| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
|
|
لتنفيذ هذه المبادرة كان لا بد من تخطيط العمل ليتم على مرحلتين أساسيتين من حيث نطاق العمل المراد تنفيذه:
1- المرحلة الأولى: إنشاء المراكز والشبكات والبرامج الأساسية اللازمة للبدء بتطبيق المبادرة على أرض الواقع. وتتلخص أعمال هذه المرحلة في ما يلي:
- إنشاء مراكز الاستعلام ة وتجهيزها من حيث المعدات والبرامج اللازمة لتقديم الدعم الفوري للمعتمرين من حيث الاستعلام عن الخدمات، حيث تم تجهيز 15 مركزا منتشرين في عدة مناطق.
- إنشاء شبكات لربط جميع فروع وزارة الحج والجهات الأخرى المعنية بتقديم الخدمات أو الإشراف على تقديمها مثل وزارة الخارجية، ووزارة الداخلية وعدة جهات حكومية أخرى.
- إنشاء البرامج اللازمة لمعالجة الطلبات لإصدار تأشيرة العمرة، لكافة المعتمرين من خارج المملكة.
- إنشاء وتشغيل مركز معلومات الحج والعمرة، بحيث يتم جمع كافة المعلومات الخاصة بالمعتمرين وعمليات العمرة وإجراءاتها ومعاملاتها في مركز واحد يسهل من خلاله الوصول للمعلومة من قبل كافة الأطراف المعنية.
2- المرحلة الثانية: إنشاء الأنظمة الداعمة والمكملة لتطبيق المبادرة، وتتلخص أعمال هذه المرحلة فيما يلي:
- إنشاء مركز للطوارئ على مدار الساعة لتقديم الدعم اللازم في أي وقت من الأوقات.
- إنشاء قواعد البيانات اللازمة لإدامة كافة المعلومات المعنية بعمليات العمرة.
- إنشاء برامج تخطيط الموارد، بحيث تتم كذلك حوسبة كافة العمليات المساندة للعمليات والإجراءات الداخلية.
- إنشاء البوابة الإلكترونية، بحيث تكون بوابة شاملة لكافة خدمات المقدمة.
أما عن الخطط الزمينة لتطبييق المشروع، فقد استغرق انجاز هذه المبادرة مدة 5 شهور، تم خلالها إنجاز المهام التالية:
1- أعمال التحليل والتصميم للنظام، والتي استغرقت ما يقار ب 3 أسابيع.
2- أعمال تطوير النظام والتي استغرقت مدة شهرين.
3- أعمال تكامل الأنظمة والتي استغرقت مدة 3 أسابيع.
4- أعمال التوثيق والتي استغرقت مدة 3 أسابيع.
5- أعمال تفعيل النظام وفحصه والتي استغرقت مدة شهر .
|
|
| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
|
|
داخلياً:
• شركات ومؤسسات العمرة، التي تقوم بالتعامل مباشرة مع الجمهور وعمل الحجوزات والمعاملات.
• منسوبي الوزارات ذات العلاقة (الحج – الداخلية – الخارجية)، والذين يتم التنسيق معهم من قبل الشركات والمكاتب.
• منسوبي الهيئات ذات العلاقة( الطيران المدني – السياحة )، وهم المسؤولين عن تنظيم الرحلات.
• مزودي خدمات الاسكان وخدمات النقل وإستقبال المعتمرين، وهم المسؤولين عن تنظيم سكن المعتمرين وتنقلاتهم والمتعلقات الللوجستية.
خارجياً:
• الوكلاء الخارجيين: التي تقوم بالتعامل مباشرة مع الجمهور وعمل الحجوزات والمعاملات من خارج المملكة.
• السفارات السعودية: التي تقوم بتجهيز التأشيرات وما إلى ذلك.
• جمهور المعتمرين: متلقي الخدمة الأساسيين ضمن هذه المبادرة.
|
| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
|
|
عندما اعتمد الوزارة خطة تطبيق المسار الالكتروني للعمرة وحجاج الداخل واجهتها عدة صعوبات اهمها عدم توفر الموارد البشرية المتخصصة وكذلك الموارد المالية التي ستغطي تلك التكاليف، لذلك لجأت وزارة الحج الى مشاركة القطاع الخاص وعقد إتفاقية مع الشركة المنفذة للمشروع بمشاركة الدخل والذي بدورة طوع تلك الخبرات المتخصصة في تقنية المعلومات مما اسهم في تطوير قطاعات كثيرة في وزارة الحج وانعكس ذلك على مستوى الخدمة المقدمة للمعتمرين والذي تحسن بشكل واضح وملموس.
|
|
| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
|
|
- على مستوى المعتمرين ( المستفيد النهائي):
• اختصار وقت معالجة طلبات وإصدار التأشيرة
• ضمان حصول المعتمرين على الخدمات المتعاقد عليها
• رفع الثقة بمستوى الخدمات المقدمة للمعتمر
• تسريع إجراءات الدخول والمغادرة بجميع منافذ المملكة و اختزال وقت انتظار المعتمرين بنسبة 90% بسبب الربط مع مركز المعلومات الوطني
2- على مستوى مقدمي الخدمة
• تقليص حجم العمل نتيجة الربط الالكتروني بين جميع مقدمي الخدمة
• امكانية التركيز على تطوير أعمالهم وتحسين الخدمة المقدمة للمعتمر بما ينعكس بالصورة الحسنة على سمعة المملكة دولياً
• تسهيل العمل أدى إلى زيادة عدد المعتمرين ورفع مستوى خدمتهم
• ضمان تحصيل جميع مستحقاتهم المالية قبل إصدار تأشيرة المعتمر
3- على مستوى وزارة الحج
• بناء مركز معلومات الحج والعمرة بأعلى المواصفات العالمية وبأقل التكاليف على الدولة
• توجيه تركيز وزارة الحج على إصدار القوانين والتعليمات المناسبة ومراقبة تنفيذها بدلاً من التركيز على تشغيل مركز المعلومات
• المساهمة برفع تصنيف المملكة الكترونيا لدى البنك الدولي من خلال تطبيق النظام
|
|
| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
|
|
• الخطة التشغيلية لشركات و مؤسسات العمرة، وهو نظام معني بمتابعة أعمال شركات ومؤسسات العمرة، حيث تعمل هذه الشركات بالتنسيق التام مع الوزارة وضمن شروط وأحكام تضبط كافة الأمور التشغيلية المتعلقة بتلك الشركات.
• ادارة خدمات و اجراءات المعتمرين، وهو النظام المعني بمتابعة الخدمات والإجراءات المقدمة للمعتمرين ابتداءً من دخولهم أراضي المملكة وحتى مغادرتهم.
• ادارة و تدقيق عقود مزودي الخدمات و شركات و مؤسسات العمرة، للتأكد من اعتمادية تلك الشركات ومزودي الخدمات.
• ضابط نسبة التخلف و ربطه بنظام اصدار تأشيرات العمرة، حيث يتم احصاء الأعداد التي تم استقبالها والأعداد المغادرة وعليه يتم حصر المعتمرين الذين لم يغادروا بعد انقضاء العمرة.
• نظام ارشاد المعتمرين، حيث يتم ارشاد المعتمرين عن الخدمات المقدمة أو الشعائر وما إلى ذلك.
• نظام شكاوي المعتمرين ، حيث يمكن للمعتمرين تقديم شكاويهم واقتراحاتهم.
• نظام الرقابة الميدانية و متابعة الشركات و مؤسسات العمرة
• نظام مراقبة استقبال المعتمرين
• نظام مراقبة تفويج المعتمرين
|
|
| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
|
|
التحديات:
• توفير بنية تحتية متكاملة لشبكات الكترونية تربط كافة الجهات المعنية بالتنظيم والتي تشمل : الجهات الحكومية (الداخلية ، الخارجية ، الحج) ، وكذلك شركات ومؤسسات القطاع الخاص المرخصة داخل المملكة وخارجها .
• بناء الأنظمة والتطبيقات اللازمة .
• توفير الخبرات الفنية لإنشاء مراكز المعلومات
• توفير القدرات المالية لإنشاء المركز في الوقت المطلوب
• توفير الكفاءات البشرية لدى الوزارة
• ضرورة تعميم التقنية على أطراف منظومة العمرة
كيف تم التعامل مع تلك التحديات:
تم تكليف الشركة المنفذة للمشروع ببناء مركز معلومات متكامل وعلى اعلى المستويات من التقنية والحماية وكذلك توفير البنية التحتية للربط مع جميع الجهات الاخرى.
تم تقسيم العمل الى عدة مراحل تم من خلالها بناء الانظمة وتعميم التقنية على جميع قطاعات العمرة في الوزارة.
|