Antioquia en Buenas Manos
Departamento de Antioquia
Colombia

The Problem

Cumpliendo con la Constitución Nacional de Colombia en su artículo 298 y con lo establecido en la ley 617 de 2000 y su Decreto reglamentario 4515 de 2007, el Departamento Administrativo de Planeación de la Gobernación de Antioquia, tiene la competencia de evaluar e informar la situación financiera de los Municipios (específicamente el comportamiento de los ingresos corrientes de libre destinación y la utilización de los mismos en funcionamiento o inversión, velando por los porcentajes mínimos para inversión en las comunidades, que señala la ley–esto es el indicador de la ley 617 de 2000).
En este sentido, se encontró que en muchos casos la información municipal no se daba a conocer al Departamento, no mostraba la realidad o se presentaba desactualizada; dejando en evidencia las enormes dificultades de las administraciones municipales para tener información precisa y hacer control y seguimiento para la toma de decisiones. Se encontró también debilidad para el registro de las partidas presupuestales y en resumen, desconocimiento sobre el cómo realizar la efectiva administración fiscal y financiera y el como debía reportarse. Por lo tanto, información no confiable e imprecisa impedían conocer y evaluar la situación del municipio para diseñar estrategias de mejoramiento. Adicionalmente, las evaluaciones realizadas en este contexto, eran tomadas por los mandatarios locales, más como una acción policiva, de sanción pública, que desestimulaba y generaba resistencia y rechazo.
Por otro lado, el Departamento Administrativo de Planeación, tenía también la misión de brindarle apoyo y asistencia en el fortalecimiento fiscal y financiero a las administraciones municipales, buscando el fortalecimiento institucional local. Pero allí, los esfuerzos eran tímidos y dispersos, pues otras entidades como la Secretaría de Participación Ciudadana del Departamento y el Instituto para el Desarrollo de Antioquia–IDEA, también hacían esfuerzos aislados en este tema, a veces contradictorios entre sí, o desacertados, pues partían del desconocimiento de la situación real del Municipio; impidiendo entonces lograr resultados contundentes.
En el 2008, se encontró que 19 de los 125 Municipios del Departamento incumplían reiterativamente con el indicador de ley 617 de 2000 (es decir, ni siquiera estaban invirtiendo de los recursos de libre destinación, llevándolos a un escenario de inviabilidad territorial), que los Municipios por deficiencias en el reporte de la información y debilidades en la administración de los recursos estaban quedando mal calificados y castigados en el ranking de municipios a nivel Nacional y que por lo tanto las asignaciones de presupuesto de las partidas del orden Nacional, se castigaban para ellos, haciendo que se disminuyera el presupuesto disponible para inversión.
Hacía falta entonces un mecanismo o estrategia para acompañar más de cerca a las administraciones Municipales y lograr resultados contundentes, articulando los esfuerzos de las entidades competentes, en el cual el trabajo de las administraciones Municipales y Departamental se hiciese más visible ante la comunidad. Nace entonces allí el Concurso “Antioquia en Buenas Manos”, como pretexto para lograr estos fines: estimular mayores niveles de eficiencia en la administración fiscal y financiera, la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la institucionalidad local.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Se han realizado 2 versiones del concurso en 2008 y 2009, actualmente la tercera versión evaluará resultados del 2010.
El concurso está actualmente orientado a realizar una revisión anual de la gestión municipal en dos componentes definidos como estructurales en la gestión local: Fiscal/Financiero y Administrativo/Institucional, aplicado a los 125 municipios antioqueños divididos en 3 grupos que buscan la sana competencia así:
Grupo Uno:
Municipios que incumplieron el indicador de ley 617 de 2000 durante la vigencia anterior, según la calificación emitida por Planeación Departamental y la Contraloría General de Antioquia.
Grupo Dos:
Municipios de categoría cuarta, quinta y sexta según la clasificación de ley, exceptuando los que ya pertenecen al Grupo Uno.
Grupo Tres:
Municipios de categoría especial, primera, segunda y tercera de ley, exceptuando a los que ya pertenecen al grupo Uno.
Ambos componentes presentan un peso diferencial según el grupo al que pertenece el municipio, obedeciendo al estímulo que se pretende lograr en los municipios dependiendo del grupo donde se encuentren ubicados. Es así como para los municipios del grupo 1 se busca que restablezcan su solidez fiscal y financiera, para los del grupo dos, que conserven buenas condiciones de desarrollo institucional y fiscal y para el grupo tres que presentan mayor madurez y solvencia institucional, se pretende estimular la participación ciudadana y la rendición pública de cuentas.
Premios: Consisten en recursos para cofinanciar proyectos prioritarios incluidos en los Planes de Desarrollo Municipales, los cuales se hacen efectivos a través de convenios de cofinanciación entre los Municipios ganadores y el Departamento de Antioquia, con destinación única y específica al proyecto seleccionado.

Para la vigencia 2008 y 2009 se premiaron los 3 primeros lugares del grupo 1 del concurso y los 2 primeros lugares del grupo 2 y 3.

$1.500 millones de pesos del Presupuesto Departamental fueron destinados para los 7 ganadores de la versión 2008 y $2.100mll para los 7 ganadores de la versión 2009. Con estos recursos, los Municipios ganadores han financiado proyectos como adecuaciones de la planta física de las instituciones educativas, han construido ludotecas, redes de alcantarillado, entre otros.

Los principales resultados de esta iniciativa pueden resumirse en:
• Mayor cercanía del Gobierno Departamental a los Municipios.
• Mejoramiento en el reporte de la información, lo cual favorece la calificación de los Municipios en el ranking Nacional y asegura partidas presupuestales de inversión desde el Gobierno Nacional.
• Evaluaciones efectivas que permiten el diseño de estrategias de mejoramiento en la gestión municipal.
• Disminución de los Municipios que incumplen el indicador de ley 617 de 2000. De 28 que incumplieron en el 2007 a 18 en el 2009 y con reiterado incumplimiento de 19 a 11 Municipios.
• Fortalecimiento de los espacios de participación ciudadana.
• Introducción en la cultura de la rendición de cuentas.
• Desarrollo de los mecanismos de transparencia.
• Administraciones con ejecuciones visibles.
• Mayores inversiones para las comunidades de los Municipios ganadores.
• Acciones articuladas entre las entidades del orden Departamental.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
El Departamento Administrativo de Planeación de Antioquia y La Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social, definieron dentro del Plan de Desarrollo Departamental, Antioquia para todos, ¡Manos a la Obra! dos programas orientados al fortalecimiento Institucional Local, en las Líneas de Desarrollo Político y Desarrollo Institucional.

Esta iniciativa surge como la necesidad de establecer estímulos a los gobernantes locales y de visibilizar sus logros. Dado el interés que genera en diferentes instituciones, se vincula posteriormente el Instituto para el Desarrollo de Antioquia –IDEA- como actor activo en el programa.

La iniciativa es liderada por la Directora del Departamento Administrativo de Planeación, a través de la Dirección de Finanzas y Gestión de Recursos.

Desde la Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social, el liderazgo lo ejerce el Secretario de Despacho y el equipo de la Dirección de Participación y Gestión social. Y en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia-IDEA- se viene trabajando con el liderazgo de la Subgerencia Técnica en compañía de todo su equipo.

En la premiación se han vinculado diferentes actores públicos y privados tales como: Cajas de compensación familiar (COMFAMA-COMFENALCO), empresas privadas como: PINTUNAL entre otros que han visto en la iniciativa un mecanismo de estimulo que lleva a los alcaldes a esforzarse por lograr la estabilidad fiscal y financiera del ente territorial.

El concurso al estar asociado al desempeño en el sector público ha vinculado como veedores y jurados en el proceso de calificación a la Escuela Superior de Administración Pública-ESAP, a la Contraloría General de Antioquia y a la Asamblea Departamental, ésta última como órgano colegiado veedor del proceso, todos han sido garantes de claridad y transparencia.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
El programa está orientado a incrementar los niveles de racionalización, eficiencia y efectividad administrativa, fiscal y financiera de las instituciones públicas locales del Departamento de Antioquia.
Busca lograr instituciones solidas con estructuras administrativas eficientes orientadas a fortalecer sus recursos propios, capaces de identificar niveles adecuados de suficiencia y estabilidad para financiar sus gastos razonables y austeros, dando cumplimiento a una adecuada prestación de servicios a la comunidad.
El concurso “Antioquia en Buenas Manos” es un programa de estímulo que evalúa dos componentes principales de la gestión pública local, los cuales son: El componente Administrativo y de Participación y el componente Fiscal y Financiero. Su principal objetivo es estimular el buen gobierno.
Se utiliza como estrategia un proceso de difusión y comunicación por diferentes medios para invitar a los Alcaldes a suscribir el acta de inscripción, donde se manifiesta la voluntad como alcalde de participar, ser evaluado y comparado entre un grupo de alcaldes que han decidido dar a conocer los resultados de su gestión.
Una vez finalizado el proceso de convocatoria e inscripción se realiza la jornada de sensibilización del concurso; es decir, se hace un taller para explicarle a todos los Municipios que concursarán, cada una de las variables que serán evaluadas y las evidencias o herramientas que se utilizarán para llevar a cabo la medición. En este espacio, se resuelven las dudas y posteriormente, se cuelga el documento de respaldo en la página web de la Gobernación, para que todos los participantes puedan consultarlo.
En el transcurso del año, las administraciones van trabajando para llenar y cumplir los requisito y entregar las evidencias requeridas y es allí donde mayor acompañamiento se les brinda; pues gracias al concurso, ellas se motivan a participar y a hacer mejor las cosas con base a los criterios de evaluación; favoreciendo en últimas a la propia administración local y a sus comunidades.
El fin último del concurso es lograr en el cuatrienio instituciones locales fuertes y sólidas, con unas finanzas estables y ajustadas al cumplimiento de los indicadores de ley, prestando de forma austera pero eficiente los servicios que como entidad pública les corresponde.
Este ejercicio de estímulo se complementa con el acompañamiento que el gobierno departamental realiza a través de sus diferentes dependencias a la gestión pública local.
El Departamento Administrativo de Planeación, viene asesorando y prestando asistencia técnica a los 125 Municipios del Departamento de Antioquia, con especial énfasis y cercanía en aquellos en los cuales, su relación de Gastos de Funcionamiento e Ingresos Corrientes de Libre Destinación -ICLD-, es superior al 80% (Indicador de ley 617 de 2000), con el propósito de encontrar sus problemas y causas, para lograr enfrentarlas y recobrar la solvencia financiera.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
La implementación conto con las siguientes fases:

1- Diseño: En esta fase se definió el objetivo del concurso, las estrategias de comunicación y las variables a evaluar, el peso o ponderación que se buscaba dar a cada una de las variables. Se definieron las características que permitían agrupar los municipios que contaban con características homogéneas para ser evaluados. Y de diseñaron los formatos de evaluación

2- Implementación:

Etapa Inicial: Se realiza la invitación pública para que los alcaldes manifiesten de forma explícita su intención y deseo de participar en el concurso. Se elaboraron los documentos técnicos y se socializan haciendo entrega a cada alcalde, se publican en la web de la Gobernación de Antioquia, facilitando la accesibilidad y consulta. Se realizan un proceso de aclaración en reunión plenaria con los alcaldes y su gabinete, donde se facilita la interlocución, preguntas y aclaraciones que las personas tengan con respecto al documento técnico y al reglamento del concurso. Se define un plazo con fecha, horario tal como se utiliza en una licitación pública, para recibir la documentación de evidencias que permitan ser evaluadas en los aspectos fiscales y administrativos.

Proceso de evaluación: Una vez recibida la documentación en reunión pública se levanta un acta, que deja constancia de la documentación recibida de parte de cada municipio. Posteriormente se revisan los documentos y medios magnéticos entregados y se define las evidencias faltantes de cada ente territorial participante y se encuentran las variables que deben ser calificadas y que cumplen con todos los requisitos para ser evaluadas, se procede a la evaluación. El Departamento Administrativo de Planeación realiza con su equipo técnico la calificación del componente fiscal y financiero y La Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social hace la evaluación del componente social y Administrativo. Cada una trabaja de forma independiente, y no conoce los resultados del otro componente hasta la reunión final, donde se hace la sumatoria de los resultados y se obtiene la calificación definitiva de cada entidad territorial.

Premiación: Se realiza un acto central donde se invita a todos los alcaldes y se presentan los resultados y los ganadores. Se entrega a cada uno de ellos un reconocimiento por la participación, adicional a los recursos para cofinanciar proyectos de inversión establecidos en el Plan de Desarrollo de los Ganadores.

Fue durante el 2008 que se diseñó el programa y se hizo el lanzamiento de la primera versión, la cual se premió en junio de 2009. Así mismo, en 2009 se lanzó la segunda versión y fue premiada en Agosto de 2010 y actualmente, está en marcha la tercera versión que evalúa el 2010 y será premiada en el primer semestre del 2011.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Se ha realizado un trabajo de evaluación transparente y responsable para dar a los Administradores locales la confianza necesaria en el Concurso “Antioquia en Buenas Manos”, sin embargo, el desempeño en el sector público no está blindado de aspectos políticos que han llevado a los alcaldes que no cumplen con los requisitos o que no logran ser ganadores, a generar críticas sobre el proceso de evaluación y en algunos se ha generado falta de confianza y credibilidad.

La principal resistencia es de una alta carga política que ha llevado a algunos alcaldes a no participar en el concurso, sin embargo, el número de municipios participantes y evaluados se ha incrementado cada año, es así como en la primera versión en el 2008 se inscribieron 56 municipios, para la segunda versión se presentaron 58 municipios y actualmente contamos con 87 municipios inscritos en la versión tres de Antioquia en Buenas Manos.

En la primera versión no se contó con un sistema tecnológico bien definido para cruzar, evaluar y obtener los resultados de la información, situación que fue superada en la versión dos, donde se definió un software que permitía captar la información de las ejecuciones presupuestales y obtener los resultados de la calificación, logro obtenido especialmente en el componente fiscal y financiero.

Esta sistematización obtenida en el componente fiscal y financiero es aún tarea pendiente para el componente social y administrativo.

Otro obstáculo relacionado con el ámbito político tenia que ver con que algunos Municipios consideraban que se premiaba con base a las afinidades políticas y por lo tanto se abstenían de participar o hacían malos comentarios sobre el mismo. Para esto, se ha abierto las puertas a que cada Municipio pueda conocer y acceder a la evaluación, con el fin de demostrar la transparencia del proceso.

Finalmente, se ha encontrado que algunos Municipios no quedan satisfechos con su evaluación y plantean que hubo errores por parte de los evaluadores. Para esto, se ha definido para la tercera versión, que previa a la definición de los ganadores, se le dará a conocer a cada Municipio su evaluación y se le dará un plazo para cuestionar o aclarar los resultados de la misma, con el fin de llegar a la definición final de los ganadores, evitando dudas o malestares y habiendo corregido fallas que el equipo evaluador, humanamente haya tenido.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
Se contó con el acompañamiento de un grupo de 3 coordinadores de cada una de las Dependencias y de profesionales, constituido por 6 personas, dos de la Secretaría de Participación Ciudadana, dos del Departamento Administrativo de Planeación y dos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia –IDEA-, todos conocedores de aspectos técnicos que cuentan con la solvencia conceptual y técnica para realizar la evaluación. El costo diario de cada profesional es de aproximadamente $111.600 pesos y la dedicación anual a esta actividad del concurso es de alrededor de 110 días. Lo que estaría valorado en total en $ 12.276.000 por persona que siendo 6 profesionales estaríamos hablando de $73.656.000.

Adicionalmente, se han entregado recursos en premios por valor de $3.600 millones de pesos, $1.500 millones en la primera versión y $2.100 millones en la segunda, se tiene previsto para entregar en la versión tres una cifra superior a los $2.100 millones.

La premiación es un evento de alto reconocimiento en la comunidad antioqueña a la que se vienen vinculando empresas privadas y cajas de compensación familiar otorgando regalos para reconocer labor y el buen trabajo de los funcionarios locales, éste evento demanda recursos de la Gobernación de Antioquia por una cuantía cercana a los 50 millones de pesos. Estos costos incluyen la publicación de los ganadores en un medio escrito de alta circulación en el Departamento y la transmisión en vivo y en directo a través del canal local, de la ceremonia de premiación.

El principal financiador de la iniciativa ha sido la Gobernación de Antioquia en cabeza del Departamento Administrativo de Planeación y la Secretaría de Participación Ciudadana y Desarrollo Social.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
El concurso es una iniciativa que puede ser transferida a diferentes entes territoriales bien sea a nivel Nacional a los Departamentos o a la Nación mismo y también a entes territoriales por fuera del País.

Es sustentable en términos financieros, si existe la voluntad de los líderes Departamentales de incluir en el presupuesto anual recursos para entregar a los Municipios vía cofinanciación, como estímulo y reconocimiento a la buena gestión local, que atendiendo a criterios técnicos evalúa la labor de los buenos gobernantes.

Se ha logrado un alto reconocimiento social que hace que la comunidad y los gobernantes siguientes exijan visibilizar y estimular la gestión.

El concurso realizado por tres años consecutivos viene generando una cultura de austeridad en el gasto y de búsqueda de mecanismos para incrementar el recaudo, formando en los funcionarios públicos locales una cultura de buenas prácticas fiscales, financieras, de participación, rendición de cuentas y manejo de información en línea.

La política de la transparencia y la sana gestión es práctica recomendada a nivel mundial, por ello se convierte en una iniciativa posible de difundir, compartir o duplicar en otros departamentos del país o en otras localidades de orden local en países de centro y Latinoamérica.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
La versión número tres del concurso “Antioquia en Buenas Manos” ha recogido las inquietudes y sugerencias de todos los administradores locales y las ha incluido mejorando las versiones anteriores.

Con el propósito lograr mayor confianza en los Administradores Públicos Locales, se hará una retroalimentación o validación del resultado, en el momento en que se tenga la calificación definitiva de cada Municipio, previa a la definición de los ganadores. Esto consiste en remitir a cada Administración Local participante el resultado de la evaluación, la administración tendrá tres días para su revisión y para solicitar aclaración, o corrección si lo considera necesario y pertinente. Cada Municipio solo tendrá acceso a la información que le corresponde a su localidad. Este nuevo paso dentro del proceso de evaluación del concurso, es un complemento importante resultado de lecciones aprendidas de la versión 1 y 2 del concurso. Esperamos lograr cada vez mayor credibilidad en el ejercicio de estímulo que se ha implementado.

La entrega de evidencia se convirtió para los funcionarios locales en una carga laboral adicional, además de un desgaste para los técnicos del concurso que debían estar verificando y demostrando la falta de evidencias dentro del proceso. Situación que se logró superar en la versión tres, donde se utilizará como herramienta de calificación el aplicativo creado por el Departamento Nacional de Planeación para rendir el informe sobre las ejecuciones presupuestales de los entes territoriales locales en Colombia, denominado SICEP (Sistema de Información para la Captura de la Ejecución Presupuestal de Municipios y Resguardos Indígenas). Este aplicativo debidamente diligenciado debe ser entregado por todos los municipios, con información correspondiente al año 2010, a más tardar el 15 de marzo del año 2011. Esta información será la base para la evaluación financiera, con respecto a la información del componente Administrativo y social, se entregarán evidencias y el instructivo diligenciado, máximo el 28 de Febrero en horario de 8 de la mañana a 5 de la tarde.

Los cambios involucrados en el concurso para la versión tres han enriquecido el ejercicio y se convierten en garantía de éxito del programa de estímulo, sin embargo, estamos seguros que siempre podremos mejorar y tenemos la disposición necesaria para introducir cada año las modificaciones que sean sugeridas y que se definan como necesarias para hacer más exitoso y establecer en el tiempo el concurso que evidencie que Antioquia está en BUENAS MANOS.

Contact Information

Institution Name:   Departamento de Antioquia
Institution Type:   Public Organization  
Contact Person:   Sebastian Bravo Londoño
Title:   Director  
Telephone/ Fax:   3838644
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   sbravo79@hotmail.com  
Address:   Edificio de la Gobernación de Antioquia
Postal Code:  
City:   Medellín
State/Province:   Antioquia
Country:   Colombia

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