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Sistema de Exportación Simplificado a través de los envíos postales
Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo
Peru

The Problem

El micro, pequeño y mediano empresario (MIPYME) enfrentaba los siguientes problemas: Una de las principales carencias en el país, referente al tema de exportaciones, era la no existencia de una herramienta sencilla que permitiera que las pequeñas empresas pudieran incursionar en el mercado internacional; existía un exceso de trámites para realizar una exportación; asimismo, para poder exportar tenía que haber un desplazamiento a la ciudad donde hubiera una Intendencia de Aduana; y había una imposibilidad de muchos empresarios de poder exportar por no emitir factura como comprobante de pago. Estos problemas eran causados por la centralización de los servicios de Comercio Exterior en Lima, formándose una barrera para que las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas pudieran exportar. Igualmente se sumaba los diversos trámites de exportación que eran vistos como muy engorrosos para las MIPYMES.

En ese sentido, la iniciativa del Exporta Fácil tiene sus inicios en Brasil en el año 1999, cuando un grupo de estudiantes de la Universidad de Correos, presentó un trabajo de tesis, en la cual proponían un sistema simplificado de exportación para las Micro, pequeñas y medianas empresas por la vía del correo postal. Es así que en el marco del IIRSA, Iniciativa para la integración de la Infraestructura Regional Sudamericana, en el año 2004, los 12 Presidentes de Sudamérica se reunieron en Cusco (Perú), y firmaron una Agenda de Implementación Consensuada, en la cual se dio prioridad al sistema de exportación simplificada para Mipymes vía postal. En Febrero del 2007, PROMPERU, viabilizó la cooperación técnica del Correo de Brasil para implementar el sistema en el Perú, y funcionarios de dicha entidad llegaron al Perú con el fin de diseñar un piloto denominado Exporta Fácil. Es así que mediante un trabajo interinstitucional, en donde la Secretaría técnica recayó en PROMPERU, se formó un grupo de trabajo compuesto por los Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Comercio Exterior y Turismo, Relaciones Exteriores, y Economía y Finanzas, así como la SUNAT (autoridad aduanera en el Perú), SERPOST(servicios postales)y APCI (agencia de cooperación). El proyecto fue financiado por el Banco Mundial a través de la Presidencia de Consejo de Ministros.

Solution and Key Benefits

 What is the initiative about? (the solution)
Entre los principales beneficios que se vienen logrando con el Proyecto Exporta Fácil Perú se encuentran los siguientes:

1. Simplificación de procesos logísticos de comercio internacional: De 5 horas para realizar una exportación, se ha pasado a 5 minutos que es el tiempo que implica el llenado de un documento por Internet.
2. Aumento de Exportaciones, lo que trae un incremento de divisas. Al 30 de Noviembre del 2010 se ha exportado a través del sistema US$ 5,360,020 dólares, los cuales corresponden a más de 15,500 exportaciones
3. Crecimiento del número de Mypes que realiza exportaciones, en la actualidad se tiene alrededor de 1,800 empresas que están usando el sistema.
4. Crecimiento del número de mercados de las exportaciones regionales; así como del número de productos exportados por región. (se presentan exportaciones de Huánuco, Junín, Amazonas y otras regiones, donde antes no se podía exportar directamente).
5. Descentralización: Posibilidad de realizar exportaciones desde cualquier parte del país, integrando a las Mypes al mercado internacional. (La elección de SERPOST, el correo oficial del Perú, como operador público postal para brindar el servicio, obedece a la presencia que tiene en todo el país)
6. Generación de una cultura exportadora en el país.(más personas quieren exportar)
7. Generación de una mayor cultura descentralizada en el uso del Internet, reduciendo las brechas digitales que pudieran existir.
8. Se genera empleo directo en la zona, debido a que indirectamente se está beneficiando a los pobladores de la zona, puesto que existiendo mayores oportunidades para exportar, los artesanos y MYPES demandarán mayor mano de obra, incrementándose las tasas de empleo local y la economía de los hogares.
9. El Perú cuenta con 7,500 empresas exportadoras aproximadamente, con la implementación del Exporta Fácil, se incrementa la base exportadora en 10% anual, lo que nos permite exportar más y mejor.

Cabe señalar que los pasos que debe realizar la Pyme para exportar a través del Exporta Fácil son las siguientes:
1. El exportador ingresa al portal de aduanas (SUNAT).
2. Llena la Declaración Exporta Fácil (DEF), con los datos de la mercancía, factura o boleta de venta, país de destino, nombre del comprador, valor de venta, entre otros. El sistema valida los datos y alerta al exportador sobre la documentación adicional que pudiera requerir.
3. Una vez completada la información en la Declaración Exporta Fácil, deberá imprimirla y entregarla en las Oficinas del Correo Postal (SERPOST), junto con su producto a exportar, factura o boleta de venta y pagando el flete correspondiente.

Actors and Stakeholders

 Who proposed the solution, who implemented it and who were the stakeholders?
El proyecto EXPORTA FÁCIL PERÚ fue concebido en el año 2006 y es el resultado del esfuerzo interinstitucional en el que vienen participando entidades como PROMPERU (Secretaría Técnica del Proyecto), el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (Presidencia del Proyecto), Ministerio de Comercio Exterior y Turismo, Ministerio de Economía y Finanzas, Servicios Postales del Perú-SERPOST, SUNAT (la autoridad aduanera en el Perú), Ministerio de Trabajo, Ministerio de Relaciones Exteriores, Consejo Nacional de Competitividad y la Agencia Peruana de Cooperación Internacional. Es preciso destacar que el procedimiento y el sistema informático desarrollado por SUNAT en cooperación con SERPOST fue implementado el 19 de junio del 2007.

Asimismo, tal como se mencionó en la pregunta anterior, el Exporta Fácil tuvo sus inicios en Brasil en el año 1999, cuando un grupo de estudiantes de la Universidad de Correos, presentó un trabajo de tesis, en la cual proponían un sistema simplificado de exportación por la vía postal para las Micro, pequeñas y medianas empresas.

(a) Strategies

 Describe how and when the initiative was implemented by answering these questions
 a.      What were the strategies used to implement the initiative? In no more than 500 words, provide a summary of the main objectives and strategies of the initiative, how they were established and by whom.
Estrategias de aspecto político:

1. Creación de un resolución ministerial, que obliga la designación de un representante de cada institución involucrada en el proyecto. Estas instituciones debían pertenecer a los sectores de Aduanas, Correos, y Comercio Exterior
2. Designar al viceministro de comunicaciones como presidente del grupo de trabajo interinstitucional, y designar a un profesional de PROMPERU como gerente técnico del proyecto; logrando con esto, darle un marco de comercio exterior en vez de un proyecto del operador postal.
3. Inclusión del Proyecto Exporta Fácil, en un proyecto del Banco Mundial, para asegurar el financiamiento del mismo.
4. Inclusión del proyecto dentro de la política del Estado concerniente a la mejora de la competitividad.

Estrategias de aspecto técnico:

1. Crear grupos de trabajo interno, tanto en el correo como en la aduana, que defina los hitos de trabajo en un cronograma de 4 meses; monitoreado por PROMPERU.
2. Definir reuniones de todos los grupos de trabajo cada semana, para que los mandos medios, presenten sus avances a sus respectivas autoridades, involucrando de mejor forma al personal.
3. Culminado el proceso de implementación, definir una persona full time, responsable de la continuidad del proyecto en cada institución.
4. Para el lanzamiento del servicio Exporta Fácil, realizar un lanzamiento en simultáneo en cada región piloto escogida para iniciar el servicio (en el caso del Perú fueron 10 regiones distintas a la capital).
5. Fortalecer el aspecto de capacitación en todos los centros de atención al cliente de todas las instituciones e informar en sus portales web del nuevo sistema.

(b) Implementation

 b.      What were the key development and implementation steps and the chronology? No more than 500 words
Los plazos del diagnóstico y el diseño de la implementación dependían directamente del presupuesto con el que se contaba, habida cuenta que el Perú, estaba recibiendo una cooperación Internacional del personal del Correo del Brasil.

El Proyecto inició con la llegada de los consultores del Correo de Brasil en Febrero del 2007, culminando el mismo, en Junio del mismo año.

Se detalla el cronograma de trabajo

Diagnóstico 6 semanas
Diseño del piloto 14 semanas
Lanzamiento oficial 2 semanas

El sistema Exporta Fácil Perú tiene 42 meses de funcionamiento y es un sistema que no tiene tiempo de caducidad, es un sistema perenne hasta que se modifique la legislación y que permita mejoras del mismo.

(c) Overcoming Obstacles

 c.      What were the main obstacles encountered? How were they overcome? No more than 500 words
Las principales dificultades se pueden describir de dos maneras:

Dificultades Internas:
- Falta de personal a tiempo completo
- Dificultad del operador postal para realizar inversiones

Solución:
- Se conversó con la alta dirección de cada institución involucrada para tener un responsable tiempo completo, para ello se redactó una resolución ministerial, con carácter obligatorio para el cumplimiento de las diferentes designaciones.
- Se negoció con el Banco Mundial, para efectos de destinar fondos, para inversiones pequeñas (computadoras y lectoras ópticas), para optimizar el servicio. De la misma forma se negoció con el directorio de SERPOST, para efectos de que separen en su presupuesto, un presupuesto específico al sistema Exporta Fácil, considerando el ingreso que le generaría al operador postal este nuevo servicio.

Dificultades Externas:
- Constantes reuniones con personal de las otras instituciones involucradas
- Desvalorización del dólar
- Situación inicial de demasiada informalidad de las exportaciones de las Micro, pequeñas y medianas empresas.

Solución:
- Por medio de resolución ministerial, se plantearon reuniones con los miembros del comité cada semana, para ver los logros y avances del proyecto.
- Se comunicó al público los beneficios tributarios de realizar una exportación formal lo cual contribuye a compensar el riesgo cambiario por la caída del dólar.
- A raíz de los beneficios por la exportación, se aplicaba los beneficios tributarios correspondientes, los descuentos corporativos a los clientes y se brindaba asistencia técnica en exportaciones, además de bases de datos de importadores extranjeros. Gracias a estos beneficios, se ha logrado que muchas empresas se formalicen para utilizar el servicio, motivándolos a exportar. Cabe señalar que aproximadamente, el 40 % de los exportadores por este sistema son empresas nuevas que se iniciaron en la exportación utilizando el Exporta Fácil.

(d) Use of Resources

 d.      What resources were used for the initiative and what were its key benefits? In no more than 500 words, specify what were the financial, technical and human resources’ costs associated with this initiative. Describe how resources were mobilized
PROMPERU gestionó los fondos para la implementación de este proyecto el cual consistía principalmente en el pago de pasajes y viáticos de la cooperación brasileña y sus traslados a las regiones del país, para la elaboración del diagnóstico e implementación del proyecto. Además incluía la compra de equipos informáticos para el correo en las oficinas piloto del servicio. Este fondo provino de un proyecto de mejora de competitividad del Banco Mundial en la cual PROMPERU era partícipe como ente ejecutor.

Los montos ascendieron a USD 250,000 dólares aproximadamente, los cuales no incluían el trabajo de los representantes de cada institución involucrados en el proyecto.


Las principales medidas que se adoptaron para el diseño e implementación del sistema fue conformar grupos de trabajo internos en cada institución, por ejemplo en SERPOST se formaron 13 mesas de trabajo, mientras que en la SUNAT, se formaron 14 grupos de trabajo y PROMPERU destinó un gerente técnico (full time) y 30 personas encargadas del tema de difusión y capacitación. De la misma manera, al tratarse de un proyecto descentralizador era necesario un fuerte componente de capacitación, tanto al público usuario como al personal de servicio de atención al cliente de todas las instituciones, principalmente las expendedoras de SERPOST. Todas estas mesas de trabajo se resumieron en una matriz de responsabilidades buscando cubrir las siguientes necesidades: Exportador, Personas, Producto, Procesos, Precio, Plaza, Promoción, Infraestructura, Gestión e Importador.

Sustainability and Transferability

  Is the initiative sustainable and transferable?
El sistema Exporta Fácil Perú es totalmente sustentable y transferible a otras realidades.

Es sustentable por las siguientes razones:

Se ha logrado la reducción de los trámites al simplificar los procedimientos y disminuir la cantidad de documentos antes requeridos para una exportación.

Se reducen los costos de exportación, toda vez que el exportador solo debe realizar el pago del flete a SERPOST a una tarifa muy competitiva en el mercado; ahorrándose de esta forma, los sobrecostos que significaban pagar por concepto de almacenaje, traslados del exportador y servicios de intermediarios.

Se ha reducido sustancialmente los tiempos que debía emplear el Exportador; toda vez que ahora sólo requiere enviar “en línea” su Declaración de Exporta Fácil desde la página de internet de la SUNAT y entregar el paquete a exportar en las Oficinas de SERPOST.

Este sistema vía digital, ya se utiliza en el Perú, para efectos de declaración de renta. De la misma manera, este programa se ve enmarcado en una normativa legal de Aduanas, que permite el desarrollo sostenido del sistema, pudiéndose incorporar mejoras al mismo. Una de las mejoras que se implementó en el sistema, radica en el aumento del valor FOB de exportación (pasó de USD 2,000 a USD 5,000 por envío), otras de las mejoras que se implementó para mejorar el servicio, fue el del autoseguro de mercancía, el cual brinda al exportador un mejor manejo de riesgo por la mercadería que envía al exterior.

Es transferible por las siguientes razones:

El modelo peruano, fue tomado, para la implementación del sistema Exporta Fácil en otros países como Uruguay (Exporta Fácil Uruguay lanzado en el 2009), Colombia (Exporta Fácil Colombia lanzado en el 2010), Ecuador (Exporta Fácil Ecuador se lanzará en febrero del 2011). Respecto a Argentina y Chile, se espera lanzar sus respectivos Exporta Fácil en el 2011. Igualmente este sistema se ha implementado en Costa Rica (2009) y en República Dominicana (2009).

PROMPERU en conjunto con el correo de Brasil, se encargó de implementar estos sistemas en estos países (salvo los países centroamericanos, quienes lo implementaron sin apoyo nuestro), con resultados favorables, adaptando la metodología a cada realidad, respetando los objetivos del sistema: fácil y de bajo costo para todos los usuarios; y respetando sus normativas legales.

De la misma forma, actualmente existe una metodología de implementación, elaborada por profesionales de Brasil y revisada por profesionales de Perú, lo cual permite trabajar las diferentes etapas de diagnóstico e implementación, y culminar el trabajo con 6 planes de trabajo: Plan General y legal, Plan de Operaciones, Plan de sistemas, Plan de Comunicaciones, Plan de Marketing y Plan de Capacitación.

Lessons Learned

 What are the impact of your initiative and the lessons learned?
El sistema Exporta Fácil Perú obtuvo en el 2007, el premio de creatividad empresarial como mejor proyecto de facilitación de comercio, en el 2008 fue premiado en el IFC (International Finance Corporation), como mejor proyecto implementado en el 2008 a nivel mundial por el Banco Mundial y ese mismo año, obtuvo el premio de Buenas prácticas de gestión pública en la categoría de informática como mejor servicio que utiliza las tecnologías de información a favor de los exportadores.

A nivel institucional
- Anterior a la implementación del Exporta Fácil, las exportaciones simplificadas (las cuales tienen un límite máximo en cuanto a importe) a través del correo no superaban los USD 13,600 en promedio por mes. Con la implementación del EXPORTAFACIL, las exportaciones de este tipo en promedio mensual a Noviembre del 2010 ascendieron a más de 130 mil dólares americanos.
- Los exportadores MYPE en el 2007 que realizaban exportaciones simplificadas no superaban las 30 empresas. Con la implementación del EXPORTAFACIL los exportadores ascienden a 1,800 aproximadamente.
- El número de exportaciones de menor cuantía (se entiende menor cuantía, envíos de máximo USD 2,000 dólares americanos) no superaba los 50 por mes. Con la implementación EXPORTAFACIL las exportaciones ascienden a más de 350 mensual.
- Desde la implementación del Sistema Exporta Fácil Perú, al 30 de Noviembre del 2010, se ha exportado US$ 5,360,020 dólares americanos (Valor FOB).
- Las exportaciones simplificadas vía el correo postal se han incrementado en un 300%.
- Con el nuevo Sistema se puede exportar desde cualquier parte del país, sin la necesidad de que el empresario se traslade a otra localidad, desde su propio domicilio.
- Los trámites que antes podían demorar días, sin contar el traslado a otra provincia, hoy en día se pueden hacer en minutos desde cualquier computadora con acceso a Internet.
- Los trámites se han agilizado y son de fácil entendimiento para los usuarios.
- Se ha disminuido la presentación de documentos
- Se ha generado una descentralización efectiva porque permite poder exportar desde cualquier lugar del país.
- En el marco de los convenios internacionales que el Perú está negociando, el Exporta Fácil Perú, aparece como la mejor solución de Exportación para las Micro, pequeñas y Medianas empresas.
- El Impacto que ha tenido EXPORTAFACIL ha sido casi de inmediato en el corto plazo.

Lecciones aprendidas:

- Con la implementación del EXPORTAFACIL, se ha logrado que el exportador MYPE pueda realizar sus trámites desde cualquier lugar del país, sin tener que acercarse a las oficinas de Aduanas para realizar sus exportaciones.
- El trabajo interinstitucional es clave para el Sistema, ya que cada institución aporta beneficios al mismo tiempo, teniendo como beneficiario al potencial exportador.
- A pesar de que el sistema fue creado en Brasil, es necesario recalcar, que el Exporta Fácil Perú, es un sistema totalmente innovador, diseñado de acuerdo a la realidad peruana, puesto que el sistema aprovechó las tecnologías de información y comunicaciones disponibles; y las dispuso al empresario, sin ningún costo, reduciendo tiempos y facilitando los trámites al exportador.

Contact Information

Institution Name:   Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo
Institution Type:   Government Agency  
Contact Person:   Álvaro Antonio Gálvez Calderón
Title:   Director de PROMPERU Exportaciones  
Telephone/ Fax:   (+511) 616 7400
Institution's / Project's Website:   (+511) 421 4650
E-mail:   agalvez@promperu.gob.pe  
Address:   Av. República de Panamá 3647, San Isidro
Postal Code:   Lima 27
City:   Lima
State/Province:   Lima
Country:   Peru

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