| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Fichiers joints :
- Guide de la E-Instruction
- Présentation du projet E-Instruction
- Presse relative de la E-Instruction
En vue de réussir cette expérience, un plan d’action a été développé selon les phases suivantes :
1- Finalisation et mise en place de l’application du projet E_Instruction en juillet 2012:
Création d’une interface, au sein du site web de l’Agence Urbaine de Khémisset, spécifique à ce service
Informatisation des données et documents nécessaires pour l’instruction des demandes d’autorisation (Photos satellites et restitutions, cartes foncières, documents d’urbanisme, plans de lotissements,…)
Développement d’un système d’informations géographique (SIG) et d’un Processus Automatisé et intelligent Workflow
Qualification et formation du personnel
Création d’une cellule permanente, au sein du Département de la Gestion Urbaine et de la Réglementation, dédiée à l’instruction des demandes d’autorisations émanant de la Commune Urbaine de Tiflet, comprenant : un représentant de la commune pilote de Tiflet, un représentant de la province (l’autorité locale), un représentant des télécommunications, un représentant des services chargés de l’eau, de l’électricité et de l’assainissement.
Aménagement d’un local réservé à la E-Instruction composé de deux bureaux : un bureau pour la cellule informatique E-Instruction et un autre bureau pour la cellule technique
2- Sensibilisation des partenaires de l’intérêt et de l’importance de ce système (Ministère de l’habitat et de l’urbanisme, Province (l’autorité locale), Commune pilote, services extérieurs, professionnels et la presse).
3- concernant l'aspect communication, les services de l’Agence Urbaine de Khémisset ont élaboré un guide expliquant la nouvelle procédure, en Arabe et en Français, lequel guide a été distribué gratuitement aux citoyens, investisseurs et professionnels.
4- Lancement officiel de la E-instruction par le Ministre Marocain de l’Habitat, de l’Urbanisme et de la Politique de la Ville, à la commune pilote de Tiflet (Province de Khémisset) le 18janvier 2013
5- Aussi, et en vue de la mise en œuvre de la procédure « E-instruction », trois conventions ont été signées par :
La Province de Khémisset, la Municipalité de Tiflet et l’Agence urbaine de Khémisset ;
La Province de Khémisset, le Conseil National de l’Ordre des Architectes et l’Agence urbaine de Khémisset ;
La Province de Khémisset ; le Conseil National de l’Ordre des Ingénieurs Géomètres Topographes et l’Agence urbaine de Khémisset
6- Instauration d’un système interactif d’évaluation et de suivi, et ce, par la création d’un comité de suivi composé du représentant du Conseil municipal, du représentant de la Province et du représentant de l’Agence Urbaine
7- Participation à la modification de la réglementation relative à la procédure des autorisations, notamment le décret pris pour l’application du nouveau règlement général de construction qui définit les formes et les conditions d’octroi des autorisations (n° 2.13.424 en date du 24/05/2013)
8- En parallèle à la « E-instruction », cet établissement a œuvré à la mise en œuvre du service en ligne, relatif à la demande et à la délivrance de la note de renseignements urbanistiques, en faveur des citoyens, des investisseurs et des professionnels, à travers son portail électronique. Pour ce faire, une convention a été établie avec le centre monétique Maroc-Télécommerce, en vue de procéder au paiement en ligne des services rendus.
9- Obtention du prix national d’encouragement de l’administration électronique -Emtiaz2012 le 21/11/2013
10- Généralisation de la procédure à l’échelle nationale :
• Organisation d’un séminaire par la Fédération des Agences Urbaines « Majal » prévu en janvier 2014
• Programmation de réunions avec la cellule e-gov relevant du ministère de l’industrie
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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La conception de la E_Instruction a été réalisée par les fonctionnaires de l’Agence Urbaine (la Direction, le département des études et de la topographie, le département de la gestion urbaine, et le service informatiqueLa mise en œuvre de l’initiative : fonctionnaires de l’Agence Urbaine (la Directice, le chef département des études et de la topographie, le chef département de la gestion urbaine,le chargé de mission, le chef de la division des études…)
Ont participé à cette initiative :
1- Institutions publiques :
- La Province (Autorité Locale) : Mr le Gouverneur de la Province de Khémisset
- La Commune Pilote de Tiflet : Mr le président de la Commune Urbaine de Tiflet
- La Protection civile : Mr le Capitaine de la Protection Civile
- Le Directeur de l’Agence de Télécommunication
- Le chef de service chargé de l’Eau, de l’Electricité et de l’Assainissement
2- Citoyens demandeurs des autorisations
3- Secteur Privé :
- Architectes maîtres d’œuvre
- Ingénieurs Géomètres Topographes maîtres d’œuvre
- Promoteurs Immobiliers.
- investisseurs
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Depuis sa création, l’Agence Urbaine a veillé à la mise en place d’un système d’information fiable permettant l’accès et l’exploitation des données relevant des activités de l’Etablissement.
Dans cette perspective, une application informatique, concernant la programmation des dossiers des demandes d’autorisation a été acquise 2008 à un coût s’élevant à 120 000Dhs, c’est une application permettant la maitrise et le respect des délais de programmation de ces dossiers.
L’ouverture sur le public, a travers la dématérialisation de l’instruction des demandes d’autorisation (e-instruction) a nécessité ; d’une part la refonte du site web de l’Agence Urbaine de khemisset moyennant un coût financier de 70 000dhs et le développement d’un Système d’Information Géographique à un coût de 800 000Dhs.
Ajoutant à cela, la phase de paiement électronique des frais du service rendu relatif à l’instruction des demandes, concrétisé à travers la conclusion de contrats avec la société de Plate forme de paiement électronique « Maroc Télécommerce » et «la société centre monétique interbancaire».
La mise en œuvre de la procédure E-instruction a nécessité la création en urgence de cellule de suivi ; une cellule informatique chargée de la correspondance en ligne des demandes et des résultats des commissions et une cellule technique qui s’occupe de l’instruction électronique des dossiers d’instruction et l’émission des avis.
Sur le plan logistique, une salle de réunion, a été équipée en matériel informatique nécessaire à cette opération (traceur, scanner, vidéoprojecteur, écran de projection…) ou la commission peut, dés la réception de la demande, exposer sur place le dossier reçu, rapporté au document d’urbanisme correspondant.
Le projet « e-instruction », financé par les moyens financiers propres de l’Agence Urbaine de Khémisset ne nécessitant pas un budget conséquent. Sa réussite et sa faisabilité nécessite une volonté collégiale et un effort collectif fourni par l’ensemble des différents partenaires.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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• Finalisation et mise en place de l’application du projet E_Instruction en juillet 2012
• Lancement officiel de la E-instruction par le Ministre Marocain de l’Habitat, de l’Urbanisme et de la Politique de la Ville, à la commune pilote de Tiflet (Province de Khémisset) le 18janvier 2013
• Réforme de la réglementation et ceci par la participation à la modification de la réglementation relative à la procédure des autorisations, notamment le décret pris pour l’application du nouveau règlement général de construction qui définit les formes et les conditions d’octroi des autorisations (décret n° 2.13.424 en date du 24/05/2013)
• Obtention du prix national d’encouragement de l’administration électronique -Emtiaz2012- le 21/11/2013,évènement annuel organisé par le Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de l'Administration, dans le but d'encourager les initiatives innovantes dans le domaine des services publics en ligne, à travers l'ouverture de la compétition devant les administrations publiques, les collectivités territoriales et les établissements et sociétés publics.
• Généralisation de la E-instruction dans tout le territoire marocain, et ce, par le Ministère de tutelle, la cellule e-gov (ministère de l’industrie) et par la Fédération des Agences Urbaines.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Un comité mixte de suivi a été créé, selon l’article 6 de la convention de partenariat, relative à la E-instruction. Ce comité est composé du représentant du Conseil municipal, du représentant de la Province (l’Autorité Locale) et du représentant de l’Agence Urbaine. Il assure le suivi et l’évaluation du contenu de la convention, et la proposition des mécanismes et dispositions pour son développement.
Le comité s’est réuni au moins une seule fois tous les trois mois.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Aucune contrainte n’a été soulevée, vu l’adoption d’une approche participative, à toutes les échelles et depuis le début de cette expérience.
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