| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Dando cumplimiento a lo previsto en la Ley 80 de 1.993, artículo 25, numerales 7 y 12 y concordancia con lo dispuesto por el artículo 2º del Decreto 2516 de 2.011, el Secretario de Hacienda del Municipio de La Tebaida Quindío, elabora los estudios previos que justifican la celebración de contrato de servicios profesionales en la actualización del sitio web del municipio, en lo concerniente al rediseño, puesta en línea de la emisora municipal, formularios en línea, tramites y servicios y poder lograr la actualización de la estrategia de gobierno en línea.
Para el buen funcionamiento de la administración municipal y de acuerdo con las necesidades presentadas, r e q u i e r e servicios profesionales en la actualización y sitio web del municipio, en lo concerniente al rediseño, puesta en línea de la emisora municipal, formularios en línea, tramites y servicios y actualización de las fases de información, interacción y transacción de la estrategia de gobierno en línea.
La anterior necesidad, precisa que el municipio formule invitación en los términos del artículo 3º del decreto 2516 de 2.011, para seleccionar la mejor oferta para el suministro de los elementos tecnológicos que se requieren y se describen en el punto del objeto a contratar.
CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS
a. Los tramites serán los que determine el Comité de Gobierno en Línea
Territorial.
a. Software de ventanilla única de gestión documental y comunicados oficiales: Que integre las tablas de retención documental y las aplique automáticamente al documento recibido, que integre a los funcionarios de la administración municipal para que estos reciban vía red los documentos recibidos a través de la ventanilla.
b. Los trámites se podrán validar a través de un código alfanumérico de verificación, similar al utilizado por el DAS en el Certificado Judicial en Línea, o digitando el documento de identidad correspondiente según el trámite que se esté realizando.
c. Digitalización de las firmas de los funcionarios competentes.
d. Los documentos y certificados generados deberán contar con la Firma
Digitalizada del funcionario competente para la firma.
e. Los documentos y certificados serán generados en formato PDF. f. La aplicación web constará de las siguientes herramientas.
1. Portal Web.
2. Módulo para el Ingreso de Información de Ciudadanos, Digitadores y Administradores.
3. Módulos para la modificación de membretes, textos y firmas
4. Perfiles de Usuario de Acuerdo con su función.
g. Capacitación en sitio, alcaldía de La Tebaida Quindío, en el manejo del software administrativo solicitado, tanto en la parte del usuario final como en la del administrador del aplicativo.
h. Herramientas de Seguridad del Sistema.
1. El software en línea debe permitir la elaboración de copias de respaldo de toda la información alojada con posibilidad de descarga. Se debe indicar el mecanismo de copias de respaldo y de su recuperación frente a posibles desastres.
2. Cambio de Contraseñas.
3. Logs del Sistema que permitan realizar auditorías.
i. Diseño gráfico y html para articulación con sitio web municipal. j. Un manual de usuario.
k. Soporte Técnico. El soporte técnico será prestado durante un año, como mínimo y no tendrá costo adicional.
l. Periodo de Prueba. El software será probado durante 3 meses durante el cual los funcionarios de la alcaldía podrán solicitar cambios y modificaciones al software.
m. Los aplicativos quedan de propiedad de la Alcaldía y la actualización posterior a la entrega será exclusivamente de la Alcaldía, sin que se requiera un contrato posterior para esta tarea, con el proveedor ganador.
n. Los aplicativos deberán de alojarse en el hosting oficial de la entidad.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Al interior de la entidad el Comité de Gobierno en Línea encabezado por el Alcalde municipal determinó el camino a seguir, los recursos a emplear y las metas a cumplir.
La estrategia se socializó con juntas de acción comunal, instituciones educativas, emisora comunitaria, gobernación del Quindío y grupos significativos de ciudadanos que son beneficiarios pero a la vez agilizadores de las metas propuestas.
La empresa privada aparece como proveedor de las soluciones informáticas, al haber sido seleccionada en un concurso abierto de meritos.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El proyecto no es costoso, requiere más de compromiso de la alta dirección y de empoderamiento por parte de los empleados, de la disposición de tiempo, ya que con los recursos humanos, financieros y técnicos actuales se puede garantizar la continuidad de la buena práctica.
La inversión global de estas aplicaciones se estima en $15.000.000, quedaron a titulo del municipio, no requiere renovación de algún tipo de licencia o usuario, se alojan gratuitamente en un servidor adecuado para las medidas de seguridad y privacidad de la información, y el código fuente pertenece al municipio de tal forma que puede ser reformado o actualizado sin el pago alguno de derechos de uso.
La administración Municipal dentro del Plan de Desarrollo Municipal incluyó el tema de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones. Posteriormente el Ministerio a través de un funcionario capacitó a los empleados de la administración municipal en temas de Gobierno en Línea
Se apropiaron recursos de libre inversión (recursos propios) para realizar el montaje, se adquirieron algunos equipos electrónicos para facilitar el proceso y se avanzó en la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea. Luego se inicio una etapa de masificación del uso de las TIC en el municipio a través de charlas en veredas y unidades educativas rurales del municipio.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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La Ventanilla Única de Correspondencia y Cero Papel, Implementada en agosto de 2011, durante su primer año permitió digitalizar y recibir correspondencia por medios electrónicos de 285 remitentes, se han reducido los costos de fotocopias, mensajería certificada para las respuestas y gasto de tintas tanto para la entidad como para el solicitante. La aplicación es amigable con el medio ambiente, y le permite al usuario final tener un sistema de fácil radicación para comunicarse con el gobierno municipal.
Plataforma para la consulta y/o generación de servicios y trámites en línea: habilitada en agosto de 2011, , durante su primer año permitió generar más de 1100 certificados electrónicos que haciendo cuentas, de la forma tradicional, equivaldrían a unos gastos implícitos de $5.000 pesos (transporte ida y vuelta para el solicitante, fotocopias, impresión, etc.) obtendríamos que se ha generado un ahorro global a nuestros ciudadanos de $5.500.000, sin contar con los tiempos de espera y de desplazamiento.
Módulo de Autenticidad de Documentos: A través de este modulo se han consultado 378 veces el número consecutivo del documento electrónico, lo que garantiza que las entidades y empresas ante quienes se radican, dan validez a esta certificación, lo que promueve que se sigan usando estos servicios.
Video transmisiones de eventos, audio transmisiones de señal en vivo de emisoras locales a través de tecnología streaming y comunicación con puntos remotos vía skype: Se han realizado desde, y acercan a la comunidad interesada, tanto del municipio como de sus alrededores a los procesos de divulgación y transparencia en la toma de decisiones de la administración local. Igualmente facilita el acceso de directores de núcleo y directores d unidades educativas rurales para el tratamiento de asuntos de importancia.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El monitoreo de las herramientas informática se realizó a través de los sistemas de log y administración desarrollados para el fin.
La percepción de favorabilidad del ciudadano se trabajó mediante muestras probabilísticas que nos permitiera conocer un valor estimado del grupo objetivo.
El plan de trabajo tenía indicadores bien establecidos que permitía verificar el avance logrado y ponderar el resultado obtenido.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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En un principio no existía la confianza de la ciudadanía ni de la totalidad de funcionarios, acerca del éxito de usar la tecnología en los procesos que durante décadas se habían hecho de forma tradicional.
Uno de los retos era cambiar la mentalidad del ciudadano acerca del uso de múltiples canales de servicio de la Alcaldía y del funcionario público para tuviera las TIC como herramienta para prestar un servicio más eficiente y transparente
Por los inconvenientes en las vías ocasionados por la temporada invernal, se presentaba dificultad para acceder a algunas zonas rurales, lo que generaba altos costos de transporte y confirmaban la necesidad de que desde sitios distantes a la cabecera municipal, se contara con un computador y el servicio de internet para acceder a los servicios en línea de la administración.
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