4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
1- التحضير للمبادرة
- قامت الأمانة بتجميع وتحديد وتفصيل كافة خدمات الأمانة والبلديات التابعة لها.
- تم طرح عطاء لاستدراج العروض التي تفي بالغرض.
- تمت دراسة العروض واختيار الأفضل منها بحسب معايير معدة مسبقاً.
- البدء بتنفيذ المبادرة مع الشركة المنفذة بحسب التفاصيل الواردة في النقاط التالية.
2- تحديد نطاق عمل المشروع ومراحله (اصداراته)
يهدف هذا المشروع الى تطوير البوابة الخاصة بأمانة الإحساء بحيث يتم:
• ربط انظمة الأمانة وتطبيقاتها الداخلية (تمتلك الأمانة 46 نظام) مع الخدمات الإلكترونية من خلال البوابة الخاصة بالأمانة.
• إنشاء تصميم جديد بشكل أسهل و جذاب وبما يتوافق مع متطلبات web2.0 ويسهل طبيعة إستفادة المواطنين و الموظفين من الخدمات بسهولة و يسر.
• إنشاء البوابة الرئيسية للأمانة بشكل جديد بما يتوافق مع متطلبات الأمانة و خدماتها وما يتوافق مع التقنيات الحديثة والإمكانيات الممتازة فى الشير بوينت و Asp.net 3.5.
• يتم تنفيذ الخدمات الإلكترونية وعددها 250 خدمة وذلك كما تم ذكره سابقا للتسهيل من وصول المواطنين و الموظفين لخدمات الأمانة و الإستفاده منها بسهولة و يسر من خلال البوابة الإلكترونية.
• يتم تطوير بوابة خاصة بموظفى الأمانة (البوابة الداخلية) والتى تسهل بشكل كبير من مهام الموظفين وطريقة إتمامهم للخدمات المطلوبة منهم.
• إمكانية توفير نظام الرسائل sms بما يعطى تنبيهات فورية عن طريق الجوال فور تعامل المواطنين مع الخدمات الإلكترونية مما يسهل من متابعة الخدمة للمواطن و نتيجتها اولا باول.
• يتم إنشاء بوابة خاصة بالبلديات تحتوى على بعض الخدمات التى تخدم البلديات و تسهل من طبيعة تواصلها مع الأمانة الرئيسية.
• يتم تطوير بوابة المسئولية الإجتماعية والتى تحتوى على معلومات و بيانات توعويه للمواطنين بما يضمن الحفاظ على البيئة و ترشيد المواطنين للخدمات و المزايا الكثيرة الموجوده بأمانة الإحساء.
الإصدارات
يتم تقسيم إصدارات المشروع إلى إصدارين رئيسيين:
1 - الإصدار الاول مدته 4 اشهر (تم أنجازه بالكامل والذي تم ترشيحه لهذه الجائزة)
عمل مقارنة بين الأمانات لتحديد الخدمات المطلوبة و الشكل الممتاز للتصميم
تحديد الخدمات الإلكترونية بشكل تام و نهائى وعددها كما هو محدد مسبقا 250 خدمة
رفع البوابة مع نهاية هذه الفترة إن شاء الله وبها عدد 40 خدمة.
1. الإستعلام عن المزايدات المطروحة
2. شراء كراسة المزايدات
3. الإستعلام عن طلبات المزايدات المقدمة
4. الإستعلام عن رخصة حفر
5. تقديم طلب الحصول على رخصة حفر
6. موافقة الجهات الداخلية المختصة على طلب رخصة حفر
7. موافقة الجهات الخارجية المختصة على طلب رخصة حفر
8. تحكم طلبات رخص الحفر المقدمة
9. إستخراج مطالبة سداد لرخصة الحفر
10. رخص المشاريع
11. خدمات إشعار الرسائل و الجوال لخدمات رخصة الحفر
12. إخلاء طرف
13. تجديد طلب الحصول على رخصة حفر
14. تسجيل مواطن
15. تسجيل خليجى
16. تسجيل مقيم
17. تسجيل مقاول / شركة
18. تسجيل مكتب هندسى
19. تسجيل مركز صحى
20. تسجيل جهة حكومية
21. تحديد موعد مع الأمانة
22. الإستعلام عن المناقصات المطروحة
23. شراء كراسة المناقصات
24. الإستعلام عن طلبات المناقصات المقدمة
25. خدمة تسجيل الدخول
26. خدمة الاستعلام عن المعاملات
27. الاستعلام عن إحالة
28. الاستعلام عن وفاة
29. الاستعلام عن بلاغ
30. الاستعلام عن المعاملات الخاصة برخص البناء
31. استعلام المكاتب الهندسية المرخصة لإصدار رخص الإنشاء
32. الاستعلام عن مخالفة
33. استعلام عن شهادات صحية
34. الاستعلام عن طلب شهادة صحية
35. الاستعلام عن منافسة
36. الاستعلام عن المراكز المقدمة للشهادة الصحية
37. الاستعلام عن عقد
38. الاستعلام عن رخص محل
39. الاستعلام عن رخصة محل منتهية
40. الاستعلام عن اسم محل
الخطة مقدمة للفترة الأولى (المرحلة الأولى) وهى بعد مرور الأربعة شهور الاولى لفترة المشروع و المقدرة بـ 12 شهر.
|
|
5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
ساهمت جهات حكومية وخاصة في تطبيق هذه المبادرة، فكانت نتاج مشاركة فاعلة بين القطاع العام والقطاع الخاص. ومن أهم الجهات التي ساهمت في تطبيق هذه المبادرة:
1- كوادر أمانة الإحساء، حيث قام فريق عمل الأمانة بما يلي:
a. تجميع وتحديد وتفصيل كافة خدمات الأمانة والبلديات التابعة لها. كما قام الفريق بوضع المتطلبات اللازمة لإنشاء البوابة بشكل مفصل وتقديمها بشكل دراسة شاملة تم من خلالها طرح عطاء لاستدراج العروض التي تفي بالغرض.
b. بدراسة العروض واختيار الأفضل منها بحسب معايير معدة مسبقاً.
c. دراسة و تحليل جميع مواقع الأمانات في المملكة وبعض الهيئات و الجامعات لمتابعة ماهية الخدمات وكذلك التصميم و الهيكل العام للموقع بهدف جرد كل الخدمات الالكترونية المتاحة و محتوى البوابات و هيكلها والشكل الأنسب للتصميم وذلك لتقديم افضل الخدمات و بأحسن الطرق لأمانة الإحساء ومن هذه الجهات:
o وزارة التعليم العالى
o وزارة الخارجية
o جامعة الملك سعود
d. الإشراف على سير عمل مرحلة التنفيذ والتعديل على المتطلبات بما يتناسب مع مستجدات المشروع، بالإضافة إلى إعطاء الموافقات والاستلام من الشركة المنفذة لمخرجات المشروع.
2- كوادر البلديات التابعة للأمانة، حيث قام فريق عمل الأمانة بما يلي:
3- كوادر الشركة المنفذة من القطاع الخاص، حيث قام فريق عمل الشركة بما يلي:
a. وضع آلية وأسلوب تطبيق المشروع بالإضافة إلى وضع كافة الخطط اللازمة لإدارة المشروع.
b. تنفيذ الجانب التقني من تجهيزات تقنية ومعلوماتية وقواعد بيانات بما يتلائم مع المتطلبات الموضوعة للبوابة من قبل كادر الامانة.
|
6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
الموارد التقنية:
- قاعدة البيانات
قاعدة البيانات هى الأوراكل (Oracle 10 g) ولا بد من التوافق دائما مع قاعدة البيانات المعمول بها فى الأمانة و النظم القائمة عليها وقد تتطلب العمل على المشروع بعض التعديلات فى قاعدة البيانات و هذا تم تنسيقه مع إستشارى قاعدة البيانات خلال مراحل الإنتاج المختلفة.
- الشيربوينت (البيئة التقنية للبوابة SharePoint)
يتم إستخدام تقنية الشيربوينت و هى الأحدث عالميا و الأكثر توافقا و تناسبا مع مثل تلك البوابات الكبيره و التى تحتوى على عديد من الخدمات وسنقوم بإستخدام الاصدار SharePoint Server 2013. وكانت متطلبات المشروع من السرفرات كما يلي:
Server for SharePoint on production
Server for Microsoft SQL server
Server for SharePoint on test
Server for backup
الموارد البشرية:
1- قامت الشركة المنفذة بتخصيص فريق عمل متعدد التخصصات لتنفيذ المرحلة الأولى خلا ل مدة 4 شهور، ويتكون هذا الفريق من:
o مدير مشروع
o محلل نظم اول
o مبرمج انترنت – 1
o مبرمج انترنت – 2
o مصمم صفحات انترنت
o مصمم شيربونت
o اداري موقع انترنت
2- كما قامت الأمانة بتشكيل فريق مرادف للقيام بأعمال المتابعة ومراجعة المخرجات و لأغراض نقل المعرفة، حيث كان فريق عمل الأمانة كما يلي:
o أمين المجلس البلدى و مدير عام الإدارة العامة لتقنية المعلومات
o مدير إدارة هندسة النظم و البرمجيات
o مدير إدارة البوابة الإلكترونية
o إستشارى قاعدة البيانات
o مدير تطوير البوابة الإلكترونية
o مدير الجودة و التغيير
o مشغل حاسب آلى
الموارد المالية: تم تنفيذ هذه المبادرة من مخصصات أمانة الإحساء، حيث تم رصد الكلفة التقديرية للمشروع ضمن خطط الأمانة لعام 2013. وتم تخصيص المبلغ المطلوب من خلال ميزانية الأمانة وقسم تكنولوجيا المعلومات.
|
|
7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
نتج عن هذه المبادرة العديد من النواتج الملموسة التي أثرت ايجاباً في إحداث نقلة نوعية في طريقة عمل وسير خطط الأمانة. ومن أهم هذه المنتجات الرئيسية:
1- مدخل واحد: وجود مكان موحد شامل لكافة المعلومات المراد الحصول عليها؛ فالبوابة تعتبر المدخل الرئيسي للأمانة، فهي شاملة كافة المعلومات من أبسطها كعنوان مكاتب الأمانة وأرقام الهواتف حتى أعقد الخدمات، إذ بإمكان متلقي الخدمة إنجاز كافة مراحل الخدمة عن بعد من خلال البوابة دون أن يتكبد عناء التنقل.
2- تحسين الخدمات: بطبيعة الحال كان من الضروري إعادة دراسة الخدمات بهدف تقديمها بشكل إلكتروني عبر البوابة. الأمر الذي أدى إلى تحسين تلك الخدمات ومراجعتها وتنقيحها بحيث تصبح أكثر فعالية دون تكرار أو دون إضافة بعض الخطوات غير الضرورية.
3- التوثيق: تم من خلال هذه المبادرة عمل تحليل تفصيلي لكل خدمة ورسم مخطط سير عمل هذه الخدمات. الأمر الذي أدى إلى عمل توثيق كامل لكافة الخدمات من حيث مخططات سير العمل، المتطلبات المسبقة، مخرجات الخدمة، المشاركين في تقديم الخدمة وكافة المعلومات. ويعتبر التوثيق من أهم مخرجات هذه المبادرة حيث يحتوي على كافة المعلومات اللازمة لإدامة تلك الخدمات ومراجعتها بشكل دوري وتحديثها وتطويرها.
4- رفع الوعي والثقافة المعلوماتية لدى المواطن: بوابة المسئولية الإجتماعية هي جزء من بوابة الأمانة والتى تحتوى على معلومات وبيانات توجه وتهدف إلى توعية المواطنين بما يضمن الحفاظ على البيئة وإرشاد المواطنين للخدمات والمزايا الكثيرة الموجوده بأمانة الإحساء. بالإضافة إلى نشر الوعي التقني وإتاحة المجال أمام شريحة أكبر من المجتمع لاستخدام وسائل التقنية الحديثة والولوج إلى شبكة الأنترنت، الأمر الذي يساهم في سد الفجوة الرقمية.
|
|
8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
تم اعتماد طريقة سكرام Scrum لمتابعة ومراقبة العمل المتبقي (عوضا عن متابعة العمل المنجز). كما تم اعتماد مخطط Burn down كوسيلة مرئية سهلة للمتابعة.
Scrum هوإطاربرمجي سريع ينتمي لفئة الـ Agile Methodologies تم فيه تقسيم مشروع البوابة إلى الخدمات او الاجزاء المراد تطويرها وتسمى ال(Backlogs) او بمعنى آخر تفصيل اكثر لماهو موجود في ملف نطاق المشروع scope ويتم تجزئة كل خاصية (Backlog) إلى مجموعة من الدورات (sprints) بحيث يتم تطويركل دورة على حده ولاتتجاوز مدة الدورة أكثرمن شهر.
تم عمل إجتماع دوري بشكل يومي (كل 24 ساعة او 48 ساعة) لمعرفةحالة المهام المنفذة وآلية سيرها في الدورة، وبالتالي فالهدف الرئيسي لمجموعة الدورات ال(Sprints) هوتحقيق الخاصية (Backlog) أماعن هدف مجموعة الخصائص (Backlogs) فهوإنشاء البوابة كاملة.
ينقسم فريق سكرم إلى :
o مالك المنتج (Product Owner) - الأمانة
o قائد فرقة سكرم (Scrum Master)– مدير المشروع
تم تحديد الدورات وأولويات المهام كما تم تقسيم وتوزيع المهام لفريق التطوير ولمتابعة عمل المجموعة وحالة سيرالمهام.
o فريق التطوير (Development team) - المبرمجين
ومسؤوليته إنهاء تطوير كل دورة على حسب الأولوية (محتوى الدورة هو الخدمات المزمع تطويرها)
o أهم إجتماعات سكروم
إجتماع التخطيط للدورة، يقوم فريق سكروم بالتخطيط للدورة من خلال جميع الأعضاء ويتم النقاش بما ستحويه من مهام و يكون لكل واحد المهام التي يراها ملائمه لشخصه دون الحاجة للتكليف بشكل مباشر مما يجعل الفريق أكثرحماسا ومسؤولية.
o اجتماعات سكروم الاسبوعية
وهي عبارة عن إجتماع دوري يقوم به قائد فرقة السكروم لمعرفة حالة الدورة حيث يتم سؤال كل عضومن الفريق
- ماقمت بعمله بالأمس
- ماذا ستقوم بعمله اليوم
- هل هناك معوقات أثرت على العمل
o إجتماع إستعراض الدورة
ويتم فيهاعرض ماتم لكل ركضة للامانة حتى ولم يكن هناك شيء فعلي فيتم عرض ماتم إنجازه فعليا.
o إجتماع مراجعة الدورة
اجتماع لمعرفة النواحي الإيجابية والسلبية في كل دورة وكيف يمكن الإستفادة من ذلك لتطويركل دورة.
BurnDown– مهم جدا
هورسم تخطيطي يوضح الوقت الفعلي الذي يتم فيه إنجاز كل دورة والوقت المقدر بناء على المعلومات السابقة.
|
|
9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
1- تدني الثقافة المعلوماتية لدى المستفيدين من الزيارات البلدية: نظراً لطبيعة عمل وخدمات الأمانة، فإن معظم المستفيدين من خدماتها ومراجعيها هم من فئات تقافية وتعليمية مختلفة. فمنهم الكثير ممنن لم يتعاملوا مع الخدمات الإلكترونية ومنهم من لا يزال يحمل منظور معين يقضي بأنه لا بد من زيارة الدائرة الحكومية لكي يحصل على الخدمة. وكانت هذه من أكبر المعيقات التي كان من الممكن أن تؤدي إلى فشل المبادرة لولا قيام الأمانة بعمل الحملات التوعوية لكافة مراجعيها، ونشر خدماتها عبر البوابة مترافقة مع بعض الخدمات الإضافية التي تضفي قيمة مضافة للمواطن مثل خدمات الاستعلام عن طريق الرسائل القصيرة SMS التي من شأنها طمأنة المواطن والتأكيد له بأن معاملته قيد المعالجة. كل تلك الممارسات خففت من وطأة هذا العامل المعيق وستؤدي إلى تلاشيه بعد فترة من الزمن.
2- غياب التشريعات الإلكترونية كان كذلك من المعوقات التي أثرت على سير المبادرة في بعض المراحل التخطيطية. إلا أن الأمانة قامت باتباع ارشادات وتوصيات برنامج يسر للاندماج مع بيئة الحكومة الالكترونية والتقيد بمححداتها، الأمر الذي ساعد على تخطي تلك العقبة.
3- قلة الخبرات الفنية المتخصصة في مجال البوابات لدى كادر الأمانة جعل التحدي أكبر للقيام بتصميم البوابة بحيث تلبي كافة
الإحتياجات اللازمة لتطبيقها. لذلك تمت الأستعانة بخبرات القطاع الخاص في هذا المجال مع التأكيد على ضرورة التعاقد بشكل يضمن نقل المعرفة وليس فقط التنفيذ.
|