PV en ligne
Agence urbaine de Rabat-Salé

A. Problem Analysis

 1. What was the problem before the implementation of the initiative?
L’architecte ou le maitre d’ouvrage devait se déplacer pour chercher l’information qui concerne son dossier. L’accès à l’information n’était pas rapide et simple. L’information fournie (verbale), n’était pas fiable. Manque de transparence concernant les avis formulés par chaque membre de la commission.

B. Strategic Approach

 2. What was the solution?
-La décision « PV en ligne » a été prise par Monsieur Khalid OUAYA, Directeur Général de l’Agence Urbaine de Rabat-Salé (AURS), suite à des demandes des architectes et promoteurs, qui avaient la difficulté d’accéder aux remarques formulées par la commission d’examen des demandes d’autorisations de construire, de lotir de morceler et de créer des groupes d’habitations, dont la Commune à la charge d’en informer les pétitionnaires. Le service en ligne a permis : 1.Accès plus simple et plus rapide à l’information (affichage systématique du PV sur le net le jour même de la tenue de la commission) 2.Gain en économie de temps et de coût ; 3.Suppression de l’interaction entre les pétitionnaires et les employés de l’administration ; 4.Transparence :afficher les avis formulés par chaque administration,

 3. How did the initiative solve the problem and improve people’s lives?
•L’Agence Urbaine de Rabat-Salé était la première Agence au Maroc qui a pris l’initiative du « PV en ligne ». •Il s’agit de la dématérialisation de la procédure d’information et de communication. •L’AURS s’inscrit dans le cadre de la stratégie de développement de l’administration numérique. •Cette démarche a été dupliquée au niveau des autres Agences Urbaines du Maroc.

C. Execution and Implementation

 4. In which ways is the initiative creative and innovative?
Cette initiative a reçu,dès le départ, l’adhésion des cadres de l’AURS concernés par la mission d’examen des demandes d’autorisations. La stratégie de la mise en œuvre a nécessité de mettre en place : des moyens humains,logistiques et procédurales.

 5. Who implemented the initiative and what is the size of the population affected by this initiative?
Une équipe a été mobilisée pour la mise en œuvre de cette initiative : Direction Général : le suivi et la veille au bon déroulement de la procédure. Département de la Gestion Urbaine : Chef de département, architectes et techniciens chargés de l’instruction des dossiers, bureau de suivi qui est chargé de scanner les procès-verbaux et de les insérer dans le site web dans les plus brefs délais. Division informatique : création des rubriques nécessaires et veiller à la correction de tout problème lié à l’informatique. L'agent en charge de la communication pour une vulgarisation en externe sur l’initiative «PV en ligne» et en externe auprès des partenaires institutionnels (Wilaya, Préfectures, communes, Arrondissements…..) et privés (Professionnels, Promoteurs, investisseurs, citoyens….).
 6. How was the strategy implemented and what resources were mobilized?
Cette démarche : - a nécessité la revue de la procédure de suivi des demandes d’autorisations de construire, de lotir de morceler et de créer des groupes d’habitations, en y intégrant les phases de numérisation des procès-verbaux des commissions y afférentes et d’affichage sur le portail de l’AURS. - N’a nécessité aucun apport supplémentaire en ressources humains, toutefois une formation en interne a été nécessaire dans le domaine de numérisation et affichage sur le portail. - A nécessité l’acquisition de scanners.

 7. Who were the stakeholders involved in the design of the initiative and in its implementation?
Les résultats les plus probants : Pour l’AURS : - Réduction importante de nombre de visiteurs dans l’objectif de disposer du procès-verbal de la commission. - Bonne gestion du temps de travail pour les employés. - Constat de rapidité dans la réactivité des professionnels pour le dépôt des projets modificatifs. NB : L’AURS a reçu le prix d’encouragement « E-MTIAZ » Pour les Professionnels et promoteurs : - Accès rapide à l’information avec possibilité de télécharger le PV ; - Gain en économie de temps, de coût et d’énergie (suppression de déplacements à l’AURS, prise de RDV, Attentes….etc.) ; - Bonne gestion du travail au niveau de leurs entreprises et cabinets ; - Rapidité dans le traitement et le suivi des projets. - Confiance dans l’administration suite à la transparence et amélioration du climat de l’environnement de l’investissement.

 8. What were the most successful outputs and why was the initiative effective?
- Contrôle en interne du suivi quotidien de la numérisation et l’affichage des procès-verbaux sur le net ; - Réalisation d’enquêtes de satisfaction clients directement auprès des usagers ; - Réalisation d’enquêtes de satisfaction clients sur le portail de l’AURS.

 9. What were the main obstacles encountered and how were they overcome?
- Sentiments de certains responsables de l’AURS d’éventuelles lourdeurs et complications dans le processus de suivi des projets des demandes d’autorisations suite à cette nouvelle initiative. Les obstacles ont été franchis par : - La conviction du Top Management (DG) ; - L’explication claire de la démarche ; - La sensibilisation des acteurs sur l’opportunité et la valeur ajoutée de la démarche tant au niveau de l’AURS que auprès des investisseurs et citoyens ; - L’accompagnement des différents intervenants. -La formation du personnel concerné.

D. Impact and Sustainability

 10. What were the key benefits resulting from this initiative?
 La transparence ; -Amélioration de la relation avec le citoyen ; - Amélioration du service public au citoyen ; - Rapprocher le service du citoyen ; - Améliorer la performance de l’Administration ; - Dématérialisation des procédures ; - Réduction des délais d’autorisation ; - Inscription dans la démarche « e-administration » adoptée par le Maroc.

 11. Did the initiative improve integrity and/or accountability in public service? (If applicable)
- L’initiative est adoptée au niveau de l’AURS depuis 2010, sa pérennisation est assurée. - Cette démarche dupliquée au niveau des autres Agences Urbaines du Maroc et transférable.

 12. Were special measures put in place to ensure that the initiative benefits women and girls and improves the situation of the poorest and most vulnerable? (If applicable)
Cette initiative est de nature à faciliter le travail des investisseurs, rendre leurs initiatives aisées, réduire les délais des autorisations demandées et simplifier les procédures, ce qui conduit à assurer un climat de transparence et de confiance dans l’administration et impactera le développement de l’investissement, la création des richesses et de l’emploi.

Contact Information

Institution Name:   Agence urbaine de Rabat-Salé
Institution Type:   Public Agency  
Contact Person:   Rachida KALLOUBI
Title:   membres de l'équipe du projet  
Telephone/ Fax:   0537575415/0537564627
Institution's / Project's Website:  
E-mail:   kalloubi@aurs.org.ma  
Address:   angle Avenue Al Araar et rue Al Jaouz, Secteur 16, hay Ryad,
Postal Code:  
City:   Rabat
State/Province:  
Country:  

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