Language:
Search
 
Electronic Academic Services
King Saud University
Saudi Arabia

The Problem

كانت الجامعة تقدم خدماتها الأكاديمية بكافة عملياتها (السجل الأكاديمي، التحويل من تخصص الى تخصص, الاعتذار عن فصل دراسي، إضافة مواد، حذف مواد، تغيير شعبة، ... الخ ) بشكل تقليدي يفرض حضور الطالب أو الطالبة لمقر الكلية أو لعمادة شؤون القبول والتسجيل ، مما يتسبب ببعض المشاكل مثل فوات الفرصة على عدد كبير من الجنسين ممن لا تسمح لهم ظروفهم المادية أو الاجتماعية أو الصحية أو ظروفهم الطارئة من الحضور في المواعيد المخصصة لتنفيذ بعض الخدمات الأكاديمية مثل الحذف والإضافة وتغيير الشعب الدراسية وغيرها من الخدمات.
ونظرا لكثرة الطلب على هذه الخدمات فأنها تتسبب في زحام شديد بين الطلاب الراغبين في تعديل جداولهم الدراسية بداية كل فصل دراسي أو تغيير الشعب وغيرها، إضافة للأعباء النفسية والبدنية التي تعيشها الإدارة المشرفة على تقديم الخدمة التقليدية وكافة موظفيها نتيجة للعدد الكبير من المستفيدين والذين يحضرون بشكل يومي لمقر تقديم وتنفيذ الخدمة وما يتطلبه ذلك العدد من تنظيمهم بشكل يضمن سلامة الإجراءات وانتظام العمل.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
المنجز عبارة عن آلية لتقديم الخدمات الطلابية وخدمات أعضاء هيئة التدريس إلكترونياً عبر موقع النظام الأكاديمي لجامعة الملك سعود على الإنترنت بديلا للآلية التقليدية، ،وتتمحور الخدمة حول تجاوز كافة السلبيات التي تعاني منها الآلية التقليدية، والصعوبات التي تعيشها الجهة المقدمة للخدمة وكذلك الصعوبات التي يعاني منها الراغبين في الحصول على الخدمة في الداخل والخارج ومن كافة الجنسيات.
وقد ترك تقديم الخدمة من الناحية الكمية أثراً بارزاً يتلخص في عدد المستفيدين من الخدمة من خلال الإحصاءات المتوفرة والتي تشير في أحد أرقامها إلى عدد الطلاب المنتظمين بما يزيد على ثمانين ألف طالب وطالبة (80000) وهو عدد يفوق بكثير عدد الطلاب والطالبات في أي جامعة أخرى. كما أن الخدمة وصلت إلى عدد كبير من الكليات خارج المقر الرئيس للجامعة. وقد تم نقل بيانات مئات الالوف من الطلاب والطالبات من النظام القديم الى النظام الجديد وهو بحد ذاته تحدي يصعب تجاوزه.
من ناحية أخرى فقد نجحت الجامعة في تنفيذ المشروع والانتقال من النظام القديم الى النظام الجديد في أقل من سنتين وتم الاستغناء بالكامل عن النظام القديم وهذا الانجاز ساهم في تطوير جوانب اخرى تعليمية وأكاديمية في الجامعة بما وفره من خدمات وبيانات لم تكن متوفرة في الماضي.
أما من الناحية النوعية فيتلخص الأمر في أتساع فرصة الحصول على الخدمات الطلابية من خلال الانترنت، وبالتالي فإمكانية الاستفادة من الخدمات الإلكترونية متاحة للجميع في جميع أرجاء العالم وليس على المستوى الوطني فقط، إلى جانب توفير الوقت والجهد والمال الذي يبذل وينفق في فروع الجامعة لأجل تقديم الخدمة بشكل تقليدي في شتى أنحاء المملكة، فأصبحت خدمة تقدم من خلال مظلة واحده تتيح للمستفيدين من الجنسين التعامل مع مقرراتهم الدراسية وبياناتهم الأكاديمية واستعراض سجلاتهم الأكاديمية من خلال البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي (edugate) ، وتحقيقاً لمبدأ توفير الخدمة الالكترونية لكافة العمليات تم تنفيذ كافة إجراءات الخدمة بشكل إلكتروني يتم خلاله التواصل مع الطلاب عبر البريد الالكتروني و عبر رسائل الجوال sms عند الحاجة أو عند حدوث أي جديد في إجراءات الخدمة المقدمة له، كما تتيح الخدمة للطالب الدخول على حسابه عن طريق الانترنت قبل بدء الدراسة للتعرف على وضعه الأكاديمي وخطته الدراسية والمقررات التي يمكن أن يسجلها بالمستوى الأول، كما يتاح له وهو في مقر إقامته فرص تسجيل المقررات وتعديل أوقاتها بما يتناسب مع ظروفه.
أما المستفيدون من الخدمة فيمثلون شريحة واسعة جداً من شرائح المجتمع ذكوراً وإناثاً على حد سواء، وهم كافة الطلاب والطالبات المسجلين بالجامعة وأيضا أعضاء هيئة التدريس .

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
تم اقتراح الحل في جامعة الملك سعود بشكل عام وعمادة القبول والتسجيل بشكل خاص كما يتم في أي قطاع يطبق مبدأ العمل المؤسسي، وبالتالي فالمبادرات فيها تمثل ولادتها (كفكرة) هاجساً لدى جميع من هم داخل المؤسسة وخارجها ممن سبق وأن شارك في العمل داخلها، ولذا فأن البوابة الأكاديمية بالجامعة مرت بمراحل تطور فرضتها الظروف والتغيرات المجتمعية أحيانا، والتطورات التقنية أحيانا أخرى، فمن موقع لا يتاح فيه إلا فقط استعراض نتائج وجداول الطلاب والطالبات وعبر تحديث البيانات بشكل يدوي إلى بوابة الإلكترونية تضم بداخلها العديد من الخدمات الفورية وتتضمن بيانات آنية لدرجات الطالب وجدوله ووضعه الأكاديمي بشكل عام.
وقام بتنفيذ هذه المبادرة نخبة من الخبراء من مسئولي الجامعة حيث قاموا بالإشراف على المبادرة الأكاديمية ابتداء من وضع الخطط الإستراتيجية، وخطط العمل، وآليات التنفيذ، وخطط المتابعة والتشغيل والتدريب والتقييم , والتأكد من مطابقة المواصفات الموضوعة.
ويقوم بالمشاركة في المبادرة مجموعة من المختصين في قواعد البيانات ، وأمن المعلومات ، ومتخصصين في تقنية المعلومات ، وأيضا متخصصين في النظم الأكاديمية

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
تمثل خدمات البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي (edugate) خياراً استراتيجياً يُسعى من خلاله إلى تحقيق أهداف جامعة الملك سعود فالبوابة الأكاديمية تعد المرآة لتطور الجامعة وتقدمها . ومن خلال خدمات البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي (edugate) تم التخلص من الازدحام الطلابي بداية ونهاية كل فصل دراسي للاستعلام وتنفيذ بعض الخدمات وهذا له دور كبير في التوفير المادي بالنسبة لطباعة الجداول الدراسية وأيضا طباعة النتائج الورقية، ومن الخدمات الإلكترونية المقدمة للطلاب والطالبات مايلي :
إضافة مواد ، حذف مادة ، نتائج المواد ، الحركات الأكاديمية ، تغيير التخصص ، تفاصيل الخطة الدراسية ، المواد المجتازة ، المكافآت ، تغيير شعبة ، الاسكان الجامعي ، الإعتذار عن الدراسة , طلب تعديل الاسم باللغة الانجليزية ، تقييم أعضاء هيئة التدريس ، السلف والإعانات ... الخ .
ومن جهة أخرى فهناك أيضا خدمات مقدمة لأعضاء هيئة التدريس ومنها :
الإرشاد الأكاديمي ، معلومات المحاضر ، جدول المحاضر ، إدخال العلامات و تدقيق العلامات ، إدخال الغياب ، نتائج التقييم ، قوائم الطلاب.
وتم تحديد هذه الاستراتيجيات من واقع التجارب الماضية وتم الاستفادة من مجموعة من الخبراء المتخصصين لتقديم الاستشارات والدراسات الإستراتيجية وتطبيق أساليب الجودة ووضع الخطط الإشرافية والرقابية في مجال الأنظمة الأكاديمية.
وقام بتنفيذها كل من سعادة الدكتور وكيل الجامعة وعمداء القبول والتسجيل ومستشاري العمادة ونخبة من الخبراء الأكاديميين والمهندسين التقنين

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
بدأت عمادة القبول والتسجيل كغيرها من الإدارات الأخرى باستخدام الأسلوب التقليدي السائد في القبول والتسجيل معتمدة على القلم والورق والجداول البسيطة في تدوين ومعالجة القبول والتسجيل, ثم تطور الوضع باقتناء الحاسب الآلي في إدخال البيانات ومعالجتها باستخدام البطاقات المثقبة والتي وفرت الوقت والجهد في تلك الفترة.
وفي نقلة نوعية دخل الحاسب الآلي المتقدم في حينه باستخدام نظام IMS Integrated Management System , والذي سرع من عمليات إدخال البيانات ومعالجتها بطريقة النهايات الطرفية المرتبطة بالحاسب المركزي , ملغيا استخدام البطاقات المثقبة التي كانت تستغرق وقتاً في عملياتها المختلفة.
في عام 1985 طبقت العمادة نظام متطور جداً ساهم بشكل مباشر في تطوير القبول والتسجيل مستخدماً أحدث التقنيات الحديثة والأنظمة المتفوقة
IDMS (integrated data management system) , وكان الأمثل والأكمل في الشرق الأوسط بل على المستوى العالمي في حينه.
وفي عام 1413هـ طُور النظام ليقوم بتسجيل الطلاب بنظام المستويات آلياً.
وفي عام 1418هـ تم إطلاق خدمة الموقع الإلكتروني الخاص بعمادة شؤون القبول والتسجيل وكانت الخدمات محصورة في عرض الجدول الدراسي وعرض النتائج وكانت تتم عملية التحديث لهذه البيانات بشكل يدوي مما يتسبب في تأخر عرض النتائج وأيضا التأخير في عرض الشعب الدراسية التي تم التعديل عليها أو حذفها وعادة ما تكون التحديثات في بداية الفصل ونهايته (الفترة التي تظهر فيها النتائج ).
وفي عام 1428هـ بدء العمل في تطبيق النظام الأكاديمي الجديد ضمن مخططات ومسارات محددة ففي البداية تم العمل على نقل البيانات من النظام الأكاديمي القديم إلى النظام الأكاديمي الجديد ، ويشمل ذلك التالي :
1. وضع خطط مدروسة لعملية نقل البيانات التاريخية والحالية من النظام الأكاديمي القديم إلى النظام الأكاديمي الجديد.
2. وضع الخطط الكفيلة لصحة نقل البيانات وتطابق مواصفات الحقول مع هيكلية النظام الجديد.
3. الإشراف على تحليل البيانات وتصميم النماذج اللازمة.
4. الإشراف على تنفيذ عمليات نقل البيانات من النظام القديم إلى الجديد .
5. الإشراف على خطة تدقيق البيانات ومراجعتها.
6. الإشراف على خطة المراجعة النهائية والتأكد من عدم وجود أخطاء في عملية النقل.
7. الإشراف على دقة وصحة وظائف النظام الرئيسية والفرعية.
بعدها أصبحت البوابة متاحة للطلاب والطالبات وأعضاء هيئة التدريس وبتحديث آلي وفوري لجميع متغيرات النظام ( النتائج الفصلية ، التسجيل ، الوضع الأكاديمي ، السجل الأكاديمي ، إجراءات الحذف والإضافة ، استعراض المكافآت الشهرية ، رصد الدرجات... الخ ) وبدعم كامل للغتين العربية والانجليزية

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
مرت المبادرة بالعديد من الصعوبات والعراقيل , منذ البحث عن نظام أكاديمي متطور من بين الخيارات الكثيرة بديلا للنظام القائم ، إضافة إلى الأعمال والمهام المتعلقة بالطلاب منذ قبولهم وتسجيل مقرراتهم واستخراج المتوقع تخرجهم وحساب المعدلات الفصلية والتراكمية التي تتم في أوقات حرجة لا تقبل التأخير مما يعني أن الإنتقال الى نظام جديد يجب أن يكون التحول سريع. وبحمد الله استطعنا أن نحدد مشكلاتنا وأن نتعامل معها بشكل لا يخل بالخطة الزمنية لتقديم الخدمة، ومن أبرز الصعوبات ما يأتي:
1. نقل البيانات من النظام القديم إلى النظام الجديد .
2. الصعوبات الفنية التي يواجهها المستفيدون من الخدمة، وقد تم التعامل معها بتقديم الدعم الفني لهم من خلال فتح قنوات للتواصل معهم عن طريق البريد الالكتروني ، أو تعبئة نماذج إعادة كلمة المرور وتسليمها للقسم المختص بعمادة شؤون القبول والتسجيل .
3. بطء تنفيذ العمليات سابقاً وتعطل الموقع بشكل متكرر، لذا تم تجديد البينة التحتية بالكامل وتأمين مجموعة خوادم لتأمين أفضل خدمة .
4. الصعوبات الثقافية وتكمن في عدم وعي البعض بآلية الاستفادة والتعامل مع خدمات البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي.
5. توليف هيكلية البيانات النظام القديم في النظام الجديد

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
توفر الموارد الداعمة سبب رئيس في تنفيذ المبادرة، وفيما يلي وصف للموارد وكيفية تعبئتها:
1.الموارد المالية: تم تخصيصها من الميزانية العامة لجامعة الملك سعود لتطوير النظام الأكاديمي .
2.الموارد التقنية: وتقدم من خلال الشراكة مع القطاع الخاص، حيث تتولى الشركة الفنية لتوطين التقنية بناء على عقد مع جامعة الملك سعود تأمين كافة المتطلبات التقنية المادية والبرمجية لتقديم الخدمة.
3.الموارد البشرية: ويمكن تقسيمها إلى قسمين:
الأول: الدعم البشري الاستشاري والإداري وتوفره جامعة الملك سعود بما تملكه من كوادر مؤهلة وخبيرة قادرة على إدارة الخدمة بالشكل الذي يحقق أهدافها.
الثاني: الدعم البشري التقني وتوفره الشركة الفنية لتوطين التقنية ، وتشكل الموارد البشرية بقسميها بين الجامعة والشركة الحاضنة لبيانات تقديم الخدمة نوعا من التكامل وتبادل الخبرة يذلل كافة الصعوبات والعقبات التي يواجهها تقديم الخدمة

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
النجاح الذي تحقق في تطبيق الخدمة في نسختها الحالية يمثل دعوة مفتوحة لجميع الجامعات إلى استدامة المبادرة ونشرها، وتدل جميع المؤشرات الى أنه من الممكن استدامة المبادرة ونشرها على نطاق واسع.
ولم يشكل المستوى المالي أي عبء لاستدامة المبادرة نظراً لاعتمادها على موارد مالية ثابتة تخصص في ميزانية الدولة تضمن استدامتها.
وعلى المستوى الاقتصادي ليس هناك ما يدعو للقلق من عدم استدامتها كون الهدف من تقديم الخدمة ليس استثمارياً مما يعنى أن العائد الاقتصادي لتقديم هذه الخدمة يصب في مصلحة المستفيدين من الخدمة.
أما المستوى الاجتماعي والثقافي فيدعو للتفاؤل باستدامة المبادرة، حيث تشير درجة الوعي والدعم الاجتماعي والثقافي للمبادرة إلى تفاعل ملموس اجتماعياً وثقافياً، كونها تمس حقاً مهماً من حقوق المجتمع الطلابي (الحق في تلقي الخدمة) .
وعلى المستوى البيئي فأن توفر البيانات على البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي في أي وقت وأي مكان ساهم في تقليل الحاجة إلى الطباعة الورقية لمخرجات النظام والاكتفاء بالنسخة الإلكترونية وهذا أسهم أيضا في تخفيف التلوث البيئي نظرا لوصول الخدمة للطالب في مقره .
وعلى المستوى المؤسسي يمكن القول أن هذا المستوى يعد من أبرز سمات هذه المبادرة، فالإشراف والإدارة فيها يرتكز على العمل المؤسسي وتعد جامعة الملك سعود الجهة المسئولة بشكل مباشر عن المبادرة. وساعدت الخدمة على زيادة الشفافية وسرعة الوصول الى المعلومة وتكافؤ الفرص للطلاب وأعضاء هيئة التدريس في الحصول على الخدمة إلى تأصيل العمل الخدمة كعمل مؤسسي رائد

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
خرجت المبادرة بالعديد من الدروس، ومن أبرزها:

تحويل مبدأ تكافؤ الفرص وتحقيق العدل والمساواة للجنسين إلى واقع

مد فرصة الحصول على الخدمات الإلكترونية إلى كافة الطلاب في مواقعهم داخل المملكة خارجها

التفاعل المجتمعي مع المبادرة

قدرة أفراد المجتمع في التعامل مع التقنية واستخدام الانترنت

انتشار خدمة الانترنت في كافة أنحاء المملكة

توفر الدعم الرسمي للمبادرة على المستوى المالي والتقني

توفر الكوادر البشرية القادرة على تقديم الحلول للمشكلات التي يواجهها المجتمع

تسهيل الإجراءات وسرعة ودقة التنفيذ

خدمة وتنفيذ الإجراءات لعدد كبير من الطلاب وأعضاء هيئة التدريس في نفس الوقت

تخفيف العبء على الطلاب وأعضاء هيئة التدريس وتسهيل الإجراءات

تخفيف التلوث البيئي

تخفيف الأعباء المالية والإدارية والفنية

Contact Information

Institution Name:   King Saud University
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   Dr. Mohammed Bin Numay
Title:   Porject Manager - SIS system  
Telephone/ Fax:   96614678281
Institution's / Project's Website:   96614674194
E-mail:   alnumay@hotmail.com  
Address:   Deanship of Admissoins and Registration
Postal Code:   5733
City:   Riyadh
State/Province:   Riyadh
Country:   Saudi Arabia

          Go Back
Print friendly Page