United Nations Public Service Awards Case Studies

- Centralización de las compras del Estado, lo que implicaba una disconformidad y
poca relación entre los bienes y las verdaderas necesidades de cada organismo público.

- Excesivo nivel de gastos por concepto de procesos dispersos y exceso de papeles y burocracia en las licitaciones de uso frecuente realizadas por los organismos públicos que representaban necesidades homogeneas.
- Precios ineficientes en una serie de bienes estandarizables.
- Poca diversidad de bienes y falta de competencia entre los proveedores.
- Desconocimiento de la ciudadanía de los montos transados en compras del Estado

What is the initiative about? (the solution)
- Menor tiempo de compra, ya que bienes y servicios que eran adquiridos a través de licitaciones publicas con un proceso de mas de dos meses, hoy pueden ser adquiridos a través de un Catalogo Electrónico que presenta una alta variedad de bienes con distintas características (marcas, precios, condiciones de entrega, cobertura regional, etc) de forma que el comprador pueda tomar su decisión de compra en base a sus necesidades específicas en forma rápida. - Menor cantidad de procesos requeridos para una compra, al evitar efectuar una licitación de una duración de entre dos a tres meses, para la adquisición de un bien o servicio, pudiendo ahora seleccionar el bien requerido comprando directamente en el Catalogo Electrónico. - Agregación de demanda que genera precios competitivos, al generar bases de licitación cuya evaluación posee un factor precio preponderante y luego adjudica varios proveedores dentro de un rango de precios que garantice un precio menor al otorgado en transacciones normales, además de disponer hasta 10 ofertas para un mismo producto. - Mayor claridad en los productos ofrecidos, debido a la estandarización de los productos y servicios ofertados, donde una Fabrica de Contenidos interna vela por la disponibilidad de la informacion relevante de más de 45.000 fichas de productos y servicios distintos con cerca de 130.000 ofertas asociadas a ellos, que garantiza una adecuada variedad al momento de efectuar una adquisición. - Incentivo de la competitividad entre los proveedores que se refleja en precios atractivos y ahorro para el Estado.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Esta solución fue una política gubernamental en el contexto de modernización del Estado, que se concretizó en una Ley N° 19.886 de compras públicas que contempla entre sus procedimientos de contratación, el Convenio Marco. La Dirección Chilecompra es la institución legalmente facultada para realizar los Convenio Marco, de modo que ésta implementó la solución a partir del año 2003. En efecto, Chilecompra efectúa el ciclo completo de los convenios marcos, desde la generación de las bases de licitación que dan vida a un convenio, luego el paso a producción donde se materializa las ofertas y productos de la licitación en el Catálogo Electrónico, como la etapa de introducción y maduración de los convenios, a través de una gestión comercial que apunta al desarrollo de carteras de negocios; donde para cada etapa se apoya en todas las areas de la institución, aunando esfuerzos que llevan a disponer de un Catalogo Electrónico que está disponible siempre, con buenos niveles de servicio, con una adecuada difusión de los negocios que se generan en este canal, como un asesoriamiento a clientes para seguir potenciando el uso de esta plataforma.. Específicamente, existe un área de Chilecompra, encargada del desarrollo y gestión de todos los productos y servicios del Catalogo Electrónico.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
- Determinación de bienes (commodities) que fuesen demandados en forma masiva y transversalmente por los organismos públicos de la administración del Estado. - Trabajo en conjunto con los proveedores de diversos rubros para:- difundir esta nueva modalidad de compra y - dar seguridad y confianza en el uso de esta herramienta. - Trabajo con los compradores para fomentar el uso de esta plataforma, no obstante existir una obligación por ley, ya que implicaba un cambio cultural en el modo de adquirir bienes y contratar servicios. - Coordinación con compradores agrupados formalmente en una Red de Abastecimiento del Estado. Esta red significó un canal para conocer las necesidades de los compradores y así realizar programas de trabajo para planificar los bienes y servicios que iban a formar parte del Catalogo Electrónico. - Capacitación de los compradores y proveedores para el uso del Catálogo, la cual fue presencial y “on line” a lo largo del país.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Primera Etapa: Implementación A partir de enero de 2003, con la entrada en vigencia de la Ley N° 19.886 de compras públicas, se crea la modalidad de Convenio Marco que se plasma en un catalogo electrónico En esta etapa los usuarios compradores eran el Gobierno Central y ciertas entidades públicas. El año 2004 comenzaron a incorporarse gradualmente las Municipalidades, para finalizar con la incorporación de las Fuerzas Armadas en enero del 2005. En esta etapa, el Catalogo comprende en su mayor parte bienes de fácil estandarización ( commodities). Segunda Etapa: Diversificación El Catálogo incorpora gradualmente Servicios, que revisten mayor complejidad y de difícil estandarización, tales como servicios médicos. Tercera Etapa: Consolidación Existe un Catálogo Electrónico consolidado, que ha tenido crecimientos importantes debido a la especialización y a la incorporación de nuevos negocios. Asimismo, hubo un aumento de usuarios compradores debido a una modificación legal que incluye incluso a entidades privadas receptoras de fondos públicos. Actualmente, existe un Catalogo Electrónico, con más de 60.000 ofertas de bienes y servicios distintos, con más de 1.100 proveedores y cerca de 700 compradores y que presento el 2008 más de 341.000 Órdenes de compra y US$ 640.000.000 en transacciones. El monto transado en esta plataforma equivale al 12% del monto transado en el sistema de compras públicas www.mercadopúblico.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
- Obstáculos y reticencia de los proveedores y grupos asociados de ellos, los cuales no manifestaban interés en participar, sino desconfianza en la propuesta. Esto, por la naturaleza de la modalidad de Convenio Marco, en el cual los proveedores adjudicados ganan el derecho de participar en el Catalogo y ofertar sus bienes y/o servicios, quedando sujetos a la demanda de los compradores. - Desconfianza de los proveedores al tratarse de un catalogo multiproveedor, en el cual sus bienes y/o servicios entrarían a competir con los de otros proveedores. - La falta de especialización de los actores del sistema, tanto de las reglas de negocio que implica el comercio electrónico como de la normativa que rige las compras públicas. Estos obstáculos se abordaron a través de gestión del cambio con dos ejes fundamentales, por un lado la Alfabetización digital de los actores del sistema, ya que al introducir un canal de compra electrónico, donde tanto compradores como proveedores se comunican a través de aplicaciones via internet, se produce un fuerte cambio que produce en la forma de efectuar los negocios. - Se les capacita en el uso de la plataforma a todos los actores. - Asimismo, se efectúa una sociabilización y capacitación a los actores, respecto a la normativa que rige el sistema, donde se privilegia el uso de este canal de compra como primera opción, dado los beneficios generados mayoritariamente por los ahorros en la gestión (al no tener que efectuar licitaciones para la adquisición de un bien de uso frecuente), por precios llamativos dada la agregación de demanda, por la disponibilidad de contar con el productos de forma agil y asociado a ello, el menor costo de inventario al poder efectuar compras oportunamente.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Se emplearon recursos autorizados por Ley anual de Presupuestos de la Administración del Estado. Se utilizaron los recursos humanos de Chilecompra que formó un equipo interdisciplinario de alto nivel para la ejecucion del proyecto.

Is the initiative sustainable and transferable?
En términos financieros es absolutamente sustentable, pues genera más ahorros que gastos para el estado, sin considerar todos los ahorros para los compradores y proveedores, en términos de agilización de los procedimientos de compra . Además de precios menores a los que pudiesen obtener individualmente por licitaciones debido a la negociación que se efectúa en la licitación de Convenio Marco ( cerca de un 10% descuento de precios en cada industria). . En términos ambientales, este sistema es favorable al medioambiente, pues considera criterios de compras ambientalmente sustentables como eficiencia energética y reciclaje. La iniciativa es transferible, incluso con las restricciones legales subyacentes a cada país, puesto la incorporación de comercio electrónico como un canal de compra adicional para las adquisiciones del Estado es aplicable dado que las compras de comodities ( como papel, artículos de escritorio, insumos computacionales, etc) es homogénea a los países y altamente frecuente. Por ello, se puede aplicar una vez establecido cual/es son las industrias que se desean abordar, donde dos de los factores claves que se deben identificar para obtener un resultado exitoso son: nivel de estandarización del producto y/o servicio requerido y frecuencia de compra de éstos ( cuantos compradores poseen la misma necesidad); esto garantizará por un lado una demanda considerable y por tanto un mercado atractivo para los proveedores lo que tendera a un mercado competitivo con precios y/o condiciones mejores. Otras recomendaciones a efectuar, para un proceso exitoso, son una regulación adecuada que incentive el uso de este canal de compra, que si bien salvaguarden los interés del estado, den la flexibilidad necesaria para un mercado con alta movilidad.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
- Simplificación del proceso de compra y mayor eficiencia en éstos. - Reducción de costos en el proceso de compra lo que se traduce en un ahorro para el Estado. Los distintos servicios públicos al licitar por separados los mismos productos o servicios realizan muchas licitaciones equivalentes. Esta modalidad de Convenio Marco reemplaza todas esas licitaciones por una sola, lo cual produce un ahorro en tiempo y horas hombre para el Estado. - Mejores condiciones comerciales de los bienes y servicios disponibles, en atención al mercado potencial vasto y cautivo. Esto significa mejor calidad, plazos de entrega más breves, asistencias técnicas cuando proceda, mayores descuentos por volumen, precios más competitivos. El Convenio Marco asegura continuidad de los servicios y bienes a proveer de parte de diversos proveedores, todos en el mismo lugar a la vez. Las Entidades compradoras acceden a mejores condiciones de los que podrían por sí mismas conseguir. Esto cobra más importancia para los organismos más pequeños. - Diversidad de bienes y mayor cantidad de bienes y servicios disponibles El Convenio Marco asegura continuidad de los servicios y bienes a proveer de parte de diversos proveedores, todos en el mismo lugar a la vez. - Mayor competencia entre los proveedores En este punto es necesario destacar que, considerando el principio de contratación pública, de libre concurrencia de los oferentes, la tendencia es promover y facilitar el ingreso de todo tipo de proveedores a Convenio Marco. En tal sentido, se pretende mantener un equilibrio entre los requisitos o condiciones que acrediten calidades técnicas óptimas, pero sin restringir el acceso a las medianas, pequeñas, o micro empresas. En concreto, para facilitar el acceso, hay que considerar los requisitos solicitados en la licitación, y adoptar ciertas estrategias de contratación, tales como atender a las zonas geográficas, bajar valores o derechamente eliminar las garantías de ofertas o contratos, difundir los llamados a licitación a través de más de un medio. Este tipo de medidas innovadoras requieren del apoyo político, son extremadamente beneficiosas para toda la ciudadanía, su crecimiento beneficia al Estado de forma directamente proporcional. Permiten implementar medidas de política pública e incluir criterios de sustentabilidad en las compras.


Institution Name:		Dirección de Compras y Contratación Pública
Institution Type:		Government Agency
Contact Person:		Bárbara Matamala
Title:		Encargada Asuntos Internacionales
Telephone/ Fax:		56-2-2904413
Institution's / Project's Website:		56-2-2904475
E-mail:		barbara.matamala@chilecompra.cl
Address:		Monjitas 392
Postal Code:		832-0113
City:		Santiago
State/Province:		Santiago
Country:		Chile

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information