بوابة أمانة الإحساء
أمانة محافظة الأحساء

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
ضمن معظم المعاملات الحكومية، لا بد من مراجعة أية دائرة معنية عدة مرات للحصول على خدمة ما، أو حتى للاستفسار عن معلومة معينة. كذلك قد تشترك أكثر من دائرة واحدة في تقديم المعلومة أو الخدمة، مما يضع عبء إضافي على كاهل المواطن من الناحية المادية والجسدية، وكذلك من الناحية المعنوية في بعض الأوقات، لا سيما إذا كانت المعاملة تخص أحد كبار السن أو إذا كان المراجع يعاني من إعاقة أو مرض ما. كذلك كانت معاناة مراجعي أمانة الاحساء، حيث كان عليهم مراجعة الأمانة عدة مرات للحصول على خدمة ما، أوكان عليهم كذلك في بعض الأحيان الحصول على بعض الأوراق من دوائر أخرى لاستكمال معاملتهم، إذ كانت معظم المعاملات ورقية وكان عليهم في بعض الحالات أن يمرروا المعاملة للتوقيع من قبل عدة موظفين ومديرين، سواءً داخل مبنى الأمانة أو الذهاب إلى إحدى المكاتب التابعة للأمانه وحتى زيارة دوائر حكومية أخرى لاستكمال الموافقات. ناهيك عن عدم وضوح الخطوات الواجب اتباعها لحصول على المعلومة أو الخدمة، مما يضطر بعض المراجعين إلى إعادة تقديم المعاملة بعض استكمال بعض أجزاءها، وذلك لنقص توقيع أو وثيقة معينة. لم يكن المواطن وحده الذي يعاني، فوجود عدد كبير من الرخص الورقية بنسبة كبيرة جداً أدى إلى إرباك الموظفين وعدم تمكينهم من أداء مهامهم بشكل فعال وكفؤ. فعند استفسار أي مراجع عن معاملته، يتعين على الموظف أن يقوم بمراجعة عدد كبير من الملفات والأوراق ليتمكن من الإجابة، مما يؤدي إلى لجوء الموظف في معظم الأحيان إلى التسويف وتأجيل تلبية استفسار المراجع. أضف إلى ما سبق تدني مستوى الرقابة ومتابعة سير إجراء المعاملات بشكل عام والرخص بشكل خاص مما أدى إلى تدني مستوى الخدمة وكان له أثرا سلبيا في نسبة إنجاز أعمال الأمانة. وعلى صعيد آخر، لم تكن إنجازات الأمانة الأخرى من مشاريع ومبادرات معروفة على نطاق عام بحيث تتم الاستفادة منها بشكل فعال أو بحيث تتم مشاركة مخرجاتها مع جهات معنية أخرى. إذ لم تكن هنالك آلية تعنى بنشر المعرفة والتواصل إلا من خلال الكتب الرسمية والمخاطبات التي عادة ما تكون محصورة ضمن مجتمعات الدوائر الحكومية.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
مبادرة البوابة الإلكترونية لأمانة الإحساء هي مشروع حكومى تابع لأمانة الاحساء و قد تم طرحه في إطارمناقصة حكومية لإنشاء بوابة كاملة متكاملة تكون الافضل على مستوى المملكة حيث تم ادراج اكثرمن 250 خدمة الكترونية وهذا فى حد ذاته إنجاز كبير لأن معظم الأمانات في المملكة لا تمتلك مثل هذا العدد من الخدمات الحكومية.كما تهدف أمانة الإحساء من خلال هذا المشروع إلى هدفين محوريين وهما:  مواكبة التقدم التكنولوجى لأن المشروع سيتم تنفيذه بواسطة الشيربوينت 2013 وما يمتلكه من تسهيلات ممتازه وخدمات قيمة.  وهذا بدوره يؤدى إلى الهدف الرئيسى و هو خدمة المواطن فى أمانة الإحساء وتسهيل تعاملاته الحكومية و إستفادته من الخدمات المقدمة من خلال الأمانة و كذلك التسهيل على الموظفين فى تنفيذ الخدمات المطلوبة منهم و سرعة إنجازها بما يحقق الإفادة المنشودة لجميع فئات أمانة الإحساء. يهدف هذا المشروع الى تطوير البوابة الخاصة بأمانة الإحساء بحيث يتم : • ربط انظمة الأمانة وتطبيقاتها الداخلية (تمتلك الأمانة 46 نظام) مع الخدمات الإلكترونية من خلال البوابة الخاصة بالأمانة وعلى مرحلتين رئيسيتين تم من خلال المرحلة الأولى والتي تم تنفيذها بالكامل تطبيق 40 خدمة من خلال 4 أنظمة. • إنشاء تصميم جديد بشكل أسهل و جذاب وبما يتوافق مع متطلبات web2.0 ويسهل طبيعة إستفادة المواطنين و الموظفين من الخدمات بسهولة و يسر. • إنشاء البوابة الرئيسية للأمانة بشكل جديد بما يتوافق مع متطلبات الأمانة و خدماتها وما يتوافق مع التقنيات الحديثة والإمكانيات الممتازة فى الشير بوينت و Asp.net 3.5. • يتم تنفيذ الخدمات الإلكترونية وعددها 250 خدمة وذلك كما تم ذكره سابقا للتسهيل من وصول المواطنين و الموظفين لخدمات الأمانة و الإستفاده منها بسهولة و يسر من خلال البوابة الإلكترونية. • يتم تطوير بوابة خاصة بموظفى الأمانة (البوابة الداخلية) والتى تسهل بشكل كبير من مهام الموظفين وطريقة إتمامهم للخدمات المطلوبة منهم. • إمكانية توفير نظام الرسائل sms بما يعطى تنبيهات فورية عن طريق الجوال فور تعامل المواطنين مع الخدمات الإلكترونية مما يسهل من متابعة الخدمة للمواطن و نتيجتها اولا باول. • يتم إنشاء بوابة خاصة بالبلديات تحتوى على بعض الخدمات التى تخدم البلديات و تسهل من طبيعة تواصلها مع الأمانة الرئيسية. • يتم تطوير بوابة المسئولية الإجتماعية والتى تحتوى على معلومات و بيانات توعويه للمواطنين بما يضمن الحفاظ على البيئة و ترشيد المواطنين للخدمات و المزايا الكثيرة الموجوده بأمانة الإحساء. وعليه، يمكن تلخيص الأهداف الرئيسية لهذه المبادرة بما يلي: 1- تقديم أفضل الخدمات لكافة المستفيدين سواء مواطن او مقيم على مدار الساعة بجدية وشفافية عالية. 2- السرعة في اصدار الرخص. 3- رفع كفاءة الرقابة. كذلك يمكن تلخيص فئات الجمهور المستهدف على النحو التالي: 1- المراجعين: وهم متلقي الخدمات المختلفة التي تقدمها الأمانة وبلديتها. وتنقسم هذه الفئة بحد ذاتها إلى 3 أنواع: a. أفراد: من مواطنين ومقيمين. b. أصحاب الأعمال: من شركات وأصحاب المؤسسات بشتى أنواعها ضمن القطاع الخاص. c. المؤسسات والدوائر الحكومية المختلفة الأخرى، حيث تتعامل هذه المؤسسات مع البوابة بصفتين: i. الأولى: بصفة متلقي خدمة. ii. الثانية: بصفة شريك في تقديم بعض الخدمات المشتركة لمتلقي الخدمة من الفئات الأخرى أعلاه. مثل البلديات التابعة للأمانة. 2- الموظفين: وهم كادر الأمانة والبلديات وكافة أصحاب العلاقة داخل الأمانة.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
يبرز تميز هذه المبادرة من خلال كونها شاملة لكافة خدمات الأمانة بشكل متكامل، إذ تمت دراسة كافة الخدمات بشموليتها ولم يتم ذلك بشكل مبادرات صغيرة منفردة وإنما من خلال دراسة شاملة لكافة خدمات الأمانة، الأمر الذي ينعكس إيجابياً على مدى تكامل هذه الخدمات ويعود بالنفع على كيفية تقديم الخدمات لمتلقيها، وبالتالي رفع جودة هذه الخدمات بشكل ملحوظ. كذلك تمت من خلال هذه مراجعة كافة الخدمات من حيث متطلباتها وسير عملها، وتطبيق أسس عمليات تحسين الإجراءات وحتى إعادة هندستها في بعض الأحيان عندما تطلب الأمر ذلك. كذلك من أهم ما يميز هذه المبادرة هو استخدام عدة تقنيات حديثة سواء كبيئة تطبيق للبوابة أو كأسلوب تطوير و تحديث، وقبل كل ذلك تم تحيديد استراتيجية واضحة ونهج متفق عليه مسبقا مع كافة الأطراف المعنية، الأمر الذي أدى إلى تحديد أهداف واضحة يمكن تطبيقها بشكل واقعي، حيث تمت جدولة مراحل التنفيذ على عدة فترات ليتسنى للأمانة متابعة التنفيذ بشكل فعال ودقيق. وكما سيتم توضيحه ضمن إجابة السؤال اللاحق. و من معايير الجودة التي تم اعتمادها:  search engine optimization (SEO)  ومواصفات الجودة العالمية (ISO)  CMMI  W3C  بالإضافة إلى بعض المعايير المحلية الخاصة بالحوسبة والحكومة الإلكترونية مثل موقع يسروموقع سعودى.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
1- التحضير للمبادرة - قامت الأمانة بتجميع وتحديد وتفصيل كافة خدمات الأمانة والبلديات التابعة لها. - تم طرح عطاء لاستدراج العروض التي تفي بالغرض. - تمت دراسة العروض واختيار الأفضل منها بحسب معايير معدة مسبقاً. - البدء بتنفيذ المبادرة مع الشركة المنفذة بحسب التفاصيل الواردة في النقاط التالية. 2- تحديد نطاق عمل المشروع ومراحله (اصداراته) يهدف هذا المشروع الى تطوير البوابة الخاصة بأمانة الإحساء بحيث يتم: • ربط انظمة الأمانة وتطبيقاتها الداخلية (تمتلك الأمانة 46 نظام) مع الخدمات الإلكترونية من خلال البوابة الخاصة بالأمانة. • إنشاء تصميم جديد بشكل أسهل و جذاب وبما يتوافق مع متطلبات web2.0 ويسهل طبيعة إستفادة المواطنين و الموظفين من الخدمات بسهولة و يسر. • إنشاء البوابة الرئيسية للأمانة بشكل جديد بما يتوافق مع متطلبات الأمانة و خدماتها وما يتوافق مع التقنيات الحديثة والإمكانيات الممتازة فى الشير بوينت و Asp.net 3.5. • يتم تنفيذ الخدمات الإلكترونية وعددها 250 خدمة وذلك كما تم ذكره سابقا للتسهيل من وصول المواطنين و الموظفين لخدمات الأمانة و الإستفاده منها بسهولة و يسر من خلال البوابة الإلكترونية. • يتم تطوير بوابة خاصة بموظفى الأمانة (البوابة الداخلية) والتى تسهل بشكل كبير من مهام الموظفين وطريقة إتمامهم للخدمات المطلوبة منهم. • إمكانية توفير نظام الرسائل sms بما يعطى تنبيهات فورية عن طريق الجوال فور تعامل المواطنين مع الخدمات الإلكترونية مما يسهل من متابعة الخدمة للمواطن و نتيجتها اولا باول. • يتم إنشاء بوابة خاصة بالبلديات تحتوى على بعض الخدمات التى تخدم البلديات و تسهل من طبيعة تواصلها مع الأمانة الرئيسية. • يتم تطوير بوابة المسئولية الإجتماعية والتى تحتوى على معلومات و بيانات توعويه للمواطنين بما يضمن الحفاظ على البيئة و ترشيد المواطنين للخدمات و المزايا الكثيرة الموجوده بأمانة الإحساء. الإصدارات يتم تقسيم إصدارات المشروع إلى إصدارين رئيسيين: 1 - الإصدار الاول مدته 4 اشهر (تم أنجازه بالكامل والذي تم ترشيحه لهذه الجائزة)  عمل مقارنة بين الأمانات لتحديد الخدمات المطلوبة و الشكل الممتاز للتصميم  تحديد الخدمات الإلكترونية بشكل تام و نهائى وعددها كما هو محدد مسبقا 250 خدمة  رفع البوابة مع نهاية هذه الفترة إن شاء الله وبها عدد 40 خدمة. 1. الإستعلام عن المزايدات المطروحة 2. شراء كراسة المزايدات 3. الإستعلام عن طلبات المزايدات المقدمة 4. الإستعلام عن رخصة حفر 5. تقديم طلب الحصول على رخصة حفر 6. موافقة الجهات الداخلية المختصة على طلب رخصة حفر 7. موافقة الجهات الخارجية المختصة على طلب رخصة حفر 8. تحكم طلبات رخص الحفر المقدمة 9. إستخراج مطالبة سداد لرخصة الحفر 10. رخص المشاريع 11. خدمات إشعار الرسائل و الجوال لخدمات رخصة الحفر 12. إخلاء طرف 13. تجديد طلب الحصول على رخصة حفر 14. تسجيل مواطن 15. تسجيل خليجى 16. تسجيل مقيم 17. تسجيل مقاول / شركة 18. تسجيل مكتب هندسى 19. تسجيل مركز صحى 20. تسجيل جهة حكومية 21. تحديد موعد مع الأمانة 22. الإستعلام عن المناقصات المطروحة 23. شراء كراسة المناقصات 24. الإستعلام عن طلبات المناقصات المقدمة 25. خدمة تسجيل الدخول 26. خدمة الاستعلام عن المعاملات 27. الاستعلام عن إحالة 28. الاستعلام عن وفاة 29. الاستعلام عن بلاغ 30. الاستعلام عن المعاملات الخاصة برخص البناء 31. استعلام المكاتب الهندسية المرخصة لإصدار رخص الإنشاء 32. الاستعلام عن مخالفة 33. استعلام عن شهادات صحية 34. الاستعلام عن طلب شهادة صحية 35. الاستعلام عن منافسة 36. الاستعلام عن المراكز المقدمة للشهادة الصحية 37. الاستعلام عن عقد 38. الاستعلام عن رخص محل 39. الاستعلام عن رخصة محل منتهية 40. الاستعلام عن اسم محل الخطة مقدمة للفترة الأولى (المرحلة الأولى) وهى بعد مرور الأربعة شهور الاولى لفترة المشروع و المقدرة بـ 12 شهر.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
ساهمت جهات حكومية وخاصة في تطبيق هذه المبادرة، فكانت نتاج مشاركة فاعلة بين القطاع العام والقطاع الخاص. ومن أهم الجهات التي ساهمت في تطبيق هذه المبادرة: 1- كوادر أمانة الإحساء، حيث قام فريق عمل الأمانة بما يلي: a. تجميع وتحديد وتفصيل كافة خدمات الأمانة والبلديات التابعة لها. كما قام الفريق بوضع المتطلبات اللازمة لإنشاء البوابة بشكل مفصل وتقديمها بشكل دراسة شاملة تم من خلالها طرح عطاء لاستدراج العروض التي تفي بالغرض. b. بدراسة العروض واختيار الأفضل منها بحسب معايير معدة مسبقاً. c. دراسة و تحليل جميع مواقع الأمانات في المملكة وبعض الهيئات و الجامعات لمتابعة ماهية الخدمات وكذلك التصميم و الهيكل العام للموقع بهدف جرد كل الخدمات الالكترونية المتاحة و محتوى البوابات و هيكلها والشكل الأنسب للتصميم وذلك لتقديم افضل الخدمات و بأحسن الطرق لأمانة الإحساء ومن هذه الجهات: o وزارة التعليم العالى o وزارة الخارجية o جامعة الملك سعود d. الإشراف على سير عمل مرحلة التنفيذ والتعديل على المتطلبات بما يتناسب مع مستجدات المشروع، بالإضافة إلى إعطاء الموافقات والاستلام من الشركة المنفذة لمخرجات المشروع. 2- كوادر البلديات التابعة للأمانة، حيث قام فريق عمل الأمانة بما يلي: 3- كوادر الشركة المنفذة من القطاع الخاص، حيث قام فريق عمل الشركة بما يلي: a. وضع آلية وأسلوب تطبيق المشروع بالإضافة إلى وضع كافة الخطط اللازمة لإدارة المشروع. b. تنفيذ الجانب التقني من تجهيزات تقنية ومعلوماتية وقواعد بيانات بما يتلائم مع المتطلبات الموضوعة للبوابة من قبل كادر الامانة.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
الموارد التقنية: - قاعدة البيانات قاعدة البيانات هى الأوراكل (Oracle 10 g) ولا بد من التوافق دائما مع قاعدة البيانات المعمول بها فى الأمانة و النظم القائمة عليها وقد تتطلب العمل على المشروع بعض التعديلات فى قاعدة البيانات و هذا تم تنسيقه مع إستشارى قاعدة البيانات خلال مراحل الإنتاج المختلفة. - الشيربوينت (البيئة التقنية للبوابة SharePoint) يتم إستخدام تقنية الشيربوينت و هى الأحدث عالميا و الأكثر توافقا و تناسبا مع مثل تلك البوابات الكبيره و التى تحتوى على عديد من الخدمات وسنقوم بإستخدام الاصدار SharePoint Server 2013. وكانت متطلبات المشروع من السرفرات كما يلي:  Server for SharePoint on production  Server for Microsoft SQL server  Server for SharePoint on test  Server for backup الموارد البشرية: 1- قامت الشركة المنفذة بتخصيص فريق عمل متعدد التخصصات لتنفيذ المرحلة الأولى خلا ل مدة 4 شهور، ويتكون هذا الفريق من: o مدير مشروع o محلل نظم اول o مبرمج انترنت – 1 o مبرمج انترنت – 2 o مصمم صفحات انترنت o مصمم شيربونت o اداري موقع انترنت 2- كما قامت الأمانة بتشكيل فريق مرادف للقيام بأعمال المتابعة ومراجعة المخرجات و لأغراض نقل المعرفة، حيث كان فريق عمل الأمانة كما يلي: o أمين المجلس البلدى و مدير عام الإدارة العامة لتقنية المعلومات o مدير إدارة هندسة النظم و البرمجيات o مدير إدارة البوابة الإلكترونية o إستشارى قاعدة البيانات o مدير تطوير البوابة الإلكترونية o مدير الجودة و التغيير o مشغل حاسب آلى الموارد المالية: تم تنفيذ هذه المبادرة من مخصصات أمانة الإحساء، حيث تم رصد الكلفة التقديرية للمشروع ضمن خطط الأمانة لعام 2013. وتم تخصيص المبلغ المطلوب من خلال ميزانية الأمانة وقسم تكنولوجيا المعلومات.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
نتج عن هذه المبادرة العديد من النواتج الملموسة التي أثرت ايجاباً في إحداث نقلة نوعية في طريقة عمل وسير خطط الأمانة. ومن أهم هذه المنتجات الرئيسية: 1- مدخل واحد: وجود مكان موحد شامل لكافة المعلومات المراد الحصول عليها؛ فالبوابة تعتبر المدخل الرئيسي للأمانة، فهي شاملة كافة المعلومات من أبسطها كعنوان مكاتب الأمانة وأرقام الهواتف حتى أعقد الخدمات، إذ بإمكان متلقي الخدمة إنجاز كافة مراحل الخدمة عن بعد من خلال البوابة دون أن يتكبد عناء التنقل. 2- تحسين الخدمات: بطبيعة الحال كان من الضروري إعادة دراسة الخدمات بهدف تقديمها بشكل إلكتروني عبر البوابة. الأمر الذي أدى إلى تحسين تلك الخدمات ومراجعتها وتنقيحها بحيث تصبح أكثر فعالية دون تكرار أو دون إضافة بعض الخطوات غير الضرورية. 3- التوثيق: تم من خلال هذه المبادرة عمل تحليل تفصيلي لكل خدمة ورسم مخطط سير عمل هذه الخدمات. الأمر الذي أدى إلى عمل توثيق كامل لكافة الخدمات من حيث مخططات سير العمل، المتطلبات المسبقة، مخرجات الخدمة، المشاركين في تقديم الخدمة وكافة المعلومات. ويعتبر التوثيق من أهم مخرجات هذه المبادرة حيث يحتوي على كافة المعلومات اللازمة لإدامة تلك الخدمات ومراجعتها بشكل دوري وتحديثها وتطويرها. 4- رفع الوعي والثقافة المعلوماتية لدى المواطن: بوابة المسئولية الإجتماعية هي جزء من بوابة الأمانة والتى تحتوى على معلومات وبيانات توجه وتهدف إلى توعية المواطنين بما يضمن الحفاظ على البيئة وإرشاد المواطنين للخدمات والمزايا الكثيرة الموجوده بأمانة الإحساء. بالإضافة إلى نشر الوعي التقني وإتاحة المجال أمام شريحة أكبر من المجتمع لاستخدام وسائل التقنية الحديثة والولوج إلى شبكة الأنترنت، الأمر الذي يساهم في سد الفجوة الرقمية.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
تم اعتماد طريقة سكرام Scrum لمتابعة ومراقبة العمل المتبقي (عوضا عن متابعة العمل المنجز). كما تم اعتماد مخطط Burn down كوسيلة مرئية سهلة للمتابعة. Scrum هوإطاربرمجي سريع ينتمي لفئة الـ Agile Methodologies تم فيه تقسيم مشروع البوابة إلى الخدمات او الاجزاء المراد تطويرها وتسمى ال(Backlogs) او بمعنى آخر تفصيل اكثر لماهو موجود في ملف نطاق المشروع scope ويتم تجزئة كل خاصية (Backlog) إلى مجموعة من الدورات (sprints) بحيث يتم تطويركل دورة على حده ولاتتجاوز مدة الدورة أكثرمن شهر. تم عمل إجتماع دوري بشكل يومي (كل 24 ساعة او 48 ساعة) لمعرفةحالة المهام المنفذة وآلية سيرها في الدورة، وبالتالي فالهدف الرئيسي لمجموعة الدورات ال(Sprints) هوتحقيق الخاصية (Backlog) أماعن هدف مجموعة الخصائص (Backlogs) فهوإنشاء البوابة كاملة. ينقسم فريق سكرم إلى : o مالك المنتج (Product Owner) - الأمانة o قائد فرقة سكرم (Scrum Master)– مدير المشروع تم تحديد الدورات وأولويات المهام كما تم تقسيم وتوزيع المهام لفريق التطوير ولمتابعة عمل المجموعة وحالة سيرالمهام. o فريق التطوير (Development team) - المبرمجين ومسؤوليته إنهاء تطوير كل دورة على حسب الأولوية (محتوى الدورة هو الخدمات المزمع تطويرها) o أهم إجتماعات سكروم إجتماع التخطيط للدورة، يقوم فريق سكروم بالتخطيط للدورة من خلال جميع الأعضاء ويتم النقاش بما ستحويه من مهام و يكون لكل واحد المهام التي يراها ملائمه لشخصه دون الحاجة للتكليف بشكل مباشر مما يجعل الفريق أكثرحماسا ومسؤولية. o اجتماعات سكروم الاسبوعية وهي عبارة عن إجتماع دوري يقوم به قائد فرقة السكروم لمعرفة حالة الدورة حيث يتم سؤال كل عضومن الفريق - ماقمت بعمله بالأمس - ماذا ستقوم بعمله اليوم - هل هناك معوقات أثرت على العمل o إجتماع إستعراض الدورة ويتم فيهاعرض ماتم لكل ركضة للامانة حتى ولم يكن هناك شيء فعلي فيتم عرض ماتم إنجازه فعليا. o إجتماع مراجعة الدورة اجتماع لمعرفة النواحي الإيجابية والسلبية في كل دورة وكيف يمكن الإستفادة من ذلك لتطويركل دورة. BurnDown– مهم جدا هورسم تخطيطي يوضح الوقت الفعلي الذي يتم فيه إنجاز كل دورة والوقت المقدر بناء على المعلومات السابقة.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
1- تدني الثقافة المعلوماتية لدى المستفيدين من الزيارات البلدية: نظراً لطبيعة عمل وخدمات الأمانة، فإن معظم المستفيدين من خدماتها ومراجعيها هم من فئات تقافية وتعليمية مختلفة. فمنهم الكثير ممنن لم يتعاملوا مع الخدمات الإلكترونية ومنهم من لا يزال يحمل منظور معين يقضي بأنه لا بد من زيارة الدائرة الحكومية لكي يحصل على الخدمة. وكانت هذه من أكبر المعيقات التي كان من الممكن أن تؤدي إلى فشل المبادرة لولا قيام الأمانة بعمل الحملات التوعوية لكافة مراجعيها، ونشر خدماتها عبر البوابة مترافقة مع بعض الخدمات الإضافية التي تضفي قيمة مضافة للمواطن مثل خدمات الاستعلام عن طريق الرسائل القصيرة SMS التي من شأنها طمأنة المواطن والتأكيد له بأن معاملته قيد المعالجة. كل تلك الممارسات خففت من وطأة هذا العامل المعيق وستؤدي إلى تلاشيه بعد فترة من الزمن. 2- غياب التشريعات الإلكترونية كان كذلك من المعوقات التي أثرت على سير المبادرة في بعض المراحل التخطيطية. إلا أن الأمانة قامت باتباع ارشادات وتوصيات برنامج يسر للاندماج مع بيئة الحكومة الالكترونية والتقيد بمححداتها، الأمر الذي ساعد على تخطي تلك العقبة. 3- قلة الخبرات الفنية المتخصصة في مجال البوابات لدى كادر الأمانة جعل التحدي أكبر للقيام بتصميم البوابة بحيث تلبي كافة الإحتياجات اللازمة لتطبيقها. لذلك تمت الأستعانة بخبرات القطاع الخاص في هذا المجال مع التأكيد على ضرورة التعاقد بشكل يضمن نقل المعرفة وليس فقط التنفيذ.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
1- تم توفير الأشتراطات للمستفيدين على مدار الساعة عبر البوابة الإلكترونية. إذ يستطيع كل متلقي خدمة من تصفح متطلبات الخدمة وشروطها قبل البدء بطلبها. وهذه الممارسات بحد ذاتها تنشيء نوع من ثقافة التنظيم والالتزام، بالإضافة إلى تساوي الفرص بين كافة الفئات من متلقي الخدمة. إن توفير كافة المعلومات عير البوابة يضمن نزاهة تقديم الخدمة ويعكس شفافية تامة في تقديمها. ويمكن لمس هذا الأثر من خلال مراقبة نسبة استخدام البوابة حيث أن هذه النسبة في ازدياد. فعند التزام المستفيدين باستخدام البوابة، يمكن التأكد من مدى ثقة المستخدم بالخدمات المقدمة وجودتها. 2- يتم من خلا ل البوابة التواصل بين الأمانة والمستفيدين من الخدمة. قبل تطبيق البوابة، بمجرد ما أن قام المراجع بتسليم معاملته ومغادرة مكاتب الأمانة، ينقطع الاتصال بين المراجع والأمانة إلا من خلال الاتصال الهاتفي والذي غالباً ما كان غير شافي أو عن طريق عمل زيارة ثانية أوحتى ثالثة ورابعة لاتمام المعاملة. أما بعد استخدام البوابة، فاصبح بامكان المراجع التواصل مع الأمانه من خلال عدة قنوات اتصال، منها البريد الإلكتروني والجوال. حيث أصبح بمقدور المراجع تتبع سير المعاملة من خلال الرسائل النصية الدورية التي تصله لإعلامه عن حالة المعاملة. ويظهر اثر ذلك بشكل كبير من مدى استجابة المراجعين وثقتهم بان معاملتهم تسير بشكل سليم وبالتالي لم يعد حضورهم إلى المكاتب كما كان في السابق. 3- إمكانية الدفع من خلال قنوات سداد. وتعتبر هذه من أهم ممكنات تقديم الخدمات، حيث يمكن للمراجع إتمام عملية تقديم المعاملة ودفع رسومها من خلال البوابة ودون الوصول لمكاتب الأمانة. وتضاف هذه الخدمة إلى العديد من الخدمات الأخرى التي تعتمد على بوابة الدفع الإلكتروني "سداد". وعليه، نرى أن المستفيدين يقومون باستخدام سداد بشكل سلس وبالتالي ينعكس ذلك على مدى تقبلهم لهذه الخدمات الجديدة.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
أصبحت البوابات الإلكترونية تقنية سائدة بين معظم المؤسسات التي تقدم الخدمات للفئات المختلفة من المستفيدين، وعليه، وبالرغم من تفرد الخدمات التي تقدمها بوابة أمانة الإحساء، إلا أنه يمكن الاستفادة بشكل كبير من التجربة من حيث الاستراجية الشاملة لتطبيقها من حيث طريقة التطوير المتبعة.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
من أهم الدروس المستفادة من هذه التجربة: 1- التخطيط المسبق لرفد كادر الأمانة بالخبرات والتخصصات ذات الصلة بالتقنيات والمقاييس المراد تطبيقها. فلا بد من تهيئة الكادر وتأهيله بشكل يتناسب مع الخطط المستقبلية وذلك كاجراء استباقي وليس كاستجابة لحل مشكلة معينة. 2- التنسيق المستمر مع برنامج الحكومة الإلكترونية "يسر" والاطلاع على كل المستجدات المتعلقة بالتقنيات وأطر العمل الحديثة لتطبيق وتحسين الأداء الحكومية، بما في ذلك الربط مع الهيكلية التقنية والاستفادة من كافة خدماتها. 3- زيادة الحملات التوعوية لتعريف المواطنين وفئات المستفدين الأخرى بخدمات البوابة وحثهم على استخدامها كقناة تقديم/ ولوج لخدمات أمانة الإحساء.

Contact Information

Institution Name:   أمانة محافظة الأحساء
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   حمدان العرادي
Title:   مدير إدارة تقنية المعلومات  
Telephone/ Fax:  
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   4261001@alhasa.gov.sa  
Address:  
Postal Code:  
City:   الأحساء
State/Province:   الهفوف
Country:  

          Go Back

Print friendly Page