| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
قامت الجامعة بتنفيذ خطتها للتحول الى التعاملات الالكترونية وبمتابعة من برنامج التعاملات الالكترونية الحكومية (يسَر). وتركز الخطة على تحويل الخدمات والاجراءات في الجامعة لتواكب تطورات العصر التقنية وتوفير الخدمات الجامعية المختلفة من ادارية واجرائية وتعليمية بشكل الكتروني ومن خلال قنوات مختلف الاتصال المتاحة وصولا للحرم الجامعي الالكتروني المتكامل. وانبثقت استراتيجية تنفيذ الحرم الجامعي الالكتروني المتكامل من الخطة الاستراتيجية للجامعة ومن الخطة الاستراتيجية للتحول للتعاملا الالكترونية ومن أجل تحقيق هذا الهدف تمت دراسة الوضع الحالي للجامعة، ورصد الخدمات التي ستحول الى خدمات الكترونية والاعتماد على البنية التحتية التقنية للجامعة - التي كانت من عوامل نجاح المبادرة – والهدف الاساسي للمبادرة تقديم مجموعة خدمات إلكترونية متكاملة و مثالية لطلبة و أعضاء هيئة التدريس والموظفين و القطاعات الحكومية والخاصة وفتح ابواب الجامعة نحو المجتمع المحلي في مختلف مناطق المملكة. وانبثقت الاهداف التالية:
- تحسين مستوى تقديم الخدمات الجامعية التعليمية والادارية الاجرائية بشكل الكتروني متكامل
- تقديم خدمات أفضل لمجتمع الجامعة والمجتمع المحلي السعودي والقطاع الحكومي والخاص
- زيادة موارد الجامعة من خلال فتح برامج التعليم عن بعد.
- تسهيل مستوى التعامل مع الخدمات الالكترونية
- رفع كفاءة الموظفين من خلال التعامل مع الخدمات الالكترونية وارشفة الوثائق والاجراءات الادارية
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
يمكن تصنيف اصحاب المصلحة المعنيين في هذ المبادرة الى ثلاثة اصناف:
- الجهات التي تقدم الخدمات الالكترونية وتمثل هذه الفئة العمادات المساندة والخدمية والدوائر والاقسام التي تقدم خدمات الكترونية تم تحويلها بشكل الكتروني وتوفيرها لجمهور المستفيدين طلبة واعضاء هيئة تدريس وموظفين. يضاف الى ذلك الخدمات الادارية والارشيفية الالكترونية وخدمات الاتصالات الادارية وادارتها ومتابعتها وتنفيذها بشكل الكتروني.
- المستخدمين بانواعهم - طلبة - اعضاء هيئة تدريس - موظيفين. يضاف الى هذه فئة هامة ومن اكثر مستخدمي الخدمات الالكترونية المقدمة من خلال هذه المبادرة وهم طلبة التعليم عن بعد (التعليم المطور للانتساب).
- المتعاونين من القطاعات الحكومية والخاصة لتنفيذ هذه المبادرة. من هذه الجهات وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات (يسَر) التي كان لها اثر كبير في تفعيل هذه المبادرة ومتابعة ادائها وتقييمها وتحكيمها، بالاضافة للتشجيع المتواصل من هذه الجهة. ايضا وزارة التعليم العالي بالاضافة الى الجهات الحكومية والخاصة التي تطلب بعض الخدمات الادارية من الجامعة وتم توفيرها لهم بشكل الكتروني في هذه المبادرة.
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
من اهم متطلبات مبادرات التحول الالكتروني توفير التمويل اللازم لتنفيذ هذه المبادرة وبالتالي توفير البنية التحتية التقنية اللازمة لتشغيل هذه المبادرة. بالاضافة الى توفير الموارد البشرية اللازمة لادارة المبادرة وصيانتها والمحافظة على استدامتها. يوجد في جامعة الملك فيصل بنية تحتية تقنية قوية وتم الاستثمار في هذا المجال على مدى سنوات سابقة . ووجود هذه البنية التحتية التقنية ادى بشكل اساسي الى طرح مبادرة الحرم لجامعي الالكتروني المتكامل. بالاضافة لذلك قامت لجامعة ومن خلال الميزانية السنوية ومواردها المالية بتمويل هذه المبادرة واهتمت ادارة الجامعة وبتوجيهات عليا بهذا الموضوع واعطائه اولوية. قامت عمادة تقنية المعلومات برصد المشاريع اللازمة لتطوير البنية التحتية التقنية وتجهيز كافة المتطلبات التقنية في الجامعة اللازمة لذلك. بالاضافة لمساهمة عمادة التعلم الالكتروني والتعليم عن بعد في تمويل البنية التحتية التقنية وذلك لخدمة طلبة التعليم عن بعد (التعليم امطور للانتساب) وتهيئة البيئة التقنية اللازمة لتقديم كافة خدمات الجامعة بشكل الكتروني في هذه المبادرة لهم. كما قامت عمادة تقنية المعلومات وعمادة التعلم الالكتروني بتوفير الموارد البشرية اللازمة لتطوير الخدمات الالكترونية اللازمة وادارتها. ولضمان استدامة المبادرة قامت العمادة بتوفير التدريب اللازم لجميع الجهات المستهدفة. تدريب الكتروني وتدريب تقليدي من خلال الدورات وورش العمل للموظفين واداري الانظمة الخدمية التي توفر الخدمات من خلالها.
وتبلغ التكلفة التقديرية لتوفير الخدمات الالكترونية وادارتها والمحافظة على استدامتها 60 مليون ريال سعودي سنويا. ويقوم على خدمة هذه المبادرة 120 موظف (تقني - واداري) كما يتم توفير تمويل هذه المبادرة من خلال موارد الجامعة.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
ترى جامعة الملك فيصل ان مبادرة التحول الى الحرم الالكتروني المتكامل حققت نجاحا ملموسا على مستوى الجامعة وعلى مستوى المملكة ككل. ومن ابرز نتائج هذه المبادرة فتح ابواب الجامعة واتاحة فرص الدراسة بها لجميع فئات المجتمع من مختلف مناطق المملكة والخليج العربي. وذلك من خلال برامج التعليم عن بعد (التعليم المطور للانتساب) حيث يدرس في جامعة الملك فيصل حوالي 100 الف طالب وطالبة من مختلف فئات المجتمع من موظفين في القطاع العام الحكومي والقطاع الخاص وربات البيوت والافراد الذين تمنعهم ظروفهم من الالتحاق بالجامعة باسلوب الانتظام. كما ان هذه المبدرة ادت الي تحسين مستوى خدمات الجامعة وتحقيق اهداف الجامعة التي تخدم رؤيتها . بالضافة لاشراك المستخدمين في صميم العملية التعليمية وفهم الخدمات الالكترونية المقدمة. بالاضافة لتعزيز الشفافية في تقيم الخدمات ومتابعتها وادارتها. ومن الامور الهامة ايضا هي رفع الوعي لدى الجهات المستهدمة باهمية تقنية المعلومات واستخدام مختلف قنوات الاتصال التي تقدم المبادرة خدماتها من خلالها كالاجهزة الشخصية واللوحية والذكية المتنقلة.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
يتم ذلك من خلال تقديم الاستبانات الإلكترونية لجميع الجهات المعنية بجامعة الملك فيصل وأخد آرائهم ومقترحاتهم نحو تنفيذ مشاريع البرامج والنظم. وأيضاً من خلال عمل العديد من ورش العمل بين الفريق التقني بعمادة تقنية المعلومات وبين الموظفيين المسؤولين عن النظام (الجهات المعنية) وذلك للوصول لرضى المستخدمين نحو استخدام النظم. كما تقدم العمادة الانظمة الالكترونية لجمع ملاحظات المستفيدين واقتراحاتهم حول الخدمات الالكترونية المقدمة. وتركز العمادة في تحليلها لجميع البيانات المستخلصه من الانظمة واستطلاعات الراي الالكترونية على المحاور التالي:
- مستوى الوعي بالخدمات الالكترونية المقدمة
- مدى رضا المستفيدين من الخدمات الالكترونية
- مستوى الخدمة ومدى نضجها ونوعيتها
- مستوى الدعم الفني المقدم والتدريب والالية المستخدمة في قديمه
بالاضافة لاخذ آراء المستفيدين في تصميم البوابات وسهولة الاستخدام والواجهات الامامية للبوابات وغيرها من المواضيع التي قد تؤدي الى تطوير مستوى الخدمات المقدمة. وقد تم قياس التغذية الراجعة من قئات المستفيدين على اساس مقياس من 5 نقاط لمستوى الرضا عن الخدمة وتبين ان المستفيدين راضين عن مستوى الخدمات المقدمة وبنسبة عالية عن المحاور المطروحة في استطلاعات الراي ، ولوحظ ان هناك طلب على زيادة التدريب والادلة الارشادية الالكترونية لبعض الخدمات الالكترونية المقدمة.
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
إن التحديات التي تواجه تنفيذ الحرم الجامعي الإلكتروني المتكامل هي نفسها التي تواجه تنفيذ الحكومة الإلكترونية في أي مؤسسة حكومية. فمن أمثلة هذه التحديات: تدفق وتوصيل المعلومات؛ تصاريح الوصول للمعلومات، انتهاك وخرق السرية؛ توفير المشاركة الآمنة للمعلومات، وأيضا سلوكيات الأفراد والجهات المعنية بالجامعة نحو التغيير.
وللتغلب على هذه التحديات التي تمثل لنا تحديات عادية، فإن عمادة تقنية المعلومات بجامعة الملك فيصل تمتلك بنية مؤسسية قوية جداً لأحدث أنظمة تقنية المعلومات مثل: (أحدث العلامات التجارية لنظم المعلومات، تطوير وبرمجة أنظمة عالية الجودة بواسطة فرق العمل بداخل عمادة تقنية المعلومات وعمادة التعلم الالكتروني، فرق عمل من أكفأ الموظفين والمؤهلين تأهيلاً بدرجة عالية أكاديمياً وتقنياً).
ومن جانبها تتطلع دائماً عمادة تقنية المعلومات بجامعة الملك فيصل إلي سبل تعزيز مهارات الأفراد والجهات المعنية فيما يتعلق بتعدد وسائل استخدام التقنيات الحديثة للمعلومات والاتصالات.
وقد تم الانتقال بجميع الأفراد والجهات المعنية بمجتمع جامعة الملك فيصل من خلال برامج إدارة التغيير لتمكينهم من قبول بدء التنفيذ لبرامج تقنية المعلومات في مهامهم اليومية.
إن تداول أذونات التصريح بالوصول للمعلومات وتأمين المعلومات بطريقة احترافية من خلال أحدث أنظمة تقنيات المعلومات ولأحدث العلامات التجارية في العالم يعتبر الآن مخصصاّ للوصول الآمن للمعلومات ، ولمشاركة المعلومات، ولتدفق سير البيانات بين النظم المختلفة بسهولة وأمان.
اما طلبة التعليم عن بعد (التعليم المطور للانتساب) فان استخدام التقنية وجعل المصدر الرئيسي للخدمات الجامعية هو موقع الجامعة والحرم الجامعي الالكتروني المتكامل نشر الوعي بمفهوم التعاملات الالكترونية واهميتها. وترصد انظمة متابعة الطلبة وادائهم على الخدمات الالكترونية ملايين الحركات للطلبة على الخدمات الالكترونية. وسبب ذلك ان الطالب ينهي ويحصل على كافة خدماته ومتطلباته من الجامعة من خلال بوابة التعلم الالكتروني والتعليم عن بعد و بوابة الحرم الجامعي الالكترونية.
|