United Nations Public Service Awards Case Studies

Les principaux problèmes que le projet de la liasse transport a concouru à résoudre sont la complexité et la lenteur des procédures d’import et d’export des marchandises par voie maritime : une pléthore de documents souvent non normalisés et une redondance des opérations, un long séjour de la marchandise au port lors de l’import en particulier, la congestion du port de Radès en particulier pendant les périodes de pic d’exploitation, l’absence de communication et d’intégration entre les systèmes des différents intervenants : administration, entreprises publiques et opérateurs économiques.

What is the initiative about? (the solution)
Les principaux objectifs atteints sont la simplification des procédures et la normalisation des documents et des messages électroniques échangés, la mise à niveau et l’intégration des différents systèmes d’information des intervenants publics et privés, la mise en œuvre des échanges électroniques et la dématérialisation des procédures, la compression des délais de réalisation des formalités à travers l’anticipation des formalités avant l’arrivée effective des navires et de la marchandise. L’impact quantitatif direct principal est d’écourter le temps de transit des marchandises par le port pour le ramener à trois jours au maximum, et l’impact qualitatif se mesure à travers l’harmonisation et l’intégration des systèmes, la fluidité des opérations, la transparence des opérations et l’amélioration de la qualité du service rendu aux chargeurs et à la marchandise. Tout cela aura comme incidence directe une meilleure organisation et gestion des espaces et de l’infrastructure portuaires et l’optimisation des investissements en conséquence. De même que la minimisation du coût de transit de la marchandise par le port ce qui a pour conséquence une meilleure compétitivité du produit final. Les bénéficiaires de ce projet sont aussi bien l’administration que les opérateurs économiques (consignataires de navires, transitaires et chargeurs en général) pour la fluidité qu’il confère au traitement du transit de la marchandise par le port et la compression des coûts de ces opérations.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Le projet a été réalisé sur instruction du gouvernement dans le cadre de la continuité du projet de la liasse unique des opérations de commerce extérieur qui a été initié par le conseil supérieur de l’export et en particulier le projet de développement des exportations. Le projet a été mené sous l’égide du Ministère du transport qui a délégué à l’office de la marine marchande et des ports (OMMP), autorité maritime et portuaire tunisienne, la conduite du projet. A cet effet, l’OMMP a mis en place un groupe travail « Groupe Transport et Logistique » composé comme suit : - L’OMMP : Président - Le Ministère du Transport - La Douane - La société tunisienne d’acconage et de manutention (STAM) - La compagnie tunisienne de navigation (CTN) : l’armateur national - La société Tunisie Trade Net (TTN) : gestionnaire du centre serveur d’échange de données informatisé pour le secteur public, et - La chambre syndicale des consignataires de navire - La chambre syndicale des transitaires - Le conseil national des chargeurs pour le secteur privé

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Les principaux objectifs du projet sont la compression du temps de transit des marchandises par les ports à l’import en les ramenant à 7 jours dans un premier temps ensuite à 3 jours au maximum dans un deuxième temps, l’intégration des différents intervenants publics et privés autour d’une plateforme fédératrice d’échange de données informatisé, la dématérialisation des procédures par le biais de la suppression des échanges papier et l’instauration d’échanges informatisés électroniquement signés et fiables de même que l’anticipation des formalités avant l’arrivée effective de la marchandise. Avec comme objectif ultime Zéro papier Zéro déplacement. La stratégie adoptée a été bâtie autour d’une démarche participative entre l’administration et les différents opérateurs économiques publics et privés avec une vision stratégique visant l’adoption des nouvelles technologies de l’information et des communications comme outils d’intégration et de facilitation. Aussi bien la stratégie que les objectifs ont été établis par le gouvernement sur la base d’études préalables et de diagnostic des problèmes rencontrés par les professionnels sur le terrain.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Le groupe « Transport et logistique » chargé de la conception et la mise en œuvre de la liasse transport a travaillé autour de cinq commissions : - Commission technique : qui a comme missions la simplification des procédures, la normalisation des documents, la conception du système et l’implémentation et la mise en œuvre des échanges électroniques (EDI) - Commission juridique : qui pour missions l’actualisation du cadre réglementaire et la rédaction des nouveaux textes et lois nécessaires à la mise en œuvre du système - Commission de coordination avec le système d’information douanier (SINDA) - Commission d’élaboration du guide du chargeur - Commission de veille technologique Les principales étapes du projet sont : - Etude critique de l’existant et bilans des défaillances et des recommandations : janvier – octobre 2002 - Validation par tous les concernés : novembre 2002 – janvier 2003 - Réalisation du cahier des charges global du système cible : février 2003 – septembre 2003 - Validation par tous les concernés : octobre 2003 – décembre 2003 - Simplification des procédures et élaboration du cahier des charges détaillé du système : janvier 2004 – juin 2006 - Validation par tous les concernés : juillet - novembre 2006 - Conception et développement du système sur la plateforme du centre serveur de Tunisie Trade Net, développement et mise à niveau des systèmes d’information de la Douane, de l’OMMP, de la CTN et de la STAM : décembre 2006 – octobre 2007 - Phase pilote : mise œuvre, tests, adaptation et mise en exploitation du système pour les intervenants publics (OMMP, DOUANE, STAM et CTN) : novembre 2007 – juin 2008 - Développement d’application spécifique par TTN pour les consignataires de navire privés : novembre 2007 mai 2008 - Démarrage des tests de déploiement pour les opérateurs privés : juillet – décembre 2008 - Déploiement pilote en exploitation réelle pour tous les opérateurs privés sur le port de Radès qui assure plus de 90% du trafic des conteneurs janvier – juin 2009 - Déploiement et généralisation à tous les ports de commerce tunisiens et tous les opérateurs publics et privés : La Goulette, Bizerte, Sousse, Sfax, Gabès et Zarzis : juillet – novembre 2009

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Les principaux obstacles rencontrés sont : - La complexité des procédures - La multiplicité des intervenants - La pléthore de documents utilisés pour l’accomplissement des formalités - La résistance au changement - Une technologie relativement nouvelle - La complexité technique de la solution - L’absence de mémoire dans ce type de projet de prestations électroniques totalement dématérialisées - Un haut degré d’intégration - La nécessité que tous les intervenants avancent à la même vitesse, chose qui n’est pas évidente - La complexité de la mise en œuvre des tests réels et leur incidence sur le fonctionnement en exploitation réelle du système

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Les ressources utilisées sont toutes des ressources propres aux différents acteurs, aussi bien les ressources humaines, techniques que les ressources financières. Les ressources humaines affectées au projet sont : - Office de la marine marchande et des ports (OMMP) : 3 personnes - La douane : 3 personnes - Société Tunisienne d’acconage et de manutention (STAM) : 2 personnes - Compagnie Tunisienne de navigation (CTN) : 2 personnes - La société Tunisie Trade Net (TTN) : autour de sept personnes Le coût de développement de la solution par les services de TTN au profit de l’OMMP, la STAM et la CTN est de l’ordre de 240 mille dinars Pour les consignataires de navire opérant en mode EDI le coût du logiciel est de l’ordre de trois mille dinars. Pour les ressources techniques, la solution est opérationnelle pour chacun des acteurs sur sa propre plateforme ensuite toutes ces plateformes sont interconnectées à travers le centre serveur de TTN suivant un modèle de WorkFlow. Les coûts d’exploitation sont les coûts d’abonnement chez TTN en plus des coûts télécom et les coûts de maintenance des logiciels livrés et installés par les services de TTN chez tous les intervenants.

Is the initiative sustainable and transferable?
Cette initiative est un système totalement durable puisqu’il a été instauré en lieu et place du système manuel précédemment utilisé. Ses coûts ont été étudiés de telle sorte qu’ils répondent à l’adéquation coût / service rendu puisque la dématérialisation des procédures a aboli une grande partie des échanges de papiers de même que les déplacements qui a terme seront supprimés (Zéro papier Zéro déplacement). Ce système est en phase d’étude pour son usage dans d’autres secteurs publics à l’instar de l’échange de données et la dématérialisation des procédures dans ce domaine. De même que sur le plan international où moyennant quelques adaptations aux exigences locales il est totalement et immédiatement opérationnel.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Les enseignements sont de plusieurs natures, des enseignements managériaux, techniques, humains et sociaux. La grande sollicitude des plus hautes instances du pays a beaucoup aidé pour venir à bout des difficultés de coordination, d’harmonisation et d’intégration du système et a donné l’occasion à l’équipe de management une possibilité de travail et d’apprentissage sur un système d’une aussi grande dimension de par la multitude des opérations et aussi des intervenants. L’absence d’expériences similaires en matière de système électronique d’échange de données et de dématérialisation des procédures nous a été un handicap puisque sur ce plan on découvrait les difficultés d’intégration et de réaction des usagers au système au fur et à mesure de l’avancement du projet et a été par ailleurs l’une des meilleures leçons apprises.


Institution Name:		OFFICE DE LA MARINE MARCHANDE ET DES PORTS
Institution Type:		Public Organization
Contact Person:		ADEL MHAMDI
Title:		DIRECTEUR – CHEF DE PROJET LIASSE TRANSPORT
Telephone/ Fax:		+216 71735300
Institution's / Project's Website:		+216 71735812
E-mail:		ommp@ommp.nat.tn
Address:		OFFICE DE LA MARINE MARCHANDE ET DES PORTS
Postal Code:		2060
City:		TUNIS
State/Province:
Country:		Tunisia

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information