Language:
Search
 
Electronic Admission at KSU
King Saud University
Saudi Arabia

The Problem

كانت الجامعة تطبق خدمة قبول خريجي وخريجات الثانوية العامة بشكل تقليدي يفرض حضور الطالب او الطالبة لمقر القبول، مما يعني فوات الفرصة على عدد كبير من الجنسين ممن لا تسمح لهم ظروفهم المادية او الاجتماعية او الصحية أو ظروفهم الطارئة من الحصول على مقعد دراسي في مؤسسة التعليم العالي، وهذا الاجراء لايحقق مبدأ تكافؤ الفرص والعدل والمساواة بين الجنسين لأسباب: منها عجز عدد غير محدود ممن يسكنون خارج مقر تقديم الخدمة في أطراف المملكة العربية السعودية المترامية من الحضور الى مقر تقديم الخدمة بمدينة الرياض لضعف امكانياتهم المادية وبالتالي لايتمكن الطالب أو الطالبة من الحصول على فرصهم في القبول بمؤسسة التعليم العالي، ولا نغفل ما يتحمله من يحضر لمقر تقديم الخدمة من أعباء اجتماعية ونفسية واقتصادية (خاصة من يقيم خارج مقر تقديم الخدمة) لكون حضوره بشكل مباشر لمقر التقديم شرط أساس في الحصول على مقعد دراسي، ومن المشكلات الأخرى التي فرضت تقديم الخدمة أن الاجراء التقليدي يفرض على المتقدم من الجنسين الحضور في ضوء نسب محددة وأوقات زمنية محددة مما يعني أن عدم تمكن الطالب أو الطالبة من الحضور في الوقت المحدد يفوت فرصته في الحصول على القبول في كليات يحقق شروطها بسبب إكتمال المقاعد بما لايحقق مبدأ تكافؤ الفرص والعدل والمساواة للجنسين. أما المشكلات التي فرضتها خدمة القبول في إطارها التقليدي على الجهة المقدمة للخدمة فمتعددة، منها الاعباء المالية التي تشمل تهيئة مقر تقديم الخدمة ومكافآت موظفي تقديم الخدمة، والأعباء النفسية والبدنية التي تعيشها الإدارة المشرفة على تقديم الخدمة التقليدية وكافة موظفيها نتيجة للعدد الكبير من المستفيدين والذين يحضرون بشكل يومي لمقر تقديم الخدمة وما يتطلبه ذلك العدد من تنظيمهم بشكل يضمن سلامة الاجراءات وإنتظام العمل، خاصة أن إستقبال المستفيدين من الخدمة يتم بشكل يومي وعلى مدى يتراوح بين ثلاثة وأربعة أسابيع ومن الساعة السادسة صباحاً وحتى السادسة مساءً.
كما أن المتغيرات المحلية والعالمية فرضت بشكل او بآخر تقديم الخدمة بأسلوب أفضل للمساهمة في بناء مجتمع المعرفة وردم الفجوة الرقمية في المجتمع، الى جانب توجه الدولة لمشروع الحكومة الالكترونية الذي شجع الجامعة كمؤسسة تعليمية معنية بهذه القضية أن تسهم بما تملكه من أدوات في إنجاح هذا المشروع وتطبيقه في كافة خدماتها وعلى رأسها خدمة القبول الالكتروني.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
المنجز عبارة عن آلية لتقديم خدمة القبول الالكتروني بجامعة الملك سعود كحل بديل للآلية التقليدية، تتمحور حول تقديم خدمة القبول بشكل إلكتروني يتيح فرصة المنافسة على مقاعد الجامعة لجميع خريجي الثانوية العامة من الجنسين، ويتجاوز كافة السلبيات التي تعاني منها الآلية التقليدية، والصعوبات التي تعيشها الجهة المقدمة للخدمة وكذلك الصعوبات التي يعاني منها الراغبين الحصول على الخدمة في الداخل والخارج ومن كافة الجنسيات.
وحول حساب أثر تقديم الخدمة من الناحيتين الكمية والنوعية، يمكن القول بأن تقديم الخدمة من الناحية الكمية ترك أثراً بارزاً يتلخص في عدد المستفيدين من الخدمة من خلال الإحصاءات المتوفرة، ففي حين أن المستفيدين من الخدمة في الآلية التقليدية لايتجاوز عشرون ألفاً من الجنسين، فقد تجاوز عدد المستفيدين من الخدمة في آليتها الالكترونية مائة وعشرين ألفاً (120000) من الجنسين وهذا العدد يمثل ما يصل الى 50% من خريجي الثانوية العامة، الى جانب أن نسب الهدر في مقاعد الجامعة بدأت تقل عن ماكانت عليه نتيجة لتجاوز إزدواجية تقديم الخدمة في أكثر من مقر (لوجود فروع للجامعة في معظم مناطق المملكة) وتقديمها عبر نافذة واحدة.
أما من الناحية النوعية فيتلخص الأمر في إتساع فرصة الحصول على الخدمة من خلال الانترنت، وبالتالي ففرص الحصول على مقعد بالجامعة متاح للجميع في جميع أرجاء العالم وليس على المستوى الوطني فقط، إلى جانب توفير الوقت والجهد والمال الذي يبذل وينفق في فروع الجامعة لأجل تقديم الخدمة بشكل تقليدي في شتى أنحاء المملكة، فأصبحت خدمة تقدم من خلال مظلة واحده تتيح للمتستفيدين من الجنسين إختيار الكليات المتوافقة مع مؤشراتهم وطموحاتهم في فرع واحد أو أكثر من فروع الجامعة وبعملية واحدة فقط، كما تشير البيانات الى تنوع مناطق المقبولين حيث شملت كافة مناطق المملكة وخارجها كذلك، مما يعنى إنتشار الخدمة في إرجاء أوسع حققت مبدأ تكافؤ الفرص والعدل والمساواة للجنسين. وتحقيقاً لمبدأ توفير خدمة إلكترونية من الألف إلى الياء تم تنفيذ كافة إجراءات الخدمة بشكل إلكتروني يتم خلاله التواصل مع الطالب أو الطالبة عبر البريد الالكتروني email و عبر رسائل الجوال sms عند الحاجة أو عند حدوث أي جديد في إجراءات الخدمة المقدمة له، كما لم تفرض الجامعة على الطالب او الطالبة الحاصل على فرصة القبول تسليم ملفه بشكل مباشر، إنما يرسل عن طريق البريد الممتاز حيث عقدت جامعة الملك سعود اتفاقية مع ادارة البريد الممتاز لإستلام وتسليم مستندات المقبولين من الجنسين على أن تتحمل الجامعة التكاليف المترتبة على ذلك. كما تتيح الخدمة للطالب الدخول على حسابه عن طريق الانترنت قبل بدء الدراسة للتعرف على وضعه الأكاديمي وخطته الدراسية والمقررات التي يمكن أن يسجلها بالمستوى الأول، كما يتاح له وهو في مقر إقامته فرص تسجيل المقررات وتعديل أوقاتها بما يتناسب مع ظروفه.
اما المستفيدون من الخدمة فيمثلون شريحة واسعة جداً من شرائح المجتمع ذكوراً وإناثاً على حد سواء، وهم كافة الطلاب والطالبات الحاصلين على شهادة الثانوية العامة داخل المملكة وخارجها.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
تسير جامعة الملك سعود بشكل عام وعمادة القبول والتسجيل بشكل خاص وفق مبدأ العمل المؤسسي، وبالتالي فالمبادرات فيها تمثل ولادتها (كفكرة) هاجساً لدى جميع من هم داخل المؤسسة وخارجها ممن سبق وأن شارك في العمل داخلها، ولذا فآليات القبول بالجامعة مرت بمراحل تطور فرضتها الظروف والتغيرات المجتمعية أحيانا، والتطورات التقنية احيانا أخرى، فمن قبول يطبق مبدأ التنافس التقليدي الى القبول الفوري وجميعها تلزم المستفيد من الجنسين بالحضور الى مقر تقديم الخدمة، ومع التطور التقني الذي أصبح متاحاً للجميع بادرت عمادة القبول والتسجيل بجامعة الملك سعود في اقتراح حلول تتجاوز العديد من السلبيات التي تواجهها في تقديم الخدمة فبدأت أولا في طرح التقديم الالكتروني كخدمة تعرف الطالب والطالبة بالكليات المتاحة حسب معايير القبول التي تعتمد على المؤشرات التحصيلية للطالب والطالبة وهي نسبة الثانوية العامة ودرجة اختبارات القبول التي تعقدها هيئة مستقلة عن الجامعة هي المركز الوطني للقياس والتقويم في التعليم العالي، وقد شجع تفاعل المجتمع مع خدمة التقديم الالكتروني على تطوير الخدمة لتصبح قبولاً الكترونياً، وتم تقديم ورقة عمل تشمل خطوات وإجراءات القبول عن طريق فريق عمل بعمادة القبول والتسجيل، عرضت على بعض شركات القطاع الخاص الرائدة في هذا المجال، وتم عقد شراكة مع شركة حرف لتقنية المعلومات لتقديم الدعم الفني لهذه الخدمة.
كما توفر للخدمة دعم رسمي من إدارة مشروع الحكومة الالكترونية (يسر) ساهم في تقديم الخدمة بشكل يحقق رضا المستفيد بحمد الله.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
يمثل تقديم خدمة القبول الالكتروني خياراً استراتيجياً يُسعى من خلاله إلى تحقيق أهداف وزارة التعليم العالي، وقد بدأت وزارة التعليم العالي في التنسيق مع الجامعات في هذا الخصوص، وابتداءً مع جامعة الملك سعود، حيث بدأت الجامعة في تقديم خدمة القبول الالكتروني عامي 2007 و 2008. لتحقق زيادة فرص توفير التعليم وتأمين تكافؤ فرص الانتفاع بالتعليم العالي للجميع من الجنسين ، منطلقة في ذلك من وثيقة الأمم المتحدة في الفقرة (1) من المادة (26) من الإعلان العالمي لحقوق الإنسان والتي تنص على أن " القبول في التعليم العالي يجب أن ييسر للجميع على قدم المساواة التامة وعلى أساس الكفاءة" ومن هنا تنطلق آليات القبول الالكتروني على فتح فرص المنافسة على المتاح من المقاعد بشكل تنافسي مبني على معايير القبول المعلنة، وبعد اعلان النتائج أعلنت الجامعة موقف القبول في كل كلية تحقيقا لمبدأ الشفافية مع الجميع، ولذا تعد المساواة وتكافؤ الفرص في التعليم العالي عاملا موجها لتطوير الأطر السياسية في الجامعة في مواجهة زيادة الطلب على التعليم العالي.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
مرت خدمة القبول الالكتروني بجامعة الملك سعود بعدد من المراحل هي:
1. خدمة التقديم الالكتروني ( 2006 ): وهي خدمة تعرف الطالب والطالبة بالكليات المتاحة حسب معايير القبول التي تعتمد على المؤشرات التحصيلية وهي نسبة الثانوية العامة ودرجة اختبارات القبول التي تعقدها هيئة مستقلة عن الجامعة هي المركز الوطني للقياس والتقويم في التعليم العالي، كما تتيح للطالب والطالبة التعرف على موعد مراجعة مقر تقديم خدمة القبول للحصول على فرصة القبول بالكلية المتاحة حسب رغباته ومؤشراته التحصيلية، وهذه المرحلة تلزم الطالب والطالبة بالحضور بشكل شخصي لمقر التقديم.
2. خدمة القبول الالكتروني للطالبات ( 2007 ): وهي خدمة تمكن جميع الراغبات من خريجات الثانوية العامة في داخل المملكة وخارجها من الحصول على فرصة المنافسة على المقاعد المتاحة للقبول، وبشكل تنافسي يحقق قبولا مبنياً على مبدأ العدل والمساواة وقبول الأجدر.
3. خدمة القبول الالكتروني للطلاب ( 2008 ): شجع نجاح التجربة مع الطالبات على تطبيقها للطلاب في العام التالي، وبنفس المبادئ والآليات التي تضمن قبولاً تنافسياً مبنياً على مبدأ العدل والمساواة وقبول الأجدر.
4. تعميم خدمة القبول الالكتروني للطالبات ( 2008 ): يتجاوز القبول الالكتروني العديد من السلبيات التي تظهر في آليات القبول التقليدي ومن أبرزها صور الهدر الذي تعيشه مؤسسات التعليم العالي في مقاعد القبول، نتيجة حصول الطالب أو الطالبة على أكثر من مقعد في أكثر من جامعة وبالتالي يحرم هؤلاء الطلبة على زملاءهم الآخرين فرص الحصول على مقعد مناسب في الجامعة، وهذا زاد من القناعة في تعميم التجربة على منطقة الرياض التي تعد من أكبر مناطق المملكة العربية السعودية وتضم أربع جامعات ثلاث منها هي الأكبر على مستوى المملكة.
5. يتوقع تعميم خدمة القبول الالكتروني لتشمل كافة مؤسسات التعليم العالي وللجنسين مطلع عام 2012.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
من الطبيعي أن يواجه أي تغير أو تحول في المجتمع العديد من الصعوبات، ولكن المشكلة أن نعجز عن تحديد نوع الصعوبة والعوامل المؤثرة فيها وأن نفتقر إلى التعامل معها، ولكننا وبحمد الله استطعنا أن نحدد مشكلاتنا وأن نتعامل معها بشكل لا يخل بالخطة الزمنية لتقديم الخدمة، ومن أبرز الصعوبات ما يأتي:
1. الصعوبات الفنية التي يواجهها المستفيدون من الخدمة، وقد تم التعامل معها بتقديم الدعم الفني لهم من خلال فتح قنوات للتواصل عن طريق البريد الالكتروني أو المنتدى الإلكتروني للقبول أو الاتصال المباشر على أرقام معلنة وعلى مدى (24) ساعة خلال فترة تقديم الخدمة.
2. بطء تنفيذ عمليات تنفيذ الخدمة في الساعات الأولى بسبب زيادة الأحمال على السيرفرات، وقد تم التعامل معها بطريقتين الأولى: تقسيم المتقدمين والمتقدمات على فترات مع استخدام السجل المدني كمفتاح للتقسيم، ثم الثانية: وفيها تم الاستغناء عن فكرة التقسيم بعد أن تم تأمين سيرفرات إضافية لتوزيع الأحمال.
3. الصعوبات الثقافية وتكمن في عدم وعي البعض بآلية تقديم الخدمة وبالتالي لا يتعامل معها بجدية ومن أبرز تلك الصعوبات عدم وعي المستفيدين بأهمية ترتيب الرغبات (وتعني ترتيب الكليات التي يرغبها الطالب او الطالبة حسب الأولوية) وقد تعاملت الجامعة مع هذه الصعوبة في أنها تعطي ومن خلال تقديم الخدمة العديد من الرسائل التي تلزم الطالب والطالبة بالتوقف عندها وقراءتها بتمعن والضغط بالموافقة على ماورد فيها لينتقل إلى المرحلة التالية.
4. ثقة بعض الطلبة بمؤشراتهم التحصيلية دون الأخذ في الإعتبار حجم التنافس الذي يتغير من عام لآخر، وهذه الثقة تفرض عليه عدم التوسع في تحديد الرغبات، مما يفقده فرصة الحصول على مقعد مناسب في الجامعة، ومن الخطوات التي ساهمت في الحد من هذه الصعوبة إتاحة الفرصة للإطلاع على بيانات القبول السابقة للتعرف على النسب التي توقف عندها القبول في كافة التخصصات مع وضع نسبة للمتغيرات الأخرى ليخمن التخصصات التي يمكن أن يجد فرص قبول بها.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
توفر الموارد الداعمة سبب رئيس في تنفيذ المبادرة، وفيما يلي وصف للموارد وكيفية تعبئتها:
1. الموارد المالية: وتتولاها شراكة بين عدد من الجهات الحكومية فالجهة المنفذة وهي جامعة الملك سعود تقوم بجزء من الشراكة الى جانب عدة جهات حكومية منها وزارة المالية ووزارة التعليم العالي وبرنامج الحكومة الالكترونية (يسر) بحيث توفر تلك الجهات مجتمعة الميزانية المتوقعة لتقديم الخدمة.
2. الموارد التقنية: وتقدم من خلال الشراكة مع القطاع الخاص، حيث تتولى شركة حرف لتقنية المعلومات وبناء على عقد مع جامعة الملك سعود، حيث تولت الشركة تأمين كافة المتطلبات التقنية المادية والبرمجية لتقديم الخدمة.
3. الموارد البشرية: ويمكن تقسيمها الى قسمين، الأول: الدعم البشري الاستشاري والاداري وتوفره جامعة الملك سعود بما تملكه من كوادر مؤهلة وخبيره قادره على ادارة الخدمة بالشكل الذي يحقق أهدافها، الثاني: الدعم البشري التقني وتوفره شركة حرف لتقنية المعلومات، وتشكل الموارد البشرية بقسميها بين الجامعة والشركة الحاضنة لبيانات تقديم الخدمة نوعا من التكامل وتبادل الخبرة يذلل كافة الصعوبات والعقبات التي يواجهها تقديم الخدمة.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
في ظل نجاح مبادرة القبول الالكتروني في جامعة الملك سعود ترغب وزارة التعليم العالي الى إستدامة المبادرة ونشرها، منطلقة من مؤشرات نجاح تقديم الخدمة في نسختها الحالية، ولايشكل المستوى المالي أي عبء لإستدامة المبادرة نظراً لإعتمادها على موارد مالية ثابتة تخصص في ميزانية الدولة تضمن استدامتها. وعلى المستوى الاقتصادي ليس هناك مايدعو للقلق من عدم استدامتها كون الهدف من تقديم الخدمة ليس استثمارياً مما يعنى أن العائد الاقتصادي لتقديم هذه الخدمة يصب في مصلحة المستفيدين من الخدمة من خلال توفر الوقت والجهد والمال في الحصول على الخدمة، أما المستوى الاجتماعي والثقافي فيدعو للتفاؤل باستدامة المبادرة، حيث تشير درجة الوعي والدعم الاجتماعي والثقافي للمبادرة كونها تمس حقاً مهماً من حقوق المجتمع (الحق في التعليم) الى جانب ما تركته المبادرة من أثار إيجابية على المستويين الشعبي والرسمي الى إمكانية إتساع نطاق المبادرة وإنتشارها ويؤكد ذلك تزايد اعداد المستفيدين من الخدمة عاما بعد آخر مما يعكس أثرا جديدا وهو إزدياد أعداد المتعاملين مع التقنية وهذا يعني تغير في المستوى الثقافي في المجتمع يضمن استدامة المبادرة ايضا، وعلى المستوى المؤسسي يمكن القول أن هذا المستوى يعد من أبرز سمات هذه المبادرة، فالإشراف والإدارة فيها يرتكز على العمل المؤسسي وتعد جامعة الملك سعود الجهة المسؤولة بشكل مباشر عن المبادرة، وبالتالي نضمن استدامة المبادرة.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
خرجت المبادرة بالعديد من الدروس، ومن أبرزها:
1. تحويل مبدأ تكافؤ الفرص وتحقيق العدل والمساواة للجنسين إلى واقع.
2. مد فرصة الحصول على تعليم عالي مناسب الى كافة أنحاء المملكة، وكذلك خارجها.
3. التفاعل المجتمعي مع المبادرة.
4. تقليص الفجوة الرقمية في المجتمع من خلال قدرة أفراد المجتمع في التعامل مع التقنية واستخدام الانترنت.
5. مد خدمة القبول الى كافة المستفيدين منها داخل المملكة وخارجها.
6. تقليل التكاليف المادية على المتقدم وعلى الجامعة بسبب الاستغلال الأمثل للتقنية.
7. تحفيز أفراد المجتمع نحو التعامل والتفاعل مع التقنية بكافة اشكالها وأنماطها.
8. مد جسور جديدة في مشروع الحكومة الالكترونية.
9. إنتشار خدمة الانترنت في كافة أنحاء المملكة.
10. توفر الدعم الرسمي للمبادرة على المستوى المالي والتقني.
11. توفر الكوادر البشرية القادرة على تقديم الحلول للمشكلات التي يواجهها المجتمع.
12. تفعيل دور الشراكة بين القطاعين العام والخاص في تحقيق التنمية المجتمعية.
13. تطوير إجراءات وأنظمة القبول بما يحقق رضا المستفيد من خدمات الجامعة.
14. استغلال الأمثل للموارد والامكانيات التي يوفرها القطاعين العام والخاص.
15. التكامل بين مؤسسات المجتمع الرسمية وغير الرسمية.

Contact Information

Institution Name:   King Saud University
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   Dr. Mohammed Alnumay
Title:   Porject Manager - Electronic Admission  
Telephone/ Fax:   96614678281
Institution's / Project's Website:   96614674194
E-mail:   alnumay@ksu.edu.sa  
Address:   Deanship of Admissoins and Registration
Postal Code:   5733
City:   Riyadh
State/Province:   Riyadh
Country:   Saudi Arabia

          Go Back
Print friendly Page