| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
قام فريق المركز بإعداد استراتيجية متكاملة لإعداد وتنفيذ وتقييم وتطوير المنظومة الإحصائية الذكية، حيث تم تقسيم المشروع إلى مراحل رئيسية كما يلي:
مرحلة الدراسة الأولية (ديسمبر 2006 الى يوليو 2007): وفقاً لمنهجية التخطيط الاستراتيجي وإدارة المشاريع قام المركز بعملية دراسة وتحليل المتطلبات من كافة المؤسسات الحكومية ومتخذي القرار في إمارة دبي بما في ذلك الصعوبات والتحديات التي تواجهها المؤسسات ومتخذي القرار من الحصول على البيان المناسب بالوقت المناسب. كما تمت عملية دراسة الوضع الحالي – وضوح الرؤية (AS IS) ووضع تصور ورؤية للنتائج المستقبلية. كما تم إجراء أكثر من 50 ورشة عمل لتعريف المؤسسات الحكومية بالأهداف والنتائج المراد تحقيقها من خلال هذه المبادرة. كما تمت عملية تحديد مصادر البيانات والجهات الحكومية المشاركة في إنتاج البيانات الإحصائية. حسان مصفوفة متطلبات ربط المراحل بإطار زمني لكل مرحلة. كما تتضمن مرحلة التحليل حيث تم وضع خارطة طريق متكاملة لتطبيق المبادرة ضمن مرحلتين، يتم خلال كل مرحلة العمل من خلال محورين: المحور الأول تغطية أشمل للبيانات من خلال ربط مصادر البيانات بقاعدة البيانات الإحصائية المركزية والمحور الثاني من خلال تطبيق برمجيات تخصصية وآليات تحليلية وإضافة قنوات بما يساعد متخذ القرار للحصول على البيانات المطلوبة. كما تم إجراء طلب عروض من الشركات لتقديم الحلول والتقنيات المتوفرة ودراسة العروض واختيار الحلول المناسبة.
مرحلة التطبيق الأولى (يوليو 2007 الى ديسمبر 2008): المحور الأول تم من خلاله الربط مع 6 جهات حكومية إضافة الى تحميل بيانات مركز دبي للإحصاء من خلال المسوحات التي يتم توفيرها دوريا حسب الخطة الاستراتيجية للمركز. المحور الثاني تم من خلاله توفير التقارير الإحصائية للاستخدام الفوري، كما تم توفير تقنيات حديثة (Business Intelligence) حيث تم توفير قواعد البيانات للمستخدم، يقوم من خلالها بأنشاء التقارير وإجراء التحليل والرسوم البيانية حسب متطلباته الخاصة.
مرحلة التطبيق الثانية (مارس 2010 الى مارس 2011): المحور الأول: تم ربط 22 جهة حكومية وشبه حكومية إضافية، كما تم تطوير برمجيات الربط الى القطاع الخاص (مصادر فرعية: 1550 مصدر فرعي في القطاع التعليمي والقطاع الصحي).
في المحور الثاني: تم توفير برمجيات إضافية مثال "مؤشرات دبي الإحصائية"، يستهدف هذا النظام متخذي القرار الاستراتيجيين حيث يشمل جميع المؤشرات الإحصائية في جمع القطاعات بأسلوب عرض بياني تفاعلي ((Dashboard Solution. كما تم توفير آليات جديدة للمستخدم لتطوير وبناء تقارير ورسوم بيانية ضمن مساحة عمل خاصة لكل مستخدم (Dashboard Workplace). كما تم إضافة خاصية تطوير وبرمجة الاستبيانات الخاصة بالمؤسسات الحكومية (مثال: رضا المتعاملين رضا الموظفين ....الخ) . كما تمت عملية تحول من المنظومة الإلكترونية الى المنظومة الذكية حيث تم توفير المنظومة على جميع القنوات المتاحة (iPad – iPhone -tablets).
أما بالنسبة إلى الآليات المتبعة في تطبيق هذه المراحل تمت من خلال ثلاث محاور بصورة متوازية:
المحور الأول (مصادر البيانات): اتبع المركز استراتيجية مرنة في عملية ربط مصادر البيانات وذلك بسبب تنوع التقنيات المستخدمة في المؤسسات والدوائر الحكومية حيث تم تطبيق برمجيات (ETL) كما تم استخدام الربط الإلكتروني باستخدام تقنيات متعددة كما تم إنشاء نظام المصادر (Workflow system) وهو نظام تمت برمجته داخليا في مركز دبي للإحصاء لجمع بيانات المصادر غير المؤهلة تقنيا للربط الإلكتروني.
المحور الثاني (مركز دبي للإحصاء): تتم عملية التدقيق على البيانات واعتمادها قبل النشر وذلك من خلال آلية متكاملة لمراجعة البيانات واعتمادها الأولي ومن ثم يتم الاعتماد النهائي من قبل الأشخاص المخولين. كما تتم عملية إدارة البيانات وتجميعها ضمن آليات تقنية وفنية حديثة) OLAP (Cubes - وذلك لتوفير البيانات بسرعة وسهولة لمتخذي القرار دون وجود معوقات تقنية بسبب ضخامة حجم البيانات. كما تتم حفظ نسخ من البيانات ضمن آلية (Data Linage) للمراجعة والتدقيق عند الحاجة.
المحور الثالث (المخرجات): تم توفير آليات وبرمجيات عديدة للاستفادة من مخرجات المنظومة، حيث يستطيع المستخدمين من متخذي القرار او المحللين والمخططين من التعامل مباشرة مع قواعد البيانات لاستخراج التقارير حسب متطلباتهم دون الحاجة الى الاتصال بمركز دبي للإحصاء. يستطيع المستخدم من إنشاء تقريره وإجراء تحاليل المطلوبة وإنشاء الرسوم البيانية بسهوله حيث ان النظام يستهدف الفئات الغير تقنية. كما تم توفير برمجيات خاصة لمتخذي القرار وذلك من خلال نظام (Dashboard) متكامل للتعامل مع البيانات من منظور استراتيجي وتكتيكي.
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
تم تطوير المنظومة الإحصائية الذكية بجهود مركز دبي للإحصاء الذاتية من خلال الاستثمار في الإمكانيات والكفاءات والخبرات البشرية المتاحة في المركز وتنميتها وتطويرها باستمرار بحيث تأخذ بزمام المبادرة، حيث يمتلك المركز مجموعة متنوعة من الخبراء في مجال تقنية المعلومات ومختلف التخصصات الإحصائية الاقتصادية والاجتماعية والديموغرافية، وبالاستثمار أيضاً في بناء الشراكات الاستراتيجية مع المؤسسات الحكومية وشبه الحكومية (50 مؤسسة حكومية وشبه حكومية( لضمان بناء وتشغيل النظام بشكل ناجح وبما يحقق متطلبات مختلف الفئات المعنية، ومن أبرز تلك الشراكات تشكيل لجنة التنسيق الإحصائي لإمارة دبي بموجب قرار صادر من ولي عهد دبي رئيس المجلس التنفيذي (2/2008) وهي لجنة تضم المؤسسات 10 الأكبر والأكثر تأثيراً على اتخاذ القرار وعلى العمل الاحصائي والتي لها مساهمة كبيرة في تنفيذ خطة دبي الاستراتيجية بكل ما تحتويه من مبادرات وخطط تنموية في مختلف القطاعات كالتنمية الاجتماعية، التنمية الاقتصادية، العدل والأمن، الصحة والسلامة، البنية التحتية والبيئة.
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
الموارد البشرية: قام مركز دبي للإحصاء بتشكيل لجنة عليا بقيادة المدير التنفيذي وعضوية كل من مدراء الإدارات والمستشار الإحصائي لمتابعة تنفيذ مراحل المشروعSteering Committee) ) وتقديم الدعم الكامل لفريق العمل وتذليل العقبات التي قد تواجهه وذلك عبر إصدار السياسات والمراسيم اللازمة والمساعدة في إصدار التشريعات والقوانين ذات الصلة وذلك عبر التواصل الدائم مع المجلس التنفيذي لإمارة دبي والجهات المختصة وقد نتج عن ذلك على سبيل المثال تشكيل لجنة التنسيق الإحصائي لإمارة دبي بموجب قرار صادر من ولي عهد دبي رئيس المجلس التنفيذي (2/2008).
أما فريق عمل المشروع فقد تألف من أخصائيين في مجال تقنية المعلومات من خبراء ومحللين ومبرمجين، كما ضم أخصائيو المركز أصحاب الخبرات الدولية في العمل الإحصائي وجمع البيانات وتحليلها، إضافة إلى خبير جودة (خبيران تقنيان، 6 محللين ومبرمجين تقنيين، 4 أخصائيين وخبراء في المجال الإحصائي، وخبير جودة) وقد ترأس المشروع مدير قسم التطوير والتحليل في إدارة تقنية المعلومات.
الموارد التقنية: تم بناء منظومة متكاملة من بنية تحتية واستخدام تقنيات وبرمجيات في مجال جمع البيانات وربط المصادر وقواعد البيانات، كما تم تطبيق تقنيات حديثة بما يضمن السرعة في الحصول على البيانات.
1/ البنية التحتية: تم بناء بنية تحتية متكاملة بما يضمن استمرارية الخدمة (High Availability) وذلك بتطبيق مفهوم وتقنيات (Servers-load balancing/Fail over-backup)، كما تم تطبيق أفضل الممارسات في مجال أمن المعلومات ومن الفيروسات من خلال الجدار الناري وبرمجيات مضادة للفيروسات وتحديثها بأسلوب مستمر. وأيضا في مجال حفظ نسخ احتياطية من البيانات من خلال برمجيات مختصة.
2/ برمجيات الربط الالكتروني: تم تطبيق تقنيات وأساليب متعددة في مجال جمع البيانات وربط قواعد بيانات المؤسسات الحكومية. تم تطبيق برمجيات ( ETL – Extract,Transform,Load) المتخصصة في ربط البيانات ونسخها من قواعد بيانات مختلفة ومتعددة وبالقدرة على توحيد الرموز والتدقيق في جودة البيانات. كما تم تطوير برمجيات داخلية من قبل مبرمجي مركز دبي للإحصاء في ربط المصادر وجمع البيانات (ًWorkflow System) وذلك حيث ان بعض المصادر والمؤسسات الحكومية والخاصة غير مستعدة تقنية وإداريا للربط الإلكتروني، تم إنشاء نظام المصادر حيث يوفر النظام آلية لإدخال البيانات من المصدر خلال الأنترنت وضمن تدفق ومراحل عدة لتدقيق البيانات واعتمادها من قبل مصدر البيانات ومن ثم اعتماد مركز دبي للإحصاء على البيانات لتتم نشرها ضمن خطوات آلية.
3/ تقنيات وبرمجيات حفظ البيانات: تم استخدام مفهوم (Data warehousing) وذلك لحجم البيانات وتنوعها، ولضمان السرعة في استخراج البيانات من قبل المستخدمين، كما تم تطبيق تقنيات وأساليب (OLAP-Cubes). وأيضا في مجال إدارة البيانات تم تطبيق مفهوم (High Availability-Oracle Clustering Environment)). 4/ تقنيات وبرمجيات نشر وعرض البيانات: تم تطبيق أسلوب عرض البيانات على الأنترنت لضمان متخذي القرار والمستخدمين من الوصول للبيانات وتوفرها الدائم بمفهوم (24/7). كما تم توفير برمجيات متخصصة في (Business Intelligence) حيث يتعامل المستخدم مع قواعد البيانات مباشرة لبناء التقارير والرسوم البيانية بسهولة قصوى حيث ان المنظومة تستهدف المستخدمين غير التقنيين. كما ان هذه التقنيات توفر للمستخدم من تحليل البيانات والتعمق بها ضمن مفهوم (Slicing&Dicing).
الموارد المالية: قام الفريق بإعداد دراسة جدوى مفصلة للمبادرة تتضمن الموارد المالية حيث تم تقسيم المخصصات المالية الى فئات (البنية التحتية من أجهزة، برمجيات وتقنيات، عقود الصيانة وتكاليف الموارد البشرية). حيث ان النظام تم تطبيقه ضمن مراحل، أيضا تم تخصيص الموارد ضمن 3 مراحل وذلك للتأكد من كفاءة الإنفاق المالي حيث تم رصد 15 مليون درهم لتنفيذ كافة مراحل المشروع ضمن الموازنة السنوية المعتمدة للمركز من قبل الدائرة المالية بحكومة دبي.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
قام فريق العمل منذ البدء ووفقاً لمنهجية التخطيط الاستراتيجي وإدارة المخاطر (Risk Management) بتحديد العوامل الأساسية لنجاح المبادرة Critical Success Factors والمخاطر المحتملة والتي سوف تؤثر على نجاحها وتحقيقها. ومنها 1-الحاجة الماسة إلى ضرورة وجود منظومة إحصائية متكاملة تخدم كافة شرائح المجتمع نظراً للتطور الذي تشهده إمارة دبي في كافة الميادين والتنوع الاجتماعي للإمارة وتدعم القرار السياسي والاقتصادي للإمارة. 2-تعاون ومشاركة مصادر البيانات لتحقيق التكامل الشامل في مجال الربط وتدفق البيانات 3-توفير الموارد المالية والكفاءات البشرية والتقنية اللازمة ضرورية لنجاح المبادرة 4-الدعم الحكومي للمبادرة من تشريعات وأنظمة 5-دعم وتشجيع القيادة العليا وثقتها بالمشروع حيث أصبحت المنظومة الإحصائية الذكية المصدر الوحيد والرسمي لإمارة دبي في المجال الإحصائي.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
تم وضع خطة عمل للمشروع تتضمن 3 مراحل رئيسية وتم تحديد مؤشرات ومستهدفات الأداء الرئيسية لقياس نجاح المبادرة ومدى تأثيرها على مختلف الفئات المؤثرة والمتأثرة بها من القطاع الحكومي والخاص وكافة شرائح المجتمع حيث تمت إدارة المشروع من خلال تشكيل فريق عمل محدد وواضح الأدوار والمهام وتم متابعة إنجازات الفريق وأداؤهم من خلال تقارير الأداء الدورية والتدقيق الدوري والمنتظم من قبل قسم الاستراتيجية والتميز المؤسسي على مستويات الأداء والتواصل المستمر بين أعضاء الفريق ومدير المشروع ومتابعة القيادة ودعمها للمشروع والتنظيم والاعتماد على المهارات التقنية والخبرات وعقد ورش عمل مع الشركاء مع الحرص على استمرارية المراجعة والتقييم لكل مرحلة. كما قام راعي المشروع (المدير التنفيذي للمركز) بدعم ومساندة الفريق في تنفيذ المشروع، وبتهيئة الظروف التمكينية لضمان نجاح المشروع من خلال توفير كافة الموارد اللازمة والعمل على تحفيز واستقطاب من لهم القابلية الحقيقية للتميز والإبداع سواء كانوا من داخل المركز أو خارجه وكذلك العمل على توفير الجو الملائم والفرص المناسبة لإبراز قدراتهم التقنية والفنية وتنظيم المشروع بشكل فاعل وبناء آلية متابعة تمكنهم من معرفة تفاصيل مجريات الأمور بسهولة والتواصل الواضح والمستمر مع أعضاء الفريق بما يضمن انسجام جميع الأطراف المشاركة في مختلف مراحل المشروع، إذ يتعامل مدير المشروع مع جهات داخلية وخارجية عدة لتنقيد المشروع تتطلب إيجاد توازن كامل بين كافة المشاركين بتنفيذ المشروع. ولضمان سير العمل في تنفيذ المشروع حسب الخطة المعتمدة وفي إطار النطاق المحدد للمشروع برفع مدير المشروع تقارير دورية للإنجازات المحققة حيث يتم مناقشتها بالاجتماع الدوري للفريق كل أسبوعين ومقارنة مستوى التقدم والإنجاز بالمستويات المستهدفة من مؤشرات الأداء التشغيلية حيث كانت نسبة تحقيق أهداف المبادرة وفقاً للخطة ومؤشرات أدائها نسبة 96%.
لقد تم تطبيق منهجية متكاملة من مراحلة الدراسة الى مرحلة التطوير والتطبيق الفعلي للمنظومة في جميع المراحل(Phasing Implementation)، وفي كل مرحلة تضمنت خطة عمل للمشروع (Project Plan) وخطوات التنفيذ و كما تم تطبيق معايير (ITIL) في جميع المكونات تشمل عملية تشغيلها وتحولها وتحسينها بشكل مستمر (helpdesk, Incident Management, Change Management, Deployment Management) . كما تم تحديد نقاط محددة للمراجعة (Milestones) وفي مراقبة الجودة ((Quality Control مع تحديد نقاط المخاطر للنجاح.
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
واجه فريق العمل العديد من الصعوبات والمعوقات أثناء تنفيذ منظومة الإحصاء الذكي وقد تمكن الفريق من التغلب عليها ومواجهتها بأساليب إبداعية وابتكارية ومنها:
مركزية ولامركزية قاعدة البيانات: حيث واجه فريق العمل اختلاف في وجهات النظر حول تطبيق مفهوم مركزية أو لامركزية قاعدة البيانات حيث لكل مفهوم إيجابياته وسلبياته ولكن بعد مناقشة جميع الأفكار والاعتبارات قرر فريق العمل اعتماد مبدأ مركزية قاعدة البيانات بما لها انعكاسات إيجابية على جودة ودقة البيانات وتوحيد المصطلحات والمفاهيم الإحصائية مع الأخذ بالاعتبار ضخامة حجم البيانات مما قد يشكل تحدي كبير.
ضعف مشاركة المصادر (المؤسسات والدوائر الحكومية وشبه الحكومية) بتوفير البيانات الإحصائية ودعم المنظومة الذكية -مقاومة المصادر الإحصائية لعملية التغيير : حيث تم التغلب على هذه الصعوبة الرئيسية بطرق إبداعية حيث تم إبراز دور المصدر في المنظومة من خلال وضع اسم وهوية المؤسسة الحكومية كالمصدر المزود للبيانات كما تم وضع رؤية المؤسسة والتقارير الصادرة ضمن صفحة خاصة لكل مصدر للبيانات وبالتالي تم التغلب على هذه الصعوبة وتم ضمان دعم مصادر البيانات للمنظومة حيث بلغت نسبة تزويد المنظومة بالبيانات من المصادر في وقتها 95%.
تضارب التعاريف والمصطلحات والتصانيف الإحصائية على مستوى مصادر البيانات من الدوائر والمؤسسات الحكومية في الإمارة: حيث تم التغلب على هذه الصعوبة من خلال مبادرة المركز بتشكيل لجنة المعايير والمنهجيات والمصطلحات بمشاركة 20 دائرة ومؤسسة حكومية في إمارة دبي حيث تم توحيد التعاريف والمصطلحات الإحصائية، حيث كان في السابق يتم إصدار البيانات حسب مفهوم كل جهة للمصطلح بما أدى لاختلاف الأرقام. إضافة الى توحيد التعاريف والمصطلحات الإحصائية وذلك حسب نظام النشر الدولي (GDDS) كما تم توفير (Metadata) كشرح للمصطلحات والتعاريف حيث بلغت نسبة تطبيق الأدلة والتصنيفات على البيانات الميدانية والسجية نسبة 100%.
ازدواجية مصادر البيانات: حيث أن العديد من البيانات تصدر من مصادر مختلفة، مما أدى ذلك الى ازدواجية الأرقام وعدم ثقة متخذي القرار والمستثمرين بهذه الأرقام. وقد تم التغلب على هذه الصعوبة من خلال جمع البيانات من مصادرها مباشرة حيث يتم التدقيق عليها ضمن مراحل عديدة ويتم اعتمادها (Workflow System). ومن ثم يتم جمعها ضمن قاعدة بيانات إحصائية مركزية حيث يتم توفيرها من خلال المنظومة لمتخذي القرار والاستراتيجيين. وبذلك تم توحيد الرقم الإحصائي من خلال توحيد المصدر والمخرج النهائي لجميع المستخدمين.
تكاليف المنظومة الإحصائية: لقد واجه فريق العمل بعض الصعوبات في توفير الميزانية المطلوبة للمشروع، وللتغلب على هذه الصعوبة فقد تم تقسيم تنفيذ المشروع على مراحل رئيسية لتوزيع الميزانية حسب تلك المراحل.
المتطلبات الجديدة: التطور والنمو السريع والهائل لإمارة دبي في كافة القطاعات، أدى ذلك لتطور متطلبات المستخدمين في جميع الفئات من متخذي القرار والاستراتيجيين والمحللين. وللتغلب على ذلك تم تطوير النظام حيت تم توفير برمجيات متطورة يستطيع المستخدم التعامل مع قواعد البيانات مباشرة وإجراء التحاليل حسب متطلباته مباشرة دون أي تدخل او اتصال بمركز دبي للإحصاء.
|