| 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
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L’initiative a été élaborée et mise en service selon le processus suivant :
1. Analyse du processus d’octroi de l’aide financière de l’Etat dans le cadre du Fonds de Développement Agricole et identification des besoins fonctionnels et techniques et ce, en intégrant les différents utilisateurs du futur système au niveau central et territorial.
2. Paramétrage du système ouvert et son adaptation aux spécifications fonctionnelles.
3. Mise en service du progiciel web de gestion intégrée qui permet l’automatisation du processus de l’octroi des aides financières de l’Etat Marocain pour les agriculteurs. Ce système offre des mécanismes de « workflows » et de génération automatique des documents imprimables à chaque phase du traitement d’un dossier. Il permet aussi le calcul automatisé des subventions agricoles, le rappel des utilisateurs par des alertes sur l’état d’avancement et le suivi des demandes en temps réel.
4. Développement du portail web dédié aux agriculteurs et aux opérateurs du secteur leur permettant de consulter, en ligne et en temps réel, l’état d’avancement de leurs demandes d’aides et d’incitations, d’avoir des informations sur la Fonds de Développement Agricole, leur permettant également d’avoir un montant des aides estimatif de leurs investissements à l’aide d’un simulateur de calcul.
5. Développement de la plateforme décisionnelle qui permet aux décideurs de disposer de rapports de synthèse et de tableaux de bord, qui regroupent les situations des investissements et les subventions accordées à différents niveaux territoriaux. Cette plateforme est un outil d’aide à la prise de décisions pour les différents niveaux de responsabilités dans l’administration centrale.
6. Développement d’un forum de discussion consacré à la plateforme SABA et dédié aux usagers, leur permettant de savoir les nouvelles fonctionnalités, de télécharger les nouvelles documentations, d’échanger avec les administrateurs du système en postant des questions sur le fonctionnement du service.
7. Développement du module EDI (Échange de Données Informatisé) avec le Groupe Bancaire Crédit Agricole du Maroc dédié à l’échange informatisé des décisions de paiement des aides financières de l’Etat dans le cadre du Fonds de Développement Agricole (FDA) entre le Système d’Information du Ministère de l’Agriculture et celui du Crédit Agricole du Maroc.
8. Conduite du changement tout le long du processus et ce, à travers des actions de formation et de communication adaptées au profit des utilisateurs au niveau central et sur tout le territoire Marocain.
9. Mise en place d’un dispositif d’assistance et de support aux utilisateurs à travers les moyens suivants :
- Une Hotline : numéros de téléphone pour l’assistance à distance des utilisateurs du système.
- Un Help desk : messagerie électronique pour la réception du courriel des utilisateurs.
- Des visioconférences pour l’animation des réunions d’information ou des sessions de formation en présentiel et à distance.
10. Mise en place d’un centre d’information dédié aux agriculteurs, leur permettant de se renseigner sur :
- Le Fonds de Développement Agricole (FDA) à titre indicatif : types de subventions, modalités de dépôt des dossiers de demandes des subventions, acteurs concernés, Etc.
- La Stratégie « Plan Maroc Vert » et l’Organisation du Département de l’Agriculture.
- Les prix des produits agricoles.
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| 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
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Ce projet parrainé par Monsieur le Ministre de l’Agriculture et de la Pêche Maritime a été mis en place et géré par un comité stratégique constitué de la direction des systèmes d’information et des directions métiers concernées (Direction Financière, Direction de la Stratégie). Ce comité a été chargé du pilotage du projet (phasage, contrôle des jalons, fixation d’approches, attribution des moyens, Etc.) Il a été épaulé par un comité exécutif composé des personnes ressources mentionnées et des opérationnels des services de terrain.
Après le développement, le déploiement a été opéré progressivement en commençant par une période de terrain pour test suivie des mesures d’accompagnement s’inscrivant dans un plan dédié de conduite de changement (formation, rédaction de procédure, organisation, réunion, assistance, accompagnement, Etc.) qui ont servi comme préalable au déploiement définitif du système d’information.
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| 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
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La réalisation du projet s’est basé, d’une part, sur des composants Open Source pour développer des applications sur-mesure adaptées aux besoins et aux attentes des différents utilisateurs, et d’autre part sur les propres ressources humaines du Département de l’Agriculture en matière de développement, de formation, de support et de maintenance, amortissant ainsi fortement les coûts financiers du projet, tout en réalisant un système d’information intégré offrant des bénéfices à forte valeur ajoutée.
Le développement, la maintenance et le suivi du système sont entièrement assurés par les ressources humaines du Département de l’Agriculture et s’appuient sur l’infrastructure technique interne.
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| 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
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Les gains concrets de la plateforme sont présentés comme suit :
- Le système a réussi à réduire de façon considérable le temps consacré au traitement des dossiers et le temps de paiement des décisions d’octrois de l’aide financière de l’Etat.
- Le système gère annuellement un budget d’environ de plus de 2 milliards de dirhams.
- Le système traite actuellement un volume de 80 000 dossiers en moyenne par an. Ce nombre augmente constamment.
- Le système prend en charge actuellement 1000 utilisateurs répartis au niveau de tout le territoire Marocain. Ce nombre augmente constamment.
- La plateforme décisionnelle du système permet d’analyser en continu les demandes d’aides et d’incitations, et déceler l’émergence de nouvelles problématiques ou attentes.
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| 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
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Une équipe est dédiée pour l’amélioration et la maintenance du projet. Elle s’occupe, également des différents paramétrages pour une parfaite adéquation avec les différentes refontes des textes et des instructions juridiques régissant le dispositif du Fonds de Développement Agricole.
Les moyens alloués pour évaluer la mise en œuvre de la plateforme sont :
- Une Hotline : numéros de téléphone pour la réception des appels téléphoniques des collaborateurs pour l’accompagnement et l’assistance à distance des utilisateurs de l’application.
- Un Help desk : messagerie électronique pour la réception du courriel des utilisateurs.
- Un forum : espace de communication et d’échange pour améliorer la communication sur les différents aspects du projet.
- Des visioconférences pour l’animation des réunions d’information ou des sessions de formation en présentiel et à distance des intervenants dans ce projet pour le suivi de l’avancement des traitements de dossiers, l’amélioration du service, et la communication des modifications opérées et des nouveaux services développés.
- Des séminaires de sensibilisation et d’information.
- Des sessions de formation adaptées aux besoins des utilisateurs.
- Des visites sur terrain pour l’accompagnement de proximité des utilisateurs.
- La mise en place d’un centre d’information dédié aux agriculteurs, leur permettant de se renseigner sur :
- Le Fonds de Développement Agricole (FDA) à titre indicatif : types de subventions, modalités de dépôt des dossiers de demandes des subventions, acteurs concernés, Etc.
- La Stratégie « Plan Maroc Vert » et l’Organisation du Département de l’Agriculture.
- Les prix des produits agricoles.
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| 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
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Les obstacles rencontrés lors de la mise en œuvre de la solution sont principalement :
- La résistance au changement, due essentiellement au manque de compréhension des objectifs et attentes du projet.
- Le manque de connaissances et de compétences humaines en outil informatique.
Ces obstacles ont été surmontés grâce aux actions suivantes :
- Evaluer le degré d’accès des utilisateurs finaux aux outils informatiques.
- Assurer des actions de formation adaptées aux usagers pour renforcer leurs compétences et leurs capacités.
- Renforcer la communication entre l’administration centrale est les usagers du système à travers les différents moyens de communication (Hotline, Help desk, forum, visioconférences, centre d’information, Etc.).
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