| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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En el año 2012, el INAP inició un estudio sobre las posibilidades de compartir y colaborar entre las distintas Administraciones públicas, con el fin de racionalizar la programación de los distintos centros formativos y de selección. El objetivo inicial fue la definición de los distintos asuntos en los que se podía trabajar y asignar las responsabilidades para proceder a recoger y analizar la información. Toda esta información fue analizada en el mes de junio de 2012 por un equipo de trabajo, compuesto por la Administración General del Estado y por las comunidades de Andalucía, Aragón, Cataluña, Castilla y León y País Vasco, estableciéndose el modelo de informe que se iba a emitir. De este trabajo nace el Proyecto “Compartir”.
Este proyecto no solo se limita a la puesta en común de acciones formativas, sino a profundizar en el establecimiento de criterios comunes en materia de selección de empleados públicos. Así, ya se ha elaborado una hoja de ruta para la validación de procesos selectivos en las Administraciones públicas mediante un equipo de trabajo INAP/comunidades autónomas.
Los trabajos del INAP se incorporan en el texto de medidas de la CORA (Comisión de Reforma de las Administraciones Públicas) que abre un proceso de reforma de la Administración sin precedentes en nuestro país. La CORA recoge en su medida 1.04.07: Repositorio de cursos on line y plataforma de autoformación única y centralizada de cursos masivos on line en abierto (MOOC) para todas las Administraciones públicas. Y Medida CORA 3.00.002.1: Unificación de la formación generalista en la AGE, ambas con base en los trabajos que se venían realizando en el INAP dentro de Compartir:
Ejemplos de esta cooperación han sido los convenios suscritos por el INAP con el Instituto Cervantes y la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT). En el caso del primero, el INAP cede al Instituto Cervantes el uso de plataforma de formación on line para los cursos dirigidos a su personal. El convenio con la AEAT supone la cesión, entre ambas instituciones, de los contenidos de cursos on line de Moodle que hayan sido desarrollados en el marco de sus competencias formativas.
En septiembre de 2013 se celebró una reunión con los subdirectores de RRHH de los departamentos ministeriales de la AGE para analizar la formación de los “módulos comunes” y la formación específica. Ha habido unanimidad en reconocer que este modelo de gestión será más coherente y mejorará la utilización de los recursos destinados a esta finalidad y la formación que reciben los empleados públicos. Como resultado se han elaborado los pliegos para tramitar dos expedientes de contratación: uno, para la formación ofimática on line, por un importe de 200.000 euros; y otro, para la formación en inglés on line, por un importe de 600.000 euros para toda la Administración General del Estado.
Por otro lado, fruto de la intensa colaboración de las diferentes Administraciones, empiezan a surgir nuevos productos como por un lado, el ecosistema social y de conocimiento con un Banco de conocimiento y una red social no excluyente y de la que se pueden beneficiar todas la Administraciones sin necesidad de crear sus propios bancos y redes. También surge una cultura de contratación que incluye entre las clausulas que la oferta para una Administración se mantenga para el resto de promotores públicos. Por otro se ha creado una red con diputaciones provinciales fruto de la cual se han obtenido dos resultados este otoño:
- Informe con propuesta de unificación de gestión de gastos en materia formativa
- Realización de acciones formativas on line en abierto fruto del acuerdo entre varios entes territoriales.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Los actores implicados en la implementación han sido el propio Instituto Nacional de Administración Pública, las diecisiete Comunidades Autónomas, los municipios a través de la Federación Española de Municipios y provincias (FEMP) y las Diputaciones provinciales.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El coste principal han sido los recursos personales y materiales de la diferentes Administraciones a disposición del proyecto. Así se ha contado con un empleado público de cada Comunidad Autónoma, cuatro por parte de la Administración General del Estado y tres empleados de la Federación Española de Municipios y Provincias. En total 24 empleados.
Coste actual del servicio. El cálculo se ha estimado sobre:
o El coste de 1.000 actividades formativas on line (número estimado de reutilización susceptible de formar parte del repositorio)= 6.000.000 € (1.000 cursos on line x 6.000 € de coste de producción de cada curso)
o El coste que supone replicar cada plataforma autoformativa (MOOC) por cada comunidad autónoma, además de la AGE= 900.000 € (50.000 € coste plataforma x 18 (CC.AA. y AGE)
o El coste de producción de los cursos de autoformación para todas las Administraciones públicas tendría un coste aproximado de 1.400.000 € (280 cursos x 5.000 €).
El coste actual del servicio sería de 8.300.000 € (6.000.000 + 900.000 + 1.400.000).
Coste futuro esperado del servicio:
o El coste de producción de cursos de formación on line para el repositorio de todas las Administraciones públicas sería de 3.600.000 € (600 cursos x 6.000 € por curso).
o El coste de producción de los cursos de autoformación para todas las Administraciones públicas tendría un coste aproximado de 1.400.000 € (280 cursos x 5.000 €).
El coste total futuro esperado del servicio sería de 5.000.000 € (3.600.000+1.400.000).
Costes de implantación de la medida:
o Coste de desarrollo del repositorio: 50.000 €.
o Coste de desarrollo de la plataforma MOOC: 100.000 €.
El coste total de implantación de la medida sería de 150.000 € (50.000 + 100.000).
El ahorro total en costes de la medida ascendería a 3.150.000 € para todas las Administraciones públicas. El ahorro previsto se ha distribuido entre el Estado y el resto de Administraciones, en virtud del porcentaje aproximado de cursos que cada parte va a ahorrarse producir. De este modo, a la AGE se estima que le correspondería un ahorro del 10% del total, es decir, 315.000 € aproximadamente, y el resto se repartiría entre el resto de Administraciones.
A este coste es necesario sumar el de aquellos productos derivados de la intensa colaboración interadministrativa, el Banco de Conocimiento con un importe de 59.000€ y el desarrollo de la Red Social con el Grupo de Investigación GRIAL por un importe de 30.000€. Finalmente los trabajos en materia de selección no han supuesto un coste directo al ser coordinados y dirigidos por el Instituto Vasco de Administración Pública y contar con empleados públicos de otras Administraciones.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Los productos derivados de esta iniciativa, que permiten la puesta a disposición de la ciudadanía materiales y cursos que han sido pagados a través de la contribución de los mismos vía impuestos.
La capacidad de transcender el nivel territorial de cada una de las Administraciones públicas fomentando sus capacidades y estableciendo marcos de colaboración estables que mejoran las capacidades de los empleados públicos y, por tanto, el servicio a la sociedad.
Productos:
- Repositorio de cursos on line, en el que las diferentes Escuelas e Institutos de Administración Pública puedan compartir sus recursos mediante un sistema tecnológico para la gestión del conocimiento que esté centralizado y sea accesible a todas las Comunidades Autónomas. Tiene la finalidad de almacenar cada una de las actividades formativas.
- MOOC (Massive Online Open Course), una plataforma de autoformación única y centralizada para todas las Escuelas e Institutos de la Administración Pública, que permitirá que cualquier empleado de la Administración o externo a esta pueda realizar los cursos que sean de libre acceso.
- Banco de Conocimientos del INAP El objetivo fundamental del BCI es la creación de valor para la institución a través de la capitalización del conocimiento en los diversos departamentos o estructuras organizativas del Instituto. Potenciar los activos del conocimiento del INAP a través de su almacenamiento, catalogación, acceso, reutilización y puesta a disposición del público servirá para identificar las necesidades y recursos de conocimiento, no solo del INAP, sino de las organizaciones y personas que se relacionan con el INAP.
- Red Social Se basa, fundamentalmente, en la generación de conocimiento experto (interno y externo) para profesionalizar el empleo público y optimizar la prestación de servicios al ciudadano. Esto se consigue mediante la implantación del aprendizaje informal, definido como la adquisición de conocimiento en el puesto de trabajo, prescindiendo de las aulas, mediante el acceso e intercambio de conocimientos/experiencias/información entre diferentes entes y personas, todo desde un prisma social, abierto, transversal e inmediato.
- Innapinnova. Surgida como un producto editorial, pronto Innapinnova con la colaboración de la Escuela de Administración Pública de Extremadura ha desarrollado un sistema de formación para inculcar la cultura de la innovación en los empleados públicos de Extremadura.
A raíz de estas iniciativas surge el concepto de intraemprendizaje, en el que la colaboración entre los ciudadanos, el sector privado y el público da lugar a un sector público creativo, flexible, colaborativo, crítico y con poder de difusión.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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La variedad de productos a los que ha dado lugar el proyecto ha hecho necesario adoptar diversos métodos de evaluación y monitorización. De manera general se ha establecido diferentes indicadores para cada uno de ellos.
A la hora de implementar el repositorio de cursos y el MOOC se ha tenido en cuenta:
- Coste medio de acción formativa on line
- Coste medio estimado de curso para autoformación
- Número de promotores de Formación para el Empleo de las Administraciones Públicas
- Coste estimado de la plataforma de MOOC y del repositorio según diversos presupuestos manejados.
- Propuestas recogidas por el Buzón de Sugerencias de la CORA.
Los indicadores de seguimiento de cada uno de los programas son los siguientes:
- Repositorio de cursos on line: Número de cursos compartidos subidos a la plataforma.
- MOOC: Número de cursos de autoformación subidos a la plataforma.
- Banco de Conocimiento del INAP: Número de accesos y descarga de documentos.
- Red Social: Número de comunidades creadas y número de participantes.
- Innapinnova: Número de eventos celebrados, número de acciones formativas impartidas y número de publicaciones.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Dificultad para poder poner a disposición de todos los usuarios documentos creados con Creative Commons. Esta obstáculo se superó a través de la incorporación de clausulas en los contratos para nuevas adquisiciones y requiriendo esta licencia en la de los productos ya existentes.
Otro de los obstáculos que se encontraron en la implementación de este programa fue la necesidad de cambio de los empleados que gestionan la selección y la formación, que se superaron a través de sensibilización y formación.
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