| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La estrategia se implementó mediante la estructuración del SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD, basadase en procesos, los cuales se encuentran identificados en el MAPA DE OPERACIÓN POR PROCESOS, cada uno de los procesos están descritos por medio de una caracterización propia. Los procesos se clasifican en:
• Tres (03) Macroprocesos: Macroprocesos de Gestión Estratégica, Macroproceso Misional de la Gestión Municipal, Macroprocesos de Apoyo a la Gestión Institucional.
• Seis (06) procesos: Gestión de Direccionamiento estratégico, evaluación Seguimiento y control de la Gestión, Gestión Social y Económica, Gestión Urbana Y Ambiental, Gestión Administrativa, Gestión Financiera y Tributaria
• Catorce (14) subprocesos: Gestión de la Administración Municipal, Gestión de Planeación, Gestión de Comunicaciones y Tecnología, Gestión de Evaluación Seguimiento y Control de la Gestión, Gestión de Salud Pública, Gestión de Bienestar y Desarrollo Social, Gestión de Competitividad y Sostenibilidad, Gestión de Convivencia y Seguridad Ciudadana, Gestión de Infraestructura y Medio Ambiente, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental Archivo y Correspondencia, Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios, Gestión Jurídica y Gestión Financiera y Tributaria.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Los actores involucrados en la implementación fueron los empleados, usuarios, contratistas, proveedores y sociedad en general.
Las áreas que conforman la Alcaldía Municipal de Soatá e involucradas son:
• Despacho municipal
• Secretaria de gobierno
• Secretaria de planeación
• Secretaria local de salud
• Almacén
• Enlace municipal
• Unidad de atención integral UAI
• Comunicaciones
• Competitividad y sostenibilidad
• Inspección de policía
• Comisaria de familia
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Los recursos utilizados fueron humanos y económicos, en el primero se involucro el personal del ente territorial y en el último se utilizaron los siguientes valores:
• Vigencia 2012 el valor de $ 25.000.000 con recursos del SGP del sector Fortalecimiento Institucional.
• Vigencia 2013 el valor de $ 16.700.000 con recursos del SGP del sector
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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En el año 2012, el Ing. José Giovanni Pinzón Alcalde Municipal, emprende esta gran meta, la de convertir a Soatá en un municipio con calidad y liderazgo, como eje dinamizador de la gestión municipal; en sus primeras reuniones de gobierno comentó: no debemos dejar que entidades como la Alcaldía se derrumbe ante nuestros ojos, pues no solo no no lo perdonarán nuestras generaciones presentes sino las generaciones futuras….” Fue así como se asume el reto y en menos de un año se lograra las dos certificaciones ISO 9001: 2008 y NTCGP 100: 2009, Así pues Soatá se convierte en el primer municipio de sexta categoría de Colombia y el primero en el Departamento de Boyacá en conseguir este logro, así como en el desarrollo de diferentes proyectos de inversión
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Se realizaron diferentes auditorias en el ente territorio, permitiendo el análisis para la mejora continua, así como se creó una herramienta y/o formato fundamental “el cuadro de mando integral” en el mismo se plasman las metas proyectadas en el Plan de Desarrollo permitiendo llevar la información consolidada y organizada, así como realizar seguimiento al cumplimiento de las misma, arrojar resultados en el desarrollo de la gestión municipal
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Los obstáculos presentados fueron:
• Falta de coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.
• Procedimientos mal plasmados,
• Falta de organigramas y funciones asociadas claras.
• Falta de conocimiento de la importancia de tener un Sistema de Gestión de Calidad y sus beneficios desde el enfoque sistémico.
• Falta de recursos financieros
Las formas de superarlos fueron:
• Se realizaron auditorias verificando el correcto funcionamiento de los procesos y los diferentes formatos utilizados, plasmando planes de mejora que garantizan el buen desarrollo del sistema.
• Se realizaron revisiones y ajustes a las caracterizaciones de los diferentes procesos.
• Se realizo el mapa de operación por procesos acorde al buen funcionamiento de la entidad.
• Se realizaron capacitaciones al personal de la entidad y comunidad en general, la finalidad fue dar a conocer la importancia y beneficios del Sistema de Gestión de Calidad.
• Se proyectaron recursos financieros en el presupuesto de la entidad para garantizar el buen desarrollo del Sistema de Gestión.
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