| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
بعد أن اعتمدت المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية هذه المبادرة كفكرة بدأ العمل لتجهيز خطة عمل مفصلة لإنجاز المهمة. حيث تم إسناد مهمة الى مدير المشروع، والذي قام بدوره الى:
تجهيز فريق العمل المناسب
تحديد جميع أصحاب المصلحة المعنيين بالمشروع التواصل معهم
تحديد نطاق العمل بشكل دقيق وواضح و هو كالتالي:
1) نطاق العمل شمل على:
• الاستفادة من NIC(مركز المعلومات الوطني) خدمات الشبكة للتحقق من حالة الشخصية المستفيدين بشكل دوري
• التحقق من حالة جميع المستفيدين ومنح فوائد الزواج بالنسبة للمرأة المؤهلة.
• الحصول على البيانات الشخصية المستفيدين تلقائيا عبر خدمات شبكة الإنترنت وتجنب إدخالات دليل
2) المستثنى من نطاق العمل:
• تصميم وتنفيذ عملاء خدمات الويب لخدمات NIC
• التعامل مع NIC الفشل خدمات الويب
دراسة المخاطر المحتملة وتجهيز الإجراءات الاحترازية لتقليل احتمال حدوث تلك المخاطر والإجراءات البديلة لتقليل أضرار المخاطر في حال حدوثها
أخيراً تم إعداد خطة عمل مفصلة توضح جميع المهام اللازم تنفيذها والوقت المحدد لإنجازها والمسؤولين عن تنفيذها
وأثناء مراحل المشروع، تم توثيق جميع الخطوات والمراحل وذلك للتأكد من استدامة المبادرة. بالإضافة إلى ذلك فقد كانت هناك متابعة مستمرة من الجهات العليا في المؤسسة عن طريق تقارير الأداء والتي يرفعها مدير المشروع بشكل أسبوعي، وذلك للتأكد من أن المهام تنجز بالشكل المطلوب في الوقت المحدد.
وبعد انتهاء تنفيذ المشروع، حرصت المؤسسة على متابعة نتائج المبادرة عن طريق نظام ذكاء الأعمال للتأكد من فعالية المبادرة وتحقيق الأهداف المنشودة من تنفيذها.
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
ساهم في تحقيق هذه المبادرة أطراف كثيرة، واعتمدت المؤسسة على موظفيها بشكل كامل في التنفيذ، حيث يتوفر لدى المؤسسة نخبة من الشباب السعوديين المؤهلين في مختلف المجالات. فيما يلي قائمة بأهم المعنيين في التنفيذ:
1- الأستاذ/ سليمان الحميد، محافظ المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية (سابقاً، في وقت تنفيذ المشروع)
2- المهندس/ أحمد العمران، مساعد المحافظ لتقنية المعلومات
3- الأستاذ/ عبدالعزيز الهبدان، مساعد المحافظ للشؤون التأمينية
4- المهندس/ بدر الدخيل، مدير عام النظم والمساندة
5- الأستاذ/ عبدالرحمن الحامد، مدير عام الحقوق التأمينية
6- المهندس/ محمد بامقدم، مدير المشروع
7- المهندس/ أيمن السند، مدير المشاريع
8- المهندس/ غسان المالكي، مدير إدارة تطوير الأعمال
9- المهندس/ يوسف السالم، مدير إدارة تطوير النظم
10- المهندس/ عبدالله الشمراني، مدير إدارة الجودة والنوعية
11- المهندس/ محمد الناصر، مدير التشغيل
12- الأستاذ/ عبدالرحمن الجعيدان، مدير إدارة الدعم الفني
13- فريق المشروع: فريق التطوير والبرمجة: المهندس/ لبيب النصار، المهندس/ عبدالرحمن القحطاني. فريق الاختبارات والجودة: المهندس/ ماجد الخميس، المهندس/ خالد المحيميد
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
تتميز وتفتخر المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية بكادر من الموظفين المواطنين المؤهلين في مختلف المجالات والقادرين على تنفيذ المشاريع والمبادرات بكل كفاءة واقتدار. وعلى هذا الأساس فقد اعتمدت المؤسسة بشكل كامل في تنفيذ مبادرة (الخدمات الاستباقية) على الموارد البشرية من موظفيها ذوي الخبرة والكفاءة.
كما تتمتع المؤسسة بتوفر مركز بيانات Data Center مجهز بالكامل لاستضافة المعدات اللازمة. وعليه فقد اعتمدت المؤسسة على مواردها الخاصة بشكل كامل لتمويل وتنفيذ هذه المبادرة ولم يكن هناك أي تمويل خارجي أو تعاقدات مع شركات تقنية.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
المباشر مع (مركز المعلومات الوطني) التابع لوزارة الداخلية، والذي أتاح تبادل البيانات بين الجهتين بشكل دقيق وسريع وموثق، وبالتالي يمكن تقديم الخدمات للمواطنين بشكل أسرع
2- توفير الخدمة للمستفيدين دون طلبها بشكل مباشر و بشكل الالكتروني دون الحاجة لزيارة فروع المؤسسة والانتظار أو تقديم الأوراق و ملاحقتها و تقديم الإثباتات المطلوبة و انتظار ليتم التدقيق
3- تقليل عدد المراجعين لفروع المؤسسة حيث لا يلزم حضورهم إطلاقاً، وبالتالي زيادة إنتاجية موظفي خدمة العملاء في المؤسسة والاستفادة منهم في مهام أخرى و تسريع عملية خدمة العميل
4- (الخدمات الاستباقية) قلصت بشكل كبير جداً تكاليف إرسال التذكير الورقي للمستفيدين بالبريد والرسائل النصية لحثهم على تحديث بياناتهم وإرسال ما يثبت استمرارية استحقاقهم للمعاش ، فقد كان يرسل قرابة 200,000 خطاب سنوياً، بتكلفة تقريبية تعادل 400,000 ريال سعودي . أما الآن ومع الخدمة الاستباقية فلا داع لإرسال أو استقبال أي أوراق أو إثباتات
5- هذه المبادرة ألغت أي تكلفة على المستفيد من حيث المال أو الوقت أو الجهد فلا يلزمه التدخل نهائياً او المتابعة بشكل يومي
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
تحرص المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية الحرص على رصد وتقييم تنفيذ مبادرة (الخدمات الاستباقية) بشكل دوري عن طريق نظام ذكاء الأعمال، حيث تم تجهيز KPIs Dashboard لعرض احصائيات توضح عدد العمليات و المدة المستغرقة لإتمام تقديم الخدمة. (الرجاء الاطلاع على الملف المرفق والذي يحوي أمثلة عن هذه الإحصائيات)
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
ان أهم التحديات التي واجهة المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية كانت كالتالي :
1) أبرز العقبات التي واجهتها المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية حين بدأت بتنفيذ مبادرة (الخدمات الاستباقية) كانت في إيجاد مصادر البيانات الشخصية اللازمة لتقديم الخدمة. فقد تم التواصل مع عدة جهات حكومية لمعرفة ما إذا كانت البيانات متوفرة لديهم، حتى تم الوصول إلى مركز المعلومات الوطني التابع لوزارة الداخلية.
2) كان من أهم التحديات التي واجهت المؤسسة هو عقد الاتفاقية مع وزارة الداخلية للحصول على المعلومات المطلوبة ولكن حرص المؤسسة والمتابعة والتنسيق المستمر آتى ثماره واستطاعت المؤسسة ومركز المعلومات الوطني التوصل الى اتفاقية تبادل بيانات ترضي جميع الأطراف
3) وبعد الاتفاقية كان هناك تحدي إنشاء الربط الإلكتروني مع مركز المعلومات الوطني بشكل يضمن وصول المعلومات بدقة واستمرارية وسرية، وقد تم ذلك بنجاح ولله الحمد عن طريق التأكد من اتباع الإجراءات القياسية (standards) والتواصل المستمر مع مركز المعلومات الوطني
4) حجم البيانات التي كان يجب اختبارها كبير جدا، حيث أن هذه الخدمة ستؤثر على جميع المستفيدين. وللتأكد من جودة الخدمات المقدمة فقد قمنا بالتخطيط للاختبارات وجمع البيانات اللازمة منذ البداية في مراحل التصميم مما ساعد في سرعة وشمولية الاختبارات فيما بعد
5) دقة بيانات المركز والتأكد تطابقها مع الواقع ومع بيانات المؤسسة كانت من أهم العقبات ، وقد تم التغلب على ذلك باعتماد بيانات المركز والطلب من العميل بمراجعة وزارة الداخلية لتصحيح بياناته في حال كانت المعلومات غير متطابقة.
|