4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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El proyecto se planificó sobre la base de tres etapas, en que se liberarían dos versiones del sistema.
Etapa I
La primera etapa fue desarrollada entre marzo y diciembre de 2010, y consistió en la conformación del grupo de trabajo primordial, e implicó la determinación primaria de los requisitos y diseño del proceso de trabajo, así como la confección del pliego para la contratación del servicio de desarrollo del sistema y consultoría de gestión del cambio. También se instituyó la oficina Uruguay Concursa y se trabajó en el desarrollo de los procesos de gestión constituyendo el “Manual de Reclutamiento y Selección” actualmente disponible.
A su vez se avanzó en la creación y aprobación del marco normativo para dar legitimidad y garantías a la iniciativa.
La etapa culminó con la adjudicación del contrato para desarrollo, implantación del sistema y consultoría de gestión del cambio.
Etapa II
Esta etapa consistió en el desarrollo de la primera versión del sistema que implicó la implantación del módulo Portal, las funcionalidades de construcción y publicación de llamados del módulo Back Office y el módulo de Seguridad.
En paralelo se diseñó e implementó la infraestructura técnica para dar soporte a estos módulos.
En cuanto a la gestión de cambio organizacional, se formó un grupo de trabajo con integrantes de la unidad Uruguay Concursa, consultores del contratista y otros funcionarios de la ONSC, con el objeto de generar las condiciones propicias para producir y comunicar los cambios en los nuevos procesos de trabajo.
También formó parte del alcance de la etapa, la contratación de los servicios de Call Center, la capacitación a su personal para la atención de consultas de los ciudadanos y la definición y puesta en práctica del proceso de segundo nivel de respuestas, cuando el Call Center deriva dichas consultas al personal de ONSC.
Dos meses después se implementó el módulo VÍA ADMINISTRATIVA para la atención presencial.
Esta etapa inició en diciembre de 2010 y culminó eI 1º de abril de 2011 con la implantación del nuevo Portal y la publicación de los primeros llamados.
Etapa III
En esta etapa se desarrolló la segunda versión del Sistema. Dicho desarrollo abarca la definición de procesos estándares de trabajo que implican la ejecución de un conjunto de actividades articuladas entre sí, hasta la finalización del llamado. Incluye: preselección automática en función de los requisitos obligatorios requeridos para el puesto convocado, agendas de actividades, convocatorias y comunicación de resultados en forma electrónica y personalizada, calificación de instancias de prueba, control de documentación, elaboración y publicación de documentos, publicación de novedades y la asignación de roles a los miembros del tribunal.
A nivel de gestión, la Unidad Uruguay Concursa se organizó en grupos especializados para la confección de documentos base de llamados, gestión de tribunales y soporte operativo, continuando el relevamiento detallado de los procesos y la gestión del cambio organizacional.
El desarrollo de la versión II comenzó en junio de 2011 y se puso en producción en diciembre de ese año.
Finalizada la etapa III, durante los años 2012 y 2013 y en paralelo con el procesamiento de los llamados en curso, se continuó con tareas de mantenimiento, mejoras e inclusión de nuevas funcionalidades, de las que se resaltan:
• La extensión de la exigencia de publicación en el Portal, circunscripta en primera instancia para los organismos de la Administración Central (ministerios), a la oferta laboral pública de la totalidad de los organismos del Estado.
• La mejora en los procesos de comunicación del Sistema, ampliando los mecanismos de información mediante correos automáticos por suscripción y la generación de tweets comunicando las novedades del Portal.
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Los sectores intervinientes en el proceso fueron los siguientes:
1.ONSC: patrocinadora y responsable del proyecto en cuyo ámbito se gestó un fortalecimiento institucional reflejado a continuación en el marco normativo que legitima la iniciativa. Dentro de ésta se creó la Unidad Uruguay Concursa quien es responsable de la publicación y gestión de los llamados.
2.Presidencia de la República quien colaboró en varios aspectos a través de sus servicios técnicos y de comunicación:
a.Contribuye en la regulación y control del desarrollo de la herramienta así como el apoyo tecnológico necesario
b.Incluyó el proyecto en la agenda digital para el quinquenio y el plan para el gobierno electrónico
c.Certificó oficialmente los procedimientos internos del software permitiendo garantizar la transparencia del sistema
d.Asesoró en materia de usabilidad y accesibilidad del Portal
e.Aportó los recursos de la infraestructura del Sistema dotándolo de condiciones de disponibilidad y seguridad apropiadas.
f.Cooperó en la difusión del servicio para conocimiento de la ciudadanía
3.Los ministerios a través de la integración de los tribunales y sus oficinas de apoyo
4.El Ministerio de Educación y Cultura aportando su red de Centros MEC de alcance nacional, a través del cual es posible brindar atención presencial
5.La Oficina de Planeamiento y Presupuesto aportando su red de Centros de Atención Ciudadana de alcance nacional, a través del cual es posible brindar atención presencial.
6.Los restantes organismos públicos que publican llamados en el Portal
7.Los sindicatos que participan auditando el proceso
8.Las empresas privadas que a través de contratos de servicio aportaron el desarrollo del sistema, hosting de la aplicación y la gestión de consultas de los ciudadanos
9.Otras páginas públicas y privadas a través de las cuales fue posible replicar información del Portal para interés de los ciudadanos.
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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En materia de utilización de recursos se distingue entre los recursos propios de la Administración y la contratación de recursos externos a través de procesos de tercerización.
Dentro de la primera fuente de recursos se señalan:
1.Personal propio de ONSC para la realización de las siguientes actividades en el proyecto:
• Gestión del proyecto, seguimiento y control
• Definición funcional y aprobación
• Testing de aplicaciones e infraestructura
• Control operativo del sistema
• Capacitación a usuarios finales
Recursos utilizados: 5 personas
2.Personal propio de ONSC para realizar las siguientes actividades de gestión operativa:
• Gestión completa del proceso de reclutamiento y selección
• Apoyo a los organismos en la gestión de los llamados
• Participación en los tribunales
• Respuestas a consultas y reclamos derivadas del Call Center
• Información para la Dirección de la ONSC
• Capacitación a personal que representa a la ONSC en los tribunales
Recursos utilizados: 20 personas aproximadamente.
3.Personal integrante de tribunales proveniente de los organismos solicitantes
Recursos utilizados: a razón de 2 personas pertenecientes al organismo convocante por llamado.
Respecto a la contratación de recursos externos, dado que la iniciativa provino del Poder Ejecutivo, en particular con fuerte apoyo Presidencial, el presupuesto nacional quinquenal incluyó los recursos económicos necesarios para su implementación. Estos recursos se ejecutaron en los siguientes rubros para el período Enero 2011 – Noviembre 2013:
• Contratación de servicios de:
o desarrollo de software y mantenimiento
o diseño de arquitectura, implementación y operación incluyendo el hosting y el colocation
oconsultoría de gestión de cambios, capacitación e implantación
Costo total: U$S 905.000. La ejecución de estos costos se realizó, en cuanto al desarrollo del software y la consultoría de gestión de cambios, en base al cumplimiento de hitos definidos en el cronograma del proyecto.
La ejecución de los costos de hosting y colocation se realizó en base a un pago mensual del servicio, el que se ajusta de acuerdo a un contrato de nivel de servicio (SLA) que obliga a un cumplimiento mínimo de ciertos indicadores, tales como disponibilidad y tiempo de respuesta.
• Contratación de servicios de Call Center para atender las consultas y reclamos de los ciudadanos.
Costo: U$S 196.000. La ejecución de estos costos se realizó en base a un pago mensual del servicio, con una componente fija de un mínimo de horas del servicio y otra variable de acuerdo a las horas adicionales agregadas a las mínimas y a la cantidad de llamadas salientes realizadas.
• Contratación de personal para la conformación de tribunales, actuando en representación de la ONSC.
Costo aproximado: U$S 500 por llamado.
Una tercera fuente de recursos fue aportada, como se indicó anteriormente, por organismos del estado que disponen de infraestructura edilicia y tecnológica para apoyo a los ciudadanos, fundamentalmente en el interior del país, con el objetivo de disminuir la llamada brecha digital, y asistiéndolos en la realización de trámites. Estos son los centros de atención ciudadana (CAC) y centros MEC.
http://www.masfacil.gub.uy/index-2.html
http://centrosmec.org.uy/
Ambos servicios no implicaron costos para la ONSC ya que se realizaron por acuerdos entre organismos del estado.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Los resultados más exitosos tienen ver con tres tipos de información:
1.Resultados relativos al cumplimiento en la gestión del proyecto:
A requerimiento Presidencial el Portal (etapa II-versión I) debía estar disponible el 01/04/2011 lo que implicó diseño, desarrollo, testeo e implantación del sistema en 90 días.
La segunda versión agregaba a los procesos de publicación el resto de la gestión de los llamados, estableciéndose como límite el 15/12/2011 para su implantación.
En ambos casos, se cumplieron los plazos y se ejecutó el presupuesto según lo previsto.
2.Resultados relativos al uso del producto obtenido (datos relativos a la fecha):
a.Cantidad de llamados publicados: se han publicado 2857, correspondiendo 177 al año 2011, 625 al 2012 y los restantes 2055 al 2013.
b.Usuarios registrados en el Portal: 158.371
c.Promedio mensual de visitas al Portal: 154.000+
d.Cantidad de postulaciones a los llamados: 416.693
e.Cantidad de personal seleccionado a través del Sistema: 6.400+
f.Consultas realizadas al Call Center: 30.000+
g.Cantidad de llamados publicados que resuelven múltiples requerimientos comunes (llamados genéricos): 29
h.Cantidad de postulaciones a llamados genéricos: 27.975 (de los cuales, a la fecha, 1.661 integran listas de prelación)
i.Reconocimiento que el producto generó: Premio a la Transparencia Activa 2013, de alcance nacional, con el siguiente fallo del Jurado:
“Resulta ganador el “Sistema de reclutamiento y selección para la Administración Pública de Uruguay Concursa”, de la Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC).
Se trata de un proyecto de ventanilla única que permite:
• al ciudadano, acceder a la oferta de trabajo de la Administración Pública, postularse, realizar el seguimiento de los llamados en los que participa, mantener sus datos de perfil y obtener su currículum vitae; incluso ingresando desde el exterior; y
• a las oficinas, la gestión íntegra de los llamados desde su publicación hasta el fallo final, realizar comunicaciones y publicar documentos.
El jurado valora la posibilidad de nuclear todos los llamados al Estado en un único sitio y dotar de transparencia a los sistemas de selección de personal por parte del Estado, lo que contribuye a mejorar la transparencia de los sujetos obligados en uno de los ítems requeridos por la normativa, de forma transversal.
Se valora, además, la existencia de un equipo para la gestión del software, el cual que está en permanente actualización, y la atención a los ciudadanos en centros CAC y MEC.”
http://www.uaip.gub.uy/inicio/noticias/los_ganadores_del_premio_a_la_transparencia
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El seguimiento y control tanto del proyecto como de los productos obtenidos, se realizó utilizando dos tipos de indicadores:
1.De gestión:
Para la evaluación de la gestión se utilizaron los indicadores propuestos sobre la base de la metodología del Valor Ganado: índices de desempeño de tiempo y costo según el Project Management Institute (www.pmi.org).
Tanto en la versión I como en la versión II éstos índices alcanzaron el 100 % de su valor.
De la misma forma se monitoreó el hito de la incorporación de toda la oferta laboral de la Administración Pública.
Como medio de verificación del cumplimiento de los objetivos de plazos, se puede utilizar la información publicada en páginas web oficiales donde se
comunica la puesta en producción de las versiones y principales hitos.
Versión 1:
http://www.onsc.gub.uy/onsc1/index.php?option=com_content&view=article&id=170:ya-esta-operativo-el-portal-uruguay-concursa&catid=1:latest-news&Itemid=90
http://archivo.presidencia.gub.uy/sci/noticias/2011/03/2011033110.htm
Versión 2:
http://www.onsc.gub.uy/onsc1/index.php?option=com_content&view=article&id=256:nueva-version-del-sistema-informatico-mejora-procedimientos-e-informacion-a-postulantes&catid=1:latest-news&Itemid=90
Hito: Extensión de la oferta laboral de toda la Administración Pública:
http://www.presidencia.gub.uy/Comunicacion/comunicacionNoticias/onsc-uruguay-concursa-incorporacion-llamados-administracion-publica
2.De resultados:
Para la medición de los resultados de la utilización del presente sistema se consideraron indicadores vinculados a la oferta y a la demanda por parte de la ciudadanía. Ambos se elaboran mediante informes mensuales que consideran los siguientes elementos:
Vinculados a la oferta:
a.Cantidad de Llamados publicados:
• Abiertos por estado (en período de selección, en proceso, finalizados o desiertos)
• Abiertos por tipo de tarea (profesionales, administrativas, etc.)
• Abiertos por organismo
• Abiertos por tipo de vínculo
b.Cantidad de puestos requeridos:
• Abiertos por estado (en período de selección, en proceso o finalizados)
• Abiertos por tipo de tarea (profesionales, administrativas, etc.)
• Abiertos por organismo
• Abiertos por tipo de vínculo
c.Personal seleccionado:
• Abiertos por estado (en período de selección, en proceso o finalizados)
• Abiertos por tipo de tarea (profesionales, administrativas, etc.)
• Abiertos por organismo
• Abiertos por tipo de vínculo
Vinculados a la demanda:
a.Cantidad de usuarios registrados
b.Cantidad de postulantes:
• Distribución por sexo
• Distribución por estado civil
• Distribución por franja etaria
• Distribución geográfica por departamentos
c.Cantidad de postulaciones
d.Promedio de visitas mensuales al Portal:
• Distribuidos por día de la semana
• Distribuidos por hora
e.Promedio mensual de llamadas al Call Center:
• Abierto por horas de las llamadas
• Abierto por origen de la llamada (punto geográfico del origen de la llamada)
Otros indicadores:
a.Novedades publicadas en el Portal
b.Tweets generados
c.Seguidores de la cuenta Twitter
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Las dificultades y sus medidas preventivas fueron:
1.Plazos restrictivos: el Portal debía estar disponible el 1/04/2011. Se organizó el desarrollo en fases sin afectar las metas.
2.Cambio cultural: el nuevo rol de la ONSC imponía nuevos desafíos a su personal para la transformación de la gestión. Se resolvió:
a.Plasmar y trasmitir las nuevas políticas, criterios y procedimientos.
b.Desarrollar un sistema altamente configurable.
c.Reforzar los criterios de transparencia, equidad y ejercicio democrático, establecidos en la normativa, neutralizando la discrecionalidad.
d.Desarrollar talleres y cursos de capacitación al personal involucrado.
e.Confeccionar manuales y brindar soporte.
3.Problemas de eficiencia dado el volumen de requerimientos de personal previsto y la adaptación al cambio. Se decidió:
a.Desarrollar llamados genéricos para resolver, con un solo Concurso, requerimientos similares de distintos organismos (llamados genéricos).
b.Estandarizar el proceso de los llamados mediante procesos tipo.
c.Automatizar las pruebas de oposición y psicotécnicas utilizando tecnología Tablets, adaptando el software libre Moodle
d.Normalizar procedimientos
4.Limitadas capacidades técnicas: Al no disponer de recursos propios para el desarrollo y soporte, se estableció la asociación con privados.
5.La necesidad que cualquier ciudadano, independientemente de sus destrezas y recursos tecnológicos pudiera acceder, sin capacitación previa, al uso del Portal. Se resolvió:
a.Diseñar un Sistema con alto grado de usabilidad en función de las orientaciones dadas por expertos en la materia
b.Implementar estándares de accesibilidad para personas con discapacidad
c.que todo computador conectado a internet, incluyendo los equipos entregados gratuitamente a estudiantes, pueda acceder al sistema
d.Disponibilidad del sistema 7x24
e.Uso de redes de atención presencial en todo el territorio
f.Contemplar en el desarrollo, criterios de transparencia, equidad y ejercicio democrático ya descritos
g.Atención telefónica gratuita 13 horas diarias, seis días a la semana.
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