Uruguay Concursa
Oficina Nacional del Servicio Civil

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Previo al desarrollo de esta iniciativa, la ciudadanía no tenía información clara, completa y accesible de la oferta existente en materia de reclutamiento y selección para la incorporación de trabajadores a la Función Pública. Los llamados se publicaban en multiplicidad de páginas electrónicas y medios escritos, la gestión no contaba con procedimientos estandarizados, la participación del Servicio Civil se limitaba al control normativo sin posibilidades de liderar la gestión. Las contramarchas y retrabajos extendían excesivamente los tiempos de cumplimiento del proceso y el contralor de las buenas prácticas era deficiente. La mayoría de las oficinas operaban con escasa experiencia y la ciudadanía, cuando lograba acceder a la información, tenía poca certeza y confianza en los procesos. Para entender por qué es importante que la oferta laboral pública del Uruguay esté al alcance de toda la población, cabe destacar cuatro puntos de particular importancia: 1.El sector público ocupa el 15.5% de la población económicamente activa y por tanto es vital que su oferta de trabajo esté al alcance de la población.(*) Al 2011 dicho porcentaje representaba 264.062 personas sobre un total de 1:705.997 ciudadanos que constituyen la Población Económicamente Activa, la que a su vez representa el 52% de la población total. En el curso de los años siguientes había una proyección de contratación de un número importante de personas (durante varios años el ingreso a la función pública estuvo restringido) los que a la fecha representan aproximadamente 15.000 ingresos teniendo en cuenta los puestos requeridos. 2.Las políticas sociales de la Administración apuntan a profundizar la inclusión de los grupos más vulnerables y desposeídos. En tal sentido el sector público puede instrumentar como parte de su estrategia de inclusión el acceso de estas poblaciones al mercado de trabajo, a través de medidas específicas. 3.Se requiere poner al alcance de la población joven que accede al mercado laboral como primera experiencia (becarios y regímenes de pasantía) una oferta laboral variada, desde trabajos poco especializados hasta trabajos de alta especialización. 4.Se necesita una gestión eficiente y transparente, también en esta materia, para garantizar la igualdad de oportunidades, evitar los abusos de poder y demostrar un manejo eficiente de los recursos públicos. En una palabra: generar confianza. (*) Fuente: Instituto Nacional de Estadísticas.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
El proyecto de ventanilla única para el ingreso de nuevo personal al ámbito de la Administración Central, es una iniciativa de la Presidencia de la República desde su asunción en marzo de 2010, a través de su oficina al frente del Servicio Civil (en adelante ONSC), con el objetivo de implementar la gestión centralizada de un proceso de reclutamiento y selección transparente y democrático, que provea garantías a toda la ciudadanía. Para ello desarrolló un sistema que contiene el siguiente conjunto de componentes: 1.El módulo PORTAL ( www.uruguayconcursa.gub.uy) que permite a los ciudadanos: • Consultar llamados publicados • Registrarse en forma gratuita • Ingresar el perfil laboral y educacional • Postularse y consultar el estado de sus postulaciones • Recepcionar diariamente publicaciones de nuevos llamados y novedades sobre los mismos • Recepcionar en forma personalizada las convocatorias a instancias de los llamados en los que participan • Acceder a toda la documentación del llamado • Obtener una copia de currículum en Word o pdf. 2.Módulo Vía Administrativa. Las oficinas públicas pueden ayudar a los interesados a realizar a su cuenta las transacciones que requieran (por ejemplo, postularse). Esto permite adaptar el sistema a un uso de carácter presencial, y así evitar excluir a quienes tienen dificultades para interactuar a través de una herramienta informática. 3.Módulo Back Office que permite a las oficinas especializadas: • La gestión de necesidades de reclutamiento de personal por parte de los organismos de la Administración Central. • La creación y publicación de los llamados a concurso que implica: definición de las etapas de trabajo, creación de textos a publicar, asignación de roles actuantes, anexión para su visualización en el Portal de los documentos bases y resolución, creación de un flujo de trabajo y configuración de cada una de las actividades contenidas en el mismo, que se ejecuta una vez cerrado el período de inscripción. • Procesamiento de postulaciones a partir del cierre del período de inscripciones a través de las sucesivas tareas que el tribunal actuante deberá ejecutar hasta la culminación del proceso de selección en función del flujo previamente elaborado. • Emisión de reportes para tareas de evaluación, seguimiento y control. 4.Un sistema electrónico de pruebas evaluatorias (Moodle) mediante el uso de tablets, que contribuye a la eficiencia y automatiza las tareas minimizando el riesgo de errores. Además se contrataron los siguientes servicios: 1.Para la atención de los ciudadanos, se contrató un servicio de Call Center para recepción y derivación de consultas a los servicios especializados, a través de un software de registro de incidentes que permite el seguimiento de las mismas así como las respuestas ofrecidas. 2.Se acordó la atención personalizada a través de dos servicios públicos existentes que cubren todo el País: los Centros de Atención Ciudadana y los Centros MEC. Con estas herramientas el proyecto alcanza a toda la población en condiciones de trabajar y complementa con la política en materia de desarrollo social que apunta a acercar las oportunidades de empleo a las poblaciones y grupos más vulnerables. Por ejemplo: • Se establecieron porcentajes de ocupación en el sector público para personas con diversas discapacidades (ley 18.094) • Se establecieron porcentajes para el ingreso de personas afrodescendientes (ley 19.122) • Se establecieron llamados específicos para el ingreso de personas transexuales. La estrategia consistió en: • Fortalecimiento de la ONSC para que pueda liderar este trabajo • Democratización de la información a través del uso de las TICs • Constitución de un marco normativo apropiado que dé cobertura sólida al proyecto • Articulación de la iniciativa con las estrategias en materia de gobierno electrónico y con la reforma del estado que viene desarrollando el Gobierno Central. Estos objetivos centrales se han cumplido exitosamente.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
Por primera vez existe en Uruguay un sitio oficial con todos los llamados públicos publicados. Implica transformaciones al interior de las organizaciones intervinientes y su interactividad con los ciudadanos. Ha exigido la especialización de los funcionarios y la reorganización del trabajo en la materia, y ha generado un impacto positivo en materia de democratización y transparencia. Su carácter innovador y creativo se funda en: 1.Es la primera iniciativa en la temática de gestión de recursos humanos que tiende a la definición de procesos estandarizados en la administración pública. 2.Se desarrolló con foco en los plazos y el presupuesto, con un cumplimiento absoluto del cronograma y alcances propuestos. 3.Implicó por vez primera el uso extensivo de las TICs para su implementación. 4.Implicó un cambio significativo en la comunicación Gobierno-Ciudadano por su énfasis en la interactividad y la transparencia. 5.Fuerte foco en la automatización de los procesos con el consiguiente impacto positivo en la eficiencia y seguridad de la información. 6.Exigió fuerte interacción con el resto de las oficinas públicas involucradas. 7.Requirió la tercerización de algunos servicios que implicó un entendimiento público y privado exitoso, con cumplimiento en tiempo, calidades y recursos establecidos.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
El proyecto se planificó sobre la base de tres etapas, en que se liberarían dos versiones del sistema. Etapa I La primera etapa fue desarrollada entre marzo y diciembre de 2010, y consistió en la conformación del grupo de trabajo primordial, e implicó la determinación primaria de los requisitos y diseño del proceso de trabajo, así como la confección del pliego para la contratación del servicio de desarrollo del sistema y consultoría de gestión del cambio. También se instituyó la oficina Uruguay Concursa y se trabajó en el desarrollo de los procesos de gestión constituyendo el “Manual de Reclutamiento y Selección” actualmente disponible. A su vez se avanzó en la creación y aprobación del marco normativo para dar legitimidad y garantías a la iniciativa. La etapa culminó con la adjudicación del contrato para desarrollo, implantación del sistema y consultoría de gestión del cambio. Etapa II Esta etapa consistió en el desarrollo de la primera versión del sistema que implicó la implantación del módulo Portal, las funcionalidades de construcción y publicación de llamados del módulo Back Office y el módulo de Seguridad. En paralelo se diseñó e implementó la infraestructura técnica para dar soporte a estos módulos. En cuanto a la gestión de cambio organizacional, se formó un grupo de trabajo con integrantes de la unidad Uruguay Concursa, consultores del contratista y otros funcionarios de la ONSC, con el objeto de generar las condiciones propicias para producir y comunicar los cambios en los nuevos procesos de trabajo. También formó parte del alcance de la etapa, la contratación de los servicios de Call Center, la capacitación a su personal para la atención de consultas de los ciudadanos y la definición y puesta en práctica del proceso de segundo nivel de respuestas, cuando el Call Center deriva dichas consultas al personal de ONSC. Dos meses después se implementó el módulo VÍA ADMINISTRATIVA para la atención presencial. Esta etapa inició en diciembre de 2010 y culminó eI 1º de abril de 2011 con la implantación del nuevo Portal y la publicación de los primeros llamados. Etapa III En esta etapa se desarrolló la segunda versión del Sistema. Dicho desarrollo abarca la definición de procesos estándares de trabajo que implican la ejecución de un conjunto de actividades articuladas entre sí, hasta la finalización del llamado. Incluye: preselección automática en función de los requisitos obligatorios requeridos para el puesto convocado, agendas de actividades, convocatorias y comunicación de resultados en forma electrónica y personalizada, calificación de instancias de prueba, control de documentación, elaboración y publicación de documentos, publicación de novedades y la asignación de roles a los miembros del tribunal. A nivel de gestión, la Unidad Uruguay Concursa se organizó en grupos especializados para la confección de documentos base de llamados, gestión de tribunales y soporte operativo, continuando el relevamiento detallado de los procesos y la gestión del cambio organizacional. El desarrollo de la versión II comenzó en junio de 2011 y se puso en producción en diciembre de ese año. Finalizada la etapa III, durante los años 2012 y 2013 y en paralelo con el procesamiento de los llamados en curso, se continuó con tareas de mantenimiento, mejoras e inclusión de nuevas funcionalidades, de las que se resaltan: • La extensión de la exigencia de publicación en el Portal, circunscripta en primera instancia para los organismos de la Administración Central (ministerios), a la oferta laboral pública de la totalidad de los organismos del Estado. • La mejora en los procesos de comunicación del Sistema, ampliando los mecanismos de información mediante correos automáticos por suscripción y la generación de tweets comunicando las novedades del Portal.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Los sectores intervinientes en el proceso fueron los siguientes: 1.ONSC: patrocinadora y responsable del proyecto en cuyo ámbito se gestó un fortalecimiento institucional reflejado a continuación en el marco normativo que legitima la iniciativa. Dentro de ésta se creó la Unidad Uruguay Concursa quien es responsable de la publicación y gestión de los llamados. 2.Presidencia de la República quien colaboró en varios aspectos a través de sus servicios técnicos y de comunicación: a.Contribuye en la regulación y control del desarrollo de la herramienta así como el apoyo tecnológico necesario b.Incluyó el proyecto en la agenda digital para el quinquenio y el plan para el gobierno electrónico c.Certificó oficialmente los procedimientos internos del software permitiendo garantizar la transparencia del sistema d.Asesoró en materia de usabilidad y accesibilidad del Portal e.Aportó los recursos de la infraestructura del Sistema dotándolo de condiciones de disponibilidad y seguridad apropiadas. f.Cooperó en la difusión del servicio para conocimiento de la ciudadanía 3.Los ministerios a través de la integración de los tribunales y sus oficinas de apoyo 4.El Ministerio de Educación y Cultura aportando su red de Centros MEC de alcance nacional, a través del cual es posible brindar atención presencial 5.La Oficina de Planeamiento y Presupuesto aportando su red de Centros de Atención Ciudadana de alcance nacional, a través del cual es posible brindar atención presencial. 6.Los restantes organismos públicos que publican llamados en el Portal 7.Los sindicatos que participan auditando el proceso 8.Las empresas privadas que a través de contratos de servicio aportaron el desarrollo del sistema, hosting de la aplicación y la gestión de consultas de los ciudadanos 9.Otras páginas públicas y privadas a través de las cuales fue posible replicar información del Portal para interés de los ciudadanos.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
En materia de utilización de recursos se distingue entre los recursos propios de la Administración y la contratación de recursos externos a través de procesos de tercerización. Dentro de la primera fuente de recursos se señalan: 1.Personal propio de ONSC para la realización de las siguientes actividades en el proyecto: • Gestión del proyecto, seguimiento y control • Definición funcional y aprobación • Testing de aplicaciones e infraestructura • Control operativo del sistema • Capacitación a usuarios finales Recursos utilizados: 5 personas 2.Personal propio de ONSC para realizar las siguientes actividades de gestión operativa: • Gestión completa del proceso de reclutamiento y selección • Apoyo a los organismos en la gestión de los llamados • Participación en los tribunales • Respuestas a consultas y reclamos derivadas del Call Center • Información para la Dirección de la ONSC • Capacitación a personal que representa a la ONSC en los tribunales Recursos utilizados: 20 personas aproximadamente. 3.Personal integrante de tribunales proveniente de los organismos solicitantes Recursos utilizados: a razón de 2 personas pertenecientes al organismo convocante por llamado. Respecto a la contratación de recursos externos, dado que la iniciativa provino del Poder Ejecutivo, en particular con fuerte apoyo Presidencial, el presupuesto nacional quinquenal incluyó los recursos económicos necesarios para su implementación. Estos recursos se ejecutaron en los siguientes rubros para el período Enero 2011 – Noviembre 2013: • Contratación de servicios de: o desarrollo de software y mantenimiento o diseño de arquitectura, implementación y operación incluyendo el hosting y el colocation oconsultoría de gestión de cambios, capacitación e implantación Costo total: U$S 905.000. La ejecución de estos costos se realizó, en cuanto al desarrollo del software y la consultoría de gestión de cambios, en base al cumplimiento de hitos definidos en el cronograma del proyecto. La ejecución de los costos de hosting y colocation se realizó en base a un pago mensual del servicio, el que se ajusta de acuerdo a un contrato de nivel de servicio (SLA) que obliga a un cumplimiento mínimo de ciertos indicadores, tales como disponibilidad y tiempo de respuesta. • Contratación de servicios de Call Center para atender las consultas y reclamos de los ciudadanos. Costo: U$S 196.000. La ejecución de estos costos se realizó en base a un pago mensual del servicio, con una componente fija de un mínimo de horas del servicio y otra variable de acuerdo a las horas adicionales agregadas a las mínimas y a la cantidad de llamadas salientes realizadas. • Contratación de personal para la conformación de tribunales, actuando en representación de la ONSC. Costo aproximado: U$S 500 por llamado. Una tercera fuente de recursos fue aportada, como se indicó anteriormente, por organismos del estado que disponen de infraestructura edilicia y tecnológica para apoyo a los ciudadanos, fundamentalmente en el interior del país, con el objetivo de disminuir la llamada brecha digital, y asistiéndolos en la realización de trámites. Estos son los centros de atención ciudadana (CAC) y centros MEC. http://www.masfacil.gub.uy/index-2.html http://centrosmec.org.uy/ Ambos servicios no implicaron costos para la ONSC ya que se realizaron por acuerdos entre organismos del estado.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Los resultados más exitosos tienen ver con tres tipos de información: 1.Resultados relativos al cumplimiento en la gestión del proyecto: A requerimiento Presidencial el Portal (etapa II-versión I) debía estar disponible el 01/04/2011 lo que implicó diseño, desarrollo, testeo e implantación del sistema en 90 días. La segunda versión agregaba a los procesos de publicación el resto de la gestión de los llamados, estableciéndose como límite el 15/12/2011 para su implantación. En ambos casos, se cumplieron los plazos y se ejecutó el presupuesto según lo previsto. 2.Resultados relativos al uso del producto obtenido (datos relativos a la fecha): a.Cantidad de llamados publicados: se han publicado 2857, correspondiendo 177 al año 2011, 625 al 2012 y los restantes 2055 al 2013. b.Usuarios registrados en el Portal: 158.371 c.Promedio mensual de visitas al Portal: 154.000+ d.Cantidad de postulaciones a los llamados: 416.693 e.Cantidad de personal seleccionado a través del Sistema: 6.400+ f.Consultas realizadas al Call Center: 30.000+ g.Cantidad de llamados publicados que resuelven múltiples requerimientos comunes (llamados genéricos): 29 h.Cantidad de postulaciones a llamados genéricos: 27.975 (de los cuales, a la fecha, 1.661 integran listas de prelación) i.Reconocimiento que el producto generó: Premio a la Transparencia Activa 2013, de alcance nacional, con el siguiente fallo del Jurado: “Resulta ganador el “Sistema de reclutamiento y selección para la Administración Pública de Uruguay Concursa”, de la Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC). Se trata de un proyecto de ventanilla única que permite: • al ciudadano, acceder a la oferta de trabajo de la Administración Pública, postularse, realizar el seguimiento de los llamados en los que participa, mantener sus datos de perfil y obtener su currículum vitae; incluso ingresando desde el exterior; y • a las oficinas, la gestión íntegra de los llamados desde su publicación hasta el fallo final, realizar comunicaciones y publicar documentos. El jurado valora la posibilidad de nuclear todos los llamados al Estado en un único sitio y dotar de transparencia a los sistemas de selección de personal por parte del Estado, lo que contribuye a mejorar la transparencia de los sujetos obligados en uno de los ítems requeridos por la normativa, de forma transversal. Se valora, además, la existencia de un equipo para la gestión del software, el cual que está en permanente actualización, y la atención a los ciudadanos en centros CAC y MEC.” http://www.uaip.gub.uy/inicio/noticias/los_ganadores_del_premio_a_la_transparencia

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
El seguimiento y control tanto del proyecto como de los productos obtenidos, se realizó utilizando dos tipos de indicadores: 1.De gestión: Para la evaluación de la gestión se utilizaron los indicadores propuestos sobre la base de la metodología del Valor Ganado: índices de desempeño de tiempo y costo según el Project Management Institute (www.pmi.org). Tanto en la versión I como en la versión II éstos índices alcanzaron el 100 % de su valor. De la misma forma se monitoreó el hito de la incorporación de toda la oferta laboral de la Administración Pública. Como medio de verificación del cumplimiento de los objetivos de plazos, se puede utilizar la información publicada en páginas web oficiales donde se comunica la puesta en producción de las versiones y principales hitos. Versión 1: http://www.onsc.gub.uy/onsc1/index.php?option=com_content&view=article&id=170:ya-esta-operativo-el-portal-uruguay-concursa&catid=1:latest-news&Itemid=90 http://archivo.presidencia.gub.uy/sci/noticias/2011/03/2011033110.htm Versión 2: http://www.onsc.gub.uy/onsc1/index.php?option=com_content&view=article&id=256:nueva-version-del-sistema-informatico-mejora-procedimientos-e-informacion-a-postulantes&catid=1:latest-news&Itemid=90 Hito: Extensión de la oferta laboral de toda la Administración Pública: http://www.presidencia.gub.uy/Comunicacion/comunicacionNoticias/onsc-uruguay-concursa-incorporacion-llamados-administracion-publica 2.De resultados: Para la medición de los resultados de la utilización del presente sistema se consideraron indicadores vinculados a la oferta y a la demanda por parte de la ciudadanía. Ambos se elaboran mediante informes mensuales que consideran los siguientes elementos: Vinculados a la oferta: a.Cantidad de Llamados publicados: • Abiertos por estado (en período de selección, en proceso, finalizados o desiertos) • Abiertos por tipo de tarea (profesionales, administrativas, etc.) • Abiertos por organismo • Abiertos por tipo de vínculo b.Cantidad de puestos requeridos: • Abiertos por estado (en período de selección, en proceso o finalizados) • Abiertos por tipo de tarea (profesionales, administrativas, etc.) • Abiertos por organismo • Abiertos por tipo de vínculo c.Personal seleccionado: • Abiertos por estado (en período de selección, en proceso o finalizados) • Abiertos por tipo de tarea (profesionales, administrativas, etc.) • Abiertos por organismo • Abiertos por tipo de vínculo Vinculados a la demanda: a.Cantidad de usuarios registrados b.Cantidad de postulantes: • Distribución por sexo • Distribución por estado civil • Distribución por franja etaria • Distribución geográfica por departamentos c.Cantidad de postulaciones d.Promedio de visitas mensuales al Portal: • Distribuidos por día de la semana • Distribuidos por hora e.Promedio mensual de llamadas al Call Center: • Abierto por horas de las llamadas • Abierto por origen de la llamada (punto geográfico del origen de la llamada) Otros indicadores: a.Novedades publicadas en el Portal b.Tweets generados c.Seguidores de la cuenta Twitter

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Las dificultades y sus medidas preventivas fueron: 1.Plazos restrictivos: el Portal debía estar disponible el 1/04/2011. Se organizó el desarrollo en fases sin afectar las metas. 2.Cambio cultural: el nuevo rol de la ONSC imponía nuevos desafíos a su personal para la transformación de la gestión. Se resolvió: a.Plasmar y trasmitir las nuevas políticas, criterios y procedimientos. b.Desarrollar un sistema altamente configurable. c.Reforzar los criterios de transparencia, equidad y ejercicio democrático, establecidos en la normativa, neutralizando la discrecionalidad. d.Desarrollar talleres y cursos de capacitación al personal involucrado. e.Confeccionar manuales y brindar soporte. 3.Problemas de eficiencia dado el volumen de requerimientos de personal previsto y la adaptación al cambio. Se decidió: a.Desarrollar llamados genéricos para resolver, con un solo Concurso, requerimientos similares de distintos organismos (llamados genéricos). b.Estandarizar el proceso de los llamados mediante procesos tipo. c.Automatizar las pruebas de oposición y psicotécnicas utilizando tecnología Tablets, adaptando el software libre Moodle d.Normalizar procedimientos 4.Limitadas capacidades técnicas: Al no disponer de recursos propios para el desarrollo y soporte, se estableció la asociación con privados. 5.La necesidad que cualquier ciudadano, independientemente de sus destrezas y recursos tecnológicos pudiera acceder, sin capacitación previa, al uso del Portal. Se resolvió: a.Diseñar un Sistema con alto grado de usabilidad en función de las orientaciones dadas por expertos en la materia b.Implementar estándares de accesibilidad para personas con discapacidad c.que todo computador conectado a internet, incluyendo los equipos entregados gratuitamente a estudiantes, pueda acceder al sistema d.Disponibilidad del sistema 7x24 e.Uso de redes de atención presencial en todo el territorio f.Contemplar en el desarrollo, criterios de transparencia, equidad y ejercicio democrático ya descritos g.Atención telefónica gratuita 13 horas diarias, seis días a la semana.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Dada la situación previa al proyecto descrita anteriormente, respecto a la descentralización y falta de estándares en el proceso de reclutamiento y selección, resulta complejo obtener datos comparativos numéricos que muestren el cambio. Sin embargo, desde la puesta en producción del sistema, sí se cuenta con información que muestra la evolución a lo largo de los tres años de funcionamiento, reflejando que se han logrado importantes mejoras en varios aspectos a nivel de la prestación del servicio. En ese sentido se describen a continuación indicadores numéricos que reflejan la evolución que se ha producido desde la creación del sistema, tanto a nivel de la gestión como del uso del mismo por parte de la ciudadanía, el grado de accesibilidad a nivel de edades, geográfico y penetración en la población de discapacitados. Por último, el nivel de transparencia, aspecto que ha estado presente en todas las etapas desde el inicio del proyecto. 1.Evolución del uso del sistema Duración del procesamiento de los llamados Hasta el año 2010 no había datos consolidados acerca del tiempo que llevaba procesar un llamado. A partir del 2011, con la puesta en funcionamiento del sistema, se comienza a procesar esta información, lográndose los siguientes resultados: • 2011: 280 días (abril-diciembre) • 2012: 169 días • 2013: 103 días (enero-noviembre) En conclusión: al cabo de dos años y medio de operación se redujo el tiempo medio de duración medida de los llamados a su tercera parte. Datos estadísticos de uso del Portal (datos suministrados por el software AWSTATS) Julio 2011: • Visitantes distintos: 44.587 • Visitas: 56.857 • Páginas visitadas: 1.126.713 • Tráfico: 79,56 GB • Referencias desde otras páginas: N/D Noviembre 2013: • Visitantes distintos: 182.861 (310% de aumento respecto de julio 2011) • Visitas: 275.045 (384% de aumento respecto del 2011) • Páginas visitadas: 5.663.294 (400 % de aumento respecto del 2011) • Tráfico: 208,05 GB (160 % de aumento respecto del 2011) • Referencias desde otras páginas: 866, totalizando un total de más de 101.000 accesos al portal a través de ellas. 2.Accesible en varios niveles Desde hace años en Uruguay está en marcha un proceso por el cual se asigna en forma gratuita un PC a cada niño y maestro de las escuelas y liceos públicos del país. Aprovechando la penetración que dicho plan (Plan Ceibal) tiene a nivel de ciudadanía, se aseguró que las familias beneficiarias pudieran acceder al Sistema desde dichos equipos (XO). http://www.ceibal.org.uy/ Distribución etaria de los usuarios registrados: Hasta 25 años - 52.415 (37%) 26 a 35 años- 57.285 (40%) 36 a 45 años- 23.579 (16%) 46 a 55 años - 8.566 (6%) 56 a 65 años - 1.594 (1%) más de 65 años- 73 (<1%) Total: 143.512 Esta distribución se ha mantenido estable desde el inicio del Sistema. Distribución geográfica de usuarios registrados por departamento del Uruguay ARTIGAS 1.649 CANELONES 18.755 CERRO LARGO 1.610 COLONIA 2.179 DURAZNO 828 FLORES 387 FLORIDA 1.427 LAVALLEJA 1.225 MALDONADO 3.679 MONTEVIDEO 92.994 PAYSANDU 2626 RIO NEGRO 1.335 RIVERA 3.425 ROCHA 1.381 SALTO 3.081 SAN JOSE 2.457 SORIANO 1.526 TACUAREMBO 1.485 TREINTA Y TRES 788 Otros países: 675 (principalmente Argentina 34%, España 23%, Colombia 8%, otros: 35%) Total general 143.512 Cómo se puede observar, existen registros desde todos los departamentos del País (incluso fuera del Uruguay), y la distribución responde a las ofertas de empleo en cada región Discapacitados: A la fecha se encuentran registradas 826 personas 3.Proceso transparente Se cuenta con la totalidad de los llamados publicados, disponible a todo el mundo las 24 horas del día. A su vez estos llamados cuentan con la totalidad de la información y documentación generada de cada uno. Esta situación ha repercutido muy positivamente en la percepción de transparencia en los procesos del Estado, contribuyendo al nivel alcanzado actualmente por el Uruguay en la materia, obteniendo 73 puntos y logrando el puesto 19 en el mundo y primero en América del Sur de acuerdo al informe: Corruption Perception Index: http://cpi.transparency.org/cpi2013/results/ Estos han sido algunos de los elementos considerados a la hora de asignar al premio para la Transparencia Activa anteriormente citado.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
En relación con la sostenibilidad de la iniciativa cabe señalar: Desde que la ONSC fuera encomendada explícitamente a rediseñar la gestión del reclutamiento y selección del personal de la Administración Central, pasando de una función de contralor a una posición activa y de gerenciamiento, ha dispuesto muchos recursos humanos y presupuestales para lograr el sustento en el tiempo de este proyecto. En particular, se ha creado el área de Uruguay Concursa, siendo actualmente la mayor de la ONSC en cuanto a dotación de personal así como también se ha priorizado el presupuesto para todos los servicios asociados al sistema (mantenimiento del software, alojamiento, Call Center, etc.). En el siguiente enlace se detallan las principales normas que regulan el proceso de Uruguay Concursa: https://www.uruguayconcursa.gub.uy/Portal/servlet/com.si.recsel.acercade Como datos concretos que aseguran la sostenibilidad, se plantean los siguientes puntos: Plan de acción 2014 de la ONSC: La dirección de la ONSC ha establecido las siguientes líneas de trabajo principales con respecto a la mejora en la gestión de Uruguay Concursa. • Reforzamiento de la capacitación de los miembros de tribunales y técnicos incluyendo la certificación de los mismos. • Evaluación del sistema a través de encuestas a postulantes e integrantes de tribunales • Evaluación del resultado de la selección a través de encuestas a las personas que ingresaron y a sus jefes. • Certificación de Calidad del proceso de Uruguay Concursa. Agenda digital URUGUAY 2011-2015: Este proyecto ha sido incluido en la Agenda Digital que se ha elaborado a nivel gubernamental y que refleja los esfuerzos que en materia de Gobierno Electrónico está realizando el País. Objetivo 9: Un estado integrado, Meta c) “Disponer, en el período de la Agenda, de las siguientes Ventanillas Únicas Electrónicas: (Uruguay Concursa; Ventanilla única del ciudadano; Ventanilla única de la seguridad pública; Ventanilla única del comercio exterior, Ventanilla única de la vivienda y Ventanilla única de la empresa), accesibles por múltiples canales; entre ellos: web, y móvil.” La agenda completa se puede consultar en el siguiente enlace: (http://www.agesic.gub.uy/innovaportal/v/1443/1/agesic/mapa_de_ruta:_agenda_digital_uruguay_2011-2015.html?menuderecho=11) Por último, el resultado de este esfuerzo se refleja en el alto grado de penetración de esta ventanilla única, a lo largo de los 27 meses de funcionamiento, que lo ubica entre los portales más visitados del Estado según información de la agencia para el gobierno electrónico (AGESIC). Estos elementos hacen impensable dar marcha atrás a esta iniciativa. En cuanto a si es transferible, se describe brevemente algunos aspectos a considerar: El concepto de ventanilla única permite reunir aquellas áreas temáticas que se encuentran dispersas a lo largo de la Administración Pública. Ello permite una mayor visualización, creación de procedimientos estándares, especialización y profesionalización, aumento de la eficacia y eficiencia al eliminar la dispersión, etc. A su vez las lecciones aprendidas, principalmente las soluciones derivadas de los desafíos y problemas encontrados, son parte de los activos transferibles para nuevas experiencias de ventanilla única. Finalmente, desde hace ya varios meses Paraguay ha demostrado interés en la iniciativa del Uruguay para implementar “Paraguay Concursa”.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Dado el tamaño del proyecto, su alcance a nivel de las organizaciones y también el hecho que involucra a toda la ciudadanía, se ha generado un volumen importante de lecciones aprendidas, muchas de las cuales son factibles de ser utilizadas como buenas prácticas. A continuación se describen las que se entiende son más destacables y generales en la temática de esta iniciativa: • Fuerte patrocinio al más alto nivel, en todas las áreas del proyecto, pero fundamentalmente en el área de gestión, donde se requieren respuestas en tiempo y forma, así como también contar con los recursos humanos y financieros suficientes • Gestión del proyecto con énfasis en el control de los tiempos, la calidad y el presupuesto • Incorporación de socios de negocio, públicos o privados, que provean servicios de alto nivel técnico y profesional, que la organización no puede ofrecer en tiempo y forma • Lograr, mediante capacitación y comunicación, fuerte involucramiento del personal designado por los organismos que requieren el personal a contratar • Aprovechar las economías de escala que produce la unificación de los procesos a nivel de toda la administración pública. Esto se puede aplicar en varios aspectos, tales como equipamiento informático, recursos humanos, e incluso minimizando los esfuerzos de los ciudadanos en el proceso de reclutamiento, tal como tener un único registro del perfil y poder postularse a múltiples llamados. • Poner énfasis en que todos los involucrados conocen en detalle el alcance del producto del proyecto, en particular en el proceso de reclutamiento debe establecerse claramente dónde finaliza el proceso común y dónde comienza el propio de cada organización. • Utilizar herramientas informáticas para el seguimiento del proceso de análisis y aprobación de documentos funcionales, apoyándose en buenas prácticas tales como CMMI para el desarrollo del sistema informático e ITIL para la gestión del mantenimiento. • Un componente que no puede ser desatendido es el trabajo necesario para realizar el cambio cultural de los involucrados, en materia de nueva organización del trabajo, estandarización de procesos y transparencia. En cuanto a las recomendaciones a seguir, se pueden agregar las siguientes: • Es importante que el personal afectado directamente al proyecto y en particular al diseño de la solución informática, cuente con fuertes conocimientos en Gestión de Proyectos de Gobierno Electrónico, que profundiza en temas como la normativa requerida, la interoperabilidad, alianzas público-privadas, etc. • Las organizaciones públicas difícilmente cuenten con los recursos humanos y técnicos suficientes para encarar proyectos de esta envergadura en plazos tan acotados, por lo que debe contemplarse la posibilidad de realizar alianzas tanto a nivel público como privado para obtener esos recursos en tiempo y forma • Para lograr que un proyecto de esta envergadura resulte exitoso, es aconsejable plantear la visión general en objetivos concretos y de corto plazo. A nivel de alcance: Incrementar el alcance en forma gradual. Uruguay Concursa comenzó con la Administración Central y luego este año, alcanzó la totalidad de la Administración Pública. A nivel de funcionalidades: Dividir en fases, primero el proceso de publicación y reclutamiento, luego el proceso de selección, luego mejora continua.

Contact Information

Institution Name:   Oficina Nacional del Servicio Civil
Institution Type:   Public Organization  
Contact Person:   Luis Cibils
Title:   Ing.  
Telephone/ Fax:   +5981503155
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   lcibils@onsc.gub.uy  
Address:   Plaza Independencia 710 piso 4
Postal Code:   11000
City:   Montevideo
State/Province:   Montevideo
Country:  

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