Gestión de la información como una herramienta para combatir el Lavado de Activos y la Financiación
UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO
Colombia

The Problem

La Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF es una entidad del Estado Colombiano creada en 1999 que inició labores en el año 2000, y que tiene como fin prevenir y detectar posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el país usando como herramienta la inteligencia financiera. Es la Unidad de Inteligencia Financiera de Colombia y por ley tiene capacidades excepcionales como recibir reportes de operaciones sospechosas de diferentes sectores de la economía como el sector financiero, los juegos de suerte y azar, el sector de comercio exterior, los notarios, entre otros. Asimismo, la UIAF puede levantar la reserva bancaria, tributaria y bursátil, y tiene la facultad de solicitar información a cualquier entidad pública o privada para cumplir sus fines misionales.

Al mismo tiempo, la Unidad está obligada a mantener reserva sobre la información que recauda y produce, pues es información de inteligencia financiera que se plasma en informes de inteligencia, respuesta a requerimientos de las autoridades y estudios estratégicos, entre otros. Los “clientes” de la Unidad son las autoridades competentes para investigar los delitos como la Fiscalía General de la Nación, los órganos de Policía Judicial y las Unidades homólogas en el mundo. Vale la pena anotar que la UIAF es la única Unidad de América Latina con certificación en sistema de gestión de calidad.

Con estas capacidades y responsabilidades la Unidad se enfrenta grandes problemas que afectan el ámbito social y la estabilidad económica del país y son el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, delitos que en sí mismos tienen como delitos fuente el narcotráfico, secuestro extorsivo y extorsión, la trata de personas, la corrupción administrativa, entre otros.

En este contexto, es prioritario que la UIAF cuente con procesos rigurosos y un eficiente sistema de gestión que le permita garantizar que su acción sea amplia para combatir a las organizaciones criminales que lavan sus activos o financian sus actividades terroristas.

La iniciativa “Gestión de la información como una herramienta para combatir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo”, expone las acciones adelantadas para hacer más eficaz, eficiente y efectiva la gestión por procesos de la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF que se reflejan en los logros del Estado Colombiano en la lucha contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, dos flagelos que azotan a nuestra sociedad.

Esta iniciativa consiste en el proceso de documentación, implementación, certificación y mejoramiento continuo del Sistema Único de Gestión de la Unidad, que busca brindar herramientas para la generación de productos de alto valor estratégico por la información que contienen: los informes de inteligencia financiera y los requerimientos de información de las autoridades.

Estos productos son insumos para las autoridades que combaten los delitos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, pues cuentan con múltiples fuentes de información de acceso reservado que buscan desarticular las finanzas de las organizaciones criminales dedicadas al Lavado de Activos, así como de los grupos terroristas.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
En diciembre de 2007 la Unidad implementó el Sistema de Gestión de Calidad que exige la legislación nacional NTCGP 1000:2004 , y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, y certificó todos sus procesos y procedimientos en la norma internacional ISO 9001:2000. Todo este proceso se basó en la construcción de un sistema informático que minimiza costos y optimiza los tiempos de implementación de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación.

Con el fin de verificar la eficacia y conformidad del sistema, cumplimiento de los requisitos de las normas y los propios de la Unidad, se realizan auditorías internas y una anual externa que realiza un ente certificado en Colombia (ICONTEC). Mensualmente se miden indicadores de Gestión que se aplican en los diferentes procesos de la Unidad, mediante los cuales se evalúa y realiza seguimiento al cumplimiento de las metas y objetivos de la Unidad y con base en estos resultados se toman acciones de mejora y se ajusta el Sistema de Gestión de Calidad.

A la fecha, el sistema ha obtenido los siguientes logros:

a. Informes de Inteligencia Financiera:
o Aumento en la productividad y entrega de informes de inteligencia financiera: En 1 año y 3 meses la UIAF elaboró el 49% de los casos que elaboró en 6 años y medio
a. 2000-2005 (antes del sistema): En 76 meses entregó 5.6 informes al mes
b. 2006-2008 (después del sistema): En 26 meses entregó 25 informes al mes
o Todos los casos de connotación de la Fiscalía General de la Nación ( Unidad contra Lavado de Activos informe 2006 – 2007) fueron elaborados por la UIAF o participó en ellos. También hay casos relacionados con Unidad delegada ante la Corte Suprema de Justicia, Unidad de Justicia y Paz, Unidad Anticorrupción.

b. Requerimientos Nacionales:
o En 1 año y 3 meses la UIAF respondió el 67% de los requerimientos que respondió en 6 años y medio
o Disminución de tiempo promedio en la respuesta de Requerimientos Nacionales de 25 días en 2006 a 9 días en 2008.

c. Requerimientos Internacionales:
o Colombia comparte información con 108 Unidades homólogas por medio del Grupo Egmont que facilita condiciones técnicas y de seguridad.
o Se disminuyó el tiempo promedio en la respuesta de Requerimientos Internacionales de 37 días en 2006 a 6 días en 2008.
o En el año el 2008 se respondieron 112 Requerimientos Internacionales con un tiempo promedio de respuesta de 4 días calendario, que contrasta con los 33 días que se tomaba la respuesta antes de la implementación del sistema

d. Participación Ciudadana:
o A la fecha se han realizado 635 encuestas a los clientes objeto de Informes de Inteligencia Financiera, de Requerimientos Nacionales e Internacionales con el objeto de medir el grado de satisfacción de las entidades.
o Creación de punto de atención: Línea de atención gratuita 018000, Chat.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
En julio de2006 el Director General de la Unidad (Dr. Mario Aranguren Rincón) inició el desarrollo del Sistema Único de Gestión y lo fortaleció en noviembre del mismo año, mediante la contratación de un profesional especializado , quien inició al proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad unificado con el Modelo Estándar de Control Interno – MECI. El equipo de trabajo conformado por los funcionarios de la Unidad comprende los siguientes grupos.

a. Grupo directivo, que corresponde al conformado Comité de Coordinación de Control Interno, compuesto por la Alta Dirección.

b. Grupo operativo, mediante la Resolución 077 de 10 de julio de 2007 se creó el Comité Técnico de Gestión, como instancia de la Dirección para liderar y coordinar el diseño, planeación, implementación y seguimiento del Sistema Único de Gestión, sistema que unifica los criterios del Modelo Estándar de Control Interno 1000:2005 y del Sistema de Gestión de Calidad basado en las Normas NTC ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004 de la Unidad de Información y Análisis Financiero, con representatividad de todas las áreas organizacionales de la Entidad, el cual es coordinado y supervisado por el Representante de la Dirección.

Asimismo mediante las resoluciones 077 de 10 de julio de 2007 se creó el Comité Técnico de Gestión y 087 de 2007, por la cual se implementa el Sistema de Gestión de Calidad, el Director General designó a la Subdirectora Administrativa y Financiera–, como representante de la Alta Dirección quien garantiza la operacionalización del MECI 1000:2005 y del Sistema de Gestión de Calidad.

c. Grupo evaluador, integrado en primera instancia por el Representante de la Dirección y en segunda instancia por el Jefe de la Oficina de Control Interno y los funcionarios adscritos a ésta.

El equipo adelantó capacitaciones de la norma ISO 9001:200 y NTC 1000:2004; de igual forma se ha dado a conocer a todos los servidores públicos de la entidad mediante conferencias dictadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y tercero expertos.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
El Sistema Único de Gestión tiene por objetivo mejorar la calidad y cantidad de informes, así como disminuir el tiempo de respuesta a requerimientos. Gracias a esta optimización de tiempo y mejoramiento en la calidad de la información, la Fiscalía General y las autoridades de Policía Judicial tienen más información para judicializar, que se traduce en la desarticulación de organizaciones delictivas que lavan activos, y se impactan las finanzas de las organizaciones terroristas cuyas acciones violentas afectan a toda la ciudadanía.

Esto se obtuvo a través de la sistematización, optimización de procesos y de información, mediante las siguientes herramientas.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

• SISTEMA CLAVE: Central de información de Lavado de Activos de valor estratégico: CLAVE es un sistema de información desarrollado para uso interno y exclusivo de la UIAF, cuyo propósito es proveer al usuario analista herramientas de consulta sobre la información recibida y almacenada por la UIAF. El sistema tiene ventajas como la facilidad de búsqueda entre distintas fuentes de datos y la obtención de información de forma unificada, rápida y sencilla; además cuenta con varias opciones para el manejo de diferentes procesos misionales como el desarrollo de casos, requerimientos de autoridades, indicadores de gestión y retroalimentaciones. Este sistema fue desarrollado por la Subdirección de Informática
• INTRANET E INTERNET: Se definió como herramienta de promoción la Intranet por medio de la cual comunica de forma clara, práctica y precisa los procesos, política de calidad, objetivos de calidad, procedimientos, normatividad y resultados de evaluación del sistema.
• SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Se definió como herramienta de evaluación que permite definir e implementar las acciones pertinentes para el mejoramiento de los resultados de cada funcionario de la Unidad, de forma sistemática, en línea y de fácil consulta. SISTEMA DE SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS: Aunque la Unidad no atiende trámites dirigidos a los ciudadanos, si presta servicios relacionados con su misión pues la labor de la UIAF impacta positivamente a la sociedad ya que hace parte de la lucha contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo en el país. Por esta razón la información que produce apoya los procesos de prevención a los que están obligados algunos sectores de la economía, que se complementa con la prestación de soporte técnico por medio de canales de comunicación que facilitan la interacción de la Unidad con sus reportantes. Basados en esto, la UIAF implementó un esquema de servicio al ciudadano que busca apoyar la lucha contra los delitos y hacer veeduría a los recursos públicos destinados a la Unidad. Este esquema se basa en el módulo de Solicitudes, Quejas y Reclamos y denuncias de operaciones sospechosas. Con el objetivo de registrar y unificar las entradas de cada uno de los diferentes canales de comunicación con la ciudadanía se desarrolló el componente “Solicitudes, quejas y reclamos” que gestiona la información externa recibida por la UIAF, la cual permite el registro, asignación, seguimiento y cierre en línea de las mismas, en donde se evalúa la oportunidad de la respuesta.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
El desarrollo del Sistema Único de Gestión inició en julio de 2006 y se fortaleció en noviembre del mismo año, momento en el que inició el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

El primer paso fue capacitar al personal de la Unidad para entender y manejar el significado de términos, capacitación en las normas relacionadas, trabajo personalizado con los funcionarios que permitieron modelar una nueva cultura organizacional. Se adelantó un proceso que comprendió:

1. La identificación de los productos y servicios de la Unidad.
2. El diseño, documentación e implementación de todos los procesos y procedimientos.
3. La identificación de riesgos y controles por procesos.
4. El diseño e implementación de indicadores de gestión que evalúen la eficacia, eficiencia y efectividad.
5. El desarrollo de herramientas tecnológicas de información.

Esta experiencia se desarrolló en las siguientes etapas:



Gráfica 1. Cronología de desarrollo

1.1. DIAGNOSTICO
1.2. PLANEACIÓN
• Precisar el alcance del Sistema
• Definir la estructura organizativa del Proyecto
• Designar miembros de la estructura organizativa del Proyecto
• Definir responsabilidades de cada rol
• Elaborar Plan Detallado de Actividades
1.3. DESARROLLO
• Levantamiento de información
• Estudio de tiempos y movimientos.
• Reingeniería de procesos.
• Estudio de cargas de trabajo.
• Documentación
• Manual de procesos (12 procesos).
• Manual de procedimientos (42 procedimientos).
• Manual de Calidad.
1.4. IMPLEMENTACIÓN
• Indicadores de gestión.
• Desarrollo de Sistemas de Información
• Control de documentos.
• Control de Registros
• Comunicación de resultados
• Intranet.
1.5. VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
• Certificación
• Capacitación Auditores internos.
• Auditorías internas.
• Auditoría de certificación del ICONTEC.
• Mejoramiento Continuo
• Aumento en la entrega de informes a la FGN.
• Reducción de tiempos en la respuesta de requerimientos.
• Aumento intercambio de información con la UIF.
• Mayor participación ciudadana y medición de la satisfacción

Gráfica 2. Etapas de desarrollo

El proceso de construcción del Sistema Único de Gestión está integrado por 5 componentes:

• SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
• SISTEMA DE ATENCIÓN A SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS
• SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
• SISTEMA DOCUMENTAL
• SISTEMA DE INFORMACIÓN CLAVE

Cada componente es autónomo en el sentido que son proyectos individuales con objetivos e indicadores propios que pueden analizarse e implementarse por separado, pero que en conjunto permiten hacer seguimiento a las acciones de la Unidad, analizar fallas y errores y establecer acciones de mejora, es decir, es una herramienta basada en hechos para la desarrollar la gestión de la Unidad.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Si bien el proceso había iniciado en años anteriores, no se notaban grandes avances por razones como que la responsabilidad del proceso estaba compartida entre funcionarios con labores misionales en diferentes roles, lo cual creaba un conflicto por los tiempos que debían dedicar al proyecto; que estos funcionarios no tenían un conocimiento técnico ni experticia en la implementación de sistemas de gestión de calidad: y no existía un conocimiento real de las normas rectoras de los procesos de gestión, de tal forma que las acciones desarrolladas eran individuales y no coordinadas.

Durante el desarrollo y aplicación del Sistema Único de Gestión se presentaron obstáculos relacionados con la creación de una cultura de Calidad es aspectos como la planeación, realización, verificación y aplicación de correctivos en cada una de las actividades diarias, hábitos de trabajo, trabajo por dependencias y no por procesos. Frente a estos obstáculos se tomaron acciones en diferentes ámbitos: el primero de ellos fue el liderazgo desde la Alta Dirección que expuso el compromiso e importancia del proyecto para la Unidad; el segundo ámbito fue el desarrollo de procesos de capacitación en diferentes aspectos y niveles; y el tercer ámbito fue la designación de responsabilidades en toda la Unidad, de tal forma que el logro del proyecto es común a los funcionarios.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
La ventaja del sistema es que no requiere muchos costos de implementación pues se usaron recursos existentes en la UIAF: personal calificado para el diseño de la herramienta y software licenciado. No fue necesario realizar alianzas con otras entidades para la implementación.

Para el desarrollo integral del proyecto debe tenerse en cuenta los siguientes componentes en cuanto a estructura y recursos:

COMPONENTES REQUISITOS
Tecnología El licenciamiento hace parte de los activos de la compañía.
Microsoft Office (Word, Excel, Access, Project, Visual Basic)
Acrobad 8.1.
Organización funcional y física Se adaptaron recursos de la entidad para dar cumplimiento al SGC. (energía, agua, papelería).
Mano de obra Se contrató un funcionario idóneo encargado de la Planeación, organización, coordinación, control, evaluación e implementación del sistema de Gestión de Calidad para la UIAF.
Mano de obra Externa Entidad Externa para la capacitación en: Auditores Internos.
Entidad Externa para realizar la pre auditoría
Entidad Externa para la realización de la Auditoría Final.
Comunicación Medio para dar a comunicar la norma: Intranet e Internet
Impresión de folletos y documentación para capacitaciones y talleres
Equipos Computador o Portátil
Monitor, Teclado, Mouse
Impresora
Fotocopiadora
Tabla 1. Recursos del proyecto
Los costos del proyecto están presupuestados para 12 meses, a partir de la contratación.
PRESUPUESTO DEL COSTO
MANO DE OBRA INTERNA $ 50.200.000,00
EXTERNA $ 10.000.000,00
ADQUISICIONES ACTIVOS FIJOS $ 8.000.000,00
ELEMENTOS FUNGIBLES $ 5.000.000,00
AUDITORIA FINAL CIERRE $ 3.500.000,00
COMUNICACIÓN PAPELERÍA $ 2.000.000,00
Total Presupuesto del Costo $ 78.700.000,00

Tabla 2. Costos del proyecto

Este sistema utiliza Microsoft Access como Front-End de la aplicación, basa su programación en lenguaje de desarrollo Visual Basic y trabaja conectándose a fuentes de datos bajo el motor de bases de datos SQL server. Este sistema se ha desarrollado internamente y de acuerdo a las necesidades específicas de la UIAF, es por eso que su alcance y características están en continua mejora

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
Las condiciones técnicas, económicas y sociales que permiten la sustentabilidad del Sistema son de diversa índole.
La principal condición es que la Unidad fue creada por una Ley de la República y se configura como la Unidad de Inteligencia Financiera del país, requisito fundamental para los organismos internacionales que monitorean y evalúan la gestión de los países en la lucha contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, que son considerados mundialmente como amenazas contra la estabilidad económica y social.

De esta forma, las acciones que realiza la UIAF se reflejan en la imagen internacional del país como cooperante en la lucha contra los delitos, lo que se traduce en calificaciones positivas para créditos internacionales de instituciones como el Banco Mundial, el Fondo Monetario Internacional y el Banco Interamericano de Desarrollo.

Asimismo, la Unidad hace parte del Grupo Egmont de Unidades de Inteligencia Financiera que reúne 108 unidades del mundo y tiene como fin facilitar el intercambio de información de inteligencia financiera. Adicionalmente la UIAF es el vocero técnico del país frente al Grupo de Acción Financiera de Sudamérica – GAFISUD, organismo regional que tiene como fin la lucha y prevención de los delitos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, mediante la adopción colectiva de estándares internacionales avanzados en la materia, y el compromiso de incorporación normativa y operativa de los mismos en cada estado miembro.
En el ámbito local, las facultades de la Unidad para acceder a información pública y privada le permiten sobrepasar la voluntad de las administraciones de turno de las entidades públicas y privadas.

La obligación legal de mantener la reserva sobre la información que recauda y produce la Unidad genera confianza entre los sectores obligados a reportar información y en la ciudadanía en general, de tal forma que siempre tendrá los insumos necesarios para el cumplimiento de su función.

Gracias al Sistema, la Unidad ha mejorado la calidad de sus productos que se ha traducido en una mayor demanda por parte de las autoridades, entonces se requiere sostener los mecanismos que soportan los procesos y procedimientos, y procurar por su mejoramiento continuo.

Entidades del sector público que tengan información reservada como la Fiscalía General de la Nación, el Departamento Administrativo de Seguridad, la Policía Nacional, podrían implementar o replicar el Sistema Único de Gestión en sus componentes de:

• SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
• SISTEMA DOCUMENTAL
• SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS
• EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
• SISTEMA CLAVE

Esta experiencia también puede ser replicada por otras Unidades de Inteligencia del mundo pues tienen características y funciones similares a la UIAF. Esta experiencia fue expuesta en el Pleno del Grupo Egmont realizado en mayo de 2008 en Corea y tuvo gran interés por parte de las unidades homólogas, gracias a los logros en términos de eficiencia y efectividad en la producción de informes de inteligencia financiera.

Una primera réplica se ha dado en la Unidad de Inteligencia Financiera de México. Actualmente la UIAF trabaja con México en la implementación del Sistema.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
La implementación del sistema requiere la firme intención de la alta dirección y del compromiso de los funcionarios con la institución y con aquellos a quienes sirven.

EFECTOS POSITIVOS PARA LA ENTIDAD Y PARA LA CIUDADANÍA: El aporte del Sistema Único de Gestión se refleja en términos de calidad y oportunidad en ámbitos internos y externos. Al interior de la Unidad se cuenta con información en línea de las acciones de los funcionarios de de tal forma que puede identificar rápidamente problemas en la planeación e implementación, entonces puede adelantar acciones de mejora.

a. INFORMES DE INTELIGENCIA FINANCIERA
En cuanto a este producto, el logro del Sistema Único de Gestión es que la Unidad incrementó el número de informes entregados a las autoridades competentes para combatir los delitos. Adicionalmente el Sistema permitió:
• Definir los procesos y procedimientos necesarios para la elaboración y entrega de los informes
• Definir tareas específicas para los analistas de información, de tal forma que su única labor y prioridad es el análisis de información y elaboración de informes
• Diseñar un procedimiento en el que fluye la información y se garantiza la calidad de la información de inteligencia que produce la Unidad.

b. REQUERIMIENTOS NACIONALES:
La respuesta a los requerimientos de información depende del número de solicitudes que recibe la UIAF por parte de las autoridades competentes. Esta es una herramienta muy útil para las autoridades pues la respuesta de la UIAF incluye toda la información que tiene sobre personas y empresas en sus bases de datos, información que es orientadora para las investigaciones que realizan.

Después de la evaluación del proceso, en el año 2008 se inició la implementación del trámite electrónico de requerimientos de información, y comunicó a las autoridades el cambio en el trámite de los requerimientos pasando de oficios en papel a solicitudes y respuestas electrónicas con altos estándares de seguridad. Actualmente las solicitudes y respuestas se realizan mediante el correo electrónico requerimiento@uiaf.gov.co, lo cual permite:

• Eliminación de tiempos de desplazamiento por parte de los funcionarios.
• Mayores medidas de seguridad de la información al enviar archivos encriptados.
• Control de la información solicitada y enviada.

c. REQUERIMIENTOS INTERNACIONALES:
A partir del año 2007 se registra y controla la respuesta a requerimientos internacionales, actividad que soporta el objetivo de la Unidad relacionado con el aumento en el intercambio de información con unidades homólogas, lo que se traduce en cooperación internacional.

Esta cooperación internacional es fundamental en la lucha contra los delitos, pues el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo usan operaciones de carácter transnacional, de tal forma que las autoridades de los diferentes países deben trabajar de la misma forma. Al compartir información se pueden identificar las acciones internacionales de las organizaciones criminales e impactarlas.

d. PARTICIPACIÓN CIUDADANA:
A partir de la implementación del Sistema la UIAF realiza encuestas de satisfacción a las distintas autoridades, entidades y ciudadanía con el fin de obtener información directa sobre la percepción de la calidad de nuestros productos.

Contact Information

Institution Name:   UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Claudia Andrea Soracá Yepes
Title:   Asesor  
Telephone/ Fax:   2885222 Extensión 107
Institution's / Project's Website:   2882433
E-mail:   csoraca@uiaf.gov.co  
Address:   Carrera 7 Nº 31-10 Piso 6
Postal Code:  
City:   Bogotá D.C.
State/Province:   Cundinamarca
Country:   Colombia

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