4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La herramienta “Conozca en que se gasta su dinero” nace en el contexto de la Planificación Estratégica Institucional 2008-2012 con el objetivo de incrementar el uso de los productos de la Contraloría General de la República por parte de la Asamblea Legislativa, los medios de comunicación, la sociedad civil y la ciudadanía en general, utilizando como técnica la adaptación y creación de nuevos productos, apoyados en tecnologías de información y comunicación.
De manera específica, desde el año 2008, se desarrollan accesos a gran parte de la información sobre compras y presupuestos públicos, contenida en los sistemas de la contraloría (SIPP y SIAC), sin embargo, hasta el año 2012 es que se cuenta con la experiencia suficiente para mejorar y hacer accesible la información a la población. Para ello, se realizó un análisis profundo de los sistemas que lo alimentan, para encontrar oportunidades de mejora que permitían solventar el problema detectado.
Posteriormente, se realizó la recopilación de datos, mediante diversos mecanismos, como la consulta a grupos interdisciplinarios de funcionarios de diferentes ramas académicas, y conversatorios con algunos de los usuarios frecuentes de ambos sistemas, asimismo, se visitaron diferentes grupos (periodistas, colegios, universidades y asociaciones) con la finalidad de conocer sus preferencias, gustos y los requerimientos de información.
Estos mecanismos de consulta permitieron el surgimiento de ideas para el desarrollo del producto. Este desarrollo se llevó a cabo en tres etapas claves:
Etapa I. Consulta de Compras con Fondos Públicos: En esta primera etapa, se llevó a cabo el rediseño del Informe de la Actividad Contractual del sistema SIAC, que consistió en el desarrollo de un módulo dirigido especialmente a los ciudadanos en donde se brinda información detallada de las estadísticas anuales segmentando la información por sectores, instituciones, procedimientos, adjudicatarios, subpartidas e informes trimestrales. Asimismo se brinda la opción de llevar a cabo la elaboración de reportes de consulta avanzada los cuales se adaptan a las necesidades de información. Aunado a lo anterior, la herramienta cuenta con instrumentos que facilitan su utilización, tales como, explicación de qué es el sistema y su objetivo, una guía para el ciudadano donde se muestran videos y manuales en formato PDF para facilitar las búsquedas en el sistema, un glosario con la terminología relevante para facilitar la comprensión e interpretación de los datos mostrados, un módulo de sugerencias y observaciones y un módulo de contáctenos, en el cual se ofrece la opción de realizar consultas vía telefónica, fax, correo electrónico, y chat en línea.
Etapa II. Transparencia Presupuestaria. Para la segunda etapa, se desarrolló una nueva consulta respecto al manejo del dinero del Estado, que consistió en un módulo que muestra toda la información del gasto, aún la información declarada confidencial, la cual se extrae del Sistema Integrado sobre Planes y Presupuestos (SIPP), logrando así presentar por primera vez los datos sobre el gasto público de forma gráfica, sencilla, amigable y con una respuesta rápida. Además, presenta información completa y ordenada en diferentes secciones, tales como ingresos, gastos, programas de la planificación de las institucionales sujetas a fiscalización de la CGR, resultados sobre el cumplimiento de metas, que permite comparar lo presupuestado y lo gastado; y finalmente, muestra una sección denominada “Gobierno” en la cual se puede visualizar la suma de los presupuestos del Sector Público, lo que permite tener una idea general de la cantidad de recursos administrados.
Etapa III. Integración. Para el año el 2013 se integran las consultas creadas previamente en un solo sitio que se denomina “Conozca en que se gasta su dinero”.
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5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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El producto se llevó a cabo mediante la colaboración de los siguientes actores:
Nivel Interno
• Despacho Contralor
• División de Gestión de Apoyo
-Unidad de Servicios de Información (USI)
-Unidad de Tecnologías de Información (UTI)
-Centro de Capacitación
• División de Contratación Administrativa
• División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE)
-Secretaría Técnica
-Áreas de Fiscalización
Nivel Externo
• Instituto Nacional de Seguros (INS)
• Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE)
• Hospital San Juan de Dios
• Municipalidad de Alajuela
• Municipalidad de Tibás
• Asociación Costarricense para el Tamizaje y la Prevención de Discapacidades del Niño
• Universidad de Costa Rica
• Consejo Nacional De Producción
• Corporación Horticola Nacional
• Instituto Nacional De Innovación Y Transferencia En Tecnología Agropecuaria
• Programa Integral Mercadeo Agropecuario
• Comisión Nacional De Prevención De Riesgos Y Atención De Emergencias
• Compañía Nacional De Fuerza Y Luz
• Empresa De Servicios Públicos De Heredia (ESPH)
• Instituto Costarricense De Turismo (ICT)
• Consejo Técnico De Aviación Civil
• Comisión Nacional De Asuntos Indígenas
• Consejo Nacional De Investigaciones Científicas Y Tecnológicas (CONICIT)
• Consejo Nacional De La Política Pública De La Persona Joven
• Correos De Costa Rica S.A.
• Instituto Costarricense Sobre Drogas
• Museo De Arte Costarricense
• Museo Nacional De Costa Rica
• Centro De Formación De Formadores (CEFOF)
• Colegio Universitario De Alajuela (CUNA)
• Colegio Universitario De Limón
• Colegio Universitario De Puntarenas (CUP)
• Colegio Universitario Para El Riego Y Desarrollo Del Trópico Seco (CURDTS)
• Consejo Nacional De La Persona Adulta Mayor
• Consejo Nacional De Rehabilitación Y Educación Especial
• Escuela Centroamericana De Ganadería
• Instituto Nacional De La Mujeres
• Patronato Nacional De Ciegos
• Programa De Mejoramiento De La Calidad De La Educación Preescolar Y General Básica (PROMECE)
• Universidad Estatal A Distancia (UNED)
• Instituto Nacional De Estadísticas Y Censos
• Ministerio de Hacienda
• Ministerio de Planificación (MIDEPLAN)
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6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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El proyecto se llevó a cabo con fondos propios de la Contraloría General de la República y fue desarrollado en su mayoría por funcionarios en tiempo laboral ordinario, con excepción de 300 horas de Trabajo Comunal Universitario desarrollado por un estudiante de la Universidad de Costa Rica de la Carrera de Administración Pública, quién desarrolló la propuesta para la primera etapa del producto, en forma conjunta con la Unidad de Servicios de Información.
Es importante destacar que, para el desarrollo de este producto, no se utilizaron partidas específicas del presupuesto del período, financiamientos externos o adicionales. En cuanto al recurso humano, no fueron contratados profesionales externos para su desarrollo; por el contrario, se asignaron funcionarios en tiempo parcial, es decir, se dedicaban al proyecto según horas establecidas.
Por otra parte, con respecto a los recursos técnicos, se trabajó de igual forma con equipo que ya se encontraba disponible en la institución, tanto material de oficina como herramientas informáticas, para el desarrollo de cada uno de los módulos propuestos.
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7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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1. Atención especializada a usuarios: El producto ofrece la posibilidad de atender consultas en tiempo real, guiar a los usuarios en la utilización de la herramienta y recibir sugerencias y recomendaciones como retroalimentación para la mejora continua a través de la Unidad de Servicios de Información (USI) que asigna funcionarios dedicados a la atención de diversos medios tales como la central telefónica, web chat, correo electrónico, fax y atención de forma presencial para satisfacer de una manera rápida, completa y oportuna la demanda de información de los usuarios.
2. Capacitación Formal: La Unidad de Servicios de Información, en conjunto con el Centro de Capacitación se encarga de ofrecer capacitaciones presenciales sobre el uso de los diversos medios de consulta ciudadana para divulgar, promover el uso adecuado y procurar el máximo aprovechamiento de todas las funcionalidades del producto.
3. Transparencia: El producto proporciona acceso a los ciudadanos y grupos de interés sobre datos de los sujetos pasivos de fiscalización de la Contraloría General, en cuanto a materia contractual y presupuestaria, mostrando por primera vez en el país el detalle del monto total de gasto del Estado, contemplando todos los presupuestos de las diferentes entidades de forma actualizada e incluyendo datos limitados al acceso público, lo cual promueve la rendición de cuentas en el Estado.
4. Lenguaje: Se logra simplificar la terminología, cambiando de un lenguaje técnico utilizado generalmente en materia presupuestaria y contractual a un lenguaje de uso cotidiano, lo cual permite una mayor comprensión por parte de los interesados. Además, en el caso de materia contractual, se ofrece un glosario que permite mostrar la definición de los diferentes tecnicismos necesarios para la fácil comprensión de la información desplegada a través de la aplicación “Consulta de Compras con Fondos Públicos”.
5. Info-Gráficos: Se implementan nuevas formas de presentar la información, con la finalidad de hacer la consulta de datos más comprensible, dinámica y atractiva, mediante la elaboración automática de diversos tipos de gráficos según la consulta realizada, permitiendo realizar comparaciones de una forma más sencilla.
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8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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La Contraloría General de la República realiza un control constante del desarrollo de la iniciativa, mediante distintos medios que se ponen a disposición de los ciudadanos para recibir sugerencias y recomendaciones que nos permiten medir el grado de satisfacción de la herramienta, y las dificultades que se han presentado durante su utilización, para llevar a cabo el análisis y corrección respectivas.
En ese sentido, dentro de los instrumentos de seguimiento utilizados, se pueden mencionar, el servicio de Chat en línea, correo electrónico, encuesta de satisfacción a través del Sitio Web, y otros más especializados como Google Analytics, que es un servicio gratuito de estadísticas de sitios web, que ofrece informes y análisis estadísticos según los intereses específicos. Esta herramienta permite contabilizar las visitas realizadas a la aplicación “Conozca en qué se gasta su dinero”.
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9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Si bien es cierto, se encontraron muchos aspectos que facilitaron el desarrollo e implementación de la propuesta planteada, también se presentaron algunas situaciones que limitaron los alcances del trabajo realizado. Dentro de dichas situaciones podemos señalar:
• Falta de licencias para la instalación y uso de software para la realización de algunas tareas, tal como la creación de videos demostrativos de la utilización de las consultas, razón por lo cual se debió utilizar software libre.
• Falta de colaboración por parte de algunas entidades las cuales se oponían a la completa divulgación de su información financiera.
• El surgimiento de inconvenientes con los sistemas de información con los que cuenta la institución, lo cual limitó la colaboración brindada por el personal de informática debido a la necesidad de atender dichas situaciones.
• Dificultad para transformar el alto tecnicismo de la información contractual y presupuestaria en un lenguaje de uso común.
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