| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
انطلقت هذه المبادرة من خلال خطة الوزارة الاستراتيجية للتحول للتعاملات الالكترونية وتم عمل جدول زمنى وخطة عمل كاملة لجميع المبادرات ومن ضمنها مبادرة / مشروع نظام التأشيرات الالكتروني وفيما يلي خطة مختصرة لتنفيذ المبادرة.
التخطيط
إجراء تقييم وظيفي وفني كامل، لنظام التأشيرة في القضايا الراهنة، وتقييم متطلبات الأعمال مع أنظمة power user ( مثل مزودي خدمة التأشيرة في القاهرة ومومباي)
وضع قائمة بالمتطلبات الفنية والتقنية ومتطلبات الإدارات وذلك من أجل تحسين نظام التأشيرة
إعداد النموذج التشغيلي لنظام التأشيرة ويشمل ذلك:
– الأفراد: تدريب موظفي تقنية المعلومات على صيانة النظام، وتدريب المستخدمين على استخدامه
– العمليات: تطوير عمليات تقنية المعلومات للدعم والصيانة والبحث عن أفضل الحلول للاستفادة من النظام
– التقنية: تعريف البنية المفاهيمية لنظام التأشيرة
– نظام التحكم: التطوير والتواصل بشكل فعال مع السياسات الواضحة بشأن الأنشطة لكل فئة من فئات طالبي الحصول على تأشيره وكفلائهم وتحديد سياسات حقوق دخول المستخدم
تطوير نطاق العمل لزيادة نظام التأشيرة
المشتريات
إعداد وثيقة طلب العروض ، وكتابة قائمة تضم مجموعة كبيرة من الشركات لإعداد وتشغيل نظام التأشيرة و القياسات الحيوية
إعداد قائمة مختصرة بالشركات وإعداد وثيقة طلب العروض
تقييم عروض الشركات ثم الاختيار وتوقيع العقود
التصميم والتنفيذ
إعداد الوصف الفني والوظيفي المفصل لنظام التأشيرة
– الدمج مع نظام إدارة الشكوى ونظام BI
– تنفيذ نموذج القياسات الحيوية ونموذج إنجاز
التزويد بمعلومات الدخول إلى النظام الداخلي من خلال شبكة الإنترانت وخارجيا عبر بوابة وزارة الخارجية
دمج النظام مع بوابة سداد للمدفوعات لمركز المعلومات الوطني (NIC ووزارة العمل، MOI والبنك العربي الوطني، ANB و غرف التجارة والصناعة، CCI و وزارة الصحة، MOH و بوابة الدفع الدولية)
اختبار النظام وتشغيله
إعداد خطة التدريب وتدريب المستخدمين
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
يعتمد نجاح نظام التأشيرات الالكترونية على تكامل وتعاون أصحاب المصلحة ذوي العلاقة بالنظام وهم:
o الوزارة وفروعها والبعثات في الخارج
o مكاتب الاستقدام داخل المملكة: يوجد347 مكتب في المملكة معتمدة من قبل وزارة الخارجية
o مكاتب الخدمات خارج المملكة
o الوكلاء الخارجيين لشركات ومؤسسات الحج والعمرة: يوجد 3299 وكيل خدمات عمرة حول العالم معتمد في أنظمة وزارة الخارجية، كما يوجد 3368 وكيل خدمات حج معتمد في أنظمة وزارة الخارجية، حيث يقومون بالتنسيق بين حجاج ومعتمري الخارج وإدخال واستكمال طلباتهم عبر بوابة وزارة الخارجية.
o المختبرات الصحية حول العالم: يوجد 306 مختبر صحي حول العالم معتمدة من قبل وزارة الخارجية وظيفتها هي التأكد من مطابقة الوافد للشروط الصحية (محددة لأنواع معينة من التأشيرات , مثل العمالة)
o الجهات الحكومية: مثل وزارة الحج، وزارة الداخلية، الغرف التجارية، الهيئة العليا للسياحة.
o البنك: تتعامل الوزارة مع البنك العربي الوطني لتحصيل رسوم التأشيرات حيث يوجد ربط الكتروني بين أنظمة البنك ونظام التأشيرات الالكترونية.
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
جواب السؤال 6.6:
تم رصد ما يقارب 30 مليون ريال سعودي كمصروفات مالية ومايقارب 20 مليون ريال سعودي كمصروفات تشغيلية حيث كان التنفيذ بتمويل من الميزانية الخاصة بالوزارة. وبعد مرحلة التشغيل يتم الصرف على النظام وتشغيله وتطويره من مداخيل رسوم خدمة التأشيرات الالكترونية.
يعمل على النظام ما يزيد على 1000 موظف . ويشمل ذلك العاملين في سفارات وممثليات المملكة في مختلف دول العالم بالإضافة بالإضافة الى موظفي مكاتب الخدمة وموظفي تقنية المعلومات في الوزارة
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
• رفع كفاءة العمل لشؤون التأشيرات بخفض التكاليف الناتجة عن التعاملات الورقية والحد من بعض الطلبات الواردة التي لا تنطبق عليها الشروط
• سرعة معالجة الطلبات بحيث أصبح من الممكن القيام بعدة مهام من قبل افراد مختلفين حسب الاختصاص مما يقلل الوقت المستغل للتنفيذ. إضافة إلى ذلك فإن الربط الالكتروني مع مختلف أصحاب العلاقة أدى الى استغلال الوقت الناتج عن المراسلات الورقية اخذين بعين الاعتبار تعدد المشاركين واختلاف اماكنهم
• ضبط اجراءات العمل وتطبيق قواعد العمل بشكل سريع وفعال من خلال الأتمتة (Automation) أدى إلى تقليل الاخطاء الناتجة عن أصحاب العلاقة المشاركين
• متابعة الأداء عن طريق إصدار التقارير المختلفة عن عدد الطلبات وعدد التأشيرات المصدرة من كل ممثلية حسب كل موظف سواء من قبل الإدارة المركزية بالوزارة أو من قبل رئيس البعثة.
• الربط المباشر مع البنك لمتابعة المبالغ المتوفرة ومقارنتها بعدد التأشيرات المصدرة وعدد الطلبات أدى إلى ضبط الحسابات المالية.
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
تعتبر المملكة العربية السعودية ثاني أكبر دولة في العالم من حيث أعداد التأشيرات الصادرة. حيث تسيطر تأشيرات الحج والعمرة على الحصة الأكبر من اجمالي عدد التأشيرات. هذا العدد الكبير والضخم يصعب التعامل معه بالطرق التقليدية مما يستلزم بناء خدمة الكترونية موثوقة ومتكاملة تحقق رغبات المستفيدين وتسهل لهم اجراءات الحصول على التأشيرة وتمكن الوزارة من ضبط الطلبات ومعالجتها. لذلك قامت الوزارة بإطلاق مشروع قياس تبني الخدمات ومن ضمنها نظام التأشيرات الالكتروني لضمان الاستفادة من هذه الخدمة عبر خطة عمل تشمل Strategic communication plan ومؤشرات قياس ربع سنوية مثل عدد المستفيدين, عدد قنوات تقديم الخدمة, نسبة رضا المستفيدين.. وغيرها من المؤشرات وفي ما يلي احصائية للتأشيرات الالكترونية للسنوات الأخيرة تظهر العدد المتزايد للمستفيدين من النظام من سنة لأخرى:
• في عام 2009 : 8,480,314 تأشيرة
• في عام 2010 : 8,771,040 تأشيرة
• في عام 2011: 9,897,327 تأشيرة
• في عام 2012 : 11,434,794 تأشيرة
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
• ربط ممثليات خادم الحرمين الشريفين في الخارج عبر المنظومة الالكترونية خصوصا في الممثليات المتواجدة في البلدان ذات البنية التحتية الضعيفة حيث يستلزم ربطها عبر شبكة الاقمار الصناعية.
• التنسيق والاتفاق مع مختلف أصحاب العلاقة المشاركين في اجراءات العمل للتأشيرات باعتماد المنظومة الالكترونية اخذين بعين الاعتبار أن العديد من المشاركين في اجراءات التأشيرات هم من خارج الوزارة.
• إعادة تصميم البوابات الحالية لتسهيل استخدامها من قبل الافراد والمنظمات في الداخل والخارج بحيث يسهل على كل فئة الوصول للخدمة المطلوبة واستكمال بياناتها والتأكد من إرسالها وإمكانية الاستعلام عن حالة الطلب بشكل سهل وميسر.
• العمل على تذليل الصعوبات المتعلقة بعملية دفع واستيفاء رسوم التأشيرات خصوصا في البلدان التي يصعب فيها الحصول على بطاقات ائتمانية وكذلك الحصول على العملة الصعبة عن طريق توفير العديد من طرق الدفع المختلفة سواء للأفراد أو المنظمات.
• توحيد اجراءات العمل للممثليات في الخارج حيث استدعى ذلك مزيد من الوقت والجهد للوصول إلى اجراءات تناسب جميع الممثليات باختلاف احجامها وانواع التأشيرات الصادرة منها
• توفير الدعم الفني على مدار الساعة قادر على الاستجابة لطلبات المستفيدين في الوقت المناسب اخذين في الاعتبار اختلاف أوقات الدوام والإجازات
• تدريب المستخدمين على استخدام النظام مع تواجدهم في 116 ممثلية استدعى جهد ووقت لفهم النظام من قبلهم واستلزم تحديث سياسات الايفاد للموظفين لتشمل التدرب على المنظومة الالكترونية
|