Système des Aides et des Bonifications Agricoles / SABA
Direction des Systèmes d’Information

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
Dans le cadre de la promotion de l’investissement agricole privé, l’Etat Marocain accorde des aides financières, sous forme de subventions, aux investisseurs (personnes physiques ou morales) dans le cadre du Fonds de Développement Agricole. Ces aides financières concernent l’aménagement et l’équipement des exploitations agricoles, le développement de l’élevage et la promotion des infrastructures de valorisation et des exportations des produits agricoles. Ce dispositif d’aides et incitations est parmi les plus importants leviers déployés par l’Etat Marocain pour le développement de l’agriculture nationale. Depuis son instauration en 1986 et jusqu'au 1er mars 2010 (date de la mise en service de l’initiative), la gestion du système Fonds de Développement Agricole (FDA) était manuelle et caractérisée par : 1. La lourdeur du traitement des dossiers de demande des aides financières ; 2. La lourdeur du processus de paiement ; 3. La non-disponibilité et le manque de traçabilité des opérations ; 4. Le manque d’indicateurs pour le suivi et le contrôle des fonds de développement agricole alloués pour encourager les investissements agricoles privés.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
En vue d’assurer la bonne gouvernance de ce dispositif d’aides et d’incitations, le Département de l’Agriculture a mis en place, sous le parrainage de Monsieur le Ministre de l’Agriculture et de la Pêche Maritime, un système d’information basé sur les bonnes pratiques dans le domaine et des benchmarks avec des systèmes similaires. Cette initiative vise, notamment, à : - Améliorer, dans le cadre du Fonds de Développement Agricole, la qualité des services offerts aux usagers. - Décharger le personnel des tâches lourdes et répétitives tout en offrant le meilleur service aux agriculteurs. - Avoir une vision globale de la situation des agriculteurs et des exploitations agricoles. Ce système d’information intègre les composantes suivantes : 1) Un progiciel web de gestion intégrée qui permet l’automatisation du processus des octrois de subventions pour les agriculteurs. Ce système offre des mécanismes de « workflows » et de génération automatique des documents imprimables à chaque phase du traitement d’un dossier. Il permet aussi le calcul automatisé des subventions agricoles, le rappel des utilisateurs par des alertes sur l’état d’avancement et le suivi des demandes en temps réel. Cette application offre les services suivants : - Plateforme ouverte adaptable à toutes les évolutions du système des aides et incitations. - Base de données des agriculteurs et des exploitations agricoles. - Facilité de l’instruction des dossiers à travers les fonctionnalités d’alertes, les messages d’aide à chaque étape du traitement, l’édition automatique des documents imprimables, les points de contrôle, Etc.). 2) Une plateforme décisionnelle qui permet aux décideurs de disposer d’états de synthèse, à travers des « reporting » et des tableaux de bord, qui regroupent les situations des investissements et les subventions accordées à différents niveaux territoriaux. Cette plateforme comporte des espaces concernant : - le suivi en temps réel par les services territoriaux du Ministère. - le reporting et l’aide à la prise de décisions pour les différents niveaux de responsabilités dans l’administration centrale. - une base de connaissances et un forum des utilisateurs de l’application. 3) Un portail web dédié aux agriculteurs et aux opérateurs du secteur leur permettant de consulter, en ligne et en temps réel, l’état d’avancement de leurs demandes d’aides et d’incitations, d’avoir des informations sur la Fonds de Développement Agricole, leur permettant également d’avoir un montant des aides estimatif de leurs investissements à l’aide d’un simulateur de calcul. 4) Un forum de discussion consacré à la plateforme SABA et dédié aux usagers, leur permettant de savoir les nouvelles fonctionnalités, de télécharger les nouvelles documentations, d’échanger avec les administrateurs du système en postant des questions sur le fonctionnement du service. 5) Un EDI (Échange de Données Informatisé) avec le Groupe Bancaire Crédit Agricole du Maroc dédié à l’échange informatisé des décisions de paiement des aides financières de l’Etat dans le cadre du Fonds de Développement Agricole (FDA) entre le Système d’Information du Ministère de l’Agriculture et celui du Crédit Agricole du Maroc. Le nombre d’utilisateurs du système a progressé de façon très remarquable durant la période de son déploiement : Progiciel web : - 50% de la population Marocaine sont des agriculteurs et par conséquent des clients potentiels du système. - L’effectif global des investisseurs agricoles dans le système s’estime actuellement à 137 185. - 1000 utilisateurs du système répartis au niveau des 54 guichets uniques et des services techniques au niveau de tout le territoire Marocain. Plateforme décisionnelle : - 100 managers au niveau de l’administration centrale et des services déconcentrés du Département de l’Agriculture. Portail FDA : - Qui reçoit, en moyenne, un effectif de 300 visiteurs par jour.

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
L'aspect novateur de l'initiative est d'avoir assuré plusieurs prestations opérationnelles et à forte valeur ajoutée, en se basant, d’une part, sur des composants Open Source pour développer des applications sur-mesure adaptées aux besoins et aux attentes des différents utilisateurs, et d’autre part, en reposant sur les propres ressources humaines du Département de l’Agriculture en matière de développement, formation, support et maintenance, amortissant ainsi fortement les coûts du projet, tout en réalisant un système d’information intégré offrant les bénéfices suivants aux agriculteurs, dont l’effectif s’estime à 50% de la population Marocaine : - la proximité du service public. - le suivi instantané de leurs dossiers pour plus de transparence du service public. - la sensibilisation et l’information des citoyens de leurs droits et devoirs dans le domaine agricole. Soit une moyenne de 75 000 à 85 000 dossiers annuellement. - la célérité du processus de paiement des aides octroyées par l’Etat Marocain aux agriculteurs.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
L’initiative a été élaborée et mise en service selon le processus suivant : 1. Analyse du processus d’octroi de l’aide financière de l’Etat dans le cadre du Fonds de Développement Agricole et identification des besoins fonctionnels et techniques et ce, en intégrant les différents utilisateurs du futur système au niveau central et territorial. 2. Paramétrage du système ouvert et son adaptation aux spécifications fonctionnelles. 3. Mise en service du progiciel web de gestion intégrée qui permet l’automatisation du processus de l’octroi des aides financières de l’Etat Marocain pour les agriculteurs. Ce système offre des mécanismes de « workflows » et de génération automatique des documents imprimables à chaque phase du traitement d’un dossier. Il permet aussi le calcul automatisé des subventions agricoles, le rappel des utilisateurs par des alertes sur l’état d’avancement et le suivi des demandes en temps réel. 4. Développement du portail web dédié aux agriculteurs et aux opérateurs du secteur leur permettant de consulter, en ligne et en temps réel, l’état d’avancement de leurs demandes d’aides et d’incitations, d’avoir des informations sur la Fonds de Développement Agricole, leur permettant également d’avoir un montant des aides estimatif de leurs investissements à l’aide d’un simulateur de calcul. 5. Développement de la plateforme décisionnelle qui permet aux décideurs de disposer de rapports de synthèse et de tableaux de bord, qui regroupent les situations des investissements et les subventions accordées à différents niveaux territoriaux. Cette plateforme est un outil d’aide à la prise de décisions pour les différents niveaux de responsabilités dans l’administration centrale. 6. Développement d’un forum de discussion consacré à la plateforme SABA et dédié aux usagers, leur permettant de savoir les nouvelles fonctionnalités, de télécharger les nouvelles documentations, d’échanger avec les administrateurs du système en postant des questions sur le fonctionnement du service. 7. Développement du module EDI (Échange de Données Informatisé) avec le Groupe Bancaire Crédit Agricole du Maroc dédié à l’échange informatisé des décisions de paiement des aides financières de l’Etat dans le cadre du Fonds de Développement Agricole (FDA) entre le Système d’Information du Ministère de l’Agriculture et celui du Crédit Agricole du Maroc. 8. Conduite du changement tout le long du processus et ce, à travers des actions de formation et de communication adaptées au profit des utilisateurs au niveau central et sur tout le territoire Marocain. 9. Mise en place d’un dispositif d’assistance et de support aux utilisateurs à travers les moyens suivants : - Une Hotline : numéros de téléphone pour l’assistance à distance des utilisateurs du système. - Un Help desk : messagerie électronique pour la réception du courriel des utilisateurs. - Des visioconférences pour l’animation des réunions d’information ou des sessions de formation en présentiel et à distance. 10. Mise en place d’un centre d’information dédié aux agriculteurs, leur permettant de se renseigner sur : - Le Fonds de Développement Agricole (FDA) à titre indicatif : types de subventions, modalités de dépôt des dossiers de demandes des subventions, acteurs concernés, Etc. - La Stratégie « Plan Maroc Vert » et l’Organisation du Département de l’Agriculture. - Les prix des produits agricoles.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Ce projet parrainé par Monsieur le Ministre de l’Agriculture et de la Pêche Maritime a été mis en place et géré par un comité stratégique constitué de la direction des systèmes d’information et des directions métiers concernées (Direction Financière, Direction de la Stratégie). Ce comité a été chargé du pilotage du projet (phasage, contrôle des jalons, fixation d’approches, attribution des moyens, Etc.) Il a été épaulé par un comité exécutif composé des personnes ressources mentionnées et des opérationnels des services de terrain. Après le développement, le déploiement a été opéré progressivement en commençant par une période de terrain pour test suivie des mesures d’accompagnement s’inscrivant dans un plan dédié de conduite de changement (formation, rédaction de procédure, organisation, réunion, assistance, accompagnement, Etc.) qui ont servi comme préalable au déploiement définitif du système d’information.
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
La réalisation du projet s’est basé, d’une part, sur des composants Open Source pour développer des applications sur-mesure adaptées aux besoins et aux attentes des différents utilisateurs, et d’autre part sur les propres ressources humaines du Département de l’Agriculture en matière de développement, de formation, de support et de maintenance, amortissant ainsi fortement les coûts financiers du projet, tout en réalisant un système d’information intégré offrant des bénéfices à forte valeur ajoutée. Le développement, la maintenance et le suivi du système sont entièrement assurés par les ressources humaines du Département de l’Agriculture et s’appuient sur l’infrastructure technique interne.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Les gains concrets de la plateforme sont présentés comme suit : - Le système a réussi à réduire de façon considérable le temps consacré au traitement des dossiers et le temps de paiement des décisions d’octrois de l’aide financière de l’Etat. - Le système gère annuellement un budget d’environ de plus de 2 milliards de dirhams. - Le système traite actuellement un volume de 80 000 dossiers en moyenne par an. Ce nombre augmente constamment. - Le système prend en charge actuellement 1000 utilisateurs répartis au niveau de tout le territoire Marocain. Ce nombre augmente constamment. - La plateforme décisionnelle du système permet d’analyser en continu les demandes d’aides et d’incitations, et déceler l’émergence de nouvelles problématiques ou attentes.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
Une équipe est dédiée pour l’amélioration et la maintenance du projet. Elle s’occupe, également des différents paramétrages pour une parfaite adéquation avec les différentes refontes des textes et des instructions juridiques régissant le dispositif du Fonds de Développement Agricole. Les moyens alloués pour évaluer la mise en œuvre de la plateforme sont : - Une Hotline : numéros de téléphone pour la réception des appels téléphoniques des collaborateurs pour l’accompagnement et l’assistance à distance des utilisateurs de l’application. - Un Help desk : messagerie électronique pour la réception du courriel des utilisateurs. - Un forum : espace de communication et d’échange pour améliorer la communication sur les différents aspects du projet. - Des visioconférences pour l’animation des réunions d’information ou des sessions de formation en présentiel et à distance des intervenants dans ce projet pour le suivi de l’avancement des traitements de dossiers, l’amélioration du service, et la communication des modifications opérées et des nouveaux services développés. - Des séminaires de sensibilisation et d’information. - Des sessions de formation adaptées aux besoins des utilisateurs. - Des visites sur terrain pour l’accompagnement de proximité des utilisateurs. - La mise en place d’un centre d’information dédié aux agriculteurs, leur permettant de se renseigner sur : - Le Fonds de Développement Agricole (FDA) à titre indicatif : types de subventions, modalités de dépôt des dossiers de demandes des subventions, acteurs concernés, Etc. - La Stratégie « Plan Maroc Vert » et l’Organisation du Département de l’Agriculture. - Les prix des produits agricoles.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
Les obstacles rencontrés lors de la mise en œuvre de la solution sont principalement : - La résistance au changement, due essentiellement au manque de compréhension des objectifs et attentes du projet. - Le manque de connaissances et de compétences humaines en outil informatique. Ces obstacles ont été surmontés grâce aux actions suivantes : - Evaluer le degré d’accès des utilisateurs finaux aux outils informatiques. - Assurer des actions de formation adaptées aux usagers pour renforcer leurs compétences et leurs capacités. - Renforcer la communication entre l’administration centrale est les usagers du système à travers les différents moyens de communication (Hotline, Help desk, forum, visioconférences, centre d’information, Etc.).

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
Les impacts du système sont les suivants : 1. Chaque intervenant dans le processus d’octroi des aides financières de l’Etat dans le cadre du FDA trouve une visibilité claire sur le travail des autres acteurs, cette visibilité est contrôlée par un mécanisme de gestion des rôles sur plusieurs niveaux. 2. Le projet comporte un forum dédié aux collaborateurs du Ministère pour améliorer la communication en se basant sur le principe du partage de l’information. 3. Ce projet crée une synergie et offre un référentiel commun à l’ensemble des intervenants, permettant ainsi une meilleure communication autour du dispositif FDA. 4. Le système a facilité et accéléré, de manière significative, le traitement des dossiers de demande des aides agricoles. 5. Le système a facilité et accéléré le processus de paiement des aides octroyées par l’Etat Marocain aux agriculteurs grâce à l’automatisation de l’échange de données avec le groupe bancaire Crédit Agricole du Maroc, soit concrètement 35 827 dossiers payés et réglés par la banque, pour un montant global de plus de 1,2 Milliards Dirhams et ce, depuis le 23/12/2013. 6. Le projet a permis d’optimiser la gestion du budget accordé au Fonds de Développement Agricole, ainsi que les budgets liés aux contrôles (déplacement, gain de temps). 7. Le nombre des utilisateurs du système a progressé de façon très significative : Progiciel web : - L’effectif global des investisseurs agricoles dans le système s’estime actuellement à 137 185. - 1000 utilisateurs du système répartis au niveau des 54 guichets uniques et des services techniques au niveau de tout le territoire Marocain. Plateforme décisionnelle : - 100 managers au niveau de l’administration centrale et des services déconcentrés du Département de l’Agriculture. Portail FDA : - Qui reçoit, en moyenne, un effectif de 300 visiteurs par jour.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
L’utilisation de ce système a été généralisée à tout le territoire Marocain. En effet, les utilisateurs du système sont répartis sur 54 guichets uniques, relevant des directions régionales et provinciales de l’agriculture et des offices régionaux de mise en valeur agricole. Le nombre des utilisateurs du système croît progressivement sur tout le territoire. Cette initiative pourra être reproduite dans d’autres pays africains, qui pourraient dupliquer ce système d’aides et d’incitations en tant que levier de développement du secteur agricole. Ce dispositif pourra être géré et suivi par la mise en place d’un système d’information similaire, dont la réalisation se basera essentiellement sur le paramétrage, par les ressources humaines internes, de composants Open Source afin de s’adapter aux besoins des utilisateurs. Cette initiative favorise l’investissement privé agricole, valorise les ressources humaines internes de l’administration, et contribue fortement au développement global du pays.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Le succès de l’initiative repose sur les principaux facteurs suivants : - Le sponsoring de Monsieur le Ministre de l’Agriculture et de la Pêche Maritime ; - Une coopération étroite entre les différents intervenants du projet ; - L’implication des usagers et des métiers dans toutes les phases du projet depuis le stade de conception ; - Le suivi régulier de l’utilisation du système et la programmation d’actions adaptées de formation et de communication : - L’évolution continue du système afin de répondre et d’anticiper les besoins des usagers tout en gardant les métiers impliqués ; - La mobilisation de l’équipe en charge du développement et de la maintenance du système, qui veille sur le recueil des réclamations et des retours d’expérience utilisateurs, et s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue ; - La capitalisation des connaissances et des compétences sur la base de la transmission et du partage des savoirs entre les membres de l’équipe en charge du projet.

Contact Information

Institution Name:   Direction des Systèmes d’Information
Institution Type:   Government Department  
Contact Person:   Majid LAHLOU
Title:   Directeur des Systèmes d’Information  
Telephone/ Fax:   212537665393/212537761364
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   dsi@agriculture.gov.ma  
Address:   Direction des Systèmes d’Information, Quartier Administratif, Av. Abdellah Chefchaouni–Rabat -Chellah
Postal Code:   10000
City:   RABAT
State/Province:   RABAT SALE ZEMMOUR ZAIR
Country:  

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