| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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La solución del sistema de compras públicas fue propuesta en el seno de la Comisión Intersectorial de Gobierno Digital, en donde la Presidencia de la República en conjunto con el Instituto Costarricense de Electricidad y la Secretaría Técnica de Gobierno Digital incluyeron en la agenda de e-government nacional de manera prioritaria la implementación de un nuevo sistema de compra pública electrónico. En la implementación de Mer-link participaron de manera inicial catorce instituciones públicas, las cuales aceptaron voluntariamente formar parte de este proyecto. La selección del grupo inicial de instituciones se realizó con base en dos factores, a saber; su aporte en las compras públicas totales y la diversidad de compras que realiza. Estas instituciones iniciales representan en su conjunto un 80% de las compras públicas del país, estando siete de ellas dentro de los quince mayores compradores del Estado en el 2011. En dicho grupo destaca el Instituto Costarricense de Electricidad, el cual por sí solo representa el 51,48% de las compras públicas totales.
El código fuente del sistema fue donado como parte de un acuerdo de cooperación bilateral entre la República de Corea y Costa Rica, sin embargo la parametrización del sistema al marco legal y los procedimientos de compra estandarizados en Costa Rica, estuvo a cargo del ICE, quien lo puso a disposición del resto de instituciones públicas costarricenses, grandes, pequeñas, gobierno locales y administración central.
La implementación constó de las siguientes fases:
Modelado / BPR/ISP (07.2009 – 09.2009): Esta etapa tenía como objetivo el análisis, el diseño y el desarrollo de un modelo de plataforma de compras públicas. La primera fase constó de un profundo análisis de la situación actual, la definición del modelo de compras públicas a establecerse, la reingeniería del proceso y estandarización, así como medidas paralelas de gestión de cambios y capacitación indispensables para el éxito de la implementación.
Implementación I. Fase (10.2009 – 02.2010): Esta fase correspondió al lanzamiento del portal, donde una primera lista de instituciones ICE, Racsa, CNFL, INS, UCR, BNCR, CCSS, M. Alajuela, M. Grecia, M. Escazú, ICT, P. Judicial, Correos de CR) inician la publicación de sus compras a través del portal de Mer-link.
Implementación II. Fase (03.2010 – 12.2010): Esta fase significó agregar más instituciones en el uso de la plataforma, así como el que estas implementaran el ciclo completo de la compra pública de manera 100% electrónica; y el que el 100% de las compras públicas de las instituciones usuarias se realizarán por esta vía transparente y eficiente.
A partir del 2011, Mer-link ha estado en constantes revisiones y mejoras, en vista de que al ser una herramienta inteligente debe poder entender y ser flexible a la necesidad de los usuarios. De manera que en su implementación, la herramienta se mantiene alerta de potenciales oportunidades para mejorar y seguir brindando los resultados de eficiencia, competitividad y ahorro que hasta ahora ha demostrado.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Las estrategias utilizadas en la implementación de Mer-link, se pueden resumir en la visión de la Presidencia de la República, fue de proveer al Estado costarricense de una plataforma que pudiera solucionar la problemática país, es por eso, que desde un inicio, el proyecto se estableció como un esfuerzo colaborativo y participativo liderado por el ICE, como el principal comprador del Estado costarricense; el cual desde su inicio ha planteado un esquema de trabajo integrado, con equipos conformados por instituciones de diversas naturaleza: Bancos, gobiernos locales, instituciones públicas y autónomas, universidades, entre otras. Otro aspecto vital en la estrategia es la simplificación de trámites para el usuario, a través de la estandarización de procesos y la interoperabilidad. No se le apostó a cambios en la legislación sino que la plataforma se adaptó a la legislación vigente que ya facultaba al uso de herramientas electrónicas. Otro valor de peso en la estrategia es la transparencia, en donde Mer-link puso las compras del Estado, a través de expedientes electrónicos, al alcance del ciudadano. Los pilares de Mer-Link, como tal, se pueden resumir de la siguiente manera:
Ventanilla Única: Consiste en ofrecer un único sitio para que todos los usuarios, compradores, proveedores y ciudadanos, puedan interactuar entre sí. Las ventajas de la ventanilla única han sido: Un único punto de acceso, acceso integrado a todos los servicios de una forma ágil y sencilla, posibilita la personalización de los contenidos para los diferentes participantes, contribuye en el incremento de la transparencia en el proceso de contratación.
Estandarización: Con la estandarización se simplifica el proceso para facilitar la participación de todos los actores. La estandarización lograda a través de Mer-link incluye: Procedimientos y normativa, Reglamento de compras electrónicas, procedimiento estandarizado, formularios y documentos electrónicos, Catálogo de mercancías: para la clasificación e identificación de productos bajos los estándares Internacionales: UNSPSC– GDAS.
Registro Único de Proveedores: Elimina la duplicación de trámites y requisitos, reduce los costos asociados con la contratación, beneficia sectores estratégicos (Pymes), permite crear un perfil global de los proveedores, beneficia la competitividad a nivel de instituciones, proveedores y el país.
Firma Digital: Proceso 100% electrónico y legalmente valido. Introduce seguridad a las operaciones en línea del sistema, garantiza la autenticidad y no repudio de las operaciones, permite que las actuaciones de las partes hechas por medios electrónicos tengan valor jurídico. Además, la utilización de certificados digitales permitirá la identificación de los actores autorizados, la certificación de fechas y horas reales de los eventos y la comprobación en línea de los certificados por parte de la entidad oficial de certificación. En este aspecto Mer-link se convirtió en un motor para la difusión de la firma digital en Costa Rica.
Comercio Electrónico: Ahorra tiempo a compradores y vendedores, permite a los actores enfocarse en el comprar/vender, facilita la obtención de información sobre el estado de los trámites, reduce costos a los participantes, reduce el ciclo de negocios y mejora calidad de la información sobre compras. Se crea un mercado electrónico donde la información fluye entre todos los participantes.
Modelo Cero Papel: La virtualización del proceso de contratación, permite que se mantenga el expediente completo de contratación y posibilita la implementación de interoperabilidad con entidades suministradoras de información.
Las instituciones registradas en Mer-link, desde sus inicios hasta la actualidad, son:
Banco Central de Costa Rica
Banco Nacional de Costa Rica
Caja Costarricense de Seguro Social
Colegio De Periodistas De Costa Rica
COLEGIO UNIVERSITARIO DE LIMON
Comisión Nacional de Emergencias
Compañía Nacional de Fuerza y Luz, S.A.
Consejo Rector del Sistema de Banca para el Desarrollo
Contraloría General de la Republica
Correos de Costa Rica S.A.
Defensoría de los Habitantes de la República
Fundación Omar Dengo
Instituto Costarricense de Electricidad
Instituto Costarricense de Turismo
Instituto del Café de Costa Rica
Instituto Mixto de Ayuda Social
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Instituto Nacional de Seguros
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL COLEGIO TECNICO PROFESIONAL DE ULLOA - HEREDIA
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
JUNTA DE ADMINISTRACION PORTUARIA Y DE DESARROLLO ECONOMICO DE LA VERTIENTE ATLANTICA
Municipalidad de Alajuela
Municipalidad de Alajuelita
Municipalidad de Belén
Municipalidad de Buenos Aires
Municipalidad de Carrillo
MUNICIPALIDAD DE CORREDORES
Municipalidad de Escazú
MUNICIPALIDAD DE ESPARZA
Municipalidad de Golfito
Municipalidad de Grecia
Municipalidad de Jiménez de Cartago
Municipalidad de Montes de Oca
MUNICIPALIDAD DE MORA
Municipalidad de Moravia
MUNICIPALIDAD DE NICOYA
MUNICIPALIDAD DE PALMARES.
Municipalidad de Pérez Zeledón
Municipalidad de Puntarenas
Municipalidad de Puriscal
Municipalidad de San Carlos
MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO DE HEREDIA
MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA
MUNICIPALIDAD DE SANTO DOMINGO
Municipalidad de Sarapiquí
Municipalidad de Tarrazú
Municipalidad de Tibás
Municipalidad del Cantón de Flores
Municipalidad Nandayure
Poder Judicial de Gobierno de Costa Rica
Programa Integral de Mercadeo Agropecuario
Promotora de Comercio Exterior
Radiográfica Costarricense S.A.
Sistema de Emergencias 9-1-1
Universidad de Costa Rica
UNIVERSIDAD NACIONAL
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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Mer-link es una solución que ha resultado del trabajo colaborativo y participativo de muchas instituciones del Estado costarricense, en términos de recurso humano, la iniciativa reclutó un equipo interdisciplinario de expertos a nivel nacional, del área de compras públicas, derecho, ingeniería industrial, ingeniería de software, administración de proyectos, comunicación; así como también de recuso humano de la proveedurías institucionales o funcionarios públicos de la Contraloría General de la República, Universidades, Bancos, Municipalidades, etc. El recurso humano y técnico se reclutó bajo una estrategia de convencimiento y compromiso, mayormente liderada por la entrega y el ejemplo del ICE con las demás instituciones usuarias. En términos financieros, el ICE, como institución autónoma, asumió el costo de la inversión inicial (aproximadamente USD $13 Millones), y actualmente financia la operación de la plataforma a través de convenios con las instituciones usuarias, donde estas aportan periódicamente un porcentaje sobre el ahorro obtenido en sus compras o sobre el monto total adjudicado en dicho periodo. La idea de Mer-link es que la plataforma pueda ser utilizada tanto por entidades públicas del nivel del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) como de un gobierno local pequeño.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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En la búsqueda de la solución al problema se realizó un exhaustivo análisis de las mejores prácticas de países como Chile, Corea del Sur, México y Brasil, nace Mer-link como un modelo basado en el sistema de compras de Corea del Sur, quien se ha convertido en el líder mundial en compras electrónicas mediante la implementación de su sistema de gestión, denominado KONEPS el cual se ha desarrollado como el proyecto más representativo de lo que es su estrategia de gobierno digital.
Con la puesta en marcha de Mer-link, se establece en Costa Rica el modelo de “cero papel”, y las proveedurías se han transformado en departamentos virtuales con información y datos en la nube. Así mismo, ha generado ahorros en los costos de los bienes y servicios. Mejora la transparencia y la eficiencia de las instituciones del Estado y facilita una mayor participación de las empresas costarricenses; esto a su vez se traduce en un aumento de la competitividad, al existir mayor demanda, lo que favorece la economía de escalas.
Al funcionar Mer-link como un portal de comercio electrónico que opera como una ventanilla única, accesible por medio de Internet, todos los usuarios pueden interactuar entre sí. Cada usuario puede efectuar el registro como proveedor desde cualquier sitio donde se encuentre y por sí mismo.
Hasta la fecha, el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) ha adjudicado 1,368 procedimientos de compra en Mer-link (un 60% de sus compras), por un valor de $32,5 millones, la meta principal que se ha propuesto Mer-link es que el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), realice el 100% de sus compras a través en esta plataforma, lo cual representaría aproximadamente el 50% de la compra pública en Costa Rica. El ICE es además el líder en remates electrónicos, habiendo adjudicado 77 partidas, con ganancias de hasta un 26% sobre el monto base del remate Además, el ICE se ha convertido en pionero en la realización de Convenio Marco en Mer-link, donde ya fue publicado el primer concurso de compra de llantas con una demanda aproximada de 13,000 llantas anuales. Mer-link ha incorporado la utilización de un catálogo de bienes y servicios basado en la el catálogo estandarizado de Naciones Unidas, contamos con programas de capacitación en modalidad e-learning, se ha iniciado la implementación de un modelo de gestión de servicios basado en ITIL y está en proceso de desarrollo una serie herramientas de análisis inteligente de datos para ponerlo al servicio de los tomadores de decisiones en el país. Todo lo anterior, basado en la robustez que ha alcanzado la plataforma en estos 3 años de operación.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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El proyecto estableció mejores practicas de evaluación de resultados en conjunto con una Comisión de Compras Públicas, creada por la Presidencia de la República y conformada por el Min. de Hacienda, Ciencia y Tecnología y la Secretaria de Gobierno Digital.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Los principales obstáculos de Mer-link han radicado en el cambio cultural de la administración pública y del ciudadano: el dejar el uso del papel para establecer toda interacción a través del medio electrónico ha sido difícil. El uso masificado de la herramienta, es decir que el 100% de las instituciones públicas y el gobierno central utilice únicamente una herramienta de compras públicas continúa siendo un reto importante. Ambos obstáculos se están resolviendo a través de una política de Estado, liderada directamente por la Comisión Intersectorial de Gobierno Digital y la Comisión de Compras Públicas, que lideradas por la Presidencia de la República han determinado la prioridad de que el país consolide sus compras públicas y responda a la necesidad de transparencia y eficacia del gasto que la ciudadanía se merece. Otro reto importante fue la multiplicidad de catálogos y registros de proveedores que existía previa a la implementación del sistema, y se ha resuelto exitosamente gracias a los diferentes planes de capacitación, brindadas por el personal del ICE a otros usuarios, así como las alianzas con instituciones dedicadas al área de capacitación y educación, también el uso de herramientas de e-learning, la estrategia de gestión de cambio a la cual se apegó la administración del proyecto desde su inicio. Finalmente, los resultados que la plataforma ha mostrado y su rendimiento para con los usuarios, ha permitido en general, vencer los obstáculos a lo largo de su implementación.
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