على تقديم الخدمة التقليدية وكافة موظفيها نتيجة للعدد الكبير من المستفيدين والذين يحضرون بشكل يومي لمقر تقديم الخدمة وما يتطلبه ذلك العدد من تنظيمهم بشكل يضمن سلامة الإجراءات وانتظام العمل، خاصة أن استقبال المستفيدين من الخدمة يتم بشكل يومي وعلى مدى يتراوح بين أسبوعين وثلاثة أسابيع ومن الساعة السادسة صباحًا وحتى السادسة مساءً.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
المنجز عبارة عن آلية لتقديم خدمة القبول بجامعة الملك سعود بديله للآلية التقليدية، تتمحور حول تقديم خدمة القبول بشكل إلكتروني يتيح فرصة المنافسة على مقاعد الجامعة لجميع خريجي الثانوية العامة من الجنسين، ويتجاوز كافة السلبيات التي تعاني منها الآلية التقليدية، والصعوبات التي تعيشها الجهة المقدمة للخدمة، وكذلك الصعوبات التي يعاني منها راغبو الحصول على الخدمة في الداخل والخارج ومن كافة الجنسيات.
وحول حساب أثر تقديم الخدمة من الناحيتين الكمية والنوعية، فيمكن القول:
إن تقديم الخدمة من الناحية الكمية ترك أثرًا بارزًا يتلخص في عدد المستفيدين من الخدمة من خلال الإحصاءات المتوفرة، ففي حين أن المستفيدين من الخدمة في الآلية التقليدية لا يتجاوز عشرين ألفًا من الجنسين، بينما يصل عدد المستفيدين من الخدمة في آليتها الإلكترونية إلى ما يتجاوز السبعين ألفًا من الجنسين، وهذا العدد يمثل ما يصل إلى 30% من خريجي الثانوية العامة، إلى جانب أن نسب الهدر في مقاعد الجامعة بدأت تقل عمّا كانت عليه نتيجة لتجاوز ازدواجية تقديم الخدمة في أكثر من مقر (لوجود فروع للجامعة في معظم مناطق المملكة) وتقديمها عبر نافذة واحدة.
أما من الناحية النوعية فيتلخص الأمر في اتساع فرصة الحصول على الخدمة من خلال الإنترنت، وبالتالي ففرص الحصول على مقعد بالجامعة متاح للجميع في جميع أرجاء العالم وليس على المستوى الوطني فقط، إلى جانب توفير الوقت والجهد والمال الذي يبذل وينفق في فروع الجامعة لأجل تقديم الخدمة بشكل تقليدي في شتى أنحاء المملكة، فأصبحت خدمة تقدم من خلال مظلة واحده تتيح للمستفيدين من الجنسين اختيار الكليات المتوافقة مع مؤشراتهم وطموحاتهم في أي فرع أو أكثر من فروع الجامعة وبعملية واحدة فقط، كما تشير البيانات إلى تنوع مناطق المقبولين بحيث تشمل كافة مناطق المملكة ومن خارجها كذلك، مما يعنى انتشار الخدمة في أرجاء أوسع حققت مبدأ تكافؤ الفرص والعدل والمساواة للجنسين. وتحقيقًا لمبدأ إلكترونية الخدمة من الألف وحتى الياء تم تنفيذ كافة إجراءات الخدمة بشكل إلكتروني يتم خلاله التواصل بين الطالب أو الطالبة عبر بريده الإلكتروني و عبر رسائل الجوال sms عند الحاجة أو عند حدوث أي جديد في إجراءات الخدمة المقدمة له، كما لم تفرض الجامعة على الطالب أو الطالبة الحاصل على فرصة القبول تسليم ملفه بشكل مباشر، إنما يرسل عن طريق البريد الممتاز حيث عقدت جامعة الملك سعود اتفاقية مع إدارة البريد الممتاز لاستلام وتسليم مستندات المقبولين من الجنسين على أن تتحمل الجامعة التكاليف المترتبة على ذلك. كما تتيح الخدمة للطالب الدخول على حسابه عن طريق الإنترنت قبل بدء الدراسة للتعرف على وضعه الأكاديمي وخطته الدراسية والمقررات التي يمكن أن يسجلها بالمستوى الأول، كما يتاح له وهو في مقر إقامته فرص تسجيل المقررات وتعديل أوقاتها بما يتناسب مع ظروفه.
اما المستفيدون من الخدمة فيمثلون شريحة واسعة جدًّا من شرائح المجتمع ذكورًا وإناثًا على حد سواء، وهم كافة الطلاب والطالبات الحاصلين على شهادة الثانوية العامة داخل المملكة وخارجها

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
في جامعة الملك سعود بشكل عام وعمادة القبول والتسجيل بشكل خاص يطبق مبدأ العمل المؤسسي، وبالتالي فالمبادرات فيها تمثل ولادتها (كفكرة) هاجسًا لدى جميع من هم داخل المؤسسة وخارجها ممن سبق وأن شارك في العمل داخلها، ولذا فآليات القبول بالجامعة مرت بمراحل تطور فرضتها الظروف والتغيرات المجتمعية أحيانا، والتطورات التقنية أحيانا أخرى، فمن قبول يطبق مبدأ التنافس التقليدي إلى القبول الفوري، وجميعها تلزم المستفيد من الجنسين بالحضور إلى مقر تقديم الخدمة، ومع التطور التقني الذي أصبح متاحًا للجميع بادرت عمادة القبول والتسجيل بجامعة الملك سعود في اقتراح حلول تتجاوز العديد من السلبيات التي تواجهها في تقديم الخدمة، فبدأت أولا في طرح التقديم الإلكتروني كخدمة تعرف الطالب والطالبة بالكليات المتاحة حسب معايير القبول التي تعتمد على المؤشرات التحصيلية للطالب والطالبة، وهي نسبة الثانوية العامة ودرجة اختبارات القبول التي تعقدها هيئة مستقلة عن الجامعة هي المركز الوطني للقياس والتقويم، وقد شجع تفاعل المجتمع مع خدمة التقديم الإلكتروني على تطوير الخدمة لتصبح قبولًا إلكترونيًّا، وتم تقديم ورقة عمل تشمل خطوات وإجراءات القبول عن طريق فريق عمل بعمادة القبول والتسجيل، عرضت على بعض شركات القطاع الخاص الرائدة في هذا المجال، وتم عقد شراكة مع شركة حرف لتقديم الدعم الفني لهذه الخدمة.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
يمثل تقديم خدمة القبول الإلكتروني خيارًا إستراتيجيًّا يُسعى من خلاله إلى تحقيق أهداف وزارة التعليم العالي، وقد بدأت وزارة التعليم العالي في التنسيق مع الجامعات في هذا الخصوص، وابتداءً مع جامعة الملك سعود، حيث بدأت الجامعة في تقديم خدمة القبول الإلكتروني عامي 2007 و 2008. لتحقق زيادة فرص توفير التعليم وتأمين تكافؤ فرص الانتفاع بالتعليم العالي للجميع من الجنسين، منطلقة في ذلك من وثيقة الأمم المتحدة في الفقرة (1) من المادة (26) من الإعلان العالمي لحقوق الإنسان، والتي تنص على أن "القبول في التعليم العالي يجب أن ييسر للجميع على قدم المساواة التامة وعلى أساس الكفاءة"، ومن هنا تنطلق آليات القبول الإلكتروني على فتح فرص المنافسة على المتاح من المقاعد بشكل تنافسي مبني على معايير القبول المعلنة، وبعد إعلان النتائج أعلنت الجامعة موقف القبول في كل كلية تحقيقا لمبدأ الشفافية مع الجميع، ولذا تعد المساواة وتكافؤ الفرص في التعليم العالي عاملا موجها لتطوير الأطر السياسية في الجامعة من أجل مواجهة احتياجات التعليم العالي في مجتمع العولمة.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
مرت خدمة القبول الإلكتروني بجامعة الملك سعود بعدد من المراحل هي:
1. خدمة التقديم الإلكتروني ( 2006 ) كخدمة تعرف الطالب والطالبة بالكليات المتاحة حسب معايير القبول التي تعتمد على المؤشرات التحصيلية وهي نسبة الثانوية العامة ودرجة اختبارات القبول التي تعقدها هيئة مستقلة عن الجامعة هي المركز الوطني للقياس والتقويم، كما تتيح للطالب والطالبة التعرف على موعد مراجعة مقر تقديم خدمة القبول للحصول على فرصة القبول بالكلية المتاحة حسب رغباته ومؤشراته التحصيلية، وهذه المرحلة تلزم الطالب والطالبة بالحضور بشكل شخصي لمقر التقديم.
2. خدمة القبول الإلكتروني للطالبات ( 2007 ) وهي خدمة تمكن جميع الراغبات من خريجات الثانوية العامة في داخل المملكة وخارجها من الحصول على فرصة المنافسة على المقاعد المتاحة للقبول، وبشكل تنافسي يحقق قبولا مبنيًّا على مبدأ العدل والمساواة وقبول الأجدر.
3. خدمة القبول الإلكتروني للطلاب ( 2008 )، إن نجاح التجربة مع الطالبات شجع على تطبيقها للطلاب في العام التالي، وبنفس المبادئ والآليات التي تضمن قبولًا تنافسيًّا مبنيًّا على مبدأ العدل والمساواة وقبول الأجدر.
4. تعميم خدمة القبول الإلكتروني للطالبات ( 2008 ) يتجاوز القبول الإلكتروني العديد من السلبيات التي تظهر في آليات القبول التقليدي، ومن أبرزها صور الهدر الذي تعيشه مؤسسات التعليم العالي وبالذات في مقاعد القبول، نتيجة حصول الطالب أو الطالبة على أكثر من مقعد في أكثر من جامعة، وبالتالي يحرم هؤلاء الطلبة زملاءهم الآخرين من فرص الحصول على مقعد مناسب في الجامعة، وهذا زاد من القناعة في تعميم التجربة على منطقة تعد من أكبر مناطق المملكة العربية السعودية وتضم أربع جامعات ثلاث منها هي الأكبر على مستوى المملكة.
5. يتوقع تعميم خدمة القبول الإلكتروني لتشمل كافة مؤسسات التعليم العالي وللجنسين مطلع عام 2012.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
من الطبيعي أن يواجه أي تغير أو تحول في المجتمع العديد من الصعوبات، ولكن المشكلة أن نعجز عن تحديد نوع الصعوبة والعوامل المؤثرة فيها، وأن نفتقر إلى التعامل معها، ولكننا وبحمد الله استطعنا أن نحدد مشكلاتنا وأن نتعامل معها بشكل لا يخل بالخطة الزمنية لتقديم الخدمة، ومن أبرز الصعوبات ما يأتي:
1. الصعوبات الفنية التي يواجهها المستفيدون من الخدمة، وقد تم التعامل معها بتقديم الدعم الفني لهم من خلال فتح قنوات للتواصل معهم عن طريق البريد الإلكتروني أو الاتصال المباشر على أرقام معلنة وعلى مدى (24) ساعة خلال فترة تقديم الخدمة.
2. بطء تنفيذ عمليات تنفيذ الخدمة في الساعات الأولى بسبب زيادة أحمال على السيرفرات، وقد تم التعامل معها بطريقتين الأولى: تقسيم المتقدمين والمتقدمات على فترات مع استخدام السجل المدني كمفتاح للتقسيم، ثم الثانية: وفيها تم الاستغناء عن فكرة التقسيم بعد أن تم تأمين سيرفرات إضافية لتوزيع الأحمال.
3. الصعوبات الثقافية، وتكمن في عدم وعي البعض بآلية تقديم الخدمة وبالتالي لا يتعامل معها بجدية، ومن أبرز تلك الصعوبات عدم وعي المستفيدين بأهمية ترتيب الرغبات (وتعني ترتيب الكليات التي يرغبها الطالب أو الطالبة حسب الأولوية) إلى جانب ثقة البعض بمؤشراته التحصيلية دون الأخذ بعين الاعتبار المؤشرات العالية التي يحققها البعض، وهذه الثقة تفرض عليه عدم التوسع في تحديد الرغبات، مما يفقده فرصة الحصول على مقعد مناسب في الجامعة، وقد تعاملت الجامعة مع هذه الصعوبة في أنها تعطي من خلال تقديم الخدمة العديد من الرسائل التي تلزم الطالب والطالبة بالتوقف عندها وقراءتها بتمعن والضغط بالموافقة على ما ورد فيها لينتقل إلى المرحلة التالية.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
توفر الموارد الداعمة سببًا رئيسًا في تنفيذ المبادرة، وفيما يلي وصف للموارد وكيفية تعبئتها:
1. الموارد المالية: وتتولاها شراكة بين عدد من الجهات الحكومية، فالجهة المنفذة وهي جامعة الملك سعود تقوم بجزء من الشراكة إلى جانب عدة جهات حكومية منها وزارة المالية ووزارة التعليم العالي وبرنامج الحكومة الإلكترونية (يسِّر) بحيث توفر تلك الجهات مجتمعة الميزانية المتوقعة لتقديم الخدمة.
2. الموارد التقنية: وتقدم من خلال الشراكة مع القطاع الخاص، حيث تتولى شركة حرف، وبناء على عقد مع جامعة الملك سعود، تأمين كافة المتطلبات التقنية المادية والبرمجية لتقديم الخدمة.
3. الموارد البشرية: ويمكن تقسيمها إلى قسمين، الأول: الدعم البشري الاستشاري والإداري وتوفره جامعة الملك سعود بما تملكه من كوادر مؤهلة وخبيره قادرة على إدارة الخدمة بالشكل الذي يحقق أهدافها، الثاني: الدعم البشري التقني وتوفره شركة حرف، وتشكل الموارد البشرية بقسميها بين الجامعة والشركة الحاضنة لبيانات تقديم الخدمة نوعا من التكامل وتبادل الخبرة يذلل كافة الصعوبات والعقبات التي يواجهها تقديم الخدمة.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
تميل وزارة التعليم العالي إلى استدامة المبادرة ونشرها، منطلقة من مؤشرات نجاح تقديم الخدمة في نسختها الحالية، ولا يشكل المستوى المالي أي عبء لاستدامة المبادرة نظرًا لاعتمادها على موارد مالية ثابتة تخصص في ميزانية الدولة تضمن استدامتها. وعلى المستوى الاقتصادي ليس هناك ما يدعو للقلق من عدم استدامتها كون الهدف من تقديم الخدمة ليس استثماريًّا مما يعني أن العائد الاقتصادي لتقديم هذه الخدمة يصب في مصلحة المستفيدين من الخدمة، أما المستوى الاجتماعي والثقافي فيدعو للتفاؤل باستدامة المبادرة، حيث تشير درجة الوعي والدعم الاجتماعي والثقافي للمبادرة كونها تمس حقًّا مهمًّا من حقوق المجتمع (الحق في التعليم) إلى جانب ما تركته المبادرة من آثار إيجابية على المستويين الشعبي والرسمي إلى إمكانية اتساع نطاق المبادرة وانتشارها، وعلى المستوى المؤسسي يمكن القول إن هذا المستوى يعد من أبرز سمات هذه المبادرة، فالإشراف والإدارة فيها يرتكزان على العمل المؤسسي، وتعد جامعة الملك سعود الجهة المسؤولة بشكل مباشر عن المبادرة، وبالتالي فهي تضمن استدامة المبادرة

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
خرجت المبادرة بالعديد من الدروس، ومن أبرزها:
1. هندسة الإجراءات الإدارية وتحقيق نقلة نوعية في الأداء.
2. التفاعل الإيجابي من مؤسسات التعليم نحو الحكومة الإلكترونية.
3. العنصر النسائي شريك مهم في تحقيق جودة العمل الإداري والتقني.
4. تحويل مبدأ تكافؤ الفرص وتحقيق العدل والمساواة للجنسين إلى واقع.
5. مد فرصة الحصول على تعليم عالٍ مناسب إلى كافة أنحاء المملكة، وكذلك خارجها.
6. قدرة أفراد المجتمع في التعامل مع التقنية واستخدام الإنترنت.
7. انتشار خدمة الإنترنت في كافة أنحاء المملكة.
8. توفر الدعم الرسمي وغير الرسمي للمبادرة على المستوى المالي والتقني.
9. توفر الكوادر البشرية القادرة على تقديم الحلول للمشكلات التي يواجهها المجتمع.
10. المشاركة المجتمعية الفاعلة من مؤسسات المجتمع المدني سبب رئيس في نجاح
المبادرة

Contact Information

Institution Name:   King Saud University
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   Mohammed Al-Numay
Title:   Associate Professor/Project Manager  
Telephone/ Fax:   +96614678281
Institution's / Project's Website:   +96614674194
E-mail:   alnumay@ksu.edu.sa  
Address:   King Saudi University, P.O.Box 5733
Postal Code:   11432
City:   Riyadh
State/Province:   -
Country:   Saudi Arabia

          Go Back
Print friendly Page