| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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Para llegar a la constitución del CTEAJE una vez creado en la Ley 18/2011, de 5 de Julio, se siguió, además de los procedimientos habituales que rigen el desarrollo normativo en el Estado Español para la creación de un RD, donde se escucha a las partes implicadas y se les da pie a participar en su modificación, un plan de acción que también tuvo en cuenta las experiencias anteriores. Además, al plan de acción se le dio continuidad en una Hoja de ruta, que marca los primeros trabajos del CTEAJE.
1- Constitución formal del CTEAJE, Junio-Julio,2013:
a. Negociaciones conducentes a la propuesta de miembros.
b. Constitución y toma de posesión de cargos
2- Negociación de las Normas de Funcionamiento Interno. Junio- Septiembre 2013.
3- Acuerdo sobre laconstitución de los grupos de trabajo, Octubre 2013.
4- Consenso de una hoja de ruta con los principales objetivos a conseguir (se adjunta), julio 2013-Septiembre 2013 en adelante.
5- Creación de grupos de trabajo, noviembre 2013 en adelante.
Sobre el mecanismo de constitución de los grupos, se ha seguido el siguiente procedimiento: una vez que el Pleno marca una línea de trabajo, se traslada a la Comisión Permanente, quien debe aprobar los grupos de trabajo que se constituyan. Desde la Secretaría del CTEAJE se invita a la participación a todos los miembros. Cada miembro del CTEAJE es libre de participar en los Grupos que más le interesen, y en todo caso todos, sin excepción (desde cualquier miembro del Pleno, como de los Grupos de Trabajo), están informados de todo lo que se hace en los grupos.
Hasta el momento actual, con esta forma de proceder, se han constituido cinco grupos de trabajo, donde se fomenta la participación de todos, de acuerdo con sus posibilidades.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El diseño de esta iniciativa arranca con la publicación en España de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, en cuyo Título V se crea el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica como órgano con importantes competencias para favorecer la compatibilidad y asegurar la interoperabilidad de los sistemas y aplicaciones empleados en la Administración de Justicia, así como para asegurar la cooperación entre las distintas Administraciones, dentro del ámbito nacional e internacional.
Como antecedentes de esta iniciativa encontramos el Convenio de Colaboración entre el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, y la Fiscalía General del Estado para el establecimiento del Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) suscrito en 2009, al cual se adhirieron de manera progresiva las Comunidades Autónomas con competencias transferidas en materia de Justicia dentro del territorio nacional.
Entre los actores involucrados en la implementación del CTEAJE destacan: el Ministerio de Justicia, cada una de las Comunidades Autónomas con competencias en materia de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado, la Agencia Española de Protección de datos, el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, Ministerio de Economía y Competitividad, Consejo de Estado.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Durante el proceso de regulación del CTEAJE se publicó el Real Decreto 396/2013, de 7 de junio, por el que se regula el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica. A este respecto, se recibieron diversos informes por parte del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en los cuales se estableció como mandato expreso que dicho Real Decreto debía contener en el texto de sus disposiciones que dicho organismo, en ningún caso, debía suponer incremento del gasto público, ni dotación para personal, ni retribuciones ni créditos para el estado, de tal manera que la financiación del mismo se debía realizar a través de los miembros que lo integran. Con el objeto de cumplir con este fin se establece literalmente en la disposición adicional primera “sus miembros contribuirán con los medios propios de los que ya dispongan para un continuo y estable desempeño de sus competencias de acuerdo a los principios de reutilización y cooperación entre Administraciones”.
En este sentido, es necesario destacar que la efectividad de un órgano de esta naturaleza, tan importante para la modernización de la Administración de Justicia, depende decisivamente de que se trate de un órgano dotado de una infraestructura de medios.Sin embargo, para cumplir este propósito, lógico para su desarrollo y funcionamiento, se estudia y aprueba por parte de sus miembros la idoneidad de no depender de una partida presupuestaria independiente y distinta a la que tienen asignada por vía de la aprobación anual de los correspondientes presupuestos generales del estado, ya que con la dotación asignada mediante los mismos pueden aportar y contribuir recursos propios que satisfagan las posibles necesidades del CTEAJE.A través, de esta iniciativa se respete la premisa de no incremento del gasto, haciendo, sin embargo, eficaz la genérica invocación a la cooperación de Administraciones Públicas, tal y como se hiciera con el Convenio EJIS, antecedente de esta propuesta normativa.
Sobre la base de este entendimiento y sin desdeñar en ningún momento la situación actual de austeridad económica y de fuertes ajustes que el Gobierno de España está realizando, siendo la idea y el espíritu que han imperado en todo momento en la elaboración del proyecto de constitución del CTEAJE, donde los esfuerzos que se puedan asumir por los miembros integrantes del mismo se lleguen a trasladar en un beneficio común de las actuaciones realizadas en aras de la modernización de la Administración de Justicia.
Situado el contexto económico de creación del CTEAJE, cabe añadir que es cada uno de sus participantes, a través de sus recursos propios, están haciendo posible la puesta en marcha de la presente iniciativa. Para ello cada uno de sus miembros ha elegido a sus representantes para formar parte del citado organismo, se prioriza la utilización de los medios electrónicos puesto a disposición de cada una de los órganos y Administraciones parte para la celebración de reuniones y comunicación, los gastos económicos asociados a los posibles desplazamientos que pueda llevar asociado el funcionamiento del mismo son sufragados por cada una de sus miembros.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Además de la aprobación del Real Decreto 396/2013, de 7 de junio, por el que se regula el CTEAJE, lo primero que se abordó fue la redacción de las Normas de Funcionamiento Interno, punto de partida indispensable para poder iniciar el ejercicio de las funciones propias del CTEAJE.
Seguidamente, se consensuaron por el Pleno del órgano las líneas de actuación, que finalmente han permitido la constitución de los Grupos de Trabajo técnicos. Estos grupos se constituyen como entorno colaborativo para la búsqueda de soluciones conjuntas. A través de los mismos, se está definiendo y trabajando en la puesta de marcha de proyectos que contribuyen directamente a la modernización de la Administración de Justicia y a la interoperabilidad, permitiendo crear sistemas de información que permitan dotar a dicha Administración de eficacia y agilidad en la actividad que presta aquélla. Son reseñables en este sentido, los Grupos de Trabajo relativos a:
1) Comunicaciones telemáticas, liderado por el Ministerio de Justicia. Participan como miembros directamente siete Comunidades Autónomas.
2) Archivo judicial, liderado por la Comunidad Autónoma de Andalucía. Participan como miembros, además de la comunidad líder, otras siete Comunidades Autónomas, el Ministerio de Justicia y el Consejo General del Poder Judicial. Además de sus miembros, se ha establecido un canal de comunicación con el colectivo de archiveros del territorio nacional para reportarles las conclusiones del grupo y obtener así su perspectiva funcional.
3) Estadística Judicial y Cuadros de Mando, liderado por la Comunidad Autónoma de Canarias. Participan como miembros, además de la comunidad líder, cinco Comunidades Autónomas, el Ministerio de Justicia y el Consejo General del Poder Judicial. Se ha establecido un canal de coordinación con la Comisión Nacional de Estadística Judicial.
4) Interconexión de los Sistemas de Gestión Procesal con el Sistema de Registros Administrativos de apoyo a la Administración de Justicia, liderado por el Ministerio de Justicia. Participan cuatro Comunidades Autónomas, y se va a iniciar el proyecto piloto a principios del 2014 con la Comunidad Autónoma de Cataluña.
5) Salas de vistas para los órganos judiciales, liderado por Aragón. Participan otras tres Comunidades y el Ministerio de Justicia. Se está trabajando en una recomendación general válida para todo el territorio nacional acerca de la infraestructura técnica.
A parte de los Grupos de Trabajo, se están realizando otras tareas solicitadas por el Pleno del CTEAJE, tales como la actualización del inventario tecnológico, un listado de Convenios tecnológicos vigentes, entre otros muchos.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El Pleno se reúne al menos dos veces al año y la Comisión Permanente mínimo cada tres meses. Por otro lado, los Grupos de Trabajo realizan sesiones una vez al mes con el objetivo de reportar los avances acordados en la reunión anterior y acordar nuevos compromisos. Toda la documentación generada está disponible en la herramienta colaborativa para que cualquier integrante pueda realizar sus aportaciones o alegaciones. De esta manera se consigue tener la visión general desde todos los puntos de vista y con el consenso de todos.
La herramienta colaborativa es una plataforma que proporciona a los usuarios un sitio en el que compartir tanto documentos como conocimiento, además de la utilización de una serie de herramientas como wiki, foros de discusión, blog, etc… para facilitar la comunicación entre distintas personas que necesitan trabajar en equipo en los proyectos.
Se procede incluso, a la grabación, de sonido e imagen, de las sesiones de videoconferencia de los Grupos de Trabajo, para su puesta a disposición de todos.
El funcionamiento del CTEAJE es en cascada, de forma que los Grupos de Trabajo reportan a la Comisión Permanente, quien a la vez reporta al Pleno. A su vez es bidireccional, puesto que el Pleno fija las líneas de actuación que la Comisión Permanente, y en última instancia los Grupos de Trabajo bajo sus directrices, se encargan de ejecutar.
Además, hay que añadir que en todo momento se actúa en coordinación con las Administraciones Públicas, a través de la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas, o ”CORA”, a la que se reporta mensualmente los resultados en la actividad del CTEAJE.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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El principal obstáculo encontrado la falta de apoyo de algunas instituciones por falta de confianza en el resultado y predisposición a colaborar se solventó al poner en conocimiento de todas las Administraciones y entidades las competencias del Comité y entender los beneficios de esta iniciativa.
Además para solventar la desconfianza institucional se ha llevado una interacción proactiva y dinámica, no sólo por el uso de la Herramienta Colaborativa, por la que todos los integrantes están informados de cualquier línea de trabajo o compromiso haciendo del Comité un órgano totalmente transparente, sino por la interacción con otras administraciones.
Por último, los miembros del CTEAJE tenían diferentes visiones, necesidades y puntos de partida tecnológicos dificultando una línea de acción común, problema que se ha tratado de solventar a través del consenso buscando unos objetivos comunes y dejando flexibilidad en las vías para solucionarlos.
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