| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Como se mencionó anteriormente, la estrategia para la ejecución del Portal de Seguridad Carretera (PORSCAR) se puede dividir en dos etapas: 1) Implementación (arranque) y 2) Operación.
A continuación se describen brevemente cada una de las etapas:
IMPLEMENTACIÓN (ARRANQUE)
En primer lugar, se diseñó el diagrama de flujo organizacional del PORSCAR el cual incluye el registro de los hallazgos de las Auditorías de Seguridad Vial (ASV), la asignación de responsables y el seguimiento de avances. (Ver Anexo 2)
Posteriormente, con el apoyo del área de Tecnologías de Información de CAPUFE, se desarrolló el software.
Se realizó la socialización (kickoff meeting) del Sistema mediante una serie de reuniones en Oficinas Centrales y tres videoconferencias con las Delegaciones. Se enfocó más en convencer con argumentos sobre sus bondades, en lugar de tratar de imponerlo solamente como una instrucción.
Por último, se llevó a cabo un programa de capacitación (training) en sitio y vía remota de aproximadamente 80 personas apoyado con un manual de operación y guías rápidas para el usuario.
OPERACIÓN
• Recopilación de información
Toda acción acertada generalmente empieza con información de calidad. La oportunidad y el detalle de la información de accidentes viales levantada por el personal de CAPUFE que atiende los accidentes (paramédicos) es única en México al tenerse disponible prácticamente en tiempo real. La recopilación de información se realiza desde hace varios años en CAPUFE y se ha venido mejorando hasta lo que ahora se conoce como el Sistema de Atención del Trauma en CAPUFE (SATRAC), puesto en marcha en 2010.
• Análisis estadístico y Auditorías de Seguridad Vial
Se utilizan las estadísticas para realizar ASV en los puntos con más accidentes, lesionados y decesos. Primero fue necesario capacitar en el Instituto Mexicano del Transporte al personal que realizaría las ASV.
Uno de los principales avances logrados durante los meses recientes ha sido la consolidación del trabajo de un Auditor de Seguridad Vial de tiempo completo que se dedica exclusivamente a realizar las ASV y registrar los hallazgos en el PORSCAR. Esto ha favorecido que 2013 sea el año con el mayor número de Auditorías realizadas (24), superando el número realizado en los tres años previos juntos (18). Asimismo, en 2013 se ha registrado la mayor cantidad de hallazgos en el PORSCAR (415) en comparación con los tres años previos juntos (397).
• Gestión de la atención de los hallazgos
El Sistema incorpora un engranaje organizacional que permite incrementar la eficiencia de la coordinación entre Oficinas Centrales y las Delegaciones para la atención adecuada y oportuna de los hallazgos de las ASV. (Ver Anexo 3)
Además, el PORSCAR genera reportes para conocer al detalle los avances en la atención.
• Evaluación de impactos
Por último, pero no menos importante, es necesario medir los efectos de las acciones realizadas para evaluar si ha habido un impacto favorable en la seguridad vial o si se requiere rectificar o reforzar la dirección de los esfuerzos.
Uno de los principales avances logrados en lo que va del 2013 ha sido el inicio de las sesiones ordinarias del Comité de Seguridad Vial de CAPUFE (se programan cuatro al año) en las cuales se da seguimiento de manera colegiada al programa de trabajo y a una serie de indicadores de seguridad vial (por ejemplo, los accidentes por cada millón de vehículos-kilómetro recorridos, cantidad de decesos y lesionados, entre otros). En estas sesiones la Cruz Roja Mexicana participa como invitado especial del Comité, destacando el apoyo que brinda a CAPUFE en la atención prehospitalaria a los accidentados en algunas de las principales autopistas.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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A continuación se presenta el papel que desempeñan las personas clave en el arranque y operación del Portal de Seguridad Carretera (PORSCAR):
• Director General: Principal patrocinador de la Iniciativa. Es el principal y más importante impulsor de que el Sistema encuentre en operación y cuente con todos los elementos necesarios: suficientes Auditorías de Seguridad Vial (ASV), instrucciones precisas para atender sus hallazgos, y mecanismos de seguimiento adecuados para revisar avances e impactos.
• Secretario Técnico: Líder del proyecto. Se encarga de coordinar la ejecución del Sistema, desde su diseño hasta su operación continua, y dar seguimiento a los avances e impactos para informar al Comité de Seguridad Vial.
• Área de Tecnologías de Información: Esta área tiene varias actividades a su cargo, que van desde el diseño y desarrollo del Sistema en un inicio (incluyendo la capacitación de los usuarios), hasta su mantenimiento y mejora continua.
• Auditores de Seguridad Vial: Personal experto que se encarga de realizar las ASV y registrar los hallazgos en el PORSCAR, junto con sugerencias sobre posibles intervenciones viales a manera de solución.
• Contactos responsables de Oficinas Centrales: Encargados de supervisar y retroalimentar las acciones registradas por cada Delegación para la atención de cada hallazgo. Además, validan la fecha compromiso de atención que establece la Delegación.
• Delegaciones: Son los responsables directos de la atención de los hallazgos. Se encargan de establecer una fecha compromiso, subir evidencia de las acciones realizadas y responder a la retroalimentación de los contactos responsables.
Todos estos actores han resultado clave en el arranque y en la operación del Sistema. Además, desde un inicio y hasta la actualidad, participan realizando sugerencias de mejora, funcionando de manera permanente como una especie de focus groups.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Una ventaja del Portal de Seguridad Carretera (PORSCAR) es que no ha requerido gastar recursos adicionales, ya que se ha realizado con los presupuestos anuales y con personal propio (in-house), sin necesidad de outsourcing ni empleados temporales.
Se puede considerar al Sistema como una mejora organizacional que ha significado “hacer más con los recursos existentes”, es decir, alcanzar mayor eficiencia al desarrollar innovaciones con los recursos humanos y materiales existentes.
Considerar todos los elementos necesarios y cuantificarlos contribuye a la sostenibilidad de la Iniciativa y aporta elementos para replicarla.
Se estiman los siguientes costos si se consideran solamente los recursos necesarios para el arranque y operación del Sistema:
• Implementación (arranque): MXN $731,707 (USD $55,500)
• Operación (anual): MXN $2,053,754 (USD $155,500)
Los datos estimados anteriores dan un total de MXN $2,785,461 (USD $211,000). (Ver Anexo 4) En estos cálculos se incorpora la intensidad en el uso de los recursos, ya que ninguno de los conceptos fue adquirido exclusivamente para esta Iniciativa, sino que ya se contaba con ellos. Para el caso de cuantificar el arranque se consideran tres meses de actividad; y para la fase de operación, la cual es permanente, se presupuesta lo equivalente a un año.
El presupuesto de operación del PORSCAR está en función de la dimensión de la infraestructura operada. Por ello habría que dividir el presupuesto calculado entre el número de kilómetros-lineales operados para obtener un estimado comparable y útil para organizaciones o dependencias interesadas en replicar esta Iniciativa. Para CAPUFE, esto equivale a un costo aproximado de MXN $190 (USD $14) por kilómetro para el arranque del Sistema y MXN $532 (USD $40) por kilómetro para la operación del PORSCAR por año.
En adición a lo anterior, el PORSCAR requiere de elementos complementarios indispensables que lo acompañan (Ver Anexo 1):
La recopilación de información estadística es realizada por los paramédicos al atender los accidentes; este personal forma parte de la plantilla laboral de CAPUFE.
La plaza exclusiva para el Auditor de Seguridad Vial, la cual fue recategorizada durante 2013, se calcula con un costo anual de aproximadamente MXN $770,000 (USD $58,000), considerando sueldo, prestaciones y viáticos (travel expenses).
Los recursos para la atención de los hallazgos incluyen los costos de los principales dispositivos de seguridad vial como defensa metálica, bandas vibratorias (rumble strip), señalamiento horizontal y vertical, rampas de frenado (runaway truck ramp), barrera central y cercado de derecho de vía, así como la realización de estudios viales. Esto ha sido financiado principalmente con recursos proporcionados por BANOBRAS (Fondo Nacional de Infraestructura), principal concesionario de la red operada por CAPUFE, que asigna un presupuesto exclusivo para seguridad vial año con año; en 2013 fue de aproximadamente MXN $307.2 millones (USD $23.3 millones).
Los avances e impacto de las acciones se evalúan en las sesiones ordinarias del Comité de Seguridad Vial que está formado por el cuerpo directivo de CAPUFE, y al cual se invita a entidades externas como la Cruz Roja Mexicana.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Entre los elementos aparejados con la implementación de la Iniciativa y que han contribuido a su éxito se encuentran:
• Auditor de Seguridad Vial de tiempo completo: Un factor clave en 2013 es contar con una plaza exclusiva y del nivel adecuado para que un experto realice una mayor cantidad de Auditorías en Seguridad Vial (ASV). Si éste, el Sistema corre el riesgo de quedar subutilizado.
• Incremento al seguimiento y atención a través del Comité de Seguridad Vial de CAPUFE: También en 2013 se iniciaron las sesiones ordinarias del Comité de Seguridad Vial presididas por el Director General, Lic. Benito Neme Sastré. En ellas se revisan los avances en la atención de los hallazgos de las ASV, el ejercicio de presupuestos y los impactos en los principales indicadores de seguridad vial. La experiencia en el uso del PORSCAR indica que su éxito depende de la constancia con la que se le dé seguimiento. Si no se verifica frecuentemente que se realicen efectiva y oportunamente las acciones comprometidas, el Sistema resulta inútil.
• Intensificación del seguimiento de avances: Adicionalmente en 2013, se han realizado alrededor de 20 videoconferencias para intensificar el seguimiento de los avances de las Delegaciones regionales de CAPUFE en la atención de los hallazgos de las ASV.
• Autorización de presupuestos de seguridad vial: El PORSCAR ha permitido que se identifiquen con mayor precisión las necesidades presupuestales, al mismo tiempo que se ha incrementado la capacidad de ejecución. Esto, a su vez, ha llevado a solicitudes de presupuesto mejor sustentadas y, por consiguiente, al otorgamiento, año con año, de recursos para dispositivos de seguridad vial.
• Lanzamiento del Decenio de Acción para la Seguridad Vial declarado por la Organización de las Naciones Unidas (ONU): Al implicar las diferentes acciones relacionadas con el Portal de Seguridad Carretera (PORSCAR) una participación de todas las áreas y a todos niveles, se hace necesario que exista un compromiso genuino de todos con los objetivos de reducir la accidentalidad y su severidad. Sin duda, un elemento que contribuyó a que esta cultura de la Seguridad Vial se difundiera exitosamente fue el Decenio de Acción para la Seguridad Vial declarado por la ONU, el cual sirvió de impulso y estímulo para el personal de CAPUFE. Esta declaración incluía una meta de reducción de decesos en 50% a 10 años, lo cual significaba un objetivo claro hacia el cual apuntar los esfuerzos.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Los instrumentos para monitorear esta Iniciativa pueden ser divididos en dos partes: para la etapa de Implementación (arranque) y para la etapa de Operación del Portal de Seguridad Carretera (PORSCAR).
IMPLEMENTACIÓN (ARRANQUE)
Durante los meses de julio, agosto y septiembre de 2010 se llevó a cabo la implementación del PORSCAR. Todo el proceso requirió reuniones periódicas, aunado a un trabajo de socialización y de capacitación (training) en el uso del Sistema que se extendió hasta octubre. El arranque se programó para noviembre de 2010. La coordinación y seguimiento se realizó mediante un diagrama de Gantt. (Ver Anexo 5)
OPERACIÓN
Desde un principio se han utilizado reuniones periódicas con las diferentes áreas involucradas. Esto se formalizó en 2013 con las sesiones ordinarias del Comité de Seguridad Vial de CAPUFE aproximadamente cada tres meses. Mediante este órgano colegiado ha sido posible evaluar los avances e impactos en 2013. Se revisan una serie de indicadores que permiten clasificar el desempeño de CAPUFE a nivel central y delegacional. Se pueden dividir en indicadores de monitoreo de avance y de impacto.
a) Monitoreo de avance
• El Sistema cuenta con un motor de búsqueda que permite conocer la descripción de los hallazgos y las acciones realizadas hasta su conclusión. A manera de ejemplo, en el Anexo 6 se muestran las acciones realizadas para proteger a los usuarios de un obstáculo ubicado al costado del camino.
• Vía el Sistema se genera un reporte y se envía automáticamente a todos los funcionarios involucrados en el PORSCAR a nivel central y delegacional. Presenta información por Delegación y sobre el nivel de cumplimiento en la atención de los hallazgos de las Auditorías de Seguridad Vial (ASV). Se clasifica la cantidad de hallazgos por etapa y se muestra un ranking en base al porcentaje de hallazgos sin concluir.
b) Monitoreo de impacto
• CAPUFE ha elaborado su propia proyección para el cumplimiento de la meta de reducción de mortalidad a diez años establecida en el Decenio de Acción para la Seguridad Vial 2011 – 2020 declarado por la Organización de las Naciones Unidas (ONU). Asimismo, se estima que será posible cumplir la meta si se logran reducciones anuales de alrededor del 6% en decesos por accidentes de tránsito en la red operada por CAPUFE.
• Otros indicadores que se utilizan son la evolución del número de lesionados y el índice de siniestralidad (accidentes por cada millón de vehículos-kilómetro recorridos).
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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A continuación se enumeran los principales obstáculos, tanto potenciales como materializados, y cómo se superaron o evitaron:
• Baja prioridad al desarrollo del Sistema (potencial): Ante las altas cargas de trabajo, era posible que el área de Tecnologías de Información no diera la atención suficiente al desarrollo del Sistema. Este problema fue evitado mediante la instrucción directa del Director General de dar a la seguridad vial la más alta prioridad.
• Insuficiente realización de Auditorías de Seguridad Vial (materializado): En un inicio fue difícil mantener el ritmo de realización de Auditorías de Seguridad Vial (ASV), dado que los auditores capacitados también realizaban otras funciones en CAPUFE. La realización de suficientes ASV es imperativa para el Sistema ya que, de lo contrario, se corre el riesgo de que sea subutilizado. Este obstáculo fue resuelto con la contratación de un Auditor de Seguridad Vial de tiempo completo.
• Falta de involucramiento de los responsables de atender los hallazgos (potencial y materializado): En la etapa de implementación, si los responsables no se sentían parte del Sistema y no comprendían su funcionamiento, era probable que el PORSCAR cayera en desuso. Para evitarlo, fueron parte de un proceso de socialización. En la etapa de operación, este obstáculo se ha presentado en diferentes momentos, dependiendo de las cargas de trabajo. Se ha superado mediante el seguimiento más intensivo en el Comité de Seguridad Vial.
• Recursos insuficientes para la atención de hallazgos (materializado): Sin recursos para atender los hallazgos, la efectividad del Sistema podría verse gravemente disminuida. En un inicio, los hallazgos de las ASV no se incluían de inmediato como una necesidad presupuestal. Durante las reuniones de seguimiento se enfatizó constantemente su inclusión en los presupuestos de CAPUFE. De esta manera, podrían hacerse las solicitudes de presupuesto priorizando la seguridad vial.
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