United Nations Public Service Awards Case Studies

Bajos niveles de credibilidad por parte de la Ciudadanía en las diferentes propuestas de gobierno, lo que generaba poca participación comunitaria y ciudadana en el planteamiento de políticas sociales económicas, culturales, recreativas y deportivas.
Los miembros de las Juntas de Acción Comunal, los Ediles y Veedores del municipio, generalmente eran las mismas personas y sus periodos de varios años, no se evidenciaba participación de jóvenes. Por tanto no había renovación. Los adultos que son los que siempre están vinculados a estos procesos, presentaban mínimos niveles de capacitación y formación en temas de administración de lo público.
No, había vinculación de las comunidades del municipio de Duitama, en los diferentes procesos de participación ciudadana y comunitaria, no se tenía en cuenta para la toma de decisiones en las diferentes problemáticas de los sectores sociales de la ciudad.
No se encontró en la administración municipal un enlace, que permitiera desarrollar estrategias para el fortalecimiento de la participación y el desarrollo comunitario.
Todos los grupos poblacionales del municipio se encontraban afectados por esta problemática, ya que no encontraban la forma de acercarse a la administración, expresar sus necesidades y apoyar en los procesos de control y seguimiento de las políticas públicas de la administración de turno.

What is the initiative about? (the solution)
Se conformó el Consejo Municipal de la Juventudes en el año 2008, sustentado en un Decreto Municipal Nº307 del 27 de junio de 2008 “Por el cual se reglamenta y organiza la elección del funcionamiento del Consejo Municipal de Juventud del Municipio de Duitama” y a través de un proceso democrático, con el apoyo de las Instituciones Educativas de carácter público y privado en el municipio, para que esto tuviera más respaldo y fuerza ciudadana se conformo la Veeduría Ciudadana para ejercer el control a la gestión realizada por los Consejeros de la Juventud en el año 2009. Se logro incrementar la participación de la comunidad a través del fortalecimiento de los procesos de capacitación dirigidos a las Juntas de Acción Comunal, Juntas Administradoras Locales y a los Ediles, especialmente en temas de Control Fiscal Participativo, Mecanismos de Participación Comunitaria, Control Social a la gestión Pública, Conciliación y Resolución Amigable a Conflictos, Formulación de Proyectos. Con el propósito de mejorar las relaciones y los niveles de confianza de la comunidad en los procesos de formulación de políticas públicas, se hizo necesario delegar una persona de la Administración como enlace con las comunidades y el gobierno municipal, adicionalmente se apoyo en la formulación y ejecución de proyectos con alianza Comunidad y Alcaldía en los temas de: Asesorías Comunales, Asistencia de Seguimiento en Reuniones de Asamblea General, Capacitación en la elaboración de proyectos comunitarios, Creación y conformación de Frentes Locales de Seguridad y Escuelas de Seguridad Ciudadana, Creación y puesta en funcionamiento de alarmas comunitarias. Se logro la constitución de ocho veedurías locales: Veeduría para la Recuperación del Espacio Público, Veeduría para la Construcción del nuevo terminal de transportes para pasajeros, Veeduría para el reparcheo de vías urbanas, veeduría huellas sanas, Veeduría para ejercer obras en la ciudadela Guadalupe, Veeduría para vigilar obras generales en Duitama “TRABAJEMOS POR DUITAMA”, Veeduría en Discapacidad, Veeduría para la reforestación y diferentes hidrocuencas . Se implementaron los procedimientos para quejas, reclamos y sugerencias, a través de buzones ubicados estratégicamente en las dependencias de la administración municipal. Con la aplicación de encuestas de satisfacción de usuario externo/cliente, se han tenido en cuenta procesos de atención y tramites. Manejo transparente de la administración, rendición de cuentas con participación de la comunidad, durante los tres años de gobierno 2008, 2009 y 2010, con la implementación de herramientas de evaluación y seguimiento de programas y proyectos de la administración. Se obtuvieron los presupuestos participativos del año 2008, 2009 y 2010, con la asistencia de los miembros de juntas de acción comunal, ediles, de igual manera por iniciativa del señor Alcalde se presento ante el Concejo Municipal el proyecto de “POR MEDIO DEL CUAL SE REGLAMENTA LA PARTICIPACION CIUDADANA EN EL TRAMITE PARA LA FORMULACION DEL PLAN DE DESARROLLO Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO”. Se adopto mediante Resolución 708 de 2008 el Código de Ética en la Administración Central, luego de un proceso participativo y de concertación con todos los empleados. Junto con el Código del Buen Gobierno (Resolución No. 709 del 03 Octubre de 2008) y las políticas de desarrollo de Talento Humano.

Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
Mediante el trabajo de formulación del Plan de Desarrollo con el Equipo de Gobierno del Señor Alcalde se revisaron las principales problemáticas de la baja participación de la Ciudadanía y las necesidades prioritarias de la comunidad. Por lo tanto con el liderazgo del Alcalde Francklyn Alfredo Rincón Galvis y el acompañamiento del los Secretarios y Asesores de Despacho, Directores y Gerentes de Entes descentralizados, se propone en un artículo del Plan de Desarrollo “Duitama, Ciudad digna para todos” iniciativas para consolidar la participación comunitaria como cultura de vinculación de la sociedad civil, para el apoyo en la toma de decisiones y participación en la planificación local. Las personas encargadas de la implementación son el Secretario de Gobierno y la Asesora de la Oficina de Planeación Municipal. A la fecha han participado especialmente las Juntas de Acción Comunal, Juntas Administradoras Locales, Ediles, Consejeros de la Juventud, y representantes de la comunidad ante el Consejo Territorial de Planeación y el Consejo Consultivo de Ordenamiento Territorial.

Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
a. What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
• Creación de espacios y oportunidades para facilitar los procesos de control social y veedurías ciudadanas. • Promoción de jornadas de información para que los ciudadanos y ciudadanas participaran en las toma de decisiones públicas que afectan el desarrollo local. • Fortalecimiento a las organizaciones comunitarias y apoyo a las jornadas de participación democrática. • Fortalecimiento a los canales de comunicación con la comunidad, especialmente el manejo de medios de comunicación escritos, implementación de buzones de sugerencias, quejas y reclamos en la Alcaldía Municipal y presentación de informes de gestión en audiencias públicas. • Realizando jornadas de capacitación y formación en lo público a las Juntas e Acción Comunal, Juntas Administradoras Locales, Ediles y Veedores Ciudadanos, de tal forma que ha permitido garantizar a la sociedad una adecuada gestión de los recursos y efectivos control social. • Desarrollando herramientas para la participación ciudadana, en los procesos de tomas de decisión. • Sensibilizar a los Jóvenes en los procesos democráticos y de interés general de la comunidad Duitamense, con el fin de consolidar una instancia de participación juvenil, que apoye y direccione al municipio en la ejecución de programas y proyectos del Consejo de la Juventud. • Promover y apoyar la organización y legalización de veedurías ciudadanas, para garantizar a la población un verdadero y efectivo control social. • Contar en el municipio con grupos comunitarios, preparados para ejercer procesos de planificación del territorio, control social y formación ciudadana. • Estimular la participación de los grupos comunales, institucionalizando el día de la Acción Comunal. • Contar con programas a largo plazo y con la continuidad gubernamental en Formación Ciudadana, Transparencia y Control Social. • Las estrategias se desarrollaron en conjunto con el Alcalde Francklyn Alfredo Rincón G y el Equipo de Gobierno (Secretarios, Gerentes, Asesores y Directores), la implementación a cargo de la Dirección de la Secretaria de Gobierno y la Comunidad.

b. What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
1. Consolidación del Plan de Desarrollo Municipal. Este proceso nace con un programa de gobierno propuesto a la ciudadanía, donde se incluyeron temas de gran importancia y relevancia para el desarrollo local. Con este documento base el Alcalde al inicio del mandato, ratifica a través del diagnostico sectorial las problemáticas y las soluciones propuestas, y en un trabajo mancomunado con el equipo de gobierno, funcionarios públicos y aval de la comunidad, consolida y presenta ante el Concejo Municipal el Plan de Desarrollo, con los estrategias, programas y proyectos que se ejecutaran en los cuatro años de mandato. Este proceso dura ocho meses. 2. Formación y Capacitación Ciudadana De acuerdo con el diagnostico y los requerimientos de la comunidad. Se realizo una encuesta a miembros de las organizaciones, para conocer sus necesidades en cuanto a capacitación y aspectos organizativos de los grupos comunales, se tabulo y clasifico esta información.. Se organizaron grupos de formación y jornadas de capacitación en diferentes escenarios del municipio. Esta etapa es continua, no se deja del proceso de formación y actualización. Se inicio desde el año 2008. 3. Fomento y promoción de la participación activa de la Comunidad A través de acciones comunicativas y de divulgación se ha motivado a las comunidades a participar en los diferentes procesos de interés común. Como la elaboración de los presupuestos participativos anuales, rendiciones de cuentas, conformación de las Veedurías Ciudadanas, consolidación del Consejo de Juventudes, Creación de los Frentes de Seguridad Ciudadana y escuelas de Seguridad Ciudadana y participación en procesos y servicios administrativos con el Buzón de Sugerencias, quejas y reclamos. Se designo una persona como enlace entre la comunidad y la administración municipal, el Secretario de Gobierno. Esta etapa sigue en implementación, se inicio a partir del año 2008.

c. What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
• Falta de representatividad de los diferentes sectores. • Incredulidad y escepticismo en las propuestas de la administración. • Falta de conocimientos básico en aspectos de la administración pública. • No existía contacto directo de la administración con las organizaciones comunales. • Intereses partidistas individuales y sin interés en el bienestar común. 1- Organizando la “casa”, haciendo los correctivos necesarios en la estructura organización de la Alcaldía y estableciendo las competencias necesarias en todas las direcciones, y para este caso en los aspectos de participación. 2- Evaluando y revisando los procesos organizacionales por cada sector del municipio, para apoyar en el fortalecimiento y brindar asistencia organizativa. 3- Vincular la comunidad desde el inicio del proceso de consolidación del plan de desarrollo, a través de herramientas de priorización. 4- Espacios de atención a la comunidad dentro y fuera de la administración municipal, 5- Presentar resultados y gestiones de cara a la comunidad a través de Audiencias Públicas de rendición de cuentas, espacios importantes, donde se iniciaron procesos de confianza entre gobernantes y gobernados.

d. What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Recursos Financiero, estos recursos corresponde a los asignados en la matriz plurianual inversión municipal para la participación y el fortalecimiento comunitario, para los cuatro años (2008, 2009, 2010, 2011) corresponden a la suma de $131.000.000 Recursos Humanos y Técnicos, para la formación de la comunidad de busco el apoyo de profesional idóneo en los temas solicitados con la comunidad, para un costo $27.800.000 y la asistencia permanente de la Secretaria de Gobierno y funcionarios.

Is the initiative sustainable and transferable?
Consideramos que es sustentable ya que permanentemente se han realizado procesos de formación, capacitación e información a la comunidad, con el fin de fortalecer y desarrollar aprendizajes en los aspectos participativos y en lo público, de forma que pueden empoderarse, en los diferentes procesos administrativos. La comunidad en el proceso de sensibilización ha reconocido que es gestora de su propio desarrollo, no depende únicamente de la iniciativas de gobierno, sino de cómo transmiten sus necesidades colectivas y como organizadamente participan en las diferentes instancias. Es sustentable a través de una garantía legal y normativa, como la Constitución Nacional, Decretos, Ordenanzas y Acuerdos Municipales, que sustentan los diferentes estamentos de participación en lo local y sus reglamentaciones. Financieramente se sostiene con los recursos asignados por transferencias de la Nación de Propósito General, del apoyo departamental y de recursos propios del Municipio Si es transferible, la participación comunitaria fortalecida y dirigida, permite mejorar las iniciativas y propuestas locales, el manejo eficaz, eficiente y tranparente de los recursos, y las comunidades aprenden a demandar de manera concertada, focalizada y priorizada acciones de gobierno. En estados democráticos y sociales de derecho, la comunidad es el principal actor y mayor participe en la construcción de las políticas públicas, el apoyo y motivación, el fortalecimiento en la información, organización, capacitación y formación, apoyan a la consolidación de gobiernos menos corruptos con iniciativas claras y transparentes para sus habitantes, y gobiernos con un efectiva administración por resultados.

What are the impact of your initiative and the lessons learned?
Es importante trabajar con las comunidades, la construcción del bienestar general parte de iniciativas populares que manifiestan claramente su problemática, y que mejorando los niveles de conocimiento plasmas soluciones oportunas y focalizadas. El éxito de una buena administración nace desde la concepción de una propuesta concertada con la comunidad, en el marco del poder ser y los resultados que se quieren obtener. Se ha contado con un equipo de trabajo comprometido y que cree, en las políticas del actual gobierno. Acercamiento de la Administración Municipal encabeza del señor Alcalde a las Comunidades. Es necesario e importante rendir cuentas a la ciudadanía y mostrar la gestión en los proyectos de gran impacto como educación, salud, medio ambiente, agua potable y saneamiento básico, comunicaciones y transporte, empleo y vivienda. Estrategias de información utilizando todos los medios de comunicación al alcance.


Institution Name:		ALCALDIA MUNICIPAL DE DUITAMA
Institution Type:		Government Agency
Contact Person:		SONIA MARITZA NEIRA DIAZ
Title:		ASESOR DE PLANEACION Y SISTEMAS
Telephone/ Fax:		(8) 7626230
Institution's / Project's Website:		(8) 7626239
E-mail:		asesoriadeplaneacion@duitama-boyaca.gov.co
Address:		Calle 15 Carrera 15 "Plaza de los Libertadores
Postal Code:
City:		DUITAMA
State/Province:		BOYACA
Country:		Colombia

The Problem

Solution and Key Benefits

Actors and Stakeholders

(a) Strategies

(b) Implementation

(c) Overcoming Obstacles

(d) Use of Resources

Sustainability and Transferability

Lessons Learned

Contact Information