Language:
Search
 
نظام ابتعاث
جامعة الملك سعود

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
تأخر معاملات مبتعثي الجامعة كان هو المشكلة الأساسية بسبب أن الإجراءات الخاصة بمبتعثي الجامعة كانت تتم بشكل ورقي. كما أنه لم يكن لدى مبتعثي الجامعة أي وسيلة لمعرفة وضع معاملاتهم ومدى التقدم فيها. وقد كان ذلك يؤثر على مبتعثي الجامعة حيث أن التأخر في معالجة طلباتهم قد يؤدي إلى إعاقة التقدم في دراستهم كأن يحدث تأخر في الموافقة على قبول في جامعة معينة إلى أن تبدأ الدراسة في تلك الجامعة قبل وصول الموافقة. كما أن هذا التأخير قد يتسبب في إرباك مبتعثي الجامعة بسبب اضطرارهم إلى الاتصال بالجامعة للاستعلام عن طلباتهم. ويمكن تلخيص المشاكل التي تحلها المبادرة كما يلي: • صعوبة متابعة المعاملة من قبل المبتعث أو من قبل عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين. • طول الوقت المستغرق لاتخاذ الإجراء وبالتالي تأخر الرد على المعاملة. • التعامل بشكل ورقي قد يؤدي إلى ضياع المعاملة أو إحدى مرفقاتها.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
الاقتراح تم من خلال عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات بالتنسيق مع الجهة المستفيدة من النظام في الجامعة وهي عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين والجهة المشرفة على مبتعثي المملكة العربية السعودية وهي وزارة التعليم العالي. وقد أسهمت هذه المبادرة في حل المشكلات المذكورة أعلاه من خلال نظام إلكتروني (تمت تسميته بنظام ابتعاث) يسمح للمبتعث بتسليم طلباته للجامعة ثم تسيير إجراءات العمل المطلوبة بشكل آلي للحصول على موافقة أصحاب الصلاحية بالإضافة إلى إتاحة الإمكانية للمبتعث بمتابعة مايتم على طلباته بشكل آلي. يقدم نظام ابتعاث خدمة حكومية- حكومية متكاملة يتم من خلالها ربط نظام "سفير الطلبة" المقدم من وزارة التعليم العالي لخدمات المبتعثين ونظام خدمات المبتعثين الداخلي في جامعة الملك سعود. يستقبل نظام سفير الطلبة كافة طلبات مبتعثي الوزارة بما في ذلك مبتعثي جامعة الملك سعود وتقوم كل جامعة بسحب الطلبات الخاصة بمبتعثيها من نظام سفير الطلبة لتتم معالجة هذه الطلبات داخل الجامعات من خلال مجالس الأقسام والكليات، ثم يتم إدخال القرار مرة أخرى إلى نظام سفير الطلبة. وتتم هذه الإجراءات سابقا بشكل يدوي وورقي ابتداء من سحب الطلب من نظام سفير الطلبة إلى أن يتم إدخال القرار مرة أخرى إلى نظام سفير الطلبة. وقد جاء نظام ابتعاث ليقدم خدمة إلكترونية كاملة ومتكاملة من خلال: أولا: تقديم نظام خاص لخدمات المبتعثين داخل الجامعة يتم من خلاله أتمتة إجراءات العمل داخل الجامعة فيما يخص كافة خدمات مبتعثي الجامعة ويشمل ذلك الطلبات الواردة من نظام سفير الطلبة لمن هم على رأس البعثة (مثل طلب تمديد بعثة) بالإضافة إلى خدمات ما قبل الابتعاث لمنسوبي الجامعة المقبلين على الابتعاث (مثل طلب الموافقة على جامعة الابتعاث). ثانيا: ربط نظام خدمات المبتعثين الداخلي في الجامعة بنظام سفير الطلبة في وزارة التعليم العالي من خلال الشبكة الحكومية الآمنة بإشراف برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية "يســر" ليتم سحب طلبات مبتعثي الجامعة من نظام سفير وإدخالها مباشرة في نظام الابتعاث الداخلي بشكل آلي.
 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
• هذه المبادرة تقدم تكاملا بين عدد من الأنظمة لخدمة عدد كبير من المستفيدين من الجنسين والموزعين في قارات العالم. حيث تتكامل أنظمة الابتعاث داخل الجامعة مع نظام سفير الطلبة الخاص بالوزارة والذي يرتبط مباشرة بالمبتعثين والملحقيات في كافة أرجاء العالم، ويتم هذا التكامل من خلال قناة التكامل الحكومية والشبكة الحكومية الآمنة من برنامج "يسـر". • على الرغم من تكامل أكثر من نظام في هذه المبادرة إلا أن المستفيدين من مبتعثي الجامعة يتعاملون مع واجهة موحدة للنظام تشعرهم بان النظام عبارة عن وحدة مترابطة تضم كافة الجهات التي تخدمهم. • انسيابية تبادل المعلومات بين الجهات ذات الصلاحية وبمرونة عالية. • توفير الإحصائيات المفصلة عن المعاملات.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
• التحليل وتوثيق المتطلبات (شهر) • التطوير (3 أشهر) - التنسيق مع وزارة التعليم العالي لترابط النظامين (10 أيام) - تطوير خدمات الويب اللازمة للترابط (20 يوما) - فحص الترابط (7 أيام) - تطوير النظام الداخلي للجامعة ( شهرين) • فحص الجودة (20 يوما)
 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
• جامعة الملك سعود • وزارة التعليم العالي • برنامج التعاملات الالكترونية الحكومية يسر • الفريق التقني في عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات • الإداريون في عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين في جامعة الملك سعود • الفريق التقني في وزارة التعليم العالي
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
• تم تمويل المشروع من خلال ميزانية عمادة التعاملات الإلكترونية والاتصالات بجامعة الملك سعود. • الموارد البشرية المشاركة في هذه المبادرة هي الفريق الفني في جامعة الملك سعود والفريق الفني في وزارة التعليم العالي. • تمت استضافة النظام في مركز المعلومات الخاص بجامعة الملك سعود وباستخدام بيئة الخوادم الافتراضية في المركز.
 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
• التعاون الناجح والفاعل بين قطاعات حكومية مختلفة ممثلة في وزارة التعليم العالي وجامعة الملك سعود وبرنامج يسـر. • تقديم خدمة متميزة لشريحة كبيرة من منسوبي الجامعة من الجنسين والمتواجدين في مختلف قارات العالم. • تصميم عملية الترابط بين نظام الجامعة ونظام الوزارة بطريقة مرنة تضمن إمكانية استخدام النظام في أي جامعة حكومية سعودية أخرى. • تعاون الجهات لما فيه مصلحة العمل
 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
• التقارير والإحصاءات التي يقدمها النظام عن عدد الطلبات ومتوسط الوقت اللازم لإنجاز الطلبات ومتوسط الوقت اللازم لكل خطوة من مراحل الاعتماد. • الإحصائيات المقدمة من نظام البلاغات عن نوعية وأعداد البلاغات المفتوحة.
 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
• تحديد متطلبات الخدمة بشكل صحيح ودقيق. وتم التغلب عليها من خلال فريق تحليل محترف ولقاءات متكررة مع المسؤول الإداري عن النظام. • الربط الآمن بين الجامعة والوزارة. وتم حل هذه المشكلة باستخدام قناة التكامل الحكومية والشبكة الحكومية الآمنة من برنامج "يسـر". • تدريب المستخدمين على تطبيق النظام. وتم التغلب على هذه المشكلة بتنفيذ خطة لتدريب الموظفين وإطلاعهم على النظام ومميزاته.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
• أصبحت معاملات مبتعثي الجامعة تنجز بشكل أسرع. • أصبح المبتعث قادرا على معرفة التقدم الذي تم على طلباته. • أصبح صناع القرار في الجامعة قادرين على معرفة وقياس سرعة أداء أصحاب الصلاحية فيما يخص طلبات المبتعثين. • يقدم النظام تقارير وإحصائيات عن أعداد الطلبات المنجزة ومتوسط الوقت اللازم لإنجازها ومتوسط الوقت اللازم لكل مرحلة من مراحل معالجة الطلبات.
 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
• من أهم مزايا هذه المبادرة أنه تم العمل بين فريق الجامعة وفريق الوزارة لتطوير النظام بطريقة مرنة وشاملة تسمح باستخدام النظام في أي جامعة حكومية سعودية أخرى. • تم إيقاف التعامل مع الطلبات الورقية التي تخص مبتعثي الجامعة بحيث يتم التعامل فقط مع المعاملات الإلكترونية. • تقدم المبادرة دورا في المحافظة على البيئة من خلال الحد من استخدام الورق والاكتفاء بالنسخ الرقمية من الوثائق والنماذج.
 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
• تميزت هذه المبادرة بتجربة فريدة وناجحة في الترابط والتكامل بين نظامين مقدمين من جهتين حكوميتين من خلال البنية التحتية لبرنامج يسر. • إنه من المهم أن تصمم الانظمة الداخلية وقواعد البيانات بطريقة شاملة وقابلة للتوسع والترابط مع الأنظمة الأخرى وذلك لتفادي الحاجة لتغييرات جذرية في تلك الأنظمة عن ترابطها مع انظمة أخرى. • إنه من المهم أن يشارك كافة مستخدمي النظام في مرحلتي التصميم والفحص وذلك لتفادي أي طلبات تعديل مفاجئة بعد إطلاق النظام وتفعيل المبادرة.

Contact Information

Institution Name:   جامعة الملك سعود
Institution Type:   Academia  
Contact Person:   د. عصام الوقيت
Title:   عميد عنادة التعاملات الالكترونية والاتصالات  
Telephone/ Fax:   966114698908
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   alwagait@ksu.edu.sa  
Address:   11692
Postal Code:   89885
City:   الرياض
State/Province:   الرياض
Country:  

          Go Back
Print friendly Page